法院诉讼档案管理存在的问题及对策分析

法院诉讼档案管理存在的问题及对策分析

丛　静

（杭州市江干区人民法院）

摘　要：法院的诉讼档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分。法院诉讼档案因其鲜明的特点而区别于其他档案，本文就法院诉讼档案的特点、管理现状进行了分析并提出了对策建议。

关键词：诉讼档案　特点　现状分析　对策建议

法院的诉讼档案是人民法院在审判活动中，与诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有参考利用价值并立卷归档保存的最原始、最全面的信息记录。法院的诉讼档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分，它是法院审判工作和其他各项工作的真实记录，又是这些活动的重要依据和必要条件。

一、法院诉讼档案的特点

法院诉讼档案是法院在受理诉讼和案件审判过程中形成的专业档案，有着与其他档案所不同的鲜明特点，包括：

（一）诉讼档案以案件为单位的成套性

档案的编号由“年度—类别—案件序列号”组成，与诉讼档案中裁判文书的案号一致。一卷档案包含一个案件办理的全部信息，例如刑事案卷中既包含公安部门的侦查卷，又包含法院部门的审理卷。

（二）诉讼档案具有特定的法律效力

诉讼档案作为诉讼活动的原始记录，案卷材料中各类笔录具有唯一性和不可替代性。诉讼档案因其记载审判过程的重要性，非法定程序不得销毁。诉讼档案往往涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，一般只对案卷的当事人及代理人开放，并且需要通过严格的程序办理。

（三）诉讼档案的社会利用率高

诉讼档案的形成时间从几天到几个月，时间跨度大，实效性强，往往生成后两年以内利用频繁。诉讼档案形成后，保存时间长，也能供社会反复利用。

二、法院诉讼档案的管理现状

（一）目前诉讼档案的管理方式

法院档案部门形成了自己独特的管理体系。诉讼档案在送至法院档案部门后，由专业人员对档案质量进行检查后收档，按照案件序列号分类归置库房。档案归档之后，非档案部门工作人员不得进入提取档案。法院内部人员调取档案即承办人与书记员借阅案卷，用于判后答疑、补全当事人交回的票据和送达回证等材料，直接申请档案部门借取档案，使用完毕后归还。外部人员调取档案分为当事人查阅利用，上级法院根据当事人上诉、申诉及职权的调卷利用，其他法院的查阅利用，以及公安检察等部门的查阅利用，由档案部门安排专人接待，根据对方提供的申请材料，复印相关材料，对方不直接接触诉讼档案。目前，杭州市法院大多开展了法院档案的信息化建设，对诉讼档案采取电子化扫描的方式，使得档案部门可以根据不同的查档需要，采取对纸质档案和对信息档案两种不同的手段提供利用。

（二）法院诉讼档案中存在的问题

1．办案人员的档案意识不高

诉讼档案在法院工作中的重要性不言而喻，但由于法院审判人员的档案意识不强，法院内部从上而下普遍认为多办案、多收费、快办案、办好案才是成绩，至于案子办结后是否及时归档、档案质量如何无人关心，他们没有认识到案卷材料是法院的财富，是日后考察和利用案件的依据和条件，也没有认识到不归档、不及时归档的行为均属违反《档案法》的行为。

2．卷内材料不全，档案质量差

档案质量不仅是档案管理部门的一家职责，也是档案管理部门与承办人应该同心协力完成的任务。诉讼档案中的内容涉及法律专业性，且档案材料形成时间跨度长，档案管理部门无法对档案材料一一进行检验核对。目前，法院档案中存在的问题类型多样，如：卷内文件短缺，卷内材料排列不够规范，目录不够完整，部分材料中存在劣质字迹，等等。卷内文件短缺是档案工作的大忌，不完整的档案，日后考察时无法考证该案卷的脉络，严重时将丧失档案的作用。

3．案件长期积压导致库房容量减少

随着我国法治进程加快，调整各种社会关系的法律、法规陆续出台，人民群众的法律意识不断提高，人民法院受理的案件数量也逐年攀升，在此情况下，法院库房存量上升必然导致库房不足的问题逐年突出。从新中国成立初始，法院的库房就已经开始运作，库房内库存的案卷年数不断增长，档案鉴定销毁工作已经成为一件工程浩大、责任重大的工作。眼下，由于全国法院时而爆出冤假错案，许多法院领导一提到档案销毁就谈虎色变，不愿承担档案销毁后的责任，以致案卷堆积，库房容量告急。

4．案件基数增加，案件利用率上升，档案管理人员工作量不断增加

不断增加的案件基数及群众不断提升的法律意识，使案件利用频率不断提高。由于诉讼档案的特殊性，诉讼纸质档案调取需要档案管理人员直接参与处理，在案件量不断攀升的今日也使得档案管理人员工作不断增加。如何在档案管理工作上寻求创新，提高工作效率，成为档案管理工作者一个新的挑战。

三、加强和改进诉讼档案管理的几点建议

（一）增强办案人员的档案意识

为适应现代审判方式改革的要求，积极通过定期业务培训、技术指导等方式提高办案人员对档案的认识及利用，使办案人员在日常使用中逐步认识档案的重要性及高利用率，加强办案人员对案卷材料的重视，在归档时对档案材料能有一个准确的鉴别，区分材料与案件是否有关联，是否真实记载了整个审判过程。

（二）把诉讼材料归档工作纳入对法官的考核机制

诉讼档案内容的完整性及准确性在法官归档时已经决定，因诉讼档案的特点，档案中的许多材料在归档时无法修改或补充。要真正减少案卷的瑕疵，就要从案卷形成的整个过程着手，到最后送档时再由档案管理部门人员对案件的质量进行检查，对其中的缺陷进行通报，提高档案整体质量。另外，还要将及时送档及归档案件、零瑕疵的案件进行通报，在对承办人归档案件的质量进行严要求的同时，将高质量完成档案材料的各个项目一并列入法官的考核机制，提高法官的积极性。

（三）严格诉讼案件档案归档时的质量检查

当下，由于法官手头承办的案件量将近饱和程度，法官及书记员在日常工作中时常无意识地在案卷材料整理中出现问题。例如装订次序有误、法官遗漏署名、文书出现差错等，档案管理部门为案卷质量审查的最后一道关口，必须认真细致地检查档案材料，发现问题及时通知承办人员进行整改，才能确保每一卷案件都达到合格标准。

（四）加强诉讼档案鉴定销毁工作

随着法院保存档案数量逐年上升，档案鉴定销毁工作已经成为一项重要的任务。由于许多法院都不会主动去鉴定开放工作，当务之急便是健全落实档案销毁制度。档案销毁制度要体现合理性、科学性，对已经届满保存年限的档案鉴定要审慎进行，以注重审批、及时实用为目标，更好地发挥制度的指导和规范作用，为法院档案工作的可持续运行提供保障。

（五）加大诉讼档案开放力度

档案作为人民群众结束诉讼后获取案件信息的媒介，加大诉讼档案开放力度是诉讼档案不断完善、诉讼活动更加透明的要求。在新的时代背景下，现在法院要特别注意对新形势的分析和预判，加大信息化建设。争取多级联网，实现信息共享，设立集中统一管理辖区诉讼档案信息资源的中枢系统。积极做好宣传工作，加大宣传力度，利用网络等渠道向群众宣传诉讼档案的管理制度，提高档案的利用价值，在充分展示出法院忠诚、为民、公正、廉洁的司法形象的同时，提升档案工作人员的工作成就。

总之，随着诉讼档案业务向着专业化、信息化方向发展，诉讼档案管理工作在信息时代的审判活动中将会占有越来越重要的地位。法院诉讼档案管理体系如果能够及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，及时抓住科技强院的有利时机，真正实现诉讼档案信息化，将不仅会给法院档案管理工作自身带来便利，还能够将全社会稀缺的法律资源实现共享，在更高层面上推动审判工作的公平、公正与高效，进一步推动全社会的法制化进程，为构建和谐社会作出积极的贡献。这正是我们当代法院档案管理工作人员的职责所在。