徐丽菲
档案工作是人大工作的重要组成部分,人大机关档案是人大及常委会工作和活动的原始记录,具有很强的政治性、机要性、服务性、科学性。在全面深化改革的新形势下,对档案管理工作提出了更高的要求,人大机关如何适应新形势的要求,与时俱进,改革创新,实现新时期档案管理事业发展目标,具有重要的现实意义。结合人大机关档案管理工作的实践,本文试就如何做好新时期档案管理工作提出对策建议。
一、我省人大机关推进档案管理工作的现状
近年来,秘书二处切实把机关档案管理工作列入重要议事日程,努力在完善制度、提高归档质量、推进信息化建设等方面做了大量富有成效的工作,确保人大档案资料发挥了重要作用。
一是完善人大档案管理制度。在去年开展机关建设年和教育实践活动的基础上,修订完善了“档案管理制度”,完成档案管理各项制度上墙,优化了工作流程,形成了工作长效机制。同时,严格执行用制度管人,按规定办事,构建起了完备的制度体系,形成了有章可循、运转有序的工作机制。
二是扎实做好档案管理工作。一方面,明确专人专职做好文件资料收集整理工作,确保档案材料齐全完备。另一方面,积极到机关各部门上门业务指导,全面规范档案检索、立卷、归档等工作。2015年已完成2014年度文书档案归档工作,保管期限为永久895件、30年1214件、10年119件;提前完成2015年省十二届人大三次会议文书档案的归档工作,共立永久卷139件,声像档案13盒。到目前为止,机关全宗档案全部归档上架,室藏档案门类丰富。其中文书13151,凭证1944,账簿81,报表23,基建37,声像666,实物21。各类档案目录编写完整,档案归档门类齐全、分类科学、组卷合理、案卷质量符合标准,1980—2007年文书档案已经完成数字化,实现部分文书档案全文检索。经自查,机关档案实际管理水平已达到4A级,目前正在申报对标定级。
三是推进档案信息化建设。协助信息处积极搭建机关办公平台档案系统创建工作,有效提高档案工作信息化水平。同时,高效完成机关全宗档案归档上架,做好2008－2013年文书档案目录工作,提高档案查询利用效率,为推进档案信息化建设夯实基础。
二、人大机关档案管理工作存在的突出问题
虽然我处在推进人大档案管理工作上取得一定成绩,但与上级的要求还有距离,主要表现如下∶
(一)档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质量是为档案利用的高效率,但通过调查发现,在档案管理质量和利用效率上还有差距。一是应归档文书档案资料交接不完整。文书档案包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。部分工作人员认为存档范围仅限于红头文件,只归了有登记的发文、还有一些一般的通知和来往文书,而把一些业务资料,留在本部门业务人员手中,造成文件材料散失,年度归档时移交不完整。二是归档意识不够强。一份文书档案的产生应该是从起草开始到成文,每一个环节都属于需要留存归档的范围;如果是一次活动档案,那么从活动的筹备开始产生的一切文件、图表、录音、录像、照片以及以电子形式存在的电子文件等都属于归档的范围。但在实际工作中,工作人员往往只关注文书资料,忽略了其他载体资料也需要存档的概念,致使目前机关档案门类普遍存在比较单一的现象。
(二)档案人员不稳定,素质有待提高。一是兼职档案员变动频繁。由于兼职档案员身兼数职,工作量大,事务繁杂,人员流动也比较频繁,新进人员需要较长的熟悉和适应过程,个别单位人员变换中,工作交接不规范,在一定程度上影响了档案的完整性。二是人员业务素质稍显薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性工作,还是一项专业性技术性很强的工作,档案人员要有较好的专业素质,才能胜任档案管理工作。但是,档案室专职档案员岗位工作人员非档案专业院校毕业,没有经过档案专业业务知识培训,造成档案管理质量不够高。
(三)档案信息化建设平台不够完善。机关档案信息化进入初步阶段,机关办公平台档案系统创建对接工作正在进行,还没有完全推行“无纸化”办公,目前机关室存文书档案只能进行单机电子检索。另外,档案室专门的磁介质档案存储设备不够齐全,进而影响了该载体档案门类的长久保存。
三、新时期加强人大机关档案管理工作的对策建议
(一)加强组织领导,健全工作机制。领导重视是做好档案管理工作的前提。一要健全档案工作责任制,明确主管领导及直接负责的相关领导,形成一级抓一级、层层抓落实的责任体系。二要建立档案管理机构网络,形成以档案室为中心,各相关处室共同参与的管理网络。三要逐步建立健全统一领导,分类建档,逐级负责,条块结合的档案管理体制。
(二)把握工作重点,规范档案管理。文件材料的归档及管理是档案工作的重点,是做好档案工作的基础,是档案工作的中心。因此,针对归档资料不完整和归档意识不够强的问题,在今后文件材料的归档及管理中,要严格把好“四关”∶一是把好文件材料收集关,确保文件材料的齐全完整;二是把好文件材料整理关,确保文件材料归档规范;三是把好文件材料管理关,防止档案的损毁和丢失,确保档案的真实性和可靠性;四是把好文件保密关,保证涉密档案的内容不泄密。
(三)强化队伍培训,保持档案队伍的相对稳定。要按照提高整体素质、增强创新能力的要求,着力建设一支政治强、业务精、作风正、充满活力和创造力的高素质档案干部队伍。一是要加大档案干部的培训力度。组织参加有关档案培训班或专题研讨班,努力提升档案干部的理论水平。二是要高度重视专业人才和业务骨干的培养。积极营造有利于人才成长的良好环境,努力培养和造就一批热爱档案事业、掌握现代档案知识和先进管理理念的复合型档案管理人才。三是加强对档案人员的继续教育。要采取多种形式加强档案人员的继续教育,对相关处室人员定期进行培训,档案专业人员也可到现场指导,也可组织到好的单位实地参观学习。四是对档案人员严格要求。档案人员更要注重自学,既要学习档案专业知识,又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识,做到知识面广、业务精通。
(四)完善硬件设施,加大信息化建设力度。要选择使用统一的档案管理软件,使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化,档案的利用更加高效化。同时,在现有信息化设备的基础上,加大硬件设施的投入,完善机关办公平台档案系统建设,对文件材料实行电子存档,对历年文件材料扫描录入,以备将来档案信息化建设需要。
(作者单位:河北省人大常委会办公厅)
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