医院档案信息化管理瓶颈及对策探讨

医院档案信息化管理瓶颈及对策探讨

戴佳颖

（宁波市医疗中心李惠利医院）

摘　要：随着信息技术医院管理中的广泛应用，医院档案的信息化建设已成为必然趋势。然而，我国医院信息化建设中仍面临不少瓶颈问题，如档案信息化跟不上医院信息化发展需要，档案管理中应用信息技术的能力和水平仍比较滞后，等等。本文结合医院档案管理实际，分析医院档案信息化管理中存在的主要瓶颈，探讨医院档案信息化管理的模式和思路，并提出针对性的解决措施。

关键词：医院　档案　信息化管理　问题　对策

医院档案信息化是利用计算机、网络、信息、电子设备等技术对医院各类档案进行系统地收集、存储、管理和利用，充分发挥档案信息资源作用，以更好地为医院发展服务。档案管理信息化建设作为医院发展管理体系中不可或缺的组成部分，发挥着越来越重要的作用。

一、医院档案信息化管理的重要意义

（一）有利于提高医院档案管理水平

通过在医院档案管理中积极应用计算机、网络等先进的信息技术手段，可推动医院档案工作逐步跟上医院信息化发展的整体步伐，并推动传统档案管理模式的革新，优化档案管理流程，提高档案工作效率，提升档案现代化管理水平。

（二）更好地发挥医院档案的价值和作用

随着现代信息社会的迅猛发展，人们对档案信息的需求越来越多，越来越高，各种利用价值高、时效性强的档案信息受到高度重视，人们迫切要求通过网络实现档案资源共享。通过开展医院档案信息化建设，特别是通过今后各类档案的数字化、电子化、网络化管理，可充分挖掘医院档案的价值和作用，有效提高档案信息资源的共享利用水平，为广大患者和医务工作人员提供高效便捷的服务。同时，可以更好地保护档案原件，确保重要档案的安全。

（三）有利于医院档案工作的可持续发展

随着医院各项管理和业务工作的信息化，今后大量的医院档案将以电子方式形成和保存，这些电子档案是档案资源的重要组成部分，理应纳入档案部门的管理职责。通过开展档案信息化管理，可有效推动传统档案数字化和电子文件的归档管理工作，拓展档案管理工作的领域和范围。同时，通过开展医院档案信息化管理，有助于培养、锻炼一支高素质、综合性的人才队伍，推动医院档案工作的可持续发展。

二、目前医院档案信息化管理存在的问题

（一）档案管理的标准化、规范化程度不高

标准化、规范化是档案信息化建设的基础。当前医院档案管理的标准化、规范化问题仍比较突出，主要表现在两个方面。一是档案资源的不规范、不统一。档案资源规范化是实现各类数字档案资源集成管理和共享利用的前提。但从当前各医院实际看，由于医院各个部门的业务软件不统一，数据格式各异，直接影响数字档案信息的归档、管理和共享。二是档案门类的多样化和复杂性。医院数字档案信息来源广泛、门类多样、格式复杂，既有文书档案、医疗档案、X光胶片以及各种检查图文资料、病理切片资料等，也包括设备、科研、基建、会计等专业档案。推动医院各类数字档案资源的标准化、规范化建设，对于医院档案部门来讲无疑是一个严峻的挑战，它将直接影响数字档案资源的科学管理、长久保存和有效利用。

（二）档案管理软件开发及网络平台维护不完善

相比于计算机硬件技术的发展，当前医院档案信息化管理、维护水平总体比较滞后。在档案管理软件的配置上，目前不少医院的档案管理软件仍以单机版档案软件为主，仅局限于医院档案室内部使用，这已无法适应医院信息化、网络化的发展趋势，也无法满足档案信息化管理需要。在档案信息化软硬件设施的管理维护上，由于缺乏专业网络管理人员和计算机维护，而档案管理人员的信息化能力又比较薄弱，难以适应突飞猛进的计算机、网络发展变化，在档案管理系统和网络信息平台的管理维护存在不少漏洞，一旦出现问题，有可能造成网络事故及病毒、黑客入侵等安全事故，使档案信息安全受到极大威胁。此外，各医院在网络建设和档案信息系统建设上各自为政，层次不一，服务性、共享性、规范性、开发性不高。在档案信息化项目的建设方面，缺乏长远规划，在硬件配置、存储容量上往往只考虑满足当前需要，尽管眼下的微机存储性能容量较高，然而这种容量终有用尽的时候。

（三）信息化条件下的纸质和电子档案双轨制管理有待加强

电子档案作为医院档案的重要组成部分，主要由电子文书、电子病历、电子报表、电子图纸等一系列电子文件组成。由于当前电子档案载体难以长久保存，法律凭证效力不明确，国家档案局规定长久保存的电子档案应采取纸质、电子双套保存的方式。这在一定程度上解决了电子档案的长久保存和法律效力问题，但带来了双套保存成本高、工作量大等新问题。特别是对于医院大量形成的电子病历，目前在电子病历的收集、整理、分类、归档、管理上还没有形成系统、规范的制度要求，很多的医疗机构没有成立专门的电子病历管理部门并配备专职人员，而是简单的由信息网络管理员进行维护和系统保存。而双套保存的纸质病历档案的仓储、管理成本很高，日常利用又不够方便。如何在信息化条件下做好纸质和电子档案的双轨制管理，既考虑档案的长久保存需求，又满足档案的便捷利用需要，特别是确保医院电子病历的长久保存和有效利用，仍需要加强探索和研究。

（四）档案工作人员素质和能力水平参差不齐，跟不上发展需要

随着档案信息化的推进，对档案专业人才的要求也越来越高。目前，从事医院档案工作的大部分不是档案专职人员，人员年龄结构普遍偏大，专业知识、技能水平单一，尤其是对计算机、网络应用普遍不够熟悉，难以适应以信息化应用为特点的新型档案管理工作要求。

三、加强医院档案信息化建设的主要对策

（一）建立一体化的档案信息综合管理平台

在医院档案信息化推进过程中，对档案信息化发展产生制约作用的主要问题就是缺乏统一的档案信息管理平台。要高度重视医院档案信息综合管理平台建设，重点在两个层面进行完善和改进：一是加强基本条件保障，结合医院自身实际情况，进一步优化档案信息化建设的技术标准及配置，完善硬件设施配备，加快应用软件系统的开发建设，建立适合本单位的档案信息操作平台；二是积极整合信息资源，推进数字档案室建设，针对形成、保护和利用档案信息资源的过程，建立数字化资源库，加强资源传输网络化，使医院各科室档案资源充分链接，档案信息的共享、传递等功能需求获得满足，档案信息的存储、交换得以保障。

（二）强化档案信息管理安全保障措施

档案人员可以按照价值、密级、来源等条件对档案进行划分，分为若干安全层次，针对不同阶层使用者设置不同的访问权限。另外，系统管理员应做好日常管理维护工作，对敏感信息进行监控，检查系统安全状况，及时排除系统障碍。严格遵循安全策略，采取必要的技术手段，通过数据完整性鉴别、数据储存加密、数据加密传输等，对管理者和用户实施严格的身份认证。实施防火墙技术、身份认证、加密技术等物理措施，使网络安全得以保证。

（三）完善电子和纸质档案的双套制管理机制

从电子文件转换为最后的电子档案，中间要经历很多环节，任何一个环节有偏差，都可能影响电子档案的原始性、真实性、安全性。因此，针对目前医院电子档案管理不规范的现状，必须建立和完善电子文件的收集、积累和归档制度，指定专人负责管理。同时，要加强对电子信息载体的保护措施，做好数据备份，防止在读取、转换过程中造成信息的损失。对电子病历这一特殊电子档案，要有专门的管理部门和人员，负责电子病历系统的建设、运行、维护和管理，并定期对备份数据进行恢复试验，确保电子病历数据能够及时恢复。

（四）提高档案信息技术人员的综合素质

医院档案信息化建设的关键是人才，特别是需要掌握信息技术、档案知识的复合型专业人才。要加强现有医院档案人才队伍建设，通过学习培训等方式，促使档案管理人员需要在更高的层次上加强自身素质，提高工作能力，要求他们不但具备丰富的档案知识，而且要掌握信息网络等新技术，以更好地适应医院档案信息化建设的需要。

参考文献：

［1］罗铿玫．浅论信息化时代的医院档案编研工作［J］．兰台世界，2007（13）．

［2］刘洋．医院档案管理信息化的思路探讨［J］．人力资源管理，2013（3）．

［3］徐辉，罗林枝．医院科技档案信息化管理发展思路的探讨［J］．中华医学科研管理杂志，2006（19）．