档案文献编纂工作的理论探讨

3.2　档案文献编纂工作的理论探讨

在档案文献编纂实践的基础上，人们也进行了相当程度的理论探讨，以期总结档案文献编纂工作的内在规律。

3.2.1　档案文献编纂工作的内容

1983年4　月，国家档案局根据我国档案工作的实际，制定和颁发了《档案馆工作通则》和《机关档案工作条例》，将档案馆的编纂工作内容规定为三个方面:一是编辑档案文件记录，出版档案史料；二是编辑参考资料；三是参与编修史、志的工作。徐绍敏在《档案文献编纂学》中根据档案管理划分为文书档案和科技档案两大门类，相应地将档案文献编纂工作划分为文书档案编纂工作和科技档案编纂工作两大部分⁽⁸⁸⁾。王秋玲认为，档案编研工作的内容包括三个方面:一是编辑档案文献汇编和专题史料；二是编写档案参考资料；三是利用档案编史修志，参加历史研究、专题研究、撰写文章和著作⁽⁸⁹⁾。这和国家档案局规定的编纂工作内容基本上是一致的，只是作了适当的延伸。

3.2.2　档案文献编纂工作的原则

对于档案文献编纂工作的原则，早期人们的认识更强调政治思想性原则，如徐绍敏在《档案文献编纂学》中称:“由于档案文献编纂工作是一项带有政治性、服务性和研究性的工作，因此，编纂工作的基本原则应该是:坚持以马克思主义为指导，向社会提供真实、精确、系统、科学和实用的编纂成果，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。⁽⁹⁰⁾”随着社会环境的变化及信息论、系统论、控制论等新兴学科的兴起，人们的认识也发生了变化，开始从信息论的角度来认识这一问题，如石珂在《试述档案文献编纂的传播功能》中从档案信息传播的角度出发，认为档案文献编纂工作应注意以下几个原则:一是共享性原则；二是以受众为本的原则；三是选择性传播的原则。并指出，在进行文献的选择过程中，要满足以下两个需求:一个是满足编纂主题的需求，即根据题目的具体要求，选择具有典型意义、真实可靠并且从不同角度和多方面结合的档案材料。另一个是满足文献增值需求⁽⁹¹⁾。陈永生在《信息服务视角中的档案文献编纂原则》中指出，“档案信息资源要经开发才能为人们所用，档案文献编纂成果需被广泛接受和利用才能实现其价值。从信息服务的视角来看，档案文献编纂是充分开发档案信息资源，为社会提供档案信息服务的一项极其重要的工作，也应遵循信息服务的针对性、时效性、易用性和成本/效益原则”⁽⁹²⁾。韩宝华在《档案文献编纂学教程》中指出:以对档案信息的深入研究为基础，是档案文献编纂工作应遵循的科学性原则；以国家出版方针及相关法律规定为依据，是档案文献编纂工作应遵循的政治性原则；高质适时适量地实现档案信息共享，促进经济发展和社会进步，是档案文献编纂工作应遵循的效益性原则⁽⁹³⁾。针对有的论著过分强调档案文献编纂的政治性、实用性原则，陈方认为，过分强调档案编纂的政治性往往会忽略档案文献的真实性。同时，在许多教科书和论述中，实用性原则被反复强调。很多论述赫然标榜编纂的“合理加工”、“技术处理”，并指示着这类加工处理的种种途径办法，连任意截取、删节以至篡改做法也给上个原则，使之合理化，真是匪夷所思。他重申，档案编纂要坚持原始性原则；其次是全面性原则；再次是完整性原则⁽⁹⁴⁾。

3.2.3　档案文献编纂的选题

黄禹康首先分析了当前档案编研工作存在的不足:从总体上看，档案编研工作仍处于“编而不研”或“编而少研”的现状；编研内容单薄，缺乏深度和广度；选题范围狭窄，编研材料品种单一，相当一部分编研成果在种类上存在着许多相似之处；为完成任务编得多，主动提供服务编得少。针对目前这种状况，他提出，档案编研工作要坚持与时俱进，必须突破传统做法，走出一条因地制宜，具有地方特色的崭新的编研之路⁽⁹⁵⁾。任静萍从三个方面论述了如何做好选题工作。第一，坚持正确的选题方向是做好编纂工作的前提。具体来讲，既要选择反映政治方面的题目，也要选择反映经济、科学、文化方面的题目；既要选择反映正面的、进步的、革命方面的题目，也要选择反映历代统治阶级活动方面的题目；既要选择反映历史上杰出人物活动的题目，也要选择反映人民群众活动的题目；既要选择反映有关古代历史方面的题目，也要选择反映近现代历史方面的题目。第二，注意掌握选题的依据是做好编纂工作的关键。具体来说，选题必须符合客观需要；选题还必须依据材料基础。第三，注意考虑选题的角度是编纂工作得以顺利进行的重要保障⁽⁹⁶⁾。黄广琴则对选题的优化作了深入探讨。她认为，档案文献编纂选题优化包括两方面的内容。一方面是指在众多显现和潜在的选题中，采用哪些好的选题，放弃哪些不好的选题，这一部分的工作一般由前期调查、题目内容角度的提出、题目出版形式的选择、题目的论证、题目的确定和制定编纂选题计划几个环节构成，其中以制定编纂选题计划为中心内容；另一方面是对已确定好的选题，从内容到形式作最佳的设计，使之精益求精，趋于完善，这一部分的工作由编前研究、编拟选材大纲(编写提纲)及制定编纂体例几个环节构成，其中以编拟选材大纲——“编写提纲”为中心内容⁽⁹⁷⁾。针对当前档案文献编纂选题与社会需求脱节的问题，陈愚认为，造成档案文献汇编与社会利用需求脱节的主要原因是编纂部门及人员没有确切了解和充分把握档案文献编纂选题与社会热点的关系问题。选题和社会之间存在一种必然的内在联系，这种联系的外在表现就是选题与社会热点关系的科学定位，他将其形容为“互动关系”。作者认为，社会热点是一种导向性因素，它对档案文献编纂的选题有着深刻的影响。确认档案文献编纂选题与社会热点的互动关系，是实现档案文献编纂创新与发展的重要前提。档案文献编纂与社会热点的相互作用，不仅能产生一系列的社会反响，形成特殊的历史文化现象和社会风气，而且这种相互作用引发的社会效用还在一定程度上影响和改变了人们的意识形态和存在方式。从这个意义上说，认清档案文献编纂选题与社会热点的互动关系，不仅有利于唤起全社会关注档案文献编纂工作，树立良好的档案意识和档案文献编纂意识，更是档案文献编纂工作融入社会、与时俱进，实现自身创新与发展的重要前提⁽⁹⁸⁾。顾成昕则提出了档案编研选题的基本原则:一是坚持政治性和政策性；二是符合客观性和战略性；三是注重学术性与创新性；四是具有典型性与新颖性；五是体现系统性与时效性⁽⁹⁹⁾。

3.2.4　档案文献编纂的加工方法

针对档案文献编纂环节中的具体技术方法，不少编纂者根据亲身参与的丰富经验，对它进行了总结，如王志宏将档案文献编纂工作中的资料的加工处理方法总结为四点。一是历史统一法。档案史料所载史实都有一定的环境和背景，编纂人员要具备较为厚实的历史知识功底，根据所掌握的历史知识，正确判断历史事件、历史史实。二是精筛慎用法。资料的广博是十分必要的，为了使材料更加优化，我们对浩如烟海的档案史料编研时，一定要认真进行精筛细选，这样才能反映事件的起源发展，演变过程，才能给后人以借鉴，给后人以启发。三是凝聚提炼法。根据档案材料来源广，门类多，容量大，形式杂这些特点，在使用之前一定要进行浓缩提炼，去伪存真，使编研成果更能反映和揭示事件的本质和规律。四是准确表述法⁽¹⁰⁰⁾。杨广富根据自己参与编纂河北革命历史档案文献汇编的实践经验，介绍了附笔、附注、附件(含附图、附表)和附录等四种附文形式，以及它们的具体处理方法⁽¹⁰¹⁾。他提出了附文处理的三条原则，即保护原文，维护原意、删去勿用等。王永煜则针对档案文献编纂文字加工中的一些具体问题，提出了文字加工的“三忌以存真”的原则:凡可改可不改处不作改动；忌用现在的写作形式去对历史文件进行规范；疑为错字而证据不足者不改。他主张研究语义以求实，对文件的原意不能反映客观历史真实的，应通过注释的方式，使其达到统一；为了准确界定是与非，提出要区分衍文与重叠字、词、句，语助词与衍文，多义词与同义词、近义词等13个界限⁽¹⁰²⁾。章周叶提出，档案文献编纂中的语言表达要有时代特征。他分析了档案文献编纂中语言表达的主要弊病:其一，常见的一些档案编纂成果，文风呆滞，面孔冷淡，语言沉闷，叙述拖沓。其二，有些档案文献编纂成果，形成了一种模式化的“数理语言”表达方式，把原本生动活泼富有情趣的历史活动推演为“因为”、“所以”、“首先”、“其次”一类逻辑过程。其三，有些档案文献编纂成果成为简单的档案史料的罗列和史实的铺展。作者认为，档案文献编纂的语言表达应该适应社会大众阅读的需要。档案文献编纂的写作形式应向文学写作靠拢，但这并不是说去学习文学写作的某些创作方法，而是说文学写作中的某些表现手段可以运用或移植于档案史料的写作中。不同时代的档案文献编纂成果，应该在语言表达上形成适合时代需求的不同风格和个性特征⁽¹⁰³⁾。

3.2.5　档案文献编纂的规模控制

档案文献编纂规模是指国家在一定时期内(通常为一年)编纂公布档案文献的总量，它在总体上反映了一个国家一定时期档案文献编纂公布的状况。编纂规模是一个长期被我们忽视的问题。多年来，在档案界已形成了一种思维定势，即编纂公布的数量越多越好，编纂规模越大越好，编纂速度越快越好，编纂人员越多越好。其实这种思维模式是不尽合理的。丁华东在《浅谈档案文献的编纂规模》中认为，虽然从理论上说档案文献编纂工作的根本目的是最大限度地把档案信息整理加工、编纂公布，为各项工作、为广大人民提供优质的档案信息，但是一方面相对于我国巨大的资源宝库而言，我们不可能，也没有必要把所有的档案在一年或几年时间内全部整理编纂公布出来。另一方面，档案文献编纂工作是一项服务性、条件性的工作，它依赖于其他各项工作的存在而存在，依赖于其他各项工作的发展而发展，一定时期的编纂规模是由当时社会政治、经济、文化、科学等事业的发展决定的，其中文化学术的创新、国家的出版能力、社会的信息需求、信息技术的发展等都在很大程度上决定着档案文献编纂公布的数量水平和质量要求，决定着编纂公布的速度和能力。因此在编纂工作中必然存在着编纂公布规模这一不容回避的问题。就目前来说，我们还很难确定一年内编纂公布档案文献的一个绝对数量，但是对作为编纂公布档案文献主体部门的各级各类档案馆(室)而言，确定一个适度的编纂规模却是很有意义的⁽¹⁰⁴⁾。

3.2.6　档案文献编纂人员的素质

编纂人员是从事档案文献编纂工作的主体，因此编纂人员的素质是关系到档案编纂质量的关键因素。陈丽认为，面对当前社会对档案信息需求多样化趋势，应在进一步深化档案文献编纂学理论研究的同时，尤其要着力培养一批既具深厚理论知识，又具有较强动手能力的专业人员。为达到这一目的，必须在“博”、“专”、“学”、“用”几方面多下工夫。其中，“博”是开展档案文献编纂的基础，“专”是提升档案编纂水平的关键，“学”“用”并举是促进档案编纂发展的动力⁽¹⁰⁵⁾。杨镇莲提出了衡量档案编研人员素质的四条标准:良好的职业道德、相称的理论素养、文献编研的基本技能(熟悉各种工具书，较强的文字功底)、与时俱进广学博识⁽¹⁰⁶⁾。薛红在此基础上，进一步提出编研人员应具备的素质:良好的政治素养、扎实的专业知识和相关学科知识、较高的文化素养、深入研究的能力、掌握现代信息技术、终身学习的意识和能力⁽¹⁰⁷⁾，突出强调编研人员必须要有开放的思维，能够接受新思想、新观念，有自我发展、自我完善、终身学习的理念和能力。林肇富，奚根祥则深入分析了科技档案三次文献编研的涵义，针对科技档案三次文献编研的特性，认为编研人员必须关心企业生产、建设、科研的动态，了解有关方面对科技档案信息的基本需求；必须熟悉本单位科技档案馆(库)藏情况，尤其对新归档项目(产品、课题等)有较敏锐的判断能力；必须了解本行业基本专业知识，有阅读和分析专业技术总结、报告、论文的能力；必须有较高的写作水平，掌握科技档案三次文献编研的基本技巧⁽¹⁰⁸⁾。

3.2.7　专门档案文献的编纂工作

对企业档案文献的编纂，吴献立等总结了三条原则:适应需要，突出重点；广泛选材，实事求是；忠于原文，保证质量。并将企业档案编研材料的类型及内容划分为简介、汇编、编撰三种类型，提出企业编研工作要注重实效性，要着重注意以下几个问题:必须搞好企业档案业务的基础工作；必须处理好档案保密和利用的关系，提高编研材料的利用价值；档案人员必须具有较好的编研水平⁽¹⁰⁹⁾。崔贺言则对企业档案编研工作滞后的原因进行了深入分析。第一，企业对档案编研工作认识不足，缺乏创新意识。首先，企业档案编研工作普遍起步晚、起点低，既缺乏系统的理论指导，又无实践经验可资借鉴，许多单位大都从编写参考工具和参考资料做起，“编”的成分大量存在，而“研”的成果却少之又少。其次，急功近利思想严重，没有详细的编研计划，工作中盲目性比较大。许多单位为了顺利申报等级、成果和应付检查、评比，往往不顾客观条件是否具备，抢时间搞突击式“编研”，其结果只能是档案资料的简单拼凑和堆砌。第二，企业档案编研工作力量严重不足，人才匮乏。第三，企业档案编研工作为企业服务方面差距明显。一是长期形成的档案编研方面的依赖性，主动性服务意识差；二是在编研工作考核内容上，“求量不求质”，致使编研工作简单化、任务化，缺乏对档案资源的深入研究；三是业务开放性差，没有与其他业务部门、专业部门建立起协作关系，由此出现了目的上的盲目性、选题上的局限性、研究上的低层次、应用上的不适应性等弊端。在此基础上，他提出了企业档案编研工作的新思路:一是进一步推动企业档案的管理创新；二是多渠道培养合格的档案编研工作人才；三是立足馆(室)藏，为档案编研创造宽松环境；四是注重科学方法，服务企业建设⁽¹¹⁰⁾。关于科技档案文献的编纂，张雪莲撰文剖析了当前科技档案编研工作中存在的问题及成因，阐述了科技活动信息需求的特点及其对档案编研工作的要求。在此基础上，提出了开展档案编研工作，特别是三次编研工作的几点思路。她认为，阻碍科技档案编研工作持续发展的一个根本原因在于缺乏一套适于科技档案编研工作开展和发展的理论方法和运行机制。过去以至现在，科技档案编研工作一直是照搬文书档案编研工作的方式方法，完全按照文书档案编研工作的理论和思路开展科技档案的编研工作，而科技活动运行的特殊规律要求科技档案的编研工作要有与其信息需求特点相适应的特殊理论方法和运行机制⁽¹¹¹⁾。

3.2.8　档案文献编纂工作的规范化和制度化

北京宣武区档案馆的张琦结合自身的实践经验，尝试编制了《宣武区档案编研工作规范》，并总结出了档案文献编纂工作规范化和制度化的几点经验。第一，建议主管部门对具有共性的问题在较大范围内予以统一规范。比如可以对整个编纂流程的各环节作出明确规定，可对转录的要求、标题的拟写、编者说明的拟写、封面目录的必要项目与格式等作出统一规定。第二，对非共性的问题，不做统一规定，可以制定一个范围供基层参考。第三，编研工作的规范化、制度化首先要从选题开始。应该强调在选题时认真考虑馆藏档案情况、社会需要、编研人员的数量和能力以及本馆财力，强调制定切实可行的计划，提倡制定长短结合的选题计划。第四，建立编研课题立项制度，包括课题的评审标准和课题评审的操作制度。第五，强调开发档案信息是编研工作的根本，档案编研资料的主体是馆、室藏档案。第六，建立成果审核与效果调研制度。要重视对编研资料的效果调查，确切了解编研资料与社会需求的吻合程度，认真收集利用者的意见，并把反馈意见作为评价编研资料质量高低的重要标准和档案编研工作努力的方向。第七，建立编研工作的组织管理制度，对编研课题的实际投入与产出进行科学核定。第八，应把加大发行的宣传力度作为编研后期工作的必要项目，强调通过多种渠道和途径推销编研成果⁽¹¹²⁾。

3.2.9　档案文献编纂工作的现代化

杨毅在《论档案文献编纂工作的现代化》中对档案文献编纂工作现代化的含义作了阐述。他认为，档案文献编纂工作现代化包括编纂手段和表现形式的现代化。就编纂手段来讲，应在选题、考订、加工、编排和评介等各个编纂环节实现现代化。就表现形式来讲，应改变依靠单一纸质载体的局面，发展多种信息记录形式，如电子出版物、电子档案文献库、影视声像作品等。实现档案文献编纂工作现代化，关键在于解决技术、管理、经济和人才4个问题。在技术方面，现阶段应该组织各方力量联合攻关，解决好介质寿命、数码稳定、保密和反病毒等方面的技术难题。在管理方面，应尽快制定一个周密系统的档案文献编纂工作现代化的标准，明确规定实现各个编纂环节现代化的具体办法，重视通用性软件的开发和推广，使档案文献编纂工作沿着标准化、规范化的方向健康发展。在经济方面，应加大对档案文献编纂工作的投入，同时编研部门应转变观念，开挖资金投入渠道；在人才方面，档案部门要建立有效的激励机制，加强人才培养。将高校、科研机构以及档案部门的人才按照一定目标组织起来，让他们在一定的时间和良好的环境下联合攻关，不失为目前一个行之有效的办法⁽¹¹³⁾。

随着信息技术，特别是计算机和网络通信技术的发展，网络环境下的档案文献编纂工作越来越受到人们的重视。近期探讨网络环境下档案文献编纂工作的论文较多，研究重点多侧重在探讨网络技术对传统档案文献编纂工作的影响、网络环境下档案文献编纂的特点和优势及如何在网络环境下开展档案文献编纂工作等方面。如王阿陶认为，档案文献的编纂过程——从编纂题目的选定、档案文献信息的筛选，到档案文献的加工，直至档案文献编纂成果的出版，处处都体现出现代网络信息技术的巨大影响⁽¹¹⁴⁾。徐绍敏等分析了网络环境对传统档案编研工作的影响，认为网络环境改变了传统档案编研的载体形式，提供了全新的传播媒介，实现了传统编研模式由半封闭向全开放的转变，提供了全新的编者与档案文献利用者之间的互动工作模式，丰富了档案编研的技术手段⁽¹¹⁵⁾。黄晓章，王相华则对网络环境下的档案文献编纂与传统的档案文献编纂进行了比较研究，认为它们两者之间既有共性，也有差异。在共性方面:一、目的和意义相同，都是开发档案信息资源，加工知识，满足社会对档案文献利用的需求。二、工作内容和步骤相似，都是按照一定的题目和科学的编纂方法，将重要的档案文献汇编成册，为政治、经济、军事、文化科学技术等各项社会活动提供查阅利用。三、工作性质和原则相同，都是一项具有政治性、服务性和研究性的工作。在差异性方面:一、查找材料手段的不同。网络使得档案信息资源可以共享，极大地扩展了查找利用的范围，同时网络检索工具可帮助我们迅速、准确地了解到相关情况。二、档案文献加工的不同。对于传统编纂而言，不能在原件上勾画、标记，而首先要抄写档案原件，之后进行加工，而对于网络编纂而言，可以把所需材料下载，直接在上面加工处理，大大减轻了编纂人员的劳动强度。在对文献资料校勘和考证时，遇到问题可以和专家学者即时交流。三、处理档案文献编纂成果的差异。在编排上，传统编纂往往只能有一种编排方式，而网络编纂则是基于数据库对文献资料进行编纂，对于同一个选题可以采用不同的方式进行编排。在传播方式上，传统编纂成果往往是以书籍的形式公开出版，而网络编纂可以采取网络出版的方式，将编纂成果上传于网络，供用户查找利用。四、用户研究方面的差异。传统档案文献编纂对于用户的研究是十分薄弱的，一方面档案工作者不太容易进行用户研究，另一方面用户反馈信息的收集、分析存在较多困难。而网络环境下，档案编纂者与用户之间的沟通交流更加方便快捷。编纂者可以通过建立用户档案，跟踪用户需求，及时主动地为用户提供相关信息。用户也可以以各种形式(如留言、发电子邮件等)表达自己的需求。作者认为，作为传统编纂的发展和延续，网络编纂在很大方面继承了传统编纂的特点。同时，网络编纂又因其自身的巨大技术优势，使得文献编纂的周期大为缩短，更加贴近用户的要求。因此，“网络编纂是档案工作现代化的重要标志之一，也是档案编纂工作的必然方向”⁽¹¹⁶⁾。王保忠对网络档案编研工作的特点与优势作了深入分析:首先，档案编研载体及传播媒介从有形实体向虚拟网络转变，更有利于档案编研工作发挥其服务作用；其次，网络环境下的档案编研工作实现了从半封闭系统向开放系统的转变，更便于档案编研工作的开展；最后，通过现代网络技术我们可以将多种形式的档案有机地融合在一起，形成更为丰富多彩的档案汇编。结合网络编研工作的实践，他指出了当前网络编研工作存在的问题与不足。首先，网络档案编研的数量还处于初步发展阶段，没能像国外档案馆那样建成规模庞大的数据库，暂时不能满足利用者多角度、多层次利用需求。多数档案编研仅有目录和图片，有些甚至没有任何必要的文字说明。其次，目前的网络档案编研没能最大发挥网络提供的便利，编研形式仍较单一，没能提供文字、声音、影像、图片、动画、音乐多种形式于一体的编研成果。最后，编研水平与技术有待进一步提高。作者最后指出，随着以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为基础，以档案信息资源社会共享为目标的档案资源信息化建设快速发展，网络档案编研工作必将得到更快的发展⁽¹¹⁷⁾。樊如霞针对当前正在兴起的网络媒介的特点，从理论与实践的角度阐述了网络档案编研的优质，探讨了网络对档案编研方式的影响以及编研信息上网的迫切性。她认为，当前档案部门内程度不同地存在着重技术、重设备而轻开发利用的倾向，使档案信息化过程中存在“有路无车”或“有车无货”的情况，如此下去，必将严重地阻碍档案信息资源的社会化服务的发展。作为开发档案信息的重要手段的档案编研部门，对此绝不能无动于衷，而应积极行动起来，审时度势，迎接网络化带来的前所未有的变革契机，转变传统的档案编研思维方式，积极探索网络时代档案编研出版的新特点、新思路、新方法，迎接网络时代的机遇与挑战⁽¹¹⁸⁾。