企业信用管理部门与其他部门之间的关系

第三节　企业信用管理部门与其他部门之间的关系

众所周知，企业的最终目标是实现企业利润的最大化。这一目标是依靠企业各个职能部门、组织机构的共同努力来实现的，因为利润最大化也是各个部门的目标。但是每个部门在实现目标的过程中扮演的角色不同，承担的职责也不同，同时各部门的职责又有所交叉。因此，各部门的相互合作对实现企业目标的意义就显得极为重大;同时，企业的信用政策是针对整个企业制定的，企业内部的诸多部门都应该执行信用政策，配合信用管理部门控制客户信用风险。信用管理部门作为企业重要的职能部门之一，必须与销售、财务、供应、仓库和其他物流部门以及高层经理、其他涉外部门密切联系、通力合作。一方面给予其他部门信用政策方面的指导，提供相应的服务;另一方面又要接受其他部门的帮助。只有这样，才能有效地完成本部门的各项工作任务，并与其他部门一起实现企业的最终目标。

一、信用管理部门与销售部门的关系

信用管理部门与销售部门的关系曾经是对立的，信用管理部门和信用工作人员对销售和销售部门抱有怀疑的态度，而销售部门和销售经理则认为信用管理部门的目标是从业务和收入两个方面破坏其工作。因此，很多企业的管理人员认为销售部门与信用管理部门之间存在着很大的冲突。由于这两个部门在工作目标、企业对这两个部门人员采取的考核和激励制度以及在考察客户、对待客户的态度等方面存在的差异，两个部门之间产生一些冲突就在所难免。销售部门的工作职责是要尽可能多地开发客户，将商品销售出去;而信用管理部门却是要在所有客户中进行筛选，将商品卖给信用好的客户，这样就会减少一定数量的客户。销售部门面临市场激烈的竞争，在稳定老客户的同时，要积极寻觅新客户，不断扩大企业的客户群，而且工作流动性比较大，与客户的关系密切，以客户为转移，销售部门总是对客户持信任态度，尽可能提高订单数量。信用管理部门的工作比较稳定，有严格的工作规章制度，对客户总是持怀疑的态度，不会盲目相信客户的信用，尽可能选择信用度高、偿债能力强的客户。

尽管信用管理部门和销售部门之间在工作目标、工作性质与客户的关系等方面存在着上述差别，但这并不影响它们之间开展相互合作，因为在当前一些管理水平比较高的企业，销售人员已经认识到，没有按期收回货款的信用销售不是一个好的销售，甚至不能算是销售，而是损失。同时，围绕着企业利润最大化的目标，就需要在保证资金流动性的基础上尽可能多地开发客户特别是信用较高的客户。因此，企业必须在这两个部门之间建立起相互协调机制。一方面，在制定部门的工作计划时，要明确销售部门和信用部门的目标;另一方面，在制定考核制度时，应该注重考核的双重性，即将信用管理的目标同时融入这两个部门的考核指标中，并将公司允许的坏账比例目标纳入销售人员的考核指标，而不是一味地强调其销售额的增加。

此外，企业还应该设立一套部门间协调工作的操作指南和培训制度，通过培训，增强信用管理部门人员与销售部门人员相互配合的理念和意识，为他们提供各种形式的相互交流、互通信息的机会和平台，使其优势互补。由信用管理人员向销售部门解释企业信用政策，让销售人员认识到什么是成功的销售，并利用信用管理部门对全行业的了解、对客户的了解和使用征信数据库等优势，帮助销售部门认识当前的销售方向、挖掘老客户的潜力、开拓国际市场等。在此基础上，信用管理部门还要及时做好企业信用政策调整后的宣传，让销售部门及时了解新的信用政策，以成功地扩大企业的赊销比例。另外，由于销售工作的性质是与客户和潜客户打交道，通常销售部门的业务人员会比信用管理部门人员更了解客户的情况。当客户发生诸如转变经营方向、削减订单、改变结算方式、抛售库存、更换主要经理人员等情况时，甚至客户企业所在地的社会环境发生变化或遭受某种灾害时，销售人员得到的消息往往比信用管理人员早。因而，信用管理人员应该尽可能地利用销售部门的客户资料，经常不断地从销售人员处了解客户情况。销售人员也有责任和义务及时向信用管理部门提供详细准确的客户信息，包括客户的购货历史状况、有无赊购甚至赖账等行为、是否有过不良信用记录等等，这些都是评判客户信用程度的重要资料。信用管理中需要的客户的其他信用资料也可以从销售部门那里获得。所以这两个部门如果能相互配合，资源共享，则会有利于它们各自工作的顺利开展，避免因其冲突造成的企业整体利益损失。

二、信用管理部门与财务部门的关系

与信用管理部门和销售部门之间的关系不同，信用管理部门与财务部门的工作关系则相当密切，而且两者之间往往要相互合作，才能完成各自的任务。这两个部门的相互配合关系体现在很多方面，如企业的财务数据上的关系，包括资金流动、应收账款、客户还款记录等信息。

从信用管理部门的业务角度看，首先，信用管理部门需要经常性地从财务部门获取各种有关记录，尤其是发票、客户还款记录、应收账款、应付账款等;在企业内部，信用管理部门获准可以使用与会计部门使用的财务管理软件相兼容的管理软件，其工作人员还可以直接调看有关的财务会计账，并根据账目情况有针对性地采取措施，对未及时付款的客户加大催款力度。其次，财务部门与信用管理部门的最终目标是一致的，如两者在控制应收账款的发生规模、消灭逾期应收账款、调节企业的现金流量等方面的目标就是完全一致的。再次，信用管理部门的应收账款发生预测、应收账款收款预测、供应商评价、坏账准备金预测等都对财务部门的预算工作有所帮助。因此，从财务部门的应收账款额的变化可在一定程度上反映出信用管理部门的工作成果。

尽管信用管理部门与财务部门在上述方面合作密切，但是在一些方面两者也还存在着差别。第一，两个部门的分期目标不同。信用管理部门的分期目标是通过高成功率的扩大信用销售规模，实现企业销售利润的最大化目标。通常，在信用管理部门批准客户信用申请并对其授信后，就必须将库存产品转移给客户，这样就使得客户在信用期限内间接地占用了企业的流动资金，对于企业的现金流情况信用管理部门同财务部门一样给予高度关注。但是，在注销顽固性逾期应收账款，即在如何处理对被诊断为不可收回或收款成本过大的逾期应收账款时，两个部门使用的技术方法和具体操作是不同的。信用管理部门主张将被诊断为不可收回或收款成本过大的逾期应收账款作为坏账注销，而财务部门则会因为报表上的这一资产被注销而使企业的价值降低，甚至造成企业账面上的资不抵债，会引起各方面的不满造成的麻烦而不愿做这样的处理。第二，两个部门的工作侧重点不同。信用管理部门注重业务发生的过程，比如客户的信用状况、业务活动中的交易情况等等;而财务部门往往注重结果，看重的是业务发生之后企业账面上的数字变化及其对企业的影响。基于两个部门在上述方面存在的差异，应该要求他们之间进行直接的沟通，以避免不必要的误解和麻烦。

三、信用管理部门与生产部门和采购部门的关系

在企业内部，信用部门和生产部门之间建立联系无疑也是非常重要的。一方面，生产部门会由于原材料或资金的原因而重新安排生产计划。产量与库存关系密切，生产部门的变化无疑会影响到授信决策。信用管理人员要经常与生产部门和库房取得联系，保证信用决策符合企业的生产能力。库存的变化与客户信用额度使用情况紧密相关，而且客户有可能直接与库房联系，从库房提走信用额度内的货量。另一方面，生产部门能否按时为客户提供符合信用合同要求的货物，将会直接影响客户的付款表现，进而影响到企业利润的实现。因此，如果是因本企业没有按照合同条款及时供货给客户而引起客户拖延交款，那么就不应该看作是客户的信用存在问题。这时就需要企业的信用管理部门与生产部门、销售部门一起与客户进行沟通，解决问题，比如扩大赊销数量、延长付款期限等。

信用管理部门与采购部门的关系也相当重要，这主要体现在:信用管理部门要向企业的采购部门提供各供应商的信用情况和资信状况，帮助采购部门考察各供应商的实力，即供货价格是否合理、供货数量是否有保证、供货是否及时、销售价格是否有优惠以及是否提供信用条款等等，以筛选出合格的供应商。同时，信用管理部门要对现有供应商尤其是长期合作的供应商、大宗原料的供应商进行审查和跟踪，时刻关注这些主要供应商的经营业绩、财务状况的变化，以及由此而体现出来的信用变化，并随时向采购部门提供对重要供应商的动态跟踪报告和变化情况，以便及时采取应对措施。此外，信用管理部门还有一项重要的责任就是要经常向采购部门推荐多家可以替代的信用度高的供应商，一旦主要原料供应商出现问题，就立即让其他的供应商来替代它。可见，主要供应商的信用状况对本企业的生存发展起着举足轻重的作用。

四、信用管理部门与高层经理的关系

信用管理部门与高层经理的关系体现在:信用管理部门应该经常向高层经理人员汇报工作并提供专业服务，诸如事先提供高层经理人员要约见的客人的背景资料，以便确定会谈的级别和内容;帮助高层经理助理和秘书了解客人的情况，以分散并减轻高层经理的客人和会客压力等等。由于一些企业高层经理人员会见的客人很有可能会变成企业的客户，因而信用管理部门事先掌握这些客人的信息就显得非常重要。此外，信用管理部门还应该根据企业信用管理的实际和掌握的客户资料情况为高层经理提供企业总体信用销售额度审批参考，参与企业信用政策的制定和修改。

五、信用管理部门与企业外部的关系

企业的信用管理部门要经常与客户、各种媒体、各类企业征信机构、国内应收账款管理代理、国际商账追收代理、信用管理外包服务公司、信用管理协会、经济法庭、仲裁机构、政府机构、行业协会、信用管理咨询公司等外部对象发生联系，以便全面地获取客户的信用信息以及对本部门的管理工作在技术和法律上进行支持和指导。

首先，信用管理部门要与客户保持经常性的联系，全面掌握客户的经营管理、财务实力，它们与其客户之间的债务往来和变化情况，客户过去使用信用额度的情况，包括延期付款请求次数、取得现金折扣的次数、平均付款期，以及验货纠纷、商品退还、发票处理、争议解决等方面的记录，等等;同时，信用管理部门要为客户提供良好的服务，认真履行信用销售合同，按照合同约定及时给客户发货并寄送发票;此外，信用管理部门还要经常与客户就双方的合作、应收账款到期日及款项的催收等问题进行沟通。在与客户的联系和交往中，信用管理部门有责任和义务为企业树立良好的形象。

其次，信用管理部门要与政府机构和相关的政府部门保持经常性的联系。相关的政府部门主要包括:工商、人民银行、海关、司法、劳动、人事、国有资产管理、统计、房管、技术监督、税务等，这些政府部门掌握了大量的在进行企业登记注册、统计、税收、定期年检的过程中产生的信用信息，信用管理部门可以从政府机构和相关的政府部门获得有关客户的信用信息。

再次，信用管理部门要与中介机构和各媒体保持经常性的联系。中介机构主要包括各类征信机构、征信数据供应商、私人侦探机构、会计师事务所和律师事务所等，它们可以提供丰富的信用信息，也是企业获取客户信用信息的重要来源。在国内的征信市场上，企业可以通过中介机构的信息渠道获得成套的征信数据、客户资信调查报告、特殊的专业调查、事实核实和跟踪侦察。此外，通过与各种媒体的联系和往来，信用管理人员还可以无偿得到上市公司的一系列基本资料。如果一家公司是上市公司，那么与股票交易活动有关的信息会以文件的形式予以公开，包括:盈利预测报告、给股东的财务年报和中期报表、委托书以及所有权记录、企业重大变更信息等。这些信息的发布有证监会等政府监管部门的规则约束，其可靠性比较高。

除此以外，信用管理部门还应该与各金融机构、商业银行、保险公司、人才交流中心、行业协会等部门保持联系，这些部门都不同程度地掌握着企业客户的信用信息，特别是其中的行业协会收集并掌握的本行业企事业单位、产品、从业人员变化的种种信息，能够反映该行业实际情况和发展趋势，是信用信息的一个重要来源。

本章小结

设置独立的信用管理部门对实现企业的信用管理功能具有重要的作用，本章围绕着这一问题主要论述了企业信用管理部门的主要职责，即保证信用销售和其他授信业务取得较高的成功率;分析了信用管理部门的设置原则、企业信用管理部门的组织结构以及信用管理部门应该设立的专业岗位，同时指出了对各岗位工作人员的相应职责、能力和素质要求;此外，简要介绍了不同企业的各自信用管理部门的设置方式以及信用管理部门与企业内外部其他部门和机构之间的相互关系。

基本概念

信用管理部门、信用管理模式、信用管理经理、信用管理监理/主办

练习与思考

1.试分析企业应该怎样结合其实际情况，设置企业信用管理部门和人员岗位?

2.当前很多企业倾向于设置独立的信用管理部门，为什么?

3.影响信用管理部门组织机构设置的主要因素是什么?

4.描述各信用管理岗位的岗位职责以及各岗位人员应具备的素质。

5.企业信用管理部门应如何协调与企业内部其他部门以及与企业外部的关系?