国内函件业务的处理

第三节　国内函件业务的处理

一、函件的收寄处理

函件收寄方式主要有:营业窗口收寄，信筒、信箱收寄，流动服务收寄和临时服务处收寄4种。信筒、信箱只适用于收寄用户投入平常信件，流动服务和临时服务处是为满足常设服务不到的地区用户的用邮而设置的，可根据需要规定收寄函件的种类。

(一)函件收寄的准备工作和基本要求

收寄前，要做好各项准备工作，如换好日戳、核校衡器、备妥票券和有关单式、找零用款等。

收寄时，检查函件封面书写、资费、所贴邮票、尺寸、重量、包装等项目是否符合规定，对印刷品还要验视内件是否符合准寄范围。对不合规格的函件应按有关规定处理。

函件上所贴邮票(包括邮资信封、明信片上所印具有邮资凭证性质的邮票图案)应用日戳盖销，日戳要盖得清晰，以便判明收寄局和收寄时间。

按《寄件人总付邮费办法》收寄的函件，应逐件加盖邮资机符志戳记，或加贴邮资机符志券。

函件收寄后，应妥为保管，防止丢失、被窃或其他事故，并按规定的班次和时间送交或封交分拣封发。无人值夜的邮政支局不得将收寄的函件和票款留存过夜。

(二)函件收寄手续

1.平常函件的收寄手续

平常函件收寄的方式主要采用信箱、信筒收寄和营业窗口收寄。

平常信件(包括邮简)大多通过信箱、信筒交寄，开箱人员根据规定的开箱频次、时间，按时开取邮件。平常印刷品、盲人读物、义务兵免费信件、邮政公事函件、寄件人总付邮费的平常函件等必须到营业窗口交寄，体积较大不能装入信箱、信筒的平常信函也可通过营业窗口收寄。寄件人总付邮费邮件收寄信息应完整录入电子化支局收寄系统。

信箱、信筒收寄平常信件的处理过程大致是:开箱取信—理信—销票—统计业务量(补录入信息)—按规定频次封发邮件。

2.挂号函件的收寄手续

信函、明信片、邮简、印刷品和盲人读物都可以作挂号函件寄递。挂号函件一律到营业窗口交寄。

收寄挂号函件的流程如下:

接收、验视—称重、计费—复验录入、打印收据—销票盖戳、贴签、给据—复核、存放、待封发。

收寄零星挂号函件应当办理下列手续。

(1)接收、验视邮件。收寄零星挂号函件时，应着重验视以下内容:验看封面书写、封装规格、尺寸、重量等是否符合规定;对印刷品要认真验视内件;遇到邮件封皮破损或易损、使用已用过的信封或翻改重制的信封、有拆动痕迹、名址有涂改的，应当退请寄件人加以更换。

(2)称重、计费(售票)。正确称重，根据所收邮件的种类和要求准确计收应收的资费。

(3)复验、录入信息，打印收据。复核封装等邮件收寄规格是否符合规定;录入邮件号码、寄达局、备注、重量、收件人名址等邮件相关信息;打印挂号函件收据或发票。

(4)销票、盖戳章、贴签、给据。盖销邮票;使用邮资机处理的邮件，可直接在邮件封面上加盖邮资机符志戳记。在邮件封面右上角粘贴“国内挂号信函条形码标签”或“国内挂号印刷品条形码标签”，并根据需要按规定在封面上加盖各种邮件种类或业务戳记(如“印刷品”等);出给收据。

(5)复核、存放、封发邮件。收寄后，应自我复核一遍，检查收寄过程有无遗漏处理手续;存放保管好邮件，等待封发;封发时，营业信息系统生成“封发挂号函件清单”;

(各级邮政机构交寄的挂号邮政公事，收寄手续除与一般规定相同外，还应在邮件封面、挂号函件收据或封发挂号函件清单上加盖“邮政公事”戳记或加注“邮政公事”字样。)

3.存局候领函件的收寄手续

凡在邮件封面上(包裹及包裹详情单上)写明收件人的姓名，指定存留的邮局名称和寄件人的地址姓名，并注明“××邮局存局侯领”字样的普通邮件都可以作为存局侯领邮件交寄。

与不要求存局候领的同类函件相同，但验视封面书写规格时应注意是否符合其特殊规定，所寄的如是给据函件，出给的收据上应加盖“存局候领”戳记，并在相关收寄登记清单上加注“存”字。

收寄单位于每日营业终了后对所收各类给据函件的件数，根据当日收寄登记清单和收据存根等分类进行结算，得出的结果要与送交或封交分拣封发的件数核对。如果不符，应当查究。

4.收寄工作的检查

检查工作除由相关工作人员自查或互查外，应设专职或兼职检查人员办理。要按规定的检查项目、次数、数量等切实检查。检查结果均应设专簿登记。对不合格事项应与相关工作人员研究改进:对未出局的差错，要及时纠正;查出重大问题要汇报领导处理。检查给据函件，如发现错收资费，应按多退少补的原则按照有关规定处理。对开取信筒、信箱工作的检查，应采用向信筒、信箱投入“开箱试片”的办法进行。

(三)信箱中开出的不合规格邮件处理

1.未付足资费的信件的处理

(1)应盖销邮票，并在邮件封面加盖“欠资”戳记，批明应收款额(按所欠资费加倍计算)，发投递局处理。

(2)无法发往前途的，通知寄件人限期到局办理补交资费手续。

(3)无法通知寄件人或者逾期不办理补交资费手续的，保管期满一个月后作无着邮件处理。

2.贴用无效邮票信件的处理

(1)邮件封面贴用下列无效邮票，应退回寄件人，无法退回的应当将邮票两旁加括弧(不可以盖销)，作为欠资邮件，按照欠资邮件处理:①经国家邮政局公告停止使用的邮票;②已经盖销或画销的邮票;③污染、残缺、退色或变色，难以辨别真伪的邮票;④外国邮票及港、澳、台邮票;⑤从邮资邮简、邮资信封和邮资明信片上剪下的邮票图案，或将邮资信封、片直接粘在邮件上使用的;⑥畸形邮票(如倒印、折痕、漏齿、复齿等)。

(2)邮票贴用时，如重叠粘贴(或对折粘贴信封的两面)，被遮盖的邮票不作为交付邮费，相关邮件作欠资邮件处理。

(3)邮件上禁止贴用伪造的、剪割拼补的或洗刷重用的邮票(邮票正面涂抹胶水或者浆糊)。这种由于用户故意交寄的使用不符合规定的邮资凭证的邮件，相关邮局不予发寄，通知寄件人限期撤回。无法通知寄件人或者逾期不办理撤回手续的，保管期满作为无着邮件处理。

(4)对使用印有邮票图案的明信片和邮资信封、邮资邮简，交寄时可不用另贴邮票，但邮票图案的面值不足应付邮费时，要加贴邮票补足。

3.封面及书写不合规定的处理

(1)封面书写地址不详、无法收寄的处理:①盖销邮票，(在邮件封面粘贴“改退批条”)批注原因，退回寄件人(更正补写);②无法退回的，作无着邮件处理。

(2)白皮信的处理(白版):信箱开出的白皮信(封面空白，未写收、寄件人名址)时，可将邮票盖销，作无着邮件处理。

(3)如果书写的文字不合规定，退请寄件人加注;无法退回，则按无着邮件处理。

4.封装不符合规定的处理

信封未封口的，应当妥为代封。封皮破损的，应当会同主管人员用“代封纸”代封，并予签证，同时在骑缝处加盖日戳。

5.信箱中开出义务兵免费信件的处理

从信箱、信筒中取出的义务兵免费信件，应退回相关军事单位，因封面地址不详，无法退回时，划销三角形戳记，作欠资信件处理。

6.信箱开出印刷品的处理

从信箱、信筒中开出的印刷品，一律按信函收寄。

7.其他不合格邮件的处理

(1)信箱开出非邮寄物品的处理:从信箱、信筒取出非邮寄物品时，应当交给主管人员，根据具体情况妥为研究处理，处理情况要加以登记，有关物品应送有关部门，不得私自扣留。

(2)箱开挂号信的处理:信箱中开出注有“挂号”字样的，不论是否付足挂号函件资费，一律按平常信件处理。

(3)信箱中开出保价信封的处理:信箱中开出使用保价信封的，通知寄件人到邮局办理相关手续;无法通知的，按平常邮件处理。

二、函件业务的特殊处理

用户在交寄邮件以后，往往因为情况的变化产生特殊需要，邮政部门也应根据用户的特殊需求，办理所需特殊处理手续，并应制定特殊处理有关规定，函件业务的特殊处理内容有撤回更改、改寄退回、查询和补偿等。但以下情况不接受撤回更改的申请:①个人寄给党和国家领导人以及县级以上党政机构的信函;②已由收寄局发出的平常信函;③特快专递、保价信函只受理撤回，不办理更改业务。

(一)撤回和更改收件人地址姓名

邮件交寄以后，寄件人因故需要撤回或更改收件人地址姓名，除寄给国家领导人以及县级以上党政机关的信函以及收寄局已经发出的平常信函外，收寄局均应受理。具体步骤如下。

(1)由寄件人填写“邮件撤回更改申请书”并交验本人身份证件，在申请书上盖本人名章后交邮局办理，若属给据邮件还应交验相关收据。

(2)如果相关邮件尚未由收寄局分支机构发出可免收申请费，并由寄件人签收后撤回，同时应交回原收据，或由寄件人更改地址姓名后再寄。

(3)若相关邮件已经发出则应收取撤回更改申请费。营业人员应填写“撤回或更改通知书”一份挂号寄往经转局或投递局，经转局或投递局收到通知后，应及时挑出相关邮件并按通知要求办理退回或改寄手续。邮件退回原收寄局后，应通知寄件人到局签收领回并收回原收据。

(4)若相关邮件到寄达局已经妥投，则通知收寄局并告知寄件人。

(二)函件的改寄与退回

邮件的改寄与退回是收件人一方因故提出的特殊处理。有如下两种情况。

一是指邮件按原地址投递时，因收件人迁移新址、原址无此人、收件人拒收或收件人死亡等原因，相关代收人或代收单位要求将该邮件改寄或退回，可将原来收件人地址划销并加贴改退批条注明新寄地址或“退回”，同时应注明日期加盖名章。平常函件可投入信箱信筒或交邮局，给据邮件则送交投递邮局并办理交接手续、出给交回人收据，还应及时办理邮件改退手续。

二是收件人或收件单位因地址变更，可先向邮局申请办理改寄手续，填写“改寄邮件申请书”、签名盖章并应查验身份证件。申请改寄的有效期以3个月为限。函件改寄仍按原发寄方式寄递，一律不收改寄费。如果收件人迁移新址，邮局知其情况，也可主动改投或改寄新地址。但对于有拆动痕迹的邮件以及已经凭通知单领回的邮件，不予办理改退手续。

(三)函件查询

寄件人对其交寄的各类给据函件是否妥投，或得知收件人在一定时期内尚未收到时，可向收寄局提出查询申请。

(1)按受查询的最短时限:根据邮件寄达所需时间确定。省内及邻省信函10天，印刷品、包裹15天;其他省信函20天，印刷品、包裹30天。

(2)受理查询的有效期:自交寄之日起一年。

(3)查询手续。

(ⅰ)办理查询手续。

寄件人在规定的查询有效期内，凭相关邮件收据，到原交寄邮件的局所办理出口邮件的查询。

(ⅱ)受理查询手续。

审阅收据无误后，发给“邮件撤回、更改、查询受理书”，由用户填写，然后审阅受理书填写是否完备，并问明地址书写是否与所交寄的邮件地址一致。

若用户要求使用传真方式查询的，每件收取2元的通信费，所收费用用邮票贴在申请书上盖销。

在相关邮件收据背面批注“查询”字样，加盖日戳和受理人名章，并将收据退交查询人。

根据受理书依式填写“邮件查单”，并登列“出口查单登记簿”。用户要求传真查询或要求由收件人盖章证明妥收的，要在单头加盖戳记或用红笔写明。

将查单及受理书于当班按挂号信函寄送档案室。

(4)查询处理方式:直查和递查。

直查:指收寄局直接向投递局查询。

递查:指收寄局按邮件(总包)传递各环节依次进行的查询。

(5)查询全程时限。

自邮局受理查询之日起，至迟必须在下列期限内答复查询人:本市、县内互寄的邮件，为半个月;本省内或各省之间互寄的邮件为一个月(青海、新疆、西藏之间互寄和他们与其他省之间互寄的两个月)。

(四)无法投递邮件与无着邮件处理

因为有以下原因，使一些邮件无法投递:①收件人地址不详或书写错误的;②原址“查无此人”的;③收件人迁移、新址不明的;④收件人单位已撤消，又无合法代收单位的;⑤收件人死亡，又无家属代收的;⑥收件人拒收或拒付应付费用的;⑦局内投交的邮件，保管期满逾期不领的;⑧新建企、事业单位和居民住宅不具备通邮条件、产权单位拒收或保管期满的。

对于以上无法投递邮件的处理，应将邮件上收件人地址划销，粘贴改退批条并批明原因一律退回寄件人。

以上各类邮件既无法投递又无法退回寄件人或寄件人声明抛弃或拒付应付费用，以及退回原收寄局后保管期满寄件人仍未领回的，称为无着邮件。无着邮件按照规定由省管局或省管局指定省会市局集中处理。具体规定有:书面通信一律销毁;其他物品，能够变卖的，由当地商业部门收购，价款上缴国库。不能变卖的分情况作如下处理。

(1)银行存单、存折、支票、汇票等寄当地中国人民银行处理;其他有价证券寄往发行机构处理。

(2)金银、金银饰品，向当地银行兑换现金上缴国库。

(3)本国货币作邮局收入，外国货币向当地银行兑换人民币上缴国库。

(4)有效邮票交当地邮局出售后上缴国库;其他邮票寄本省的邮票公司处理。

(5)户口迁移证、护照和其他证书、证件送原发证机关处理。

(五)函件赔偿

各类给据函件在寄递过程中因邮局过失造成丢失、内件短少或损毁时，邮局应负赔偿责任，并按规定给以赔偿或采取补救措施，函件的现行赔偿标准如下。

(1)挂号函件每件赔偿不超过原付邮费的3倍或免费补寄与原件相同的挂号函件。

(2)保价函件，丢失或全部损毁，按原保价金额赔偿，内件短少或部分损毁的，按实际损失程度给以差额赔偿。

已经赔偿的邮件，如日后查出其余部分或全部，应通知受领赔偿人退回赔偿的部分或全部，并领回邮件;或者在一年内查明责任不在邮局，应通知接受赔偿人退回赔偿款。

三、函件的投递

函件投递是函件传递处理全过程的最后一个环节。它的任务是将经过进口处理发交本局投递的各类函件按规定的投递方式和有关要求妥投给收件人。

(一)函件投递方式

投递方式分按址投递和局内投交两种。

1.按址投递

按址投递即按照函件封面书写的地址送交收件人。平常函件和挂号函件都应按址投递。按址投递的深度有如下规定。

(1)单位(包括与该单位同在一处的附属单位或其党、团、工会等组织)的邮件，不分城市与农村，一般投交到单位设在地面层或院门口的传达(收发)室或指定的接受邮件人员。

(2)多单位同在一幢楼或一个院内，应由所在单位在地面层总入口处或院门口指定统一的传达(收发)室接受邮件，或分别在地面层总入口处及院门口设置接受邮件场所。

住宅楼房(包括单位院内的宿舍楼)的邮件，设有传达(收发)室的，一般投交传达(收发)室;设有信报箱(群、间)的，一般实行插箱投递。

(3)住宅平房的邮件，应按街巷(胡同、里弄)门牌号投递到院落门口。住户较多的大院应在大院总入口处设置信报箱(群、间)，实行插箱投递。也可以设置传达(收发)室或代收点接受邮件。

(4)对于不许投递员入内将邮件投交收件人邮件的单位，邮政部门要同该单位签定妥投书面协议。实行转接投递方式的，必须和邮件的接转单位或个人签订代投协议，确保用户妥收邮件。

(5)寄交农村地区的邮件应按《农村邮政通信组织管理办法》规定投递。根据交通条件和邮件量的具体情况，一般投递到乡或行政村的固定地点。

(6)寄交船舶的邮件和报刊，投交船舶所隶属单位的收发室。

2.局内投交

局内投交是指由邮政局向收件人发“领取邮件通知单”，收件人持单到指定局、所营业窗口领取邮件。保价函件、存局候领函件应局内投交。某些函件有特殊情况也可改为局内投交。如有补收资费或有违反规定寄递禁寄物品嫌疑等其他原因需要收件人到邮局办理手续的;经按址投递，因故无法投交的和寄交专用信箱的相关函件等。

(二)函件投递前的内部处理

1.投递部门的内部处理

对发来的函件袋套按规定进行开拆处理。拆出属于局内投交的函件，由相关部门办理填写领取邮件通知单手续;拆出属于按址投递的函件(包括各类通知单)，应加盖当班投递日戳，按投递道段分拣，给据函件并按段分登“投递邮件清单”及“进口给据邮件平衡合拢交接登记簿”，交各段投递员进行分堆、细排后出班投递。

2.营业部门的内部处理

收到发来的函件袋套和投递部门送来属于局内投交的函件后，对袋套按规定开拆。所有函件均须加盖接收日戳。对给据函件分种类按接收顺序编列接收号码，并登列“营业投交国内邮件接收登记薄”，然后填发“领取邮件通知单”，送交投递部门。对寄交专用信箱的平常函件送投信箱，挂号函件则填通知小条投入信箱，由信箱用户凭通知小条领取函件、办理签收手续。待投函件按便于拣取的办法妥存于专箱、专屉或上架。通知单发出后7天未领取时，应填发“邮件催领单”，同时在相关接收登记簿上批注填发催领单的日期备查。催领单交投递部门按址投递。经催领仍不领取的，各类函件保管一个月，期满仍未领取时，按无法投递邮件处理。

(三)函件投递手续

1.按址投递

投递时要复核地址、姓名、作到妥投。平常函件不需用户签收;挂号函件(包括挂投的通知单)须由收件人在投递邮件清单上签收。如收件人不在，可由其家属批注家属关系代收，也可改为下一次班再投。经两次班仍未投出，可填发通知便条改为局内投交。投给单位的挂号函件应请单位收发人员验视并点清件数，在投递清单上盖公章或收发专用章。投递员每次班投递完毕应当班按时返局，并做好归班后的处理工作，如整理投递清单，对当班未投出的函件按规定办理交接手续，对需再投的应在函件上贴“再投邮件批条”等。投递部门有关人员对投递员交回的清单、函件应按规定验收，对再投的函件应妥为保管，挂号函件等再投时应重登投递邮件清单。

2.局内投交

(1)平常函件，在查看身份证件合格后即可投交。对欠资函件，还要收取欠资费，填“欠资费收据”随函件投交。

(2)给据函件，应查看身份证件和领取通知单上已否经收件人签章并批注证件节目，查核无误后将函件投交，在通知单上盖投递日戳收存备查。

(3)收件人持催领单来领，应交出原通知单(原通知单如未收到或已遗失，可凭催领单领取)。

(4)对投交时须向收件人收取费用(如改寄费、退回费、存局候领费等)的函件，要收取有关的费用，所收费用换成邮票贴在领取通知单背面盖销或给出补收邮费收据，以邮票贴在其存根背面盖销。

(5)对保价函件，投交时要会同收件人当面开拆按内件清单点验内件(单位自封交寄的，凭封皮封志完好投交，不用拆点内件)。内件如有短少或损坏，要作书面记录，或先投内件或将函件暂存，给相关局缮发“验单”查究。