工资业务处理的设计

第三节　工资业务处理的设计

工资是单位根据一定的分配原则，以货币形式支付给员工的进行报酬。工资业务处理程序是记录劳动者工作量，对劳动价值进行计划和分配工资的全过程。设计工资业务处理程序，有利于国家有关工资政策的落实，保护工资资金的安全，正确反映劳动价值和生产费用的支出。

一、工资业务内部控制要点

工资业务内部控制要点，是工资业务处理程序应实现的目标。工资业务内部控制要点，一般包括以下内容：

（1）考勤、工资结算、提现、记账职务四分离；

（2）建立健全完善的考勤制度和考勤记录，为工资计算提供完整、正确的依据；

（3）建立健全工时记录和产量记录，加强产品质量检验，正确计算完工产品数量，制定合理的定额工时；

（4）按照国家规定的工资政策和计算方法，正确计算单位工资定额和每个职工的应发工资数；

（5）按有关扣款规定，正确办理各种代扣款项；

（6）按批准的年度工资基金总额发放工资，及时办理工资基金增减变动的申请手续；

（7）按国家和单位的规定办理职工转正、定级、晋升、降级等工资调整及调进、调出等工资变动；

（8）对所属单位编制的工资单，应进行认真复核，应与工资汇总表核对，以防止弄虚作假；

（9）出纳部门工资提现凭证必须由会计部门主管审核批准，所提现金在工资发放前应妥善保管；

（10）工资发放必须由收款人签收，签收后的副本应交回会计部门保管，对未领工资或单独保管，或存入银行，不得挪用。

（11）如果通过银行支付工资，也必须告知本人并与银行核对。

二、工资业务处理程序设计

工资业务处理中涉及很多原始记录和结算凭证问题，因此，在进行处理程序设计时，首先应充分考虑到凭证设计问题。在工资业务原始记录方面，应对考勤簿、考勤卡、工作通知单、工序进程单、工作量报表、产量通知单、产量明细表、代扣款通知单进行设计；在工资业务结算凭证方面，应对工资单、工资卡、工资袋、工资汇总表、集体计件工资分配表、工资补发补扣款通知单、待领工资明细表、资金津贴发放单等进行设计。工资业务处理具体程序如下：

（1）每月由车间或科室的考勤人员将考勤表（或考勤簿）送交劳动工资或人事部门。

（2）劳动工资或人事部门据此编制出汇总表并计算职工的应发工资，编制工资单一式三份和工资汇总表一式两份。

（3）工资单和工资汇总表经审核后送财会部门。

（4）财务部门根据有关部门扣款通知单，在工资单和工资汇总表上计算实发工资，经审核后签发提现支票并登记支票登记簿，或通知银行直接存入职工户头。

（5）工资单一份随现金送职工，另两份工资单经职工签名后分别返回劳动工资或人事部门和财会部门留存，如有的单位工资单不返还劳动工资部门，职工只需在一张工资单签收，留存财会部门。

（6）工资汇总表一份记入有关账户，另一份交劳动工资部门。

工资业务处理程序的关键控制点是考勤、编单、提现发放或存入户头、签领四分离，以有效防止错算、错发、错领和虚报冒领。单位在工资业务处理中，还应注意随时更新人事档案；核实各项代扣代缴；不准由他人代领，如若在一个月内未领者，应存入银行保管；改现金发放为转账发放；及时发放工资，不得延误，以安定人心。工资业务处理只是薪工业务的一小部分，为了更好地掌握工资管理工作，必须对薪工流程及其控制重点全面了解。

工资业务处理流程见图10－1。

图10－1　工资业务处理流程

三、薪工控制的重点

（一）人力资源规划控制重点

（1）人力资源计划每年、每季更新。

（2）人力资源规划是全面性的，须考量升迁、教育、训练、薪资、激励、福利等项目。

（3）达到所需可用人力前的“前置时间”，在做人力资源规划时应予顾及。

（4）人力资源如有“冗员”，会造成员工劳逸不均与挫折感，应极力避免。

（5）员工职业前程规划的制定，应考虑个别员工间的能力、个性等差异，且具有前瞻性；必要时可采纳员工的意见，以使其对单位产生认同感。

（二）招聘选拔作业控制重点

（1）招聘与选拔的基本目的是增加选择适当人员的成功几率，因此招聘选拔方式的选择，要视其个别情况及应用此项方式的可信度及有效度而定。

（2）员工均须经审核或测试合格后，方得依规定聘用。

（3）人员选拔，除注意学历及经历外，应测验其学识、专业技能，并重视操守品德及身体健康。此外，亦可函询应征者过去服务单位主管的评语意见，作为取舍参考。

（4）新进人员招聘选择作业程序单位规定办理，应征应缴交的文件表格须齐备，各阶层人员的作用应依规定的核准权限办理。

（5）选择时，避免主观印象及给予规定外的承诺，双方均应坦诚相向。

（6）办理招聘的方式务求客观公正，为单位遴选最优秀的人才。招聘的条件须保持适当弹性，当市场人力供应不足时，不妨稍为放宽，人力剩余时，条件不妨稍严。

（三）任用作业控制重点

（1）经营财、物人员必须有必要的担保手续。

（2）按规定办妥一切手续，并建立员工个人基本资料。

（3）工薪标准依照规定办理。

（四）培训作业控制重点

（1）职前训练须能帮助新人明确了解公司组织体系、各单位职责、各项管理规章、单位文化，进而迅速适应工作环境，熟悉作业程序，发挥工作效能。

（2）训练内容应充实、生动，任何课程均有充分准备。

（3）负责安排、设计训练课程的人员或部门必须适当。训练可提升员工的生产力，具有前瞻性，应与单位各项政策相互配合。

（4）训练研习计划必须与人力规划密切配合，同时视业务需要，设计适当课程。训练期间尤须重视考核，并将受训成绩列入人事记录，作为派职升迁的重要参考依据。

（5）管理人员对部属训练的表现予以指导及协助。

（五）考勤考核作业控制重点

（1）上班及下班时间，应按时考核。如有迟到、早退或旷工情形，均依单位规定作适当处罚。

（2）员工请事假、病假、婚假、丧假、产假、工伤假、公假、特别休假，均依规定办理。

（3）员工请假手续、限制天数、证明文件、扣薪办法等，均依规定确实执行。

（4）绩效评估的目的，系为协助人力资源决策的制订及员工发展。

（5）评估标准与计算方式应事先告知员工。

（6）主管与员工讨论评估结果时，双方均有所准备。主管对员工的评估回馈，应具建设性，同时对员工应充分了解。

（7）各级主管为办理员工考绩，应设有考评记录，考核方式应客观公平。

（六）奖惩升迁作业控制重点

（1）各部门主管申请奖励员工，应依规定签报，同时具有充分条件及证明材料，并定期公布。

（2）各部门主管申请惩罚员工也依规定签报，惩罚决定必须经过慎重审议，考虑各项因素后再作适当决定。

（3）报请升级人员应符合单位晋级条件，按规定程序报请核定，并依权责发布。

（4）现行晋级办法必须确具鼓励作用，有助于单位提拔人才，提高员工士气。

（5）奖惩升迁必须做到公平、公正、公开。

（七）薪资作业控制重点

（1）基本工资、津贴、加班费、值日夜费、各项扣（罚）款及各项代扣款，应依单位标准及相关法律规定计发。

（2）代扣员工薪资所得应依下列规定办理：

①依扣缴率标准表按月代扣。

②代扣款逐期报缴。

（3）代扣其他欠款及费用应有附件说明或原件。

（4）工资应按时发放，“薪资表”经主管签章才办理发放作业。

（5）发放现金的，员工必须亲自领取薪资袋，并在“薪资领取登记簿”上签名盖章，未领的工资必须作适当处理。

（八）福利作业控制重点

（1）福利措施应合乎单位负担能力，并让员工满意。

（2）福利工作应确实依照规定执行。

（3）福利金收支、账务、出纳必须控制良好。

（4）职工福利委员会或工会应定期向员工报告公司福利收支情形。

（5）福利金支用避免浪费或不必要的支出。

（6）各项福利项目应符合员工需求。

（7）各项活动的员工参与度应予加强。

（九）离职退休作业控制重点

（1）员工离职、退休，应查明有关劳动条例慎重处理。有关员工自动要求离职者，应个别查明原因，采取适当措施，以减少不必要的人员流动。

（2）员工离职退休，应依单位规定时间内提出申请，办妥手续，并作好工作交接。

（3）退休为员工享有的权利，除已届龄者外，其余经验丰富者应设法挽留。

值得注意的是，在薪工控制中，特别要注意实行不相容职务的分离：工资单的编制与复核不能由一人担任，工资单的编制人、复核不能同时担任工资的发放；员工的录用和审核不能由一人同时担任，员工的辞退与审批也不能由一人同时担任；员工的考核与审批不能由一人同时担任；工薪的编制、发放与工薪档案保管也不能由一人同时担任。