电子邮件写作

二、电子邮件写作

(一)电子邮件概述

电子邮件，即Electronic mail，简称E－mail，标志为@，也被大家昵称为“伊妹儿”。它是一种用电子手段、在网络环境下、以邮件形式传输和交换的信息。写作意义上的电子邮件，便是这一信息的文本形式。通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格(不管发送到哪里，都只需负担电话费和网费即可)，以非常快速的方式(几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地)，与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。

电子邮件存在诸多类型，按内容分，有资讯电子邮件、事务电子邮件、情感电子邮件、祝语电子邮件、广告电子邮件等。按介质形式分，有文本电子邮件、视频电子邮件、语音电子邮件、保密电子邮件等。

(二)电子邮件文体的特点

1.文本格式化

受软件系统控制，电子邮件的文本形式是由各种文本框组成的格式，电子邮件的写作其实是照着这些格式的“填写”。

2.内容多元化

电子邮件既可承载传统邮件的个体性、私密性信息，也可传播公共信息，加之附件链接的图片、声音、视频等信息，电子邮件内容可谓包罗万象。

3.表达个性化

表达的方式、表达的效果，都体现出写信人自由、适性的个性。

(三)电子邮件的一般结构要素

1.地址

出现在页面的最上端，由“收件人”、“抄送、“密送”三大块组成(以网易电子邮件写作界面为例)。

“收件人”地址栏必须正确填写邮件接收方的邮件地址，不能空写。如果要同时发给多个电子邮件地址，每个邮件地址之间用英文符号“，”或“;”隔开。或者在“抄送”栏里填上其他的邮件地址，让另外的人也收到这封邮件。有些秘密邮件，只发给特定的接收者，那么，将其邮件地址填在“密送”栏中。

一个完整的Internet邮箱地址由以下两个部分组成，格式是:登录名@主机名.域名。例如，jlyafqf37@163.com。“@”左边的“jlyafqf37”是对方的登录名，“@”右边的“163.com”是个完整的主机名，它由主机名“163”与域名“com”组成。

填写邮件地址时，要注意三点:一是在地址中不要输入任何空格;二是不要随便使用大写字符;三是不要漏掉分隔网络地址各部分的圆点符号。

2.主题

相当于文章的题目，是邮件内容的概括或提示，填写在“地址”栏下的“主题”栏里，便于对方收到邮件后，对邮件的内容有个大致了解或得到某种提示。

3.正文

在主题栏下面，有一个较大的文本框，用来写作邮件的正文。正文部分通常以信函形式陈述邮件内容，其完整结构与传统信件相仿，大体包括称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分。

有时也可点击主题下面的“写信模板”，从中选择相应的模板进行正文的写作。

4.附件

正文部分未写完或不想写的信息，可通过附件来完成。附件粘帖在“主题”栏下的“添加附件”栏中。它是一个超文本链接，鼠标左键点击“添加附件”后，在弹出的对话框里选出需要发送的文件。附件的信息内容可以文本、图片、声音，也可以是多媒体文件，如视频文件、音频文件等。

5.签名

有的电子邮件需要签名，以保证邮件不被随意更改，或为了突显邮件的个性与特色。这便是人们常说的电子签名。像新浪电子邮件系统的页面就提供了这样一个用于签名的文本框，置于邮件正文或附件之后。

(四)电子邮件写作特用模式

1.资讯式

有时，当人们打开自己的电子邮件时，会发现一些内容为广告、新闻、娱乐之类的邮件，这些不请自来的资讯，其写作的结构形式大体相近，形成一种约定俗成的文本范式，简称“资讯式”。其特点:一是以群发或联发方式发送，有时还会运用抄送栏;二是常常省略称谓、祝颂语、落款等内容，文本结构直接以正文呈现;三是正文内容通常是一篇完整的文章，或新闻消息、通讯，或广告词，有时还会随文配发图片;四是正文之后多有附件。例文:

发件人:jxycxy321@126.com

收件人:yfsf@sohu.com，cufhrd@163.com，kkkjug@yahoo.com.cn………

主题:万事康乐要开心!

附件:链接图片1、链接图片2、链接图片3

正文:

全球首届华人新年晚会

【快讯】新唐人电视台将于2004年农历新年之际开办“首届全球华人新年晚会”，三个会场分别在美国纽约曼哈顿中心、台湾台北市国父纪念馆大会堂、加拿大多伦多市会议中心。

晚会的盛况将于中国大陆时间的大年三十晚通过新唐人卫星网向全球播出。同时，全世界的网民可通过因特网在新唐人网站下载或在线观看。

这次晚会由世界各地华人团体及个人协同新唐人举办，由世界最优秀的艺术家参演，以民族特色的传统艺术，气势恢宏的交响大合唱，温婉动人的器乐独奏，著名歌唱家和舞蹈家的精彩表演，迎接华人的农历新年。

晚会强调:同根，同源，同样的心。新唐人与全球华人携手，别夕迎新。

许多旅美华人表示在美国过春节，节日气氛不够。美国公司春节也不放假。只有中国城和其他少数几个地方有春节节日气氛。一离开中国城，节日气氛就会留在那里，带不走。这种感觉很怪。旅居美国7年的陈小姐来自广东深圳。她表示，往年在美国过春节感觉怪怪的。“朋友都建议我去纽约过节，说那里的节日气氛浓厚。但是纽约的节日气氛浓也只是美国新年气氛，不是我们中国人的。我期待今年新唐人的春节晚会。我知道看这样的晚会，我离开的时候可以带一份节日气氛回家。”

部分住在纽约中国城的华人很少离开中国城。他们最多到附近的美国百货商店买一点东西。在纽约中国城住了50年的陈太太，对于中国人在曼哈顿高级剧院开新春晚会表示非常欢迎。老太太今年70岁，没有去过曼哈顿。她乐呵呵地表示:“这下我们华人长脸了。到时女儿会带我去看晚会。我在纽约住了这么多年，第一次碰到这么关心我们普通中国人的活动。一定捧场。”

新唐人电视台视台营销主管洪小姐说:“这是一台全球华人的盛事。在纽约曼哈顿高级剧院举行全球华人春节晚会加上晚会在全球卫星电视上播出，以前中国人没有做过。”

这是一则资讯类的电子邮件，发件方显然是想通过电子邮件方式，向更多的华人团体和个人预告和介绍即将到来的晚会和电视台的播出安排。因此，在邮件地址栏里，出现了群发地址;正文部分是一篇题目为《全球首届华人新年晚会》的文本，内容为新唐人电视台将在农历2004新年之际举办首届全球华人新年晚会。文本形式为新闻文体中的消息。正文部分没有交代完的内容，通过附件形式展示;附件是三张图片，点击后会自动显示。

2.事务式

许多公司、政府、机构或个人，通过电子邮件的方式，为某事务所进行的征询、洽谈、商讨、求助等活动，这些电子邮件文本，也形成了相仿的文本形式:一是正文通常是一封完整的信函;二是收件人可以是一个邮件地址，也可以是多个邮件地址;三是正文内容客观，语言简练，语气平和，多带有恳切意味。例如:

发件人:fqfajly@126.com

收件人:87672611@511uc.com

主题:您好!

附件:链接图片1、链接图片2、链接图片3

正文:

××先生，您好!

很高兴再次收到您的查询。您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您，如您需要我可再次寄给您。

您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商，我们也曾收到来自巴西ABCUniversal等进口商的查询，但他们总是查询另一种竹篮，如您有需要，我可以向您介绍那一类的竹篮，您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您?

我们是有十四年竹制品经验的中国制造商，可提供超过1500种多样的竹制品，月产量达到五百万个，是您最值得信赖的中国竹制品供应商。

您查询的产品附图资料如后。我明天会寄一份目录给您，若您能提供您的快递账号，我们将把样品一同寄给您!

期待尽快收到您的回复。

这是一封事务性内容的电子邮件，篇幅简短但内容详实完整。其结构与普通的商业信函相当。重点在于突出正文的主体部分。因此，正文后面的祝颂语、签名、日期等均省去，因为这些内容在这样的信函里并不一定需要，且在地址栏里，已经有了显示。这就使得这封电子邮件的文本形式非常简洁。

3.个人式

私人电子邮件的惯常格式，不妨简称个人式。内容非常丰富，多与个人情感、个人事务相关。包括交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情等等。如家书、情书、求职信、应聘信、自荐信、祝贺信、求助信等等。这些电子邮件的文本形式，其正文部分与传统纸质信函形式大致相当，也包括称呼、正文、结尾、署名和日期等几个部分。但具体到写作过程中，有的格式上的内容是可以省略的。例如:

发件人:lifun@sohu.com

收件人:chefyhw@sina.com.cn

主题:应聘

附件:链接图片1、链接图片2

正文:××公司人事部

从报上看到贵公司招聘市场营销员的启事，我衡量了自己的条件，认为比较符合你们三个招聘要求，特此写信应聘。

首先，我是职业技术院校营销专业本科应届毕业生，有较为系统和扎实的理论基础，在校期间已在一个企业兼职做过两年市场营销工作，对市场比较熟悉，有一定的营销经验，如蒙录用，可以比较快地进入工作岗位，省去培训的时间。第二，我今年刚满22岁，符合你们不超过35岁的要求。虽然年纪小点，但年轻也是资本;而且我身体比较健壮，生长在农村，能吃苦耐劳。第三，我在本市有亲戚，可与他们生活在一起，不必要公司解决住房，因此没有后顾之忧，也不会给企业增添麻烦。我对每月的工资没有过高的要求，相信只要我们努力工作，今后企业发展了生意更好了，员工的待遇一定也会提高的。

以上情况供你们录用时参考，希望能成为贵公司中的一员，愿为贵公司效力。如蒙聘用，一定努力工作，不负厚望。

应聘人:×××

××××年×月×日

联系地址:本市××路××宿舍201室转。

简历、身份证、毕业证书和荣誉证书复印件各一份，见本电子邮件附件。

这封求职信，结构完整，层次清晰;内容详略得当，形式上注意到了求职信的基本特点和电子邮件的结构要素，信函的格式交代得很清楚，行文过程力求讲究言辞的客观与语气的恳切。是一篇可资效仿的个人求职类电子邮件文本。