“电子邮件战”

四、“电子邮件战”

电子邮件目前是外贸中最基本的联系方式。没有电子邮箱，外贸寸步难行。如果你建立了网站，通常就会同时拥有一个网站下的电子信箱。这是外贸的首选，因为这样的电子邮箱会以你的网站名字作为后缀名，给人一种正规的、有实力的感觉。同时申请一个hotmail免费电子信箱也非常必要。hotmail邮箱是目前应用最广泛、最稳定的电子信箱，因为不受国别限制，不易被电脑病毒侵袭，其稳定性甚至超过你的网站邮箱。但出于形象考虑，仍应以网站邮箱为主，hotmail邮箱为辅。无论使用的是Outlook Ex-press，还是foxmail来收发邮件，都建议作个签名档，即固定的邮件落款，以显示正规。

利用好电子邮件，能发挥出远远超过“联系方式”这一简单的功效。首先因为电子邮件通讯成本很低，在市场开发阶段不像传统的电话或传真容易引起客户反感。其次，电子邮件的格式和措辞比较轻松，比古板的公司传真更容易缩短与陌生客户之间的距离。适当用一些缩略语或网络常见符号，能轻松气氛，沟通感情。比如用hi代替古板的Dear，用“：-）”表示微笑等。但这一定要在建立联系，通过几次信以后再用，否则容易适得其反。而且，电子邮箱本身也能提供信息。假如你收到一封客户邮件，其邮箱为a＠aa.com，那么，aa.com可能是某个提供免费电子信箱服务网站，但更可能是客户自己的网站。如果是后者，直接访问http://www. aa.com，你就能直接查看客户的背景信息了。反过来，除了aa.com这个后缀名之外，国外贸易商很喜欢用info、buy、sales等作前缀名，因此，当你看到一个客户的网站aa.com，上面并没有提供具体联系邮件（只有在线留言这种很不可靠的方式）的话，不妨尝试发邮件给info＠aa.com、buy＠aa.com等，猜中的概率不低——反正电子邮件不花钱，乐于一试。

电子邮件中，最常见的问题就是客户不回信了。假如开发信如石沉大海，应如何应付？

（一）排除技术故障

首先，要排除技术故障，弄清楚客户是否收到了你的邮件。最简单的方法，是在发送邮件的时候请求阅读回执。在Outlook Express和foxmail软件发送邮件的时候，“工具”菜单中都有“请求阅读回执”一项。如果收到了客户的回执邮件，说明顺利发通，否则就有可能是故障了。此外，如果用的是网站邮箱，不妨给你自己的hotmail邮箱发一封信，看看是否能顺利收到，如果收不到，可以与你的网站服务商联系，说明情况，检查故障。同时尝试用hotmail免费邮箱。

（二）打破无回复僵局

确定邮箱没有技术故障，那么就是客户不愿意回复了。对付这种“无回复僵局”，可分步进行：

首先保持联系，多发几封邮件。但不可太频繁，即便最渴望争取到的客户，密度也以每周不多于一封为宜。但注意内容一定不要重复。可以采用“通报企业动态”、“交流行业信息”、“介绍新款产品”、“通告价格调整”等形式，给客户一种“即使暂时不合作，我方也乐意提供行业资讯给您参考”的态度。多数的国际贸易商当然愿意了解更多的行业相关信息，这样做可把多次发邮件引起反感的风险降至最低。当然，要想做好这一点，平时就要多去了解行业动态，做个行家，这样才会得到客户的重视和尊敬。

接下来，暂时排除掉“死硬分子”。遇到屡次发邮件不理睬的，可以在邮件中加上一句“如我方邮件打扰了您，在此深表歉意，请回复空白邮件，我们将不再发给您。”如果客户真的回空白信拒绝了，说明暂时无望合作，不必再白费力气。只要不拒绝，就仍可继续联系。

以保持接触为目的的邮件，尽量淡化“催促订单”的感觉，突出“信息交流”的意思，态度不温不火，不卑不亢。

联系一段时间以后，客户也许会有所松动，向你问个价什么的。这时候也不要急，不要显示大喜过望的意思，仍以平常心对待，周到礼貌、详细回应。如果回应后客户继续沉默，就继续保持联系。此时行文就不妨轻松些，逢客户国家的重大节日，也可以发祝贺性的邮件了。

（三）适当寻找突破口

假如客户一直没有动静，则不妨刺激一下以寻找突破口，寻找机会给客户报一个超低的交易成本价。但是，当然不要真的以这个超低价格与客户交易，可以在客户回应以后，解释说这是某批订单的超额生产余量因此低价等。低价的目的仅仅是为了打开僵局，了解客户沉默的真正原因。同时，作为突破的做法，可以直截了当问客户，一直没有回复是否对产品不感兴趣等。

总之，对付沉默客户的原则，一是确保不是技术故障，二是保持无重复内容的联系，三是适当寻找突破口，找出客户沉默的原因。

当客户对你的产品感兴趣，表示出采购意向以后，外贸前期的道路就铺平了，开始正式进入技术性工作阶段——一个关于如何完成外贸出口手续的、需要极其谨慎细致的阶段。因为在这个阶段里，充满了外贸行业特定的术语和规则，而每一次失误都可能导致惨痛的损失。正如我们经常能在老牌国有外贸企业办公室墙壁上看到的类似标语：外贸无小事，事事要当心。