电子邮件谈生意

第五节　电子邮件谈生意

如果有人说只花1000元就能达到向100万人宣传的目的，你可能不相信，其实，这些都已经不再是天方夜谭，利用电子邮件宣传和网上信息收集就可以实现这些梦想。

互联网作为一种安全、快速、廉价、方便的广告媒体，极适合发布商家促销信息及各类快讯、发送各种产品及服务的广告、发布短期内的广而告知与供求信息等，方便商家树立自己的品牌，推广自身的形象，建立重要的客户群，形成营销活动的另一个重要核心。在网络时代，不论是产品营销还是广告宣传，拥有大量的客户邮件地址是成功的关键。越来越多的调查表明：网络直销将会成为未来营销方式的主流，而电子邮件是网上营销最常用也是最实用的工具。电子邮件广告所特有的灵活性，可以迅速、有效地作用于处在各个不同销售环节的消费者。

一、电子邮件营销宣传的利弊

从网店店主与用户来看，利用电子邮件营销存在着利与弊。

邮件营销人士利用邮件的优势主要有以下几点：

①利用邮件营销发展自己的潜在客户，互联网使营销人员看到无数的潜在客户或意向客户。

②低成本的投入可以得到足额的回报，花几百元购买一些邮件库每天给库里的邮件发送。从每10万个邮件中提取10个客户就可以算是高回报了。

③快速增加网站流量访问，通过密集且匿名的发送，即使用户无意点击到了邮件打开网页，也是网站的流量。

④电子邮件营销可以节省成本，通过电子邮件的营销可比传统信件传送减少达99％的费用。

从用户角度看邮件营销的劣势主要表现为以下几点：

①用户一般称之为“垃圾邮件”，意思很明显，提供的邮件内容用户大多不感兴趣。

②在不尊重用户权利的情况下强制用户接收邮件，这种未受到用户许可的情况下就好像别人进入你家睡觉、看电视、吃饭，你对此会作何感想？

③用户反感邮件发送方，进而降低你的品牌美誉度，如果你宣传的目的是在用户心中留有较好印象的话，你通过垃圾邮件营销则会起到反效果。

从以上电子邮件宣传的利弊考虑，如果你要采用对用户称之为“垃圾邮件”的营销方法，建议你从以下三点做好：

①选择好你的邮件数据库，选择与你相关行业的数据库，对你的邮件营销效果会更好，不要随便买一个邮件库就群发。

②设计好你的邮件标题和内容，标题字眼需引人注目并突出你的主题是什么。

③做好后续的服务与跟踪，用户通过邮件访问网站后，要吸引用户关注你的网站。

二、如何使用电子邮件宣传

尽管利用电子邮件有一定的弊端，但是，利用电子邮件做宣传无疑是简便易行的一种形式，你可以给你的朋友发邮件宣传，但不允许滥发垃圾邮件，你的邮件内容要婉转客气，包含有用的东西，否则一旦被别人视为垃圾邮件就适得其反了。

如果你能合理地使用电子邮件，那么它可以帮助你将网店的生意做得轰轰烈烈，下面讨论一下如何使用电子邮件谈生意。

一般情况下，通过网络谈生意都是首先通过电子邮件进行联系。对方首先是通过邮件的内容来了解你的性格、修养、商业水平等。所以，规范且个性鲜明的商业邮件会给对方留下较为深刻的良好印象。用电子邮件谈生意应注意以下几点：

1.商业邮件有别于亲友、网友之间的邮件

你的电子邮件中不宜出现“大侠”“东东”“酷”之类的网络流行词汇，这会让对方觉得你成熟不足。总体而言，商业邮件与商业信函没有太大的区别。建议一定要手头备一本这方面的手册以供随时查阅。函件的内容不同，其格式也有很大差别。

2.及时回复对方发来的邮件

在互联网营销过程中，有效地与客户交流是建立在相互信任的基础上，而相互信任是网店获得成功的基础。电子邮件是最为常用的与客户建立交流的工具。我们的问题是：什么样的电子邮件能为大家所推崇，能体现出你的交流能力，并为客户所接受？

这一点很重要。虽然现在不需要一笔一笔地写然后辛辛苦苦地去邮局发信了，但是别忘了，再简单的邮件也是一个字一个字地敲出来的。希望及时得到回复是每一位发邮件的人的心愿。即使是拒绝对方也应及时回复，但要“婉言谢绝”，绝对不能置之不理。这次没有合作，说不定还有下一次。如果你不回复，便肯定没有下一次。发一个邮件如此简单，任何借口都不是你不回复对方的理由。人们喜欢个性化的邮件，喜欢充满人性和亲切的内容，喜欢认真有责任心的邮件。但是，人们更为关心的是回复邮件及时与否！

对于电子邮件的回复，一般来说，4小时内得到回复邮件会让人感觉棒极了，6小时内得到回复邮件同样使人感觉很好，8小时内的回复邮件说明你在工作，12小时内的回复邮件说明我尚被重视，一天内的回复邮件说明我未被遗忘，两天后的回复邮件说明我对于你来说已无所谓。邮件得不到回复说明什么呢？说明交流没有必要。

我们可以这样设想，假如你的客户发来电子邮件询问一个很特殊的订单价格，而这时你正忙着，该怎么办？你得在最短的时间内回复对方，告诉对方你手头正处理另一位客户的单子，希望他能耐心地等一等，你明天一定抽出时间给他报价。这样客户会理解你，因为他已得到及时的回复，尽管没得到报价。

但如果你的客户没有得到前一封致歉的邮件，让他不着边际地等上一天，虽然他也在第二天得到了他所希望的报价，但你们彼此的信任关系也会受到威胁。

因此，及时回复对方的邮件，亲切和人性化，认真和负责任，体现个性化和营销文化，这是电子邮件推崇的规范。

3.千万不要介意对方没有给你回复

你不要对你发出的每一个电子邮件都抱有回复的奢望，千万别介意客户没有回复你的邮件，如果你继续坚持这样做。你的朋友会越来越多，生意会越来越火。

三、电子邮件的宣传技巧

尽管虚拟世界里的电子邮件是威力无穷的，但是，如果你不会巧妙运用，反而达不到好的效果。电子邮件网址宣传有点像传统方式的直销。千万不要相信什么20元买60000个电子邮件的谎言，因为这里可能有4/5的地址不准确，剩下的1/5中还可能没有你的潜在客户。

使用电子邮件进行网店宣传时，注意把握以下技巧：

1.电子邮件的收集技巧

主动收集方法就是想方设法让客户参与进来，如竞赛、评比、猜谜、网页特殊效果、优惠、售后服务、促销等。用这些方式来有意识地营造自己的网上客户群，并不断地用Email来维系与他们的联系。这个客户群就是你的最大财富。

2.电子邮件的准确定位

准确给电子邮件定位很重要，比如，WEBPRO网站在搜集访问者信息时，将用户定位在网管员群体，用户在加入WEBPRO邮件列表后可以获得最新网址通知，而他们在看网址通知的同时也看到了邮件发送者WEBPRO。XIANZAI.com（现在网）的对象是在北京地区居住或旅行的外籍人士，他们的电子邮件集中了各航空公司在各个时段推出的折扣政策、税务咨询和MBA培训等所有对外国人居住、学习和工作的有用信息。

3.电子邮件的发送周期

准确把握电子邮件的发送周期会收到更好的效果。如果你是家猎头公司，你的邮件受众范围就很广了，因为每个人都可能换工作。这就是为什么招聘网站会在各网站搜集Email地址的原因，因为大家容易原谅并且接受这样的邮件。

4.电子邮件的管理技巧

你在发送邮件时应注意找到免费的邮件列表提供商，创建一个邮件列表，把你搜集到的地址通通放进去，直接向这个地址发送就可以了。或者使用EUDORA这样的优秀Email软件，使用EUDORA的Nicknames工具，你只要建立一个别名就可以包含所有的Email地址，然后用秘密抄送的方式发出就可以了。建议最好每个邮件列表以100个邮件地址为限。

5.电子邮件的HTML格式

电子邮件的格式也很重要，在使用电子邮件时你可以选择HTML这种超文本格式。比如阿里巴巴网站发送的供求信息邮件就采用超文本格式，即使其内容与接收者关系不大，也不会被当作垃圾信件马上删掉，人们至少会留意一下发送者的地址。

6.电子邮件的个性化服务

充满个性化的服务更能打动顾客的心理，比如，美国很多在线交易网站会记录客户电子邮件信息，他们会用电子邮件进行客户跟踪。他们的电子邮件可能是生日问候或“一周后你女儿就满3周岁了，4个月前购买的鞋恐怕已经不合脚了，我们的在线商店新到几款童鞋……”

7.电子邮件使用签名文件

据说签名文件是Internet上的广告牌，在签名文件里，你要列入的信息有：姓名、职位、公司名、网址、电子邮件地址、电话号码，这使潜在客户容易对你的网址产生信赖感并引导他们浏览你的网站。

四、电子邮件营销宣传的八大错误

无论是传统的邮件营销还是电子邮件营销都属直接营销，都是市场营销中的重要一环，已被证明是不可或缺的营销工具，它使你的产品和服务信息直接传送到你的潜在客户手中。然而，不管你的营销信有多么华丽，你的产品或服务有多么出色，你的词语有多么感人，如果你没有正确的策略，这种直接营销都将面临失败。

正确的操作电子邮件进行宣传推广将为你带来如下利益：令更多的潜在客户转变成客户；以最小的营销支出而获得更多的销售收入；增加原有客户向你重复购买的可能；客户向你推荐更多其他客户；提高客户对你的忠诚度。

网店店主在利用电子邮件宣传推广其产品或服务时，经常会犯以下八大错误，在此，我们提出来并给出相应的对策。

1.找不准目标对象

有的网店店主花大量时间找潜在客户的邮寄地址和电子邮件地址，在并不了解目标对象是做什么的情况下，盲目发送大量营销邮件。这种拉网式的宣传推广方式并不可取，原因是投入产出比严重失衡。而且，把产品信息发送给“错误”的人将不会为你带来任何销售，其结果还会严重误导你对自己营销邮件功效的判断。

在开展邮件营销之前，尽可能地缩小潜在客户范围，研究可能的潜在客户，将其缩小成很可能、极可能的客户，了解他们的真正需求，这种真正的需求不是你的猜测，而是他们直接向你反馈的需求。邮件营销的目标对象越准确，效果越好。

2.联系一次后一直期待着会发生销售

如果你给潜在客户寄产品资料，附上便条，或给潜在客户发传真或电子邮件后一直等待，希望产品销售的发生，但许多情况下什么都没有发生，这时你就应该考虑解决的办法了。你可以在两三个星期后，将同样的内容、同样的资料，再一次发送给同样的人。其回应率比第一次提高60％；如果你改变信封袋、变换附言，第二次的回应率将至少提高3倍！

3.测试和跟踪都没有系统

如果你不能系统地做好测试和跟踪工作，你将不能发现哪些目标组群对你有价值，值得你花时间和精力向他们发送你的营销邮件，你也不会知道哪一种抬头、什么样的描述效果最好。因此，在你向目标对象大量发送电子邮件之前，必须在小范围里测试你营销邮件的功效，并跟踪营销结果。不这样做，你将无法控制你的邮件营销工作，无法追求邮件营销的最大效果。

4.以相同的方式对待潜在客户和客户

如果你以同样的方式对待与你做了3年生意的老客户和另一个潜在客户，老客户会被惹恼。我们经常会看到“为了答谢广大新老客户……”这类粗糙的广告词、这种不动脑筋的做法只能迎来老客户的无动于衷。要在与老客户的沟通中显示你的特殊关怀，这种方式会加固老客户对你的忠诚度，随之为你带来利润。

5.自我为中心的标题

典型的这种营销邮件的标题通常是公司名称、产品名称、公司在多少年前就成立、低廉的价格。最吸引预客户注意的标题需要符合两点要求：

第一，他们自己的名字而不是其他任何人的名字；第二，针对他们存在至今的棘手问题而给出的解决方案。

6.采用通行的方法展示产品或服务

这样做的最大的弊端是潜在客户感觉你没有什么特殊地方，潜在客户可轻易地找出一堆与你相同的竞争对手。

什么能将你的潜在客户吸引到你这里？什么能提高你客户的忠诚度？即向潜在客户提供他人没有的特殊价值的产品或服务。如果你的产品或服务确实与你竞争的对手差不多，你就要额外地提供竞争对手没有的东西。这些额外的东西不仅能提高你营销邮件的回应率，还能令你的客户有理由与你做生意。

7.一味地对产品进行描述

如果你只是把产品的长、宽、高、颜色和种种技术的参数及术语描述一下，那是提不起潜在客户任何兴趣的。你在写电子邮件时应采用通俗易懂的词语而非你的专业术语，说说你的产品能为潜在客户带来什么好处，解决什么问题。这样才能提高回应率。

8.低估客户列表的重要性

成功销售同样一个产品，你在潜在客户上所花的费用是你在原来客户上需花费用的5倍。客户购买过你的产品，客户便与你建立信任关系，更会倾向于再次购买你的产品或服务。因此，应每6周或更短周期内，与客户保持联系，但不仅仅是重复地寄产品资料。

你应该定期地使用客户列表，给你的老客户发送营销邮件，为他们提供特殊产品或服务，以解决他们一两个棘手问题。考虑客户有否其他需求，或是更多服务及信息。以实际行动，养育你的客户。如果你长期坚持这么做，你的回报会令所有人羡慕。

最后，还有一个小小的错误要提醒一下：在你给客户发邮件时，不管它是什么格式，都不要用附件的形式。

五、使用电子邮件的十大戒律

电子邮件是电子商务使用中最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。当你把一封电子邮件发送给顾客后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。但是电子邮件的撰写并不是一件很容易的事情，因为电子邮件一旦发出就再也无法将其收回了，所以，在你给顾客发送前必须要检查你所写的内容是否准确合适。

通常我们理解电子邮件的撰写风格可以比传统的信件、传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家：即便是写电子邮件，由于是谈论公事，还是应采用正式严肃的风格。尤其是当你第一次跟收信人联系时，正式的商务信函能让你留给对方非常专业的印象。

那么，如何才能写好电子邮件呢？写好电子邮件需要牢记以下十大戒律：

①打开电子邮件时，你可以先大致扫一眼邮件的题头，然后像对待电话留言和普通信件那样，把你不需要了解或不需要做出回应的邮件删除。对待必须回复的邮件，复信的文笔应简明扼要。

②写电子邮件时把要说的话在正文里讲清楚，不要写在附言里。因为收件人为了加快过滤邮件的速度，有忽略次要内容的倾向。

③在你身体疲惫或情绪焦躁时不要回复电子邮件。因为这时你愤怒苛刻的言辞容易对收件人造成伤害，过后要花大量精力予以补救。与其这样，不如等心绪平静时复信。

④遇上需要奖励、申诉的场合，以面对面交谈为宜。用电子邮件处理这类事情，可能引起不必要的误解。

⑤使用电子邮件程序的铃声和哨音设置功能，及时提醒你邮件的收发情况。保留通讯簿里的人名和地址内容并经常更新，以备不时之需。

⑥不要在邮件之间建立关联，太多的题头和注脚索引会让收件人茫然不知所从。要是他失去耐心，可能将你的邮件拒之门外。

⑦在电子邮件里切忌传播一些闲言碎语。

⑧侮辱、谩骂他人绝非好事。如果你不肯当面辱骂某人，那也别在邮件里对他大放厥词。

⑨电子邮件尽管是很方便的交流方法，但是，与其他方法相比，效果不一定是最好的。人际交往以面对面会晤收效最大，打电话交谈次之，然后是电话留言，效果最差的是电子邮件。如果有重要的事情需要与人沟通，请记住这个次序。实在没有更好的交流手段了，再退而求其次。

⑩因为电子邮件在收发过程中，语法、拼写或标点出现变动和缺失的情况难以避免，所以，你如想保证发送的邮件完美无瑕，最好把它从电脑上打印出来，再通过其他方式发出去。

六、电子杂志让顾客首先想到你

也许你为了自己的网店发送过许多营销邮件，可结果总不令人满意。有时对象很合适，但时机不合适；有时时机很合适，可又被竞争对手捷足先登，令你深感竞争的残酷。你很难确定潜在客户何时有意购买你的产品。一旦潜在客户做选择时，你如何使他们先想到你，而不是竞争对手呢？最好的方法就是你建立自己的电子杂志。

即使你没有网站，你也能建立自己的电子杂志。每一份电子杂志吸引其目标读者的目的明确。电子杂志的潜在优势在于它能区分你和你的竞争对手，使你的产品或服务增加附加值，帮助你建立你与客户的信任关系，能使电子杂志部分读者变成你的客户，形成销售，还能告诉潜在客户你正在做什么，你有何新的产品或服务，同时，你还可以做营销跟踪。如果你的电子杂志非常有价值，你的生意会在网上迅速传播。随着读者的增多，电子杂志本身将体现出其商业价值，最关键的是，通过电子杂志，你能与潜在客户、客户建立一种长期相互信任的关系，这比什么都重要。

七、电子邮件营销宣传的七点建议

①找到巧妙获取电子邮件地址的方法。在所使用的顾客信息登记表上都要为电子邮件地址安排一个显著的位置。

②在写电子邮件时应使用纯文本格式。邮件尽量使用纯文本格式，使用标题和副标题时不要滥用多种字体，尽量使电子邮件简单明了，易于浏览和阅读。

③文档要留有足够的边距。把每行限制在64个字符以内。

④在内容方面，应注意首先传递最重要的信息。主要的信息和重点应安排在第一屏可以看到的范围内。

⑤把文件标题作为邮件主题。主题是收件人首先可以看到的，只有主题富有吸引力，而且新颖、可以激发兴趣，才能促使他们打开你的电子邮件。这一点非常重要，应倍加关注。

⑥邮件越短越好。与一般的传统营销手段相比，电子邮件并不是推销文章写得越长越有说服力。这是因为电子邮件信息面临的处理方法不同于印刷资料，尤其是当受众有一大堆邮件需要整理时。必须了解这一新兴媒体的特点，尽量节约收件人的时间。

⑦检查邮件。在发送之前要检查邮件，首先从主题开始，检查标题、正文、布局、直到签名之后又附加的信息。一封成功的电子邮件总是要经过检查的，这是必须的步骤。

熟手支招

并非电子邮件长了就效果不好，其实，对你产品不感兴趣的人，读你的邮件不会超过三句话；对你产品感兴趣的人，会读邮件中的每个字。

谁需要多余的信息，谁也不需要；谁需要更好的信息？谁都需要。不要听别人怎么说，要看事实。成功的一个要素是别惧怕你的买主。知道你和你产品的人越多，买你产品的人会越舒服。因此，Email营销中应详细说明你的产品或服务。

当然，很多电子邮件会被收件人当作垃圾邮件处理，所以这里也谈一下垃圾邮件的问题。在互联网上大量发送此类邮件已成为人们争论的话题之一，大部分人对在未经许可的情况下强迫收到这些垃圾邮件持强烈地反对意见。美国华盛顿州曾通过法律，曾对垃圾邮件做了如下定义：

①用于商业目的。

②邮件的接收者并不想要。

③没有有效的回复地址或邮件主题误导。

根据这个定义，你在用电子邮件宣传推广自己的网店时便应注意：如果你的产品或服务是合法的，并且你认为通过此类邮件确实能在互联网上有效地营销，那么，你的邮件要有有效的回复地址；接收者能容易去除在此邮件列表中他的电子邮件地址；邮件主题清晰明了，说明此邮件的目的。

在方式方法上还应注意，以他人转发邮件形式取代你直接发送你的营销邮件。同样的邮件内容，接收者的感受有明显差异，转发邮件是转发人对原始邮件评判后的价值传递，而直接邮件是发件人浓重的商业信息的强制传递。此类邮件将大大降低发送者的形象。在使用之前，请谨慎考虑。