电子邮件()

一、电子邮件(Email)

(一)电子邮件及其特点

我们今天大量使用的电子邮件，就是通过互联网用电子形式发送或接收的信件。电子邮件具有许多传统邮件无可比拟的优势。第一，电子邮件的快速，传统邮件的物理位移与以光速传递就速度而言是无法相比的。第二，电子邮件的发送和接收简单方便，价格低廉。你可以坐在电脑前完成一切，无需邮票、信纸和信封，无需去邮局发送或认领;发送电子邮件只需支付联通服务器的低廉月费，即上网费，而且信件不论是发往隔壁办公室还是地球的另一端，费用都是一样的。第三，电子邮件的多功能，利用传统的邮件系统只能一信发一人，而利用电子邮件只要建立一组收件人列表就可以同时发给几人、几十人以至几百、几千人。除了文字以外，电子邮件还能传递图片、动画、声音和图像文件。第四，电子邮件的时空超越特点，发件人可以在任何时候、在地球的任何角落发送电子邮件，收件人可以在任何时候、任何地方接收并做出回复。第五，电子邮件的档案性更强，查阅更为方便。可以想象，如果是传统的书信，要在成百上千封信中找到某一天的信件，或是某一人发来的信件，那工作量将会有多大，而电子邮件可以让使用者很方便地根据发件人或邮件的时间、主题来找到某一封特定的邮件。

当然，电子邮件尽管方便，也有不如电话交流和传统书信的地方。首先，由于电子邮件很强的即时性，其写作就变得草率得多，错别字和语法错误在电子邮件中几乎是司空见惯。其次，电子邮件缺乏电话交流中语调变化所能表达的情绪，更不要说面对面交流时人们以身体语言所表达的含义。为弥补这一不足，在长期的实践中，电子邮件的写作也在形成自己的一套写作规范。

(二)电子邮件在公共关系中的运用

既然电子邮件有那么多传统邮件所没有的优势，既然谁都可以拥有一个或多个容量巨大的电子信箱，而且每天以至每时每刻都在发送或接受电子邮件，电子邮件自然就成了开展公关活动最强大的互联网工具之一。你可以通过电子邮件实现一对一交流，一人对多人的联系，以及邮址列表的联系方式。

1.一对一交流。利用电子邮件进行一对一交流的方法很多。你既可以用它来跟记者建立并发展良好的关系，也可以通过它与某个组织的指定代表进行沟通。事实上，电子邮件是一种极为有效的交流方式，它正在取代电话成为许多公关咨询业人士的主要交流工具。

在下列情况下，使用电子邮件作为交流工具可能是最佳的选择:

·当交流的对方更喜欢用电子邮件;

·当你需要保留一份长期的、详细的交流记录;

·当你需要在邮件里附加文件(如报告或者图像);

·当你需要尽可能地进行实时交流，而打电话并不能保证实时交流。注意不管在什么情况下，如果对方没有表明他愿意跟你通过电子邮件交流，千万不要给他发电子邮件。

2.运用邮址列表(Distribution Lists)。Email用户软件提供了三种方式让你将同一邮件送至不同的接收者:(1)你可以把所有人的地址输入到“收信人”【To:】的那一行，地址之间通常用逗号或分号隔开;(2)将地址输入到有“抄送”【cc:】字样的那一行，这说明收信人收到的是一份拷贝文件，因为他们并不是主要收信对象;(3)将地址输入到“暗送”【Bcc:】那一行，这样你可以把邮件传给第三方，并不让收信人知道。

发送地址列表有以下一些功能:

·保证某个商谈涉及的所有人员都有机会参与讨论;

·进行焦点小组的调查;

·确定讨论对象;

·与主要公众成员分享研究成果;

·向特定的公众成员定时传送他们特别关注的事件动向。

3.订户邮递列表(Subscription Mailing Lists)。邮递地址列表是由服务器一端的软件操作的。该软件管理列表里所有订户的信息。如果你给这个软件发一封邮件，它就自动将你的邮件发送给列表名单上其他所有成员。订户邮递列表可以是互动的(即每个订户都可以给其他人发邮件)，也可以是单向的(允许你向所有订户发信，而限制他们回信或给你发信)。

人们可以通过登记加入或者直接把自己的地址加到订户邮递列表名单上，而不必给列表上的每个人单独发信。发到列表上的电子邮件会自动被传送给列表上所有的人。

除了能让公众通过电子邮件根据需要提取信息，你还可以用订户邮递列表让公众了解最新的信息，并且为他们提供一个讨论交流的场所。

4.电子新闻通讯(Email Newsletters)。越来越多的人喜欢用电子新闻通讯，因为它们形式灵活、易于撰写。这种电子新闻通讯几乎适用于任何场合和目的。订阅的公众为此抱怨，因为他们是在接收自己订阅的新闻通讯。比如某网站登载若干种新闻通讯，诸如“网络传播新闻”或者“互联网最新发展”之类的题目，访客如感兴趣，就自然会输入自己的姓名、电子邮件地址并选择想要收阅的新闻通讯。假如他们对某一题目不再感兴趣了，只要给网站发一封电子邮件就可以了。每种新闻通讯一般都会清楚写明如何取消订阅的。

电子新闻通讯可以有多种形式，但它们的基本格式应该是一致的:

·题目:新闻通讯的题目;

·日期:发送这篇通讯的时间目录:该通讯包括的文章，依次排列图像符号:等号，星号，百分号，还有其他一些用来分隔不同内容的符号;

·标题:英文最好全部大写以便辨认，中文则应尽量简短;

·内容:具体文件;

·图像符号:同上(你也可以使用一套不同的符号);

·联系、版权及订阅方式等信息:任何出版物均需具备的内容。

(三)电子邮件使用规则

电子邮件虽然功能强大，但若使用不当也会给人带来不必要的麻烦。跟其他交流工具一样，电子邮件也渐渐形成了一些约定俗成的规矩。如果你忽视了这些规矩，就有可能直接影响你和你代表的组织的信誉。以下是使用电子邮件时须留心的地方:

(1)用好标题栏，要养成使用标题的习惯，标题要做得既简短又切中主题;

(2)开始写信时，在熟人之间可不用台头，但对生人应用尊称，然后视关系发展情况和关系性质，可用更为亲昵的称呼;

(3)在熟人之间可用短句甚至断句，但对生人、属于正式业务往来的信件都应用完整的句子;

(4)落笔要谨慎周全，言语要简明扼要，语气要友善得体;

(5)要用好标点符号，用英语撰写应注意大小写的运用;

(6)在熟人之间可用缩略语，但对生人、属于正式业务往来的信件应慎用;

(7)在熟人之间有时不必落款，但对生人要有落款，正式业务往来要包括你的名字、职务、所代表公司或机构以及联系方法(很可能是你的电子邮件地址);

(8)在发送电子邮件时可附加其他文件，但避免附加过大的文件;

(9)要养成及时回复邮件的习惯;

(10)谨慎使用抄送和暗送。