电子邮件（-）

第二节　电子邮件（E-mail）

一、阅读与析评

【例文7-2-1】

图　7-2-1

【析评】这是在Foxmail界面下，写给公司财务处经理的关于召开“2007年度工作总结预备会”的电子邮件，要素齐全、内容清晰。

二、必需知识

（一）电子邮件的概念

电子邮件是英语Electronic mail（缩写E-mail）的中文名称，又称电子函件、电子信箱等等。有些人根据英语缩写的读音，把电子邮件音译为“伊妹儿”。1997年全国科学技术名称审定委员会将E-mail的中文名称定为“电子函件”，2002年1月版的《辞海》把“电子函件”作为条目收入。但是，随着E-mail使用范围和频率的扩大，人们更加习惯于使用“电子邮件”对它进行称呼。

电子邮件指的是在互联网或局域网的网络环境下，在各个用户之间，借助适当的软件，完成发送和接收邮件，是用于通信的一种交流联系方式。

现在，电子邮件已经成为一种主要的网络通信方式，与其他通信方式相比，它能够用低廉的价格迅速有效地交流信息。据统计，电子邮件的信息量已经占到了网上其他类型信息量的60%以上。在这个网络信息时代，电子邮件已经成为人们工作、学习和生活中进行交流的重要渠道。在电子商场上，电子邮件撰写的好坏甚至成为能否运筹帷幄、决胜千里的重要工具。

（二）电子邮件的特点

1．收发方便，不受时间空间限制

电子邮件允许发信人自由决定在任何时间、任何地点进行撰写和发送，不会因为占线或接收人不在线而有延迟。同样，邮件接收者也可以选择在任何时间、任何地点接收邮件。

2．传递高速，节约时间

在网络通畅的情况下，电子邮件通常在几秒钟之内就可以把信息传到全世界任何地点的收件人收件箱中。这种高速的传递是传统的邮政信件怎么也无法比拟的，从而大大节约了时间。

3．复制容易，全面保存

电子邮件是通过数字化格式撰写、存储和发送的，不但复制和保存都十分方便快捷，而且不会改变内容。不管是上万字或几十万字，甚至几百万字的信息，通过电子邮件都可以即使保存，而且分毫不差。

4．群发共享，节约成本

发送电子邮件时，可以轻而易举地添加多个邮件地址，从而同时把电子邮件发送到全球各地的多个用户。通过事先设置好的地址组群，一次发送点击，就能使组群中的成员都获得信息。在这个过程中，与传统邮件相比，发信者所使用的时间、费用低得几乎可以忽略不计，从而大大节约了成本，这也是普通邮政业务难以做到的。

5．价格便宜

相比较于信件、电话等传统的通信方式，电子邮件的使用费用非常低廉，用户花费极少就能把信息发送到全球任意地点的用户信箱中。如果租用专线，或者包租宽带，发送和接收电子邮件甚至不会产生任何额外费用。现在，提供电子邮件服务的供应商越来越多，为了占有市场，吸引更多的用户，他们在收取低廉费用的同时，还力图向用户提供更多、更方便的服务。而且，电子邮件也越来越安全、越来越快捷。

6．集成信息，多种媒体

除了文字信息以外，电子邮件还可以把图片、声音、影像、软件程序等各种多媒体信息一同发送给接收者，大大扩充了可接收信息。

（三）电子邮件的分类

电子邮件一般可以分为以下几类：

1．公务类电子邮件

公务类电子邮件主要是指政府部门、公司及其下属部门之间对内、对外发送、接收相关信息，布置、检查工作，回复、反馈相关意见，通知会议、活动，邀请、祝贺、慰问等。其中，通知最为多见。

公务类电子邮件具有告知性、发布性、简报性、礼仪性的特点。而且，发送快捷，传递精准，实用方便，已经成为公司、部门进行公务活动不可缺少的通信手段。

2．商务类电子邮件

商务类电子邮件主要是指公司、企业发布相关的商务信息，如行业服务信息、新产品信息等。

商务类电子邮件强调可读性，要新颖有趣，具有吸引力。这类电子邮件篇幅往往比较短小精悍，内容发布时效性强，有着良好的广告宣传效应。因此，商务类电子邮件是公司、企业开展商务活动的重要手段和工具。

3．私人类电子邮件

绝大多数的电子邮件都属于这种类型。电子邮件成为家人、朋友之间联络感情，保持情谊，沟通信息，祝福、安慰、示爱的有效手段。

私人类电子邮件由于并不涉及工作，而是表达私人情感，因此在写作方法上与公务类电子邮件和商务类电子邮件不同，内容选择和表达方式上都更为自由。

4．垃圾类电子邮件

通过电子邮件大量反复发送的无用信息，会影响电子邮件在工作、学习中的正常使用，这种电子邮件就是垃圾邮件。而且垃圾邮件往往带有电脑病毒，具有一定的伪装性和极大的破坏性。

对于此类邮件，电子邮件用户应该利用电子邮件服务提供商所提供的相关工具，删除或拒收。同时，还要注意及时升级杀毒软件，更新病毒库。

（四）电子邮件的写作

电子邮件通常由信头、信体、署名三个部分组成。

1．信头

信头包括收件人地址、抄送、主题三部分。

（1）收件人地址

收件人地址是指邮件接收者的电子邮件地址。在Internet中，邮件地址如同自己的身份，一般而言邮件地址的典型格式是abc@def，这里@之前是自己选择代表本人的字符组合或代码，@之后是为你提供电子邮件服务的服务商名称，如user@163.com。收件人地址可以是一个或多个。当收件人地址在两个及两个以上时，地址间应用逗号或分号隔开。正确的收信人地址是一封电子邮件的开始。

（2）抄送

抄送相当于在发送邮件的同时发送一个或几个副本。用户给收件人发出邮件的同时把该邮件抄送给另外的人，在这种抄送方式中，“收件人”知道发件人把该邮件抄送给了另外哪些人。比如说，一个员工在上班时间上网被主管发现了，这位主管以发电子邮件的方式对他进行了批评。同时这位主管还想要告诫其他下属也不要在上班时间上网，他只要写一封邮件，然后将其他下属们的E-mail地址填入抄送栏内就可以了。同样的，地址间应用逗号或分号隔开。抄送并不是必选项，需不需要填写视具体情况而定。

（3）主题

与普通的信函不一样，电子邮件应该加上主题。主题是整个电子邮件核心内容的概括反映，既要简明扼要，又要表达全面，恰如其分；要让收信人在没有打开电子邮件之前，就对其内容一目了然。如：“××公司2007年客户答谢会会议通知”、“××公司2006年下半年销售量统计”的主题。同时，表达清晰恰当的主题也有利于日后查找相关电子邮件，提高效率。

2．信体

信体包括问候语、导语、主体内容三个部分。

（1）问候语

电子邮件正文之前应该写上问候语，可以缩短发信人和收信人之间的感情距离，增加亲切感，同时也显得更有诚意。一句恰当热忱的问候语可以使相隔万里的两个人建立起亲切诚恳的关系，有利于合作事宜的开展。

（2）导语

电子邮件的导语是指电子邮件的第一段或第一句文字。导语应该突出整个电子邮件最关键、最吸引人的内容。导语对于电子邮件十分重要，因为好的导语可以让一封电子邮件成功抓住收信人的注意力，从而使其被阅读完毕，进而被重视保存下来。反之，如果一封电子邮件的导语写得不好，它就有可能立即被删除。

导语的写作应该讲究言简意赅，将整封邮件中最重要的信息或者事件的结论表达清楚。如：“张磊教授已经被任命为教研室主任，他将在下午的会议上与大家见面，同时安排本学期的教学工作。”接下来可以在后面详细介绍张磊教授的个人简历、工作思路等。

（3）主体内容

电子邮件的主体内容是导语部分的详细展开。主体内容应该按照重要程度来排序：“重要内容——次要内容——不重要内容。”这样，最重要的内容就被放在最前面，方便阅读。现在电子邮件已经成为重要的联系方式，每人每天都会收到大量的电子邮件。如果工作繁忙，就只读前面的重要信息；如果时间相对宽裕，则就可以读完邮件。这就避免了因为太忙碌将重要信息和不重要的信息一同删除的问题。

为了有效地传递信息，一封电子邮件主体内容中的重点不要超过三个。而且，电子邮件的重要内容应尽量用短句子。短句子易读、易懂、易记。而长句子往往容易淹没主题思想。

3．署名

署名有两个作用，一个是表明这封电子邮件的结束；另一个是表明发信人在这封电子邮件中的身份。与传统信函的署名不同，电子邮件中的署名可以是文字，也可以是文字加图案。但署名图案应该与所发信息相称，并且为收信人所接收。在商务电子邮件中，署名部分不仅仅是发信人的姓名，还包括很多其他内容，如发信人所属公司、部门、职务，办公室电话号码、手机号、传真号、常用电子邮件地址等。这种电子邮件署名有类似于名片的作用，方便收件人与发件人联系。

（五）电子邮件的使用

不同的电子邮件软件系统，在具体操作方法上有所不同，下面我们以较为常见的Foxmail为例来看看电子邮件的使用过程。

1．阅读电子邮件

进入Foxmail界面后，单击“收件箱”进入接收邮件列表，这时可以看到所收到电子邮件的一些主要信息，如发件人、主题、附件情况。单击某个邮件的主题，就可以看到该邮件的，邮件正文、附件等。

2．创建与发送电子邮件

（1）创建新的电子邮件

进入Foxmail界面后，点击“撰写”按钮，系统会自动弹出一个新邮件书写窗口。在这个新窗口的“收件人”栏中填入收件人电子邮件地址，在“主题”栏中写上电子邮件的主题，在大文本框中输入邮件正文内容。如果需要抄送，在抄送栏中填入抄送人邮件地址。

（2）发送电子邮件

新邮件创建好后，点击“发送”按钮，程序就会自动关闭新邮件书写窗口，开始发送邮件。发送成功的邮件会自动存入“已发送邮件箱”中，方便发件人以后查找。如果发送过程中出现问题，邮件没能被成功发送，就会被自动留在“发件箱”中，等到故障消除，系统可根据指令再次发送邮件。

3．回复电子邮件

回复他人发来的电子邮件，有两种方法。①关闭电子邮件阅读窗口，另外创建新邮件回复对方。②在电子邮件阅读窗口直接点击“回复”按钮，系统会弹出邮件回复窗口。收件人地址和邮件主题都会自动生成，同时将原始邮件内容附在回复内容之后。在回复邮件窗口中直接输入回复内容，点击“发送”按钮就可以了。第二种方法更为方便、快捷。

4．转发电子邮件

进入“收件箱”，在已接收邮件列表中单击选中需要转发的邮件，然后点击“转发”按钮，系统会弹出一个与创建新邮件窗口十分类似的转发邮件窗口。需要转发的邮件正文被附在邮件正文下面，邮件主题也已经自动生成。只需要输入收件人地址和需添加的邮件内容，点击“发送”按钮即可。

5．在电子邮件中插入附件

如果需要在电子邮件中插入附件，则可以在新邮件创建完毕后，点击“附件”按钮，系统会自动弹出“打开”对话框。直接在目录中选定所需文件，再点击“打开”按钮，作为附件的文件就会出现在创建新邮件窗口下方的附件区内。查看附件文件准确无误后，点击“发送”按钮，附件中文件就随着电子邮件发送到收件人手中了。

如果一次发送的文件数量较多，可以把这些文件放入同一文件夹，用压缩工具对文件夹进行压缩后再发送，这样可以提高发送效率。不过，不同的电子邮件服务提供商对发送或者接收附件的容量都有限制，通常在10～30MB间不等。给邮件添加附件的时候要注意不要超出这个容量上限，否则邮件就不能成功发送。

（六）电子邮件的注意事项

1．电子邮件礼仪

（1）不要在电子邮件里写不恰当的东西。和其他任何形式的文件一样，电子邮件可以成为法律诉讼中的证据。因此要谨慎对待写在电子邮件里的每一个字，每一句话。有关保密的内容，或者对公司不利的内容，千万不要写在电子邮件里，如报价、未公布的工程方案、未公布的人事安排等。

（2）电子邮件的主题要明确。主题要能用短短的几个字概括出整个邮件的内容，精确表达邮件的重点，以便于收件人迅速判断邮件的轻重缓急，分批处理。尤其是直接回复的邮件，要注意更改系统自动添加的主题。

（3）电子邮件的内容要简单明了，避免使用长句。作为一种方便快捷的通信方式，电子邮件的语言要求和普通信件不一样，要尽可能简洁地表达想要表达的内容，想方设法把每个句子的字数压缩到20字以内。同时，电子邮件本身也不能太长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。这样就起不到传递信息的作用了。

（4）不要在电子邮件中添加无用的附件。将毫无价值而且体积庞大的附件塞满收件人的邮件是一件非常不礼貌的事情。同时，在添加附件的时候，要事先考虑收件人是否能顺利打开文件。如果不能，可以随电子邮件附上相关的软件或进行说明。这样给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。同时，如果电子邮件中有附件，应在正文末尾给予提醒。附件较多的时候，还应该列出附件清单，以方便收件人阅读核对。

（5）电子邮件要回复及时。电子邮件正是因为其快速便捷的特点而被广泛应用。因此及时回复十分重要。如果能在发件人发送电子邮件的同一个工作日内回复最佳。这样能体现高效的工作效率。如果由于某种原因无法立即回复，在这种情况下，要先回信表示邮件已经收到，告诉对方预定回信的大概时间。这样会给对方传递一种信息，那就是你对对方的来信表示敬意并感兴趣。

（6）在电子邮件发送前要检查。从很多邮件中存在的拼写错误和语法错误可以看出，不少人在写完电子邮件前没有经过任何检查就点击发送了。而且，有时在邮件中提到有附件，但附件栏却是空的，也属于上述情况。所以要在电子邮件发送之前通读一遍，检查其中是否有错误。因为错误的拼写、语法或标点不仅影响发件人所代表的公司、团体的对外形象，还有可能造成对电子邮件内容的误解。

2．电子邮件写作技巧

（1）在开始撰写电子邮件之前，应该首先考虑四个“W”。

①“Who”，即你准备给谁发送电子邮件？收件人对你的感觉如何？接受并阅读你的邮件的可能性如何？

②“What”，即你所要写的电子邮件的目的是什么？你需要收件人做些什么？如何去做？

③“When and where”，即你在电子邮件中所提到的事情，在什么时间、什么地点进行？应该告知收件人以期限、地址和相关注意事项。

④“Why”，即收件人为什么会关心你的电子邮件信息？你如何让收件人对你的电子邮件感兴趣？这要求发件人站在收件人的立场上去组织信息，展开写作。要尽快表明收件人的利益。

（2）在电子邮件格式的编排上要保持清晰性。

①要在电子邮件正文中留出足够的空格，这样可以使电子邮件更容易阅读。

②恰当确定段落的长度。如果段落划分适当，就更容易突出重点，更有利于表达观点。

③给事项列序。列序可以强调信息。如果信息间有轻重缓急之分，则用数字列序，把最重要的信息写在前面。如果信息的重要性间是平行的，则可以用一般符号，如大写的英文字母。

【思考与练习】

简答题：

1．电子邮件有哪些特点？

2．使用电子邮件需要注意哪些礼仪？

3．在开始撰写电子邮件之前，应该首先考虑四个“W”，指的是哪四个“W”？