电子邮件的撰写规则

一、格式

电子邮件先要规范发送者的姓名。职场邮件里，请使用真实姓名或者组织部门的名称作为发件人。如果是发送给熟悉的人，在确保对方能够识别你的情况下，也能使用英文名或其他你们互相熟知的名字。和组织外部的人通过电子邮件沟通时，一般不采用网名、昵称，以免显得不够专业。

小贴士：

先给自己发一封邮件，看看发件人是否规范，不要出现网名、昵称等。

使用规范的称呼。对于公司外部人员应使用收件人的头衔、职务或直接使用对方姓名，例如：“尊敬的王总”、“亲爱的李老师”、“陈医生”、“张女士”等。对于公司内部人员，称呼可略显随意，如可以用直接称呼“亲爱的”，或者直接用“Hi”招呼。称呼语顶格书写，并紧跟冒号或者逗号，再另起一行撰写正文。

电子邮件要采用最简单的格式，以避免不同邮件系统之间的兼容问题。有时，你精心设计的格式在别人的邮件系统里却是一团糟。一般电子邮件无论中文还是英文都顶格书写，段与段之间空一行用以区分段落。

小贴士：

电子邮件正文无需首行缩进，段间要空行。

关于字体，请使用常规字体，如宋体。英语邮件可采用“Times New Roman”或者“Calibri”。不要使用花哨或者起警示作用的字体（黑体）撰写主体内容。如果一些内容需要强调，可以使用粗体、斜体或者更改字体颜色以引起读者注意。

二、抄送与密件抄送

仔细选择你邮件的接收者。如果要发送的邮件只适合一两个人，那不要把信息发送给整个邮件发送名单（如整个部门）。如果需要的话，你可以通过在抄送栏（cc）或者密件抄送栏（bcc）输入地址来发送你信息的副本。

当你使用抄送时，初始接收者会看到还有谁收到了信息（为避免伤感情，可以考虑按照姓氏笔画对名字排序，英语名可以考虑按照字母顺序排序）。当你使用密件抄送时，初始接收者不会意识到这个消息还发给了别人。

拓展阅读

谨慎使用密件抄送。有时你在发给一个同事邮件的同时，将此邮件密送给了老板，你同事自然不会知道除他以外还有老板收到了这封邮件。然而，一旦你的老板回复了你这封邮件，那你的同事会立马知道你使用的小伎俩。

正确的做法是，另写一封邮件给老板，提醒他上面那封邮件是密件抄送，如需回复请在这封邮件里作答。

迪士尼前主席迈克尔·艾斯纳曾说：“我开始相信，如果有什么事情会搞垮一个公司，甚至是一个国家，那这肯定是一开始就不应该发送的电子邮件的密件抄送。”

三、主题

一定要使用描述性的主题。在一天的商务活动中，你邮件的接收者可能会收到几十封甚至几百封电子邮件。写一个有效的主题可以引起读者的注意和兴趣。主题的措辞不但决定了这封信什么时候被阅读，还决定了它是否会被读到。应该采用简短的描述性的主题。以下是几种方法：

小贴士：

使用简短、描述性的主题会提高被点开的几率。

● 包含关键信息，如“销售会议的时间改为周五下午三点”。

● 包括你希望读者采取的行动或响应，如“今天下午四点之前要给出评论”。

● 具体而简短，如“明天中午一起吃饭”。

● 使信息便于归档和检索，如“约翰的全球企业报告”。

四、内容

电子邮件要用直率的风格写，在第一句或前几句就应该写出你的主题。每封邮件只涵盖一个主题，能使收件人易于理解并回复。如果包含多个主题，有时收件人需要将邮件转发时会将邮件中不合适的主题一并转发出去。

电子邮件力求简短，善用项目符号，避免长篇幅、需滚屏的邮件。长篇信息可以插入附件，只需在邮件正文中提醒读者并告知处理方式。

小贴士：

避免长篇大论的电子邮件，善用附件。

如果你在信息开头问候你的读信人，那在信末你也应该跟他道别。要使用正面友好的结尾，如“最好的问候”“祝您愉快”“万事如意”等。

五、签名行

职场中使用电子邮件应该附上专业的签名行以便让信息接收者能识别你的身份。因此在你信息的末尾写上你的名字、邮件地址和其他任何能显示你身份的信息。大多数电子邮件都能创建一个包含这些信息的签名档，这些信息会自动插入每封邮件的末尾。如你可以创建一个这样的签名档：

俞思远，商务中心主任

IBM（中国）有限公司

浦东新区杨高南路44号

上海，201230

（021）68681234

案 例

索要个人简介的电子邮件

以下是俞思远先生写给马里奥先生的一封电子邮件范本，要求马里奥先生能够发送一份最新的个人介绍。

● 根据你掌握的知识，指出这封邮件使用了哪些电子邮件的撰写技巧？

● 这封邮件与你平时发的邮件有什么不同？

练一练

你是一家连锁快印企业“大旗快印有限公司”的办公室主任，公司位于上海市延安西路789号，邮编200330。你想为办公室的三台电脑购买一台扫描仪，扫描仪可以帮你把图标输进电脑。你需要征得总经理王瑞康的意见，以允许你购买这台扫描仪和相关软件，需要花费1250元。思考一下扫描仪的用途及如何说服对方。

给总经理王瑞康撰写一封电子邮件，注意运用课堂学到的电子邮件的撰写规则：①注意规范发件人的姓名；②运用描述性的主题行；③使用规范的称呼语；④采用简单的格式；⑤必要处使用附件；⑥使用正面友好的结束语；⑦创建专业的签名行。