采购的模式

三、采购的模式

（一）集中采购

集中采购是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。随着连锁店、特许经营和OEM厂商的出现，集中采购体现了经营主体的权力。一般情况下，企业各部门不拥有采购权责。

1．集中采购适用对象

（1）所使用的采购主体

①集团范围实施的采购活动；

②跨国公司的采购；

③连锁经营；

④OEM厂商；

⑤特许经营企业的采购。

（2）所使用的采购客体

①大宗或批量物品，价值高或总价多的物品；

②关键零部件、原材料或其他战略资源；

③保密程度高、产权约束多的物品；

④容易出问题的物品；

⑤最好是定期采购的物品，已免影响决策者的正常工作。

2．集中采购的优势

集中采购的优势在于以下四个方面。

（1）有利于获得采购规模效益，降低进货成本和物流成本，争取经营主动权

集中采购可避免重复运输，减少车辆磨损、燃油费及其他各项杂费，有利于节省运费和获得供应商折扣，更好地降低运输成本。

（2）有利于发挥业务职能特长，提高采购工作效率和采购主动权

集中采购机构对相同或功能相近的受托采购项目，应尽量集中在一次进行采购，以减少采购次数，提高工作效率和经济效益。对集中采购机构来说，不但委托的采购人众多，而且采购项目又纷繁复杂，委托时间也有早有迟，等等。如果集中采购机构采取“随时委托、随时采购”的方式，势必会发生多次、重复采购相同项目的问题，进而出现了重复劳动，增大了工作量，降低了工作效率。因此，如果集中采购机构能采取“定期、汇总”的采购方式，将采购人委托的采购项目进行归类，或按功能进行相互衔接、配套，每类项目每个月只集中采购一次，这样，就会人为地做大批次采购规模，既可以减少工作量，减少采购管理上的重复劳动，又能获得更大的规模采购效益，同时也有利于提高工作效率。

（3）易于稳定本企业与供应商之间的关系

因为集中采购量大且集中度高，易得到供应商在技术开发、贷款结算、售后服务等诸多方面的支持与合作。相比之下支付条款更宽松，优惠条件也相应增多。

（4）通常采取公开招标、集体决策的方式，可以有效制止腐败

集中采购责任重大，采取公开招标，集体决策的方式，可以有效地制止腐败。

3．集中采购的弊端

采购流程过长，因为集中采购量大，所以过程长、手续多。如果采购流程的任何一个环节不能按期完成的话，都会导致延误时效，不能按计划完成采购，就会影响工期、进而导致施工单位索赔等不利情况发生。

容易受外来因素的干扰，如政府有关部门人员、公司上级领导推荐，内部人员分别推荐不同的单位，初选和评标时往往议而不决，工作效率低，会产生或增加内部矛盾。

适应性与应急性相对较差。集中采购往往不适于零星采购、地域性采购、紧急采购等状况。如果是非共同性的集中采购，也没有数量折扣的利益优势，达不到集中采购的效果，且采购与使用单位分离，采购绩效也会较差。

采购主管部门往往诱致性地推荐投标单位，致使更优秀的单位被瞒报。

（二）分散采购

分散采购是指将采购工作分散给各需求部门自行处理。分散采购是集中采购的完善和补充，有利于采购环节与存货、供料等环节的协调配合，有利于增强基层工作责任心，使基层工作富有弹性和成效。

与集中采购相对应，分散采购是由企业下属各单位（如子公司、分厂、车间或分店）实施的满足自身生产经营需要的采购，此种采购制度通常适用于规模比较大、分布比较广的企业。如果采用集中制，容易产生迟延，不易应付紧急需要，且采购部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。若分散各地的工厂，在生产设备、储藏设施、社区的经济责任等具有独特的差异性时，也以采用分散制较为适宜。

1．分散采购适用对象

（1）分散采购适用的采购主体

①二级法人单位、子公司、分厂、车间。

②离主厂区或集团供应基地较远，其供应成本低于集中采购时的成本。

③异国、异地供应的情况。

（2）分散采购适用的采购客体

①小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中所占比重小的物品（各厂情况不同，自己确定）。

②分散采购优于集中采购的物品，包括费用、时间、效率、质量等因素均有利，而不影响正常的生产与经营的情况。

③市场资源有保证，易于送达，较少的物流费用。

④分散后，各基层有这方面的采购与检测能力。

⑤产品开发研制、试验所需要的物品。

2．分散采购的程序和方法

分散采购的程序与集中采购大致相同，只是取消了集中决策环节，实施其他步骤。企业下属单位的生产研发人员根据生产、科研、维护、办公的需要，填写请购单，由基层主管审核、签字，到指定财务部门领取支票或汇票或现金，然后到市场或厂家购买、进货、检验、领取或核销、结算即可。采购时一般借助于现货采购方式。

3．分散采购的优缺点

（1）分散采购的优点

能适应不同地区市场环境变化，商品采购具有相当的弹性；对市场反应灵敏，补货及时，购销迅速；由于分部拥有采购权，可以提高一线部门的积极性，提高其士气；由于采购权和销售权合一，分部拥有较大权力，因而便于分部考核，要求其对整个经营业绩负责。

（2）分散采购的缺点

部门各自为政，容易出现交叉采购、人员费用较大。如联邦百货商店有限公司有8名女装采购员（每个连锁店配备一位）和一位负责自有品牌女装总公司采购员，相比之下，The Gap公司只有一位在公司总部的女装采购员；由于采购权力下放，使采购控制较难，采购过程中容易出现舞弊现象；计划不连贯，形象不统一，难以实施统一促销活动，商店整体利益控制较难；由于各部门或分店的采购数量有限，难以获得大量采购的价格优惠。由于分散采购制度存在许多弊病，这种方式正逐渐被集中采购所取代。只有在地区之间消费需求存在较大差异时，分散采购才适用于跨地区的连锁公司。

4．选择采购模式的影响因素

（1）选择采购模式时应该考虑的标准

一方面，集中采购相对于分散采购规模大，效益好，易取得主动权，易保证进货质量，有利于统筹安排各种物品的采购业务，有利于物品的配套安排，有利于整体物流的规划和采购成本的降低，有利于得到供应商的支持和保障，有利于物品单价的降低，有利于集体决策。另外，集中采购也有利于增加采购过程的透明度，减少腐败的滋生和蔓延。另一方面，集中采购相对于分散采购又具有量大、过程长、手续多、容易造成库存成本增加、占用资金、采购与需要脱节、保管损失增加、保管水准要求增高的弊端，且容易挫伤基层的积极性、使命感和创新精神。

在实际采购中要趋利避害，扬长避短。根据企业自身的条件、资源状况、市场需要，灵活地做出分散采购安排，并积极创新采购方式和内容，使本企业在市场竞争中处于有利的地位。

（2）决定采购模式应考虑的因素

采购需求的通用性　经营单位对购买产品所要求的通用性越高，从集中或协作的方法中得到的好处就越多。这就是为什么大型公司中的原材料和包装材料的购买通常集中在一个地点（公司）的原因。

地理位置　当经营单位位于不同的国家或地区时，这可能会极大地阻碍协作的努力。实际上，在欧洲和美国之间的贸易和管理实践中存在较大的差异，甚至在欧洲范围内也存在着重大的文化差异。一些大型公司已经从全球的协作战略转为地区的协作战略。

供应市场结构　有时，公司会在它的一些供应市场上选择一个或数量有限的几个大型供应商组织。在这种情况下，力量的均衡肯定对供应商有利，采用一种协同的采购方法以便在面对这些强有力的贸易伙伴时获得一个更好的谈判地位。

潜在的节约　一些类型的原材料的价格对采购数量非常敏感，在这种情况下，购买更多的数量会立刻导致成本的节约。对于标准商品和高技术部件都是如此。

所需的专门技术　有时，有效的采购需要非常高的专业技术，例如，在高技术半导体和微芯片的采购中。因此，大多数电子产品制造商已经将这些产品的购买集中化，在购买软件和硬件时也是如此。

价格波动　如果物资（如果汁、小麦、咖啡）的价格对政治和经济气候的敏感程度很高，集中的采购方法就会受到偏爱。

客户需求　有时，客户会向制造商指定他必须购买哪些产品，这种现象在飞机工业中非常普遍。这些条件是与负责产品制造的经营单位商定的，这种做法将明显阻碍任何以采购协作为目标的努力。

除了以上需要考虑的因素外，选择集中采购时，还应该有利于资源的合理配置，减少层次，加速周转，简化手续，满足要求，节约物品，提高综合利用率，保证和促进生产的发展，有利于调动各方的积极性，促进企业整体目标的实现等。

当然，集中采购和分散采购并不是完全对立的。客观情况是复杂的，仅一种采购方式是不能满足生产需要的，大多数公司在两个极端之间进行平衡：在某个时候他们会采用集中的采购组织，而在几年以后也许他们选择更加分散的采购组织。

（三）招标采购

招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采够物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按规定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。

招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标企业可以最大限度地吸引和扩大投标方之间的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物资，更充分地获得市场利益。招标采购方式通常用于比较重大的建设工程项目、新企业寻找长期物资供应商、政府采购或采购批量比较大的场合。

1．招标采购的方式

总体来看，目前世界各国和国际组织的有关采购法律、规程都规定了公开招标、邀请招标、议标三种招投标方式。

（1）公开招标

公开招标又称为竞争性招标，即由招标人在报刊、网络或其他媒体上发布招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优确定中标单位的招标方式。按照竞争程度，公开招标方式又可分为国际竞争性招标和国内竞争性招标两种。

国际竞争性招标　这种方式是在世界范围内进行招标，国内外合格的企业均可以投标。它要求招标者制作完整的英文标书。在国际上通过各种宣传媒介刊登招标公告。例如，世界银行对贷款项目货物及工程的采购规定了三个原则：必须注意节约资金并提高效率，即经济有效；要给世界银行的全部成员国平等的竞争机会，不歧视投标人；有利于促进借款国本国的建筑业和制造业的发展。世界银行在确定项目的采购方式时都从这三个原则出发，其中国际竞争性招标是采用最多、占采购金额最大的一种方式。

世界银行根据不同国家和地区的情况，规定了凡采购金额在一定限额以上的货物和工程合同，都必须采用国际竞争性招标。对一般借款国来说，25万美元以上的货物采购合同，大中型工程采购合同，都应采用国际竞争性招标来进行。我国的贷款项目金额一般都比较大，世界银行对中国的国际竞争性招标采购限额也放宽了一些，工业项目采购凡在100万美元以上，均应采用国际竞争性招标来进行。表5－9总结了国际竞争性招标的优缺点。

表5－9　国际竞争性招标的优缺点

国内竞争性招标　这类招标方式可用本国语言编写标书，只在国内的媒体上登出广告，公开出售标书，公开开标。在国内招标的情况下，如果外国公司愿意参加，则应允许它们按照国内竞争性招标方式参加投标，不应人为设置障碍，妨碍其公平参加竞赛。国内招标的程序大致与国际竞争性招标程序相同。由于国内招标限制了竞争范围，通常国外供应商不能得到有关投标的信息，这与招标的原则不符，所以有关国际组织对国内招标都进行限制。

（2）邀请招标

邀请招标也称为有限竞争性招标或选择性招标，即由招标单位选择一定数目的企业，向其发出招标邀请书，邀请他们参加竞赛。一般都选择3～10个企业参加较为适宜，当然要视具体的招标项目的规模大小而定。邀请招标具有以下几个主要特点：邀请招标不使用公开的公告形式；接受邀请的单位才有资格参加投标；投标人的数量有限。由于被邀请参加的投标竞争者有限，不仅可以节约招标费用，而且提高了每个投标者的中标机会。然而，由于邀请招标限制了充分的竞争，因此，招标投标法规一般都规定招标人应尽量采用公开招标方式。

采用邀请招标方式的前提条件是对市场供给情况比较了解。在此基础上，还要考虑招标项目的具体情况：一是招标项目的技术新，而且复杂或专业性很强，只能从有限范围的供应商或承包商中选择；二是招标项目本身的价值低，招标人只能通过限制投标人数来达到节约和提高效率的目的。

（3）议标

议标也称为谈判招标限制性招标，即通过谈判来确定中标者。它的主要方式有：①直接邀请议标方式；②比价议标方式；③方案竞赛议标方式。

另外，在科技招标中，通常使用公开招标，但不公开开标的议标。招标单位在接到各投标单位的标书后，先就技术、设计、加工、资信能力等方面进行调查，并在取得初步认可的基础上，选择一名最理想的预中标单位并与之商谈，对标书进行调整协商，如能取得一致意见，则可定为中标单位，若不行则再找第二家预中标单位。这样逐次协商，直到双方达成一致意见为止。这种议标方式使招标单位有更多的灵活性，可以选择到比较理想的供应商和承包商。

由于议标的中标者是通过谈判产生的，不便于公众监督，容易导致非法交易，因此，我国机电设备招标规定中禁止采用这种方式。即使允许采用议标方式的采购，也大都对议标方式作了严格限制。

《联合国国际贸易法委员会货物、工程和服务采购示范法》规定，经颁布国批准，招标人在下述情况下可采用议标的方法进行采购。

①急需获得该货物、工程和服务，采用公开招标程序不切实际。这种情况还要求造成此种紧迫性的情况并非采购实体所能预见，也非采购实体自身所致。

②由于某一灾难性事件，急需得到该货物、工程或服务，而采用其他方式因耗时太多而不可行。

2．招标程序

国际上四大采购规则（《联合国国际贸易法委员会货物、工程和服务采购示范法》、WTO《政府采购协议》、《欧盟采购指令》、《国际复兴开发银行贷款和国际开发协会信贷采购指南》）均主张或倾向于用招标采购方式。目前，招标投标所涉及的部门已从企业界扩展到政府、公共行政部门，所采购物料的领域也从基本的原材料扩展到产成品。

通常，招标采购有狭义和广义之分：广义的招标采购是指招标人发出招标公告或通知等公开程序，邀请潜在的投标商进行投标，最后通过对各投标人提出的规格、质量、交货期限及该投标企业的技术水平、财务状况等因素进行综合比较，确定其中最佳的投标人为中标人，并与之签订合同的过程。狭义的招标采购是指招标人根据自己的需要提出一定的标准或条件，向指定投标商发出邀请的行为过程，及邀请招标或选择性招标。通过招标竞价方式，对于采购双方而言，增加了透明度，真正体现市场竞争优胜劣汰的原则，从而达到保证物料采购质量，降级产品总成本，提高经济效益，客观上也达到了杜绝腐败现象的目的。

一个完整的招标采购应由招标、投标、开标、评标、决标和签订合同等部分组成，以政府采购为例，招标采购的程序一般为：

①采购人编制计划，报财政厅政府采购办审核；

②采购办与招标代理机构办理委托手续，确定招标方式；

③进行市场调查，与采购人确认采购项目后，编制招标文件；

④发布招标公告或发出招标邀请函；

⑤出售招标文件，对潜在投标人进行资格预审；

⑥接受投标人标书；

⑦在公告或邀请函中规定的时间、地点公开开标；

⑧由评标委员对投标文件评标；

⑨依据评标原则及程序确定中标人；

⑩向中标人发送中标通知书；

3．招标采购的标评方法

招标采购中比较关键的是根据招标文件中确定的标准和方法对多个投标商的标书进行评价和比较，以下是比较常见的评标方法。

（1）最低评标价法

在采购简单的商品、半成品、原材料，以及其他性能质量相同或容易进行比较的货物时，价格可以作为评标考虑的唯一因素。但是这个“价格”应该是考虑了所采购的货物之来源后的报价，例如，如果采购的货物是从国外进口的，报价应以成本、保险运费的到岸价为基础；如果采购的货物是国内生产的，报价应取出厂家（从国内外购买的原材料和零配件所支付的费用，以及各种税款，但不包括货物售出后所征收的销售性或其类似的税款）之后的价格为基础来报；如果采购的货物是国内投标商早已从国外进口，现已在境内的，应报仓库交货或展室价，该价应包括进口货物时所交付的进口关税，但不包括销售性税款。因此，以上述报价作为“最低评标价”进行评标。

（2）综合评价法

评标时通常要综合考虑多种因素。例如，价格、内陆运费和保险费、交货期、付款条件、备件价格及售后服务、设备性能质量和生产能力、技术服务和培训等。可以按这些因素的重要性确定其在评标时所占的比例，逐一对每一因素打分。

（3）寿命周期成本法

采购整套厂房、生产线或设备、车辆等在运行期内的各项后续费用（零配件、油料、燃料、维修等）很高的设备时，可采用寿命周期成本法。在计算寿命周期内成本时，可以根据实际情况，评标时在标书报价的基础上加上一定运行期年限的各项费用，再减去一定年限后设备的残损值，即扣除这几年折旧费后的设备剩余值。在计算各项费用或残损值时，都应按照标书中规定的贴现率折算成净现值。