原始凭证的种类及其填制和审核

第二节　原始凭证的种类及其填制和审核

原始凭证是记录经济业务，用以明确经济责任，作为记账依据的最初的书面证明文件，如出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等。

原始凭证是在经济业务发生的过程中直接产生的，是经济业务发生的最初证明，在法律上具有证明效力，所以也可叫做“证明凭证”。

原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

一、自制原始凭证

自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时，由本单位的经办人员自行填制的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单等。

自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。

1.一次凭证

一次凭证是指填制手续是一次完成的会计凭证。如报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”；企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”，以及下面将要介绍的向仓库领用材料时填制的“领料单”等。

“领料单”一般都一料一单。从仓库中领用各种材料，都应履行出库手续，由领料经办人根据需要材料的情况填写领料单，并经该单位主管领导批准到仓库领用材料。仓库保管员根据领料单，审核其用途，计量发放材料，并在领料单上签章。“领料单”一式三联，一联留领料部门备查，一联留仓库，据以登记材料物资明细账和材料卡片，一联转会计部门或月末经汇总后转会计部门据以进行总分类核算。某企业的领料单如表6-1所示。

2.累计凭证

累计凭证是指在一定期间内，连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务，直到期末，凭证填制手续才算完成，以期末累计数作为记账依据的原始凭证，如工业企业常用的限额领料单等。

“限额领料单”在有效期间内（一般为一个月），只要领用数量不超过限额就可以连续使用。“限额领料单”是由生产计划部门根据下达的生产任务和材料消耗定额按每种材料用途分别开出，一料一单，一式两联，一联交仓库据以发料，一联交领料部门据以领料。领料单位领料时，在该单内注明请领数量，经负责人签章批准后，持其往仓库领料。仓库发料时，根据材料的品名、规格发料，同时将实发数量及限额余额填写在限额领料单内，领发料双方在单内签章。

月末在此单内结出实发数量和金额转交会计部门，据以计算材料费用，并做材料减少的核算。

使用限额领料单领料，全月不能超过生产计划部门下达的全月领用限额量。

表6-1　某企业的领料单

使用这种凭证，既可以减化凭证填制手续，又可以做到对领用材料的事前控制。某企业的限额领料单如表6-2所示。

表6-2　某企业限额领料单

3.汇总原始凭证

汇总原始凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。

因为企业取得或填制的原始凭证，往往为数很多，如逐一填制记账凭证或逐一登记有关账簿，在手续上将不胜其烦。所以为了简化核算手续，对于经济业务内容相同的各类原始凭证，如收料单、领料单等，常将它们按期（10天、15天或1月）先行填制收料、发料凭证汇总表，然后再根据收料、发料凭证汇总表填制记账凭证，登记有关账簿。差旅费报销单、工资汇总表等也是常用的汇总原始凭证。发料凭证汇总如表6-3所示。

表6-3　发料凭证汇总表

汇总原始凭证在大中型企业中使用得非常广泛，因为它可以简化核算手续，提高核算工作效率；能够使核算资料更为系统化，使核算过程更为条理化；能够直接为管理提供某些综合指标。

4.记账编制凭证

在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定项目进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证。例如在计算产品成本时，编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。再如，月末确定已销商品成本时根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表，以及月末所编制的利润分配计算表等。制造费用分配如表6-4所示。

表6-4　制造费用分配表

二、外来原始凭证

外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来关系时，从外单位取得的凭证。如企业购买材料、商品时，从供货单位取得的发货票，付款时取得的收据、出差乘坐的车船票、货物运输发票等。外来原始凭证都是一次凭证。

增值税专用发票的一般格式如表6-5所示。

表6-5　北京市增值税专用发票

三、原始凭证的内容

原始凭证通常都不是由财会人员填制的，而是由有关单位或本单位有关业务人员填制的。但是，全部原始凭证都必须经过财会人员审核，才能登记入账。因此，财会人员不仅本身应掌握原始凭证的内容和填制方法，而且还要向有关业务人员说明原始凭证的重要作用，帮助他们掌握正确填制原始凭证的方法。

原始凭证的名称、格式和内容多种多样，其填制和审核的具体内容也会因此而多种多样。但是，所有的原始凭证，都是作为经济业务的原始证据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，各种原始凭证都应具备一些共同的基本内容。

原始凭证所包括的基本内容，通常称为凭证要素，主要有：

（1）原始凭证的名称。任何原始凭证都应有名称，例如发票、领料单等。

（2）填制凭证的日期。原始凭证必须写明填制的日期。原始凭证上写明的日期，应是经济业务或完成的日期。日期能反映经济业务发生的时间，同时起到监督、控制作用。有的凭证未填日期，例如支票是存在有限期的，签发时若不填日期，就无法起到控制作用。

（3）凭证的编号。原始凭证应按照一定的标准或顺序编号。

（4）填制和接受凭证的单位名称。编制原始凭证，一定要有填制单位和接受单位。

（5）经济业务的基本内容。包括经济业务所涉及的商品物资的品种、数量、单位、单价和金额等。

（6）填制单位和经办人员的签章。为了明确经济责任，原始凭证要由编制单位加盖公章，并由经办人员签名或盖章。

此外，为了更加充分地发挥原始凭证的作用，还可补充必要的内容。例如，为了掌握计划或合同的执行情况，可在有关的原始凭证上注明计划定额或合同编号等。

有些经济业务在不同单位中经常发生，为了使各单位所填制的原始凭证能够提供统一管理所需要的资料，主管部门可制订统一的凭证格式。例如，人民银行统一制订的现金支票、转账支票，铁道部统一制订的铁路运单，就是分别在各部门统一使用的原始凭证。

印制统一原始凭证，既可以加强对凭证以及企业和行政事业等单位经济活动的管理，又可以节约印刷费用。

四、原始凭证的填制要求

原始凭证是具有法律效力的证明文件，是记账的原始依据。因此，原始凭证填制得正确与否，与整个核算工作的质量有着密切的联系。在填制原始凭证时，必须做到合法、真实、内容完整、书写规范、填制及时等。具体地说，必须符合下列要求：

（1）凭证所反映的经济业务必须合法，必须符合国家有关政策法规制度的要求，不符合要求的，不得列入原始凭证。

（2）填制原始凭证要真实。不允许歪曲或弄虚作假，也不能乱估计数字。

（3）填制原始凭证要内容齐全。各种凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，必须符合手续完备的要求，经办业务的有关部门和人员要认真审查，并签名盖章。内容不齐备的不能作为经济业务的合法证明，也不能作为有效的会计凭证。

（4）书写格式要规范，原始凭证要用蓝色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要用复写纸套写的凭证，必须一次套写清楚。合计的小写金额前应加注币值符号，如“￥”、“＄”等。大写金额有“分”的，后面不加“整”字，其余一律在末尾加“整”字；大写金额前还应加注币值单位，注明“人民币”、“美元”等字样，且币值单位与金额数字之间，以及各金额数字之间不得留有空隙。

凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的，数字后面不再写“元”字。阿拉伯数字，一律填写到角分，无角分位可写“00”或符号“—”。

汉字大写金额要规范，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整，不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替。

阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如“￥1004.56”，汉字大写金额应写成“人民币壹仟零肆圆伍角陆分”。

（5）凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。

原始凭证所记载的内容有错误的，应当由出具单位重开或者更正。

更正工作必须由原始凭证出具单位进行，并应当在更正处加盖出具单位印章；重新开具原始凭证也应当由原始凭证出具单位进行。

原始凭证金额有错误的不得更正，只能由原始凭证出具单位重开。因为原始凭证上的金额是反映经济业务事项情况的最重要数据，如果允许随便更改，易产生舞弊。

原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。

（6）支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。

如发生销货退回时，退款时必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证，不得以退货发票代替收据。

（7）一式几联的原始凭证，必须用复写纸套写，并连续编号。应当注明各联的用途。

（8）各种凭证应当编号，以便查考。各种凭证如果已预先印定编号，在写坏作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。

（9）各种凭证必须及时填制，一切原始凭证都应按照规定程序，及时送交财会部门，由财会部门加以审核，并据以编制记账凭证。

五、原始凭证的审核

各种原始凭证，除由经办业务的有关部门审核外，最后要由会计部门进行审核。及时审核原始凭证，是对经济业务进行的事前监督。

只有经过审核确认无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证、据以登记账簿的依据。原始凭证的审核主要包括以下两方面的内容。

1.真实合法性审核

真实合法性审核是指审核原始凭证所反映的经济内容与实际情况是否相符。具体包括：经济业务双方当事单位和当事人必须真实；经济业务发生的时间、地点和填制凭证的时间必须真实；经济业务的内容必须真实；经济业务的数量和金额必须真实。根据有关的法令、制度、政策等，审核原始凭证所记录的经济业务是否合规、合法，有无违反法令、制度的行为，审核经济业务是否按规定的程序予以办理。对于经审核确认不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

2.准确完整性审核

根据原始凭证的基本内容，逐项审核原始凭证的内容是否准确、完整，原始凭证的各项目是否按规定填写齐全，是否按规定手续办理。

具体地应审核原始凭证是否无名称；是否不填日期；是否不填接受凭证单位的名称；是否业务内容、数量、金额填写不全；是否有相关的公章和经办人签章；有关金额的计算是否正确；多联复写的原始凭证所送交的联次是否正确，是否是一次复写填制的；是否是书写潦草，难以辨认；是否大写金额前未注明“人民币”字样，且留有空余；大小写是否相符；是否无编号、编号不连续等。

必要时，审核是否具有相关的合同、文件、授权和验收等手续。对于记载不准确、不完整的原始凭证，会计人员应当将原始凭证退回给经办人或者报销人，并要求按照国家统一的会计制度的规定进行更改或者补充。

原始凭证的审核，是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持制度和原则。