记账凭证的种类及其填制与审核

第三节　记账凭证的种类及其填制与审核

一、记账凭证概述

在前面的章节中曾指出，在登记账簿之前，应编制会计分录，然后据以登记账簿；在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按经济业务性质加以分类，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。

填制具有统一格式的记账凭证后，要将相关的原始凭证附在后面，这样也有利于原始凭证的保管，便于对账和查账。

记账凭证和原始凭证同属于会计凭证，原始凭证与记账凭证之间存在着密切的联系。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是根据原始凭证编制的。在实际工作中，原始凭证附在记账凭证后面，作为记账凭证的附件。两者的差别如下：

（1）原始凭证是由经办人员填制的；记账凭证一律由会计人员填制。

（2）原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制；记账凭证是根据审核后的原始凭证填制。

（3）原始凭证仅用以记录、证明经济业务已经发生或完成；记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理，确认会计分录。

（4）原始凭证是填制记账凭证的依据；记账凭证是登记账簿的依据。

二、专用记账凭证和通用记账凭证

记账凭证按其适用的经济业务，分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。

1.专用记账凭证

专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付有关系，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

货币资金的管理是财会人员的一项重要工作，为了单独反映货币资金收付情况，货币资金收付的业务量较多的单位，往往对货币资金的收付业务编制专用的记账凭证。

（1）收款凭证

收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证，它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的，如表6-6所示。

表6-6　收款凭证

（2）付款凭证

付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证，它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的，如表6-7所示。

表6-7　付款凭证

收款凭证和付款凭证是用来记录货币收付业务的凭证，既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总分类账等账簿的依据，也是出纳人员收、付款项的依据。为了会计对经营活动的事中控制，出纳人员一般不能依据现金、银行存款收付业务的原始凭证收付款项，而是应当根据会计主管人员或指定人员审核批准的收款凭证和付款凭证来收付款项，以加强对货币资金的管理，有效地监督货币资金的使用。

（3）转账凭证

转账凭证是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的，如表6-8所示。

表6-8　转账凭证

2.通用记账凭证

通用记账凭证的格式，不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，而是以一种格式记录全部经济业务。

在经济业务比较简单的经济单位，为了简化凭证可以使用通用记账凭证，记录所发生的各种经济业务。记账凭证的格式如表6-9所示。

表6-9　记账凭证

三、复式记账凭证和单式记账凭证

记账凭证按其包括的会计科目是否单一，分为复式记账凭证和单式记账凭证两类。

1.复式记账凭证

复式记账凭证又叫做多科目记账凭证，是将某项经济业务所涉及的全部会计科目集中填列在一张记账凭证上。

复式记账凭证可以集中反映账户的对应关系，因而便于了解经济业务的全貌，了解资金的来龙去脉；便于查账，同时可以减少填制记账凭证的工作量，减少记账凭证的数量；但是不便于汇总计算每一会计科目的发生额，不便于分工记账。

一般企业的核算通常都用复式记账凭证。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式都是复式记账凭证的格式。

2.单式记账凭证

单式记账凭证又叫做单科目记账凭证，要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目，分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不据以记账。也就是把某一项经济业务的会计分录，按其所涉及的会计科目，分散填制两张或两张以上的记账凭证。

单式记账凭证便于汇总计算每一个会计科目的发生额，便于分工记账；但是填制记账凭证的工作量变大，而且出现差错不易查找。

借项记账凭证与贷项记账凭证的格式如表6-10所示。

表6-10　借项记账凭证

四、单一记账凭证、汇总记账凭证和科目汇总表

记账凭证按包括的内容分类，可以分为单一记账凭证、汇总记账凭证和科目汇总表（亦称记账凭证汇总表）三类。

（1）单一记账凭证，是指只包括一笔会计分录的记账凭证。前面介绍的收款凭证、付款凭证和转账凭证以及通用记账凭证都是单一记账凭证。也可以将单一记账凭证称为分录凭证。

（2）汇总记账凭证，是指根据许多同类的单一记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。其目的是为了简化总分类账的登记手续。汇总记账凭证又可以进一步分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。

（3）科目汇总表，是指根据一定时期内所有的单一记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。其目的也是为了简化总分类账的登记手续。

科目汇总表和汇总记账凭证将在第十章账务处理程序中详细讲解。

至此，会计凭证的完整分类如图6-1所示。

表6-11　贷项记账凭证

图6-1　会计凭证分类

五、记账凭证的基本内容

记账凭证虽然种类不一，编制依据也各有不同，但各种记账凭证的主要作用都在于对原始凭证进行归类整理，编制会计分录，明确有关人员的责任，为登记账簿提供直接依据。因此，所有的记账凭证都应具有一些基本内容，主要包括：

（1）凭证名称。如采用专用格式，则分别称为“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”；通用记账凭证就称为“记账凭证”。

（2）填制凭证的日期，即填制凭证的当日，以年、月、日表示。

（3）凭证编号。应按月编制记账凭证的统一序号。

（4）经济业务内容摘要。记账凭证是对原始凭证直接处理的产物，因此，在记账凭证摘要栏应简明、扼要地说明它所处理的经济业务的内容。

（5）会计科目和记账方向，即所涉及的会计科目以及借贷方向，会计科目包括对应的一级科目和明细科目。

（6）记账金额，即会计科目的应计金额。

（7）所附原始凭证张数。为了表明记账凭证所记载的会计分录有确实凭据，应将原始凭证附在记账凭证后面，同时，在记账凭证上注明所附原始凭证张数。通过核对记账凭证和所附的原始凭证，可以确定会计处理是否正确。

（8）填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员的签名或盖章。收款和付款凭证还应当由出纳人员签名或盖章。这样可以明确各人应负的责任；同时通过多人检查，有利于防止记账过程出现差错，保证记账凭证所提供的信息真实、可靠。

六、记账凭证的填制要求

填写记账凭证，就是要由会计人员将各项记账凭证的基本内容按规定方法填写齐全，便于账簿登记。记账凭证虽有不同格式，但就记账凭证确定会计分录，便于保管和查阅会计资料来看，各种记账凭证都有以下填制要求：

（1）填制记账凭证的依据，必须是经审核无误的原始凭证或汇总原始凭证。

（2）内容填写齐全。记账凭证中的各项内容必须填写齐全，并按规定程序办理签章手续，不得简化。记账凭证的合计行应填写合计数，并在合计数前书写人民币符号“￥”。记账凭证填制完经济业务后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

（3）正确填写记账凭证的日期。

收付款业务因为要登入当天的日记账，记账凭证的日期应是货币资金收付的实际日期。

转账凭证以收到原始凭证的日期为日期，但要在摘要栏注明经济业务发生的实际日期。

如果记账凭证日期与原始凭证日期相距太远，特别是本单位开出的收据与记账凭证日期相差时间较长，则意味着可能有挪用或贪污公款问题存在；如果记账凭证日期超前于原始凭证日期，则意味有弄虚作假。

（4）业务记录明确。没必要对每个原始凭证做一个记账凭证，如果原始凭证内容一样，可以合在一起做。比如，可以将几份领料单汇总后作一个记账凭证，免得登账麻烦。但在一张记账凭证上，只能反映某一项经济业务或若干同类的经济业务，而不能把不同类型的经济业务合并填制在一张记账凭证上。这主要是为了明确经济业务的来龙去脉和账户对应关系。

（5）摘要简明真实。记账凭证的摘要应用简明扼要的语言，概括出经济业务的主要内容，同时又要全面、清楚，应能够正确、完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉，切忌含糊不清。例如，现金、银行存款的收付款项应写明收付对象、来源渠道及用途；财产物资的收付事项应写明物资名称和收付单位；往来款项应写明对方单位及款项内容。

（6）科目运用准确。必须按会计制度统一规定的会计科目填写，不得任意简化或改动，不得只写科目编号，不写科目名称；凡有明细科目者，必须填齐。应借、应贷的记账方向和账户对应关系必须清楚。

（7）附件齐全。记账凭证所附的原始凭证必须完整无缺，并在记账凭证上注明原始凭证的张数，以便核对。

对于同一张原始凭证须填制两张记账凭证的，应在未附原始凭证的记账凭证上注明“附件××张，见第××号记账凭证”，以便查阅。

如果一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应将其他单位负担的部分，开给对方“原始凭证分割单”。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，另外还要有费用的分摊情况。

对于结账和更正错账的记账凭证，可以不附原始凭证。

对于数量过多的原始凭证，如收、发料单等，可以单独装订编号保管，在封面上说明记账凭证日期、种类、编号，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。各种经济合同、保险单据以及涉外文件等重要原始凭证，应另编目录，单独存卷保管，并在有关的记账凭证上相互注明日期、编号等。

购买如电脑、打印机等的发票应复印，修理时出示复印件，原始凭证原件应当附在记账凭证的后面。

（8）凭证连续编号。记账凭证应按业务发生的顺序按月连续编号，不得间断。

采用通用记账凭证，可按全部经济业务发生的先后顺序编号；采用专用记账凭证，可按凭证类别分类编号，即在编号前冠以“收”、“付”、“转”等字样，按不同“字”别顺序编号。采用字号编号法时，具体地编为“收字第××号”，“付字第××号”，“转字第××号”。例如，2月20日收到一笔现金，是该月第30笔收款业务，记录该笔经济业务的记账凭证的编号为“收字第30号”。也可更细地编为“现收字第××号”。若一笔经济业务需填制多张记账凭证的，可采用“分数编号法”，即按该项经济业务的记账凭证数量编列分号。例如，某笔经济业务需编制三张转账凭证，凭证的顺序号为32时，这三张凭证的编号应分别为“转”字第32 号、32号、32号。

每月末最后一张记账凭证的号旁边要加注“全”字，以免凭证散失。

（9）如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时在用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。

（10）在采用“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”等专用记账凭证的情况下，凡涉及现金和银行存款的收款业务，填制收款凭证；凡涉及现金和银行存款的付款业务，填制付款凭证；涉及转账业务，填制转账凭证。但涉及现金和银行存款之间的划转业务，按规定只填制付款凭证，以免重复记账。如现金存入银行只填制一张“现金”付款凭证。对于从银行提取现金的经济业务，只填制一张“银行存款”付款凭证。对于以上现金、银行存款之间划转业务所填制的付款凭证，应据以同时登记现金日记账和银行存款日记账。

在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付业务，又有转账业务时，应相应地填制收、付款凭证和转账凭证。如李强出差回来，报销差旅费500元，出差前已预借700元，剩余款项交回现金。对于这项经济业务应根据收款收据的记账联填制200元的现金收款凭证，同时根据差旅费报销凭单填制500元的转账凭证。

（11）记账凭证填写完毕，应进行复核与检查，有关人员均要签名盖章。出纳人员根据收款凭证收款，或根据付款凭证付款时，均要在凭证上加盖“收讫”、“付讫”的戳记，以免重收重付，防止差错。

七、记账凭证的审核

为了正确登记账簿和监督经济业务，除了编制记账凭证的人员自审外，还应建立专人审核制度。

如前所述，记账凭证是根据审核后的合法的原始凭证填制的。因此，记账凭证的审核，除了要对原始凭证进行复审外，还应注意以下几点。

1.合规性审核

审核记账凭证是否附有原始凭证，原始凭证是否齐全，内容是否合法，记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的经济业务是否相符。

2.技术性审核

审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，账户对应关系是否清晰，所使用的会计科目及其核算内容是否符合会计制度的规定，金额计算是否准确，摘要是否填写清楚、项目填写是否齐全，如日期、凭证编号、明细会计科目、附件张数以及有关人员签章等。

在审核过程中，如果发现差错，应查明原因，按规定办法及时处理和更正。

只有经过审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。