公文，有通用公文和专用公文之分。本书要介绍和探讨的是通用公文的写作知识，诸如行文规则、规范格式、写作要求、文种及写作等，都是就通用公文而言，不涉及专用公文。
通用公文是指普遍适用于各类法定机关、单位及其领导人处理公务的公文。专用公文是指特定工作部门或业务范围内因特殊需要而专门使用的公文，这类公文适用范围是特定的，不像通用公文那样普遍适用于各类机关单位。如军事公文、外交公文、司法公文、监察公文等，都属专用公文。通用公文的适用范围涵盖了专用公文的适用范围，而专用公文却必须“特需专用”。例如，军队各机关单位也都要使用到通用公文，而军事公文却不能在一般的行政机关或者企事业单位里使用，这从具体文种使用上看就更明显:军队中也使用“通知”、“请示”、“报告”等文种，但军事公文中的命令(如战斗命令、开进命令、行军命令、预先战斗号令等)却无法在任何其他机关单位中使用。
通用公文适用范围很广，其文种与用途是由党和国家的领导机关统一规定的。《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中的文种及其用途也就是通用公文的文种及其用途。关于文种的功能、用途，本书第六章、第七章会具体介绍，这里我们需要明确的是两个问题。
(一)通用公文的文种
通用公文到底有多少个文种?综合《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，这个问题很好明确。问题是，关于国家行政机关公文处理问题的这个“办法”，应不应该算是一个主要文种呢?我们认为，“办法”应该列入通用公文文种，虽然《国家行政机关公文处理办法》是与“通知”共同组成一份完整公文的，但实际工作中“办法”也能单独行文。
我们这里要介绍的通用公文是十九种，即:命令(令)、公报、决议、决定、议案、指示、批复、会议纪要、条例、规定、办法、公告、通告、通知、通报、请示、报告、意见、函。
当然，其中的“办法”还有待于将来在有关文件中明确其正式文种地位。
(二)通用公文的分类
关于通用公文的分类，因为标准不同，分法也就各异。例如，按公文的来源分，通用公文可分为自制公文和外来公文(即发文和收文)两大类;按秘密等级或者阅读范围分，可分为绝密件、机密件、秘密件、普件、公布件五大类;按性质分，可分为法规公文、行政公文、党务公文、专用公文四大类，按行文方向或行文关系分，可分为上行文、平行文、下行文三大类。上行文包括报告、请示、意见，平行文包括议案、函，其他属于下行文(也包括意见)。这种分类法，即按行文方向或行文关系分，最为常见。但也是这种分类法缺陷最为明显。
实际上，上行、平行、下行并没有涵盖所有的行文关系。通常所说的上行文，是指有直接上下级组织关系的下级向上级的行文;平行文，是指同级或互相没有隶属关系的机关部门间的行文;下行文所指与上行文相反。这样一来，还有一种行文方向或行文关系，就被遗漏了，即斜向的行文。因为通常说“行文关系”多是指领导关系，也就是纵向(上下)和横向(平行)的级别高低，而对以职权范围为根据的管理关系下的行文(多为斜向)缺乏充分的、足够的考虑和重视。现在也有主张以上行、平行、下行、斜行来理顺行文关系构建行文方向整一体系的[7]，这种观点很有建设性。平级或不相隶属，这本是矛盾的，即“不相隶属”指的应是非平级，平级和非平级都使用平行文，这很难让人理解。如果“斜行”的概念能被学术理论界认同，那么依据行文方向和行文关系进行分类或者选用文种，将不再存在缺陷或不再有难题。
依据文种的性质和功能，我们将通用公文分为六类。
指挥性公文:命令(令)、决议、决定、指示、批复
规范性公文:条例、规定、办法
告晓性公文:公报、公告、通告、通知、通报
报请性公文:报告、请示、议案、意见
商洽性公文:函
记录性公文:会议纪要
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