库存管理系统

任务四　库存管理系统

任务描述

商业企业中的存货是指库存商品。在日常业务中，企业相关人员需要对采购入库单、其他入库单、销售出库单、其他出库单等单据发生的出入库数量进行审核，并与存货核算系统进行对账。

任务分析

库存管理系统的主要任务包括日常收发存业务处理、库存控制、库存账簿及统计分析。

相关知识

一、库存管理系统的基本功能

库存管理系统主要从实物方面对存货的入库、出库和结余加以反映和监督，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库、其他出入库、盘点管理等业务的需要，提供仓库货位管理、批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理、可用量管理等全面的业务应用。库存管理系统可以进行各种统计分析，输出存货收发存的汇总情况。

库存管理系统可以单独使用，也可以与采购管理、销售管理、物料需求计划、存货核算、质量管理、GSP质量管理等系统集成使用，发挥更加强大的应用功能。

二、库存管理系统的业务流程

库存管理系统的业务流程如图7-36所示。

图7-36　库存管理系统的业务流程图

三、库存管理系统初始化设置

（一）库存管理系统的参数设置

库存管理系统的参数设置界面包括四个页签：“通用设置”页签、“专用设置”页签、“可用量控制”页签、“可用量检查”页签，如图7-37所示。

图7-37　“库存选项设置”界面

（二）期初数据录入

期初数据包括期初结存和期初不合格品结存。不进行批次、保质期管理的存货，只需要录入各存货期初结存的数量。进行批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理的存货，需要录入各存货期初结存的详细数据，如批号、生产日期、失效日期、入库单号等。进行货位管理的存货，还需要录入货位。

四、库存管理系统的日常业务处理

（一）收发单据处理

1．入库业务

仓库收到采购或生产的货物，仓库保管员验收货物的数量、质量、规格、型号等，确认验收无误后入库，并登记库存账。入库业务单据主要包括采购入库单和产成品入库单。

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。产品制造企业的采购入库单一般是指采购原材料验收入库时所填制的入库单据；商业企业的采购入库单一般是指商品进货入库时所填制的入库单据。采购入库单按进出仓库方向分为蓝字采购入库单、红字采购入库单；按业务类型分为普通采购入库单、受托代销入库单。

红字入库单是采购入库单的逆向单据。在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对采购业务进行退货单处理。如果发现已审核的入库单数据有错误（如多填数量等），也可以填制退货单（红字入库单）原数冲抵原入库单数据。原数冲回是将原错误的入库单以相等的负数量填单。

采购入库单可以手工增加，也可以参照订单、到货单（到货退回单）生成，但在必有订单业务模式下，采购入库单只能参照生成。采购入库单可以修改、删除、审核、弃审，操作方法同采购管理系统。

产成品入库单一般是指产成品验收入库时所填制的入库单据。只有产品制造企业才有产成品入库单，商品流通企业没有此单据。产成品一般在入库时无法确定产品的总成本和单位成本，所以在填制产成品入库单时，一般只有数量、没有单价和金额。产成品入库单可以手工增加，也可以参照生产订单生成。

2．出库业务

出库业务单据主要有销售出库单、材料出库单、其他出库单。

销售出库单是销售出库业务的主要凭据，在库存管理系统中用于存货出库数量核算，在存货核算系统中用于存货出库成本核算。

销售出库单按进出仓库方向分为蓝字销售出库单、红字销售出库单；按业务类型分为普通销售出库单、委托代销出库单、分期收款出库单。如果销售管理系统没有启用，可以直接填制销售出库单，与销售管理系统集成使用时，只能使用【生单】按钮进行参照生单，包括参照发货单生成、参照销售发票生成、参照销售调拨单生成、参照零售日报生成。销售发票、销售调拨单、零售日报在销售管理系统复核时，同时生成发货单。在参照发货单窗口中，以上三种单据都有发货单号、发票号，单据类型分别为相应的销售发票、销售调拨单、零售日报，所以也可以统称为参照发货单。

材料出库单是领用材料时所填制的出库单据，如果从仓库中领用材料用于生产时，就需要填制材料出库单。只有产品制造企业才有材料出库单，商品流通企业则没有此单据。材料出库单可以手工增加，可以配比出库，也可以参照生产订单生成，还可以根据限额领料单生成。材料出库单可以修改、删除、审核、弃审，但根据限额领料单生成的材料出库单不可以修改、删除。

配比出库单是一种特殊的材料出库单。如生产或组装某一父项产品，系统可以将其按照产品结构展开到子项材料，并计算生产或组装父项产品需要领用的子项材料数量。对具有产品结构的存货，配比出库可以加强领料出库的速度和准确性，适用性很强。

（二）存货调拨

调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务的单据。同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，表示部门之间的调拨业务；如果转出部门和转入部门相同，但转出仓库和转入仓库不同，表示仓库之间的转库业务。

调拨单可以手工增加，也可以参照生产订单填制。根据生产订单生成调拨单，可以解决将车间作为虚拟仓库进行处理的业务。即从仓库领料时，先做调拨单，将材料调拨到车间的仓库，车间用料时再从车间的仓库做材料出库单或限额领料单进行领料。调拨单可以修改、删除、审核、弃审。调拨单审核后生成其他出库单、其他入库单。

（三）存货盘点

为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量及其成因，并据以编制存货盘点报告表，按照规定程序报有关部门批准后进行相应的账务处理，调整存货账的实存数，使存货的账面记录与库存实物核对相符。

盘点时系统提供多种盘点方式，如按仓库盘点、按批次盘点、按类别盘点、对保质期临近多少天的存货进行盘点等，还可以对各仓库或批次中的全部或部分存货进行盘点，盘盈、盘亏的结果自动生成其他出入库单。

（四）条形码管理

条形码管理可以方便企业的物流、仓储操作，减少劳动强度、降低错误率、提高工作效率。企业可以使用常用条形码，也可以自定义条形码。设置相关数据源类型时，需设置相关档案的对应条形码栏目。基础档案对应条形码位长必须等于条形码规则定义设置“数据源类型”为该基础档案时定义的长度，否则不能生成存货条形码。

1）存货档案中的控制页签“是否条形码管理”项应选中，并设置对应条形码栏目。只有条形码管理的存货，才能设置条形码。

2）在“自定义”项的“存货自由”项中单击【档案】按钮，设置自定义项值对应条形码。

3）建立存货分类时应设置对应条形码栏目。

4）供应商档案中的其他页签应设置对应条形码栏目。

5）仓库档案中应设置对应条形码栏目。

6）货位档案中应设置对应条形码栏目。

7）计量单位档案中应设置对应条形码栏目。

条形码规则定义功能用于对条形码的规则进行定义。条形码定义栏目中，规则编号、规则名称为必填栏目。条形码类型可参照自定义条码、EAN－13、EAN－8、UPC－A、UPCE、39码、93码、基本25码、交叉25码、矩阵25码、128码、49码、11码等，默认为自定义条形码。保存规则定义时，如果定义不合法，系统提示，如“规则项目长度设置不等于规则总长度”。

条形码规则分配功能用于将条形码规则分配给存货或存货分类。可以为每一存货分配一规则；对于规则相同的一类存货，则可以按照存货分类分配规则。条形码规则有批次定义的，只能分配给批次管理存货。条形码规则有保质期、生产日期、失效日期定义的，只能分配给保质期管理存货。条形码规则有自由项定义的，只能分配给自由项管理存货。如果存货分配了条形码规则，则直接使用此存货的条形码规则；否则，查找此存货所属上一级存货分类分配的规则，如果未找到，则再向上一级查找，直到找到所属分类分配的规则为止。如果该存货及其所属的任一级次的存货分类都未分配条形码规则，则认为此存货未分配规则。

条形码生成功能用于生成企业各存货的条形码。一个存货一般对应一个条形码，也有一个存货对应多个条形码的，如可按存货的包装、颜色、尺寸、批号、货位、供应商、单价等信息设置存货的条形码。增加存货的条形码，可以直接录入条形码；也可根据规则输入规则内容，系统自动生成条形码。条形码可以修改、删除、封存、重用。未封存的条形码可以用于填制单据。条形码一旦使用就不能再修改或删除了，已封存的条形码在单据录入时不能再使用。

五、库存管理系统的月末处理

库存管理系统月末结账是将每月的出入库单据逐月封存，并将当月的出入库数据记入有关账表中。

库存管理系统月末结账规则如下。

1）如果库存管理系统和采购管理系统、销售管理系统集成使用，只有在采购管理系统、销售管理系统结账后，库存管理系统才能进行结账。

2）如果库存管理系统和存货核算系统集成使用，存货核算系统必须是当月未结账或取消结账后，库存管理才能取消结账。不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。

3）上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。

4）月末结账后将不能再做已结账月份的业务，只能做未结账月的日常业务。

5）本功能与系统中所有功能的操作互斥，即在操作本功能前，应确定其他功能均已退出；在网络环境下，要确定本系统所有的网络用户退出了所有的功能。

任务实施

实例7-19　进行库存期初数据录入。

操作步骤

1）在“业务工作”页签内选择“供应链/库存管理/初始设置/期初结存”，进入“库存期初数据录入”界面，如图7-38所示。

图7-38　“库存期初数据录入”界面

2）在期初数据录入界面选择仓库，单击【修改】按钮进入录入状态，手工录入或单击【取数】按钮，从存货核算系统取数后，单击【保存】按钮保存记录。

温馨提示

在期初数据录入界面单击【增行】按钮可以增加存货，单击【货位】按钮可以指定货位，单击【清货】按钮清除货位，单击【对账】按钮可与存货核算系统对账。

实例7-20　根据下列资料，进行产品入库业务处理。

2011年11月16日，生产车间各色圆珠笔全部完成生产任务，入成品仓库，开出并审核该产成品入库单。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/入库业务/产成品入库单”，进入“产成品入库单”窗口，单击【增加】按钮，增加一张新的单据。在表头栏目中，“仓库”选择“原材料仓”。在表体栏目中，“产品名称”分别参照输入“单色圆珠笔”、“双色圆珠笔”、“三色圆珠笔”，数量分别输入“60”、“30”、“30”。单击【保存】按钮，保存产成品入库单。

2）单据保存成功后，单击【审核】按钮，系统提示：“该单据审核成功！”如图7-39所示。

图7-39　产成品入库单

实例7-21　根据下列资料，进行其他入库业务处理。

原料仓库盘盈“笔身组件”50个，单价15元，填制其他入库单。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/入库业务/其他入库单”，进入“其他入库单”窗口，单击【增加】按钮，增加一张新的单据。在表头栏目中，“仓库”选择“半成品库”，“业务类型”选择“其他入库”，“备注”输入“盘盈”。在表体栏目中，参照输入存货名称、单击【保存】按钮，保存其他入库单，如图7-40所示。

2）单据保存成功后，单击【审核】按钮，系统提示：“该单据审核成功！”。

图7-40　其他入库单

温馨提示

其他入库单一般由系统根据其他业务单据自动生成，也可以手工填制。如果需要修改、删除其他单据或其他业务形成的其他入库单，应通过其他单据（如调拨单）或其他业务（如盘点、组装、拆卸、形态转换等业务）进行修改、删除。

实例7-22　根据下列资料，进行出库业务处理。

2011年11月3日，生产二部领用三色圆珠笔生产材料一批，分别为笔芯、弹簧各90盒，笔壳、笔帽各30盒。填制材料出库单。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/出库业务/材料出库单”，进入“材料出库单”窗口，如图7-41所示。

2）单击【增加】按钮，增加一张新的单据。在表头栏目中，“仓库”选择“原材料仓”，“业务类型”选择“领料”，“出库类别”选择“领料出库”，“部门”选择“生产二部”。在表体栏目中，依次参照输入材料名称、数量及单价，单击【保存】按钮，保存材料出库单。

图7-41　材料出库单

实例7-23　根据下列资料，进行材料出库制单审核业务处理。

2011年11月16日，生产30盒三色圆珠笔所需的全部料品，在材料出库单中配比出库，生成并审核材料出库单。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/出库业务/材料出库单”，进入“材料出库单”窗口，单击【配比】按钮进入“配比出库单选择”窗口，如图7-42所示。

图7-42　“配比出库单选择”窗口

2）“产品名称”参照录入“三色圆珠笔”，系统自动带入生产部门、项目等内容，生产数量默认为1。系统提示：“是否展到末级？”如果选择展到末级，则展开到该父项的终极子项；否则，只展开到下一级材料。

3）系统根据选择的存货，带入父项产品的子项材料。父项产品显示在表头，所属子项、仓库、定额等显示在表体。根据输入产品的生产数量“3 000”，系统自动计算各材料的出库数量。

4）确认生产数量正确后，单击【生单】按钮，系统自动分仓库生成材料出库单，一个仓库一张出库单，如图7-43所示。可以通过单击【修改】按钮对其进行修改，但仓库、父项产品、业务类型（配比出库）不可修改。

图7-43　材料出库单

实例7-24　根据下列资料，进行调拨业务处理。

2011年11月18日，将验收合格的50盒笔身组件和30盒单色圆珠笔由半成品仓转入产成品仓。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/调拨业务/调拨单”，进入“调拨单”窗口，如图7-44所示。

图7-44　调拨单

2）在“调拨单”窗口选择转出仓库和转入仓库、存货编码数量、单价等信息，单击【保存】按钮，完成调拨单的填制。

温馨提示

在调拨单界面表头栏目中，转出部门和转入部门或者全部填写，或者全部不填写，不能只填写其中一项，另一项不填写；转出部门和转入部门相同时，转出仓库和转入仓库必须不同；否则转出仓库和转入仓库可以相同；必须首先选择表头仓库，才能录入表体存货。

实例7-25　根据下列资料，进行盘点业务处理。

11月30日，对材料库进行盘点。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/盘点业务”，进入“盘点单”窗口。单击【增加】按钮，系统增加一张空白盘点单。

2）“盘点仓库”选择“原材料仓”，直接录入要盘点的存货或单击【盘库】按钮选择批量增加存货。系统将自动显示账面数量、账面件数、账面金额等内容，如图7-45所示。

图7-45　盘点单

3）单击【保存】按钮，保存盘点单。单击【审核】按钮，可对盘点单进行审核。

实例7-26　进行期末库存结转处理。

操作步骤

1）在“业务工作”页签中选择“供应链/库存管理/月末结账”，进入“结账处理”对话框，如图7-46所示。

图7-46　“结账处理”窗口

2）选择要结账的月份，单击【结账】按钮可对该月进行结账。