库存管理系统联系方式

4.5.1 供应商管理库存的定义

法杰（Fagel）于1996年对供应商管理库存（vendor managed inventory，VMI）的定义为：一个典型的供应商管理库存项目涉及一个供应商，它会监督客户仓库的库存水平，并承担起补充库存的责任，以通过使用高度自动化的电子信息系统来达到特定的目标。VMI的另一定义是指供应商在与零售商达成自动补货协议（如库存水平、运输成本等）的基础上，为零售商管理其商品的订单、送货和库存等工作，取代零售商繁琐的日常补货工作，并取得良好的效果。由于供应商更了解自己商品的情况、供应能力、促销计划、新品计划、季节变化等，配合使用先进的电子技术，可以更好地帮助零售商管理订单和库存。这种技术可以提高供应链管理的效率，降低双方的库存，减少商品缺货率（特别是畅销产品），减少运作成本，提高对市场变化的反应速度，更好地满足消费者的需求。对供应商来讲，还可以提高市场预测准确率，更好地安排生产、分销和采购计划。对零售商来讲，可以集中精力为顾客服务，而且由于是供应商为其下订单，有可能在供应商商品短缺的情况下，优先得到满足。

VMI的另一种定义是以供应商和客户等供应链上的合作伙伴获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存，并不断监督协议执行情况，修正协议的内容，使库存管理得到持续改进的合作性策略。从本质上看，VMI模式的管理理念源于产品的市场全过程管理思想，即只要有一个产品没有被最终消费者购买并得到满意的消费，那么这个产品就不能算是已销售，并构成供应商的一种潜在风险，供应商同样负有监控该产品的流通状况的责任而不管该产品的产权归属是怎样的。

还有学者认为VMI是在集成的供应链环境下，一种以信息系统为支持，供应链核心企业与相关合作伙伴之间在协议商定的框架下，由作为供应方的企业管理库存，决定库存水平，从而达到提高顾客服务水平和库存周转期、改善整个供应链的库存状况、降低系统总成本目的的库存管理方法。

VMI是一种很好的供应链库存管理策略。关于VMI的定义，国外的学者认为：“VMI是一种在用户和供应商之间的合作性策略，以对双方来说都是最低的成本优化产品的可获性，在一个相互同意的目标框架下由供应商管理库存，这样的目标框架被经常性监督和修正，以产生一种连续改进的环境。”

关于VMI也有其他的不同定义，但归纳起来，该策略的关键措施主要体现在如下几个原则中：

◎合作精神（合作性原则）。在实施该策略时，相互信任与信息透明是很重要的，供应商和用户（零售商）都要有较好的合作精神，才能够相互保持较好的合作。

◎使双方成本最小（互惠原则）。VMI不是关于成本如何分配或谁来支付的问题，而是关于减少成本的问题。通过该策略使双方的成本都得以减少。

◎框架协议（目标一致性原则）。双方都明白各自的责任，观念上达成一致的目标。如库存放在哪里，什么时候支付，是否要管理费，要花费多少等问题都会得到解答，并且体现在框架协议中。

◎连续改进原则。使供需双方能共享利益和消除浪费。

4.5.2 犞犕犐的基本思想

传统地讲，库存是由库存拥有者管理的。因为无法确切知道用户需求与供应的匹配状态，所以需要库存，库存设置与管理是由同一组织完成的，这种库存管理模式并不总是最优的。例如，一个供应商用库存来应付不可预测的或某一用户不稳定的（这里的用户不是指最终用户，而是分销商或批发商）需求，用户也设立库存来应付不稳定的内部需求或供应链的不确定性。虽然供应链中每一个组织独立地寻求保护其各自在供应链的利益不受意外干扰是可以理解的，但这样做的结果影响了供应链的优化运行，是不可取的。供应链的各个不同组织根据各自的需要独立运作，导致重复建立库存，因而无法达到供应链全局的最低成本，整个供应链系统的库存会随着供应链长度的增加而发生需求扭曲。VMI库存管理系统就能够突破传统的条块分割的库存管理模式，以系统的、集成的管理思想进行库存管理，使供应链系统能够获得同步化的运作。

VMI的主要思想是供应商在用户的允许下设立库存，确定库存水平和补给策略，拥有库存控制权。精心设计与开发的VMI系统，不仅可以降低供应链的库存水平，降低成本，而且，用户还可获得高水平的服务，改善资金流，与供应商共享需求变化的透明性和获得用户的高信任度。

4.5.3 供应商管理库存的形式

供应商管理库存概括起来主要有以下四种形式：

供应商提供包括所有产品的软件进行存货决策，用户使用软件执行存货决策，用户拥有存货所有权，管理存货。在这种方式下，供应商对库存的管理和控制力有限，所以供应商受到用户的制约比较多一些，实质上不是完全意义上的供应商管理存货。

供应商在用户的所在地，代表用户执行存货决策，管理存货，但是存货的所有权归用户。信息技术不是很发达的时候，供应商在用户地直接管理存货，同时供应商也可以了解到充分的存货信息，但是存货的所有权不属于供应商，所以供应商在进行存货决策时的投入程度有限。

供应商在用户的所在地，代表用户执行存货决策管理存货，拥有存货所有权。在这样的方式下，供应商几乎承担了所有责任，它们的活动也很少受到用户的监督或干涉，是一种完整意义上的供应商管理库存方式。供应商可以十分清楚地了解到自己产品的销售情况，供应商也可以直接参与销售。

供应商不在用户的所在地，但是定期派人代表用户执行存货决策，管理存货，供应商拥有库存的所有权。供应商拥有所有权的情况下，采取在用户地或是在分销中心保存库存，以求根据需要及时快速地补充，库存的水平由供应商决定。

APICS（america production and inventory control society）定义的VMI一般是指第三和第四种方式，即是供应商拥有库存的所有权。

4.5.4 犞犕犐的实施步骤

实施VMI策略首先要改变订单的处理方式，建立基于标准的托付订单处理模式。首先，供应商和批发商一起确定供应商的订单业务处理过程所需要的信息和库存控制参数，然后建立一种订单的处理标准模式，如EDI标准报文，最后把订货、交货和票据处理各个业务功能集成在供应商一边。

库存状态透明性（对供应商）是实施供应商管理库存的关键。供应商能够随时跟踪和检查到销售商的库存状态，从而快速地响应市场的需求变化，对企业的生产（供应）状态做出相应的调整。为此需要建立一种能够使供应商和用户（分销、批发商）的库存信息系统透明连接的方法。

供应商管理库存的策略可以分如下几个步骤实施。

第一，建立顾客情报信息系统。要有效地管理销售库存，供应商必须能够获得顾客的有关信息。通过建立顾客的信息库。供应商能够掌握需求变化的有关情况，把由批发商（分销商）进行的需求预测与分析功能集成到供应商的系统中来。

第二，建立销售网络管理系统。供应商要很好地管理库存，必须建立起完善的销售网络管理系统，保证自己的产品需求信息和物流畅通。为此，必须保证自己产品条码的可读性和唯一性；解决产品分类、编码的标准化问题；解决商品存储运输过程中的识别问题。目前已有许多企业开始采用MRPII或ERP，这些软件系统都集成了销售管理的功能。通过对这些功能的扩展，可以建立完善的销售网络管理系统。

第三，建立供应商与分销商（批发商）的合作协议。供应商和销售商（批发商）一起通过协商，确定处理订单的业务流程以及库存控制的有关参数（再订货点、最低库存水平等）、库存信息的传递方式（如EDI或因特网），建立订单处理的标准模式（如EDI标准报文），将订货、交货以及票据处理等业务功能集成在供应商一边。

第四，组织机构的变革。这一点也很重要，因为VMI策略改变了供应商的组织模式。过去一般由会计经理处理与用户有关的事情，引入VMI策略后，在订货部门产生了一个新的职能负责用户库存的控制，库存补给和服务水平。

一般来说，在以下的情况下适合实施VMI策略：零售商或批发商没有IT系统或基础设施来有效管理它们的库存；制造商实力雄厚并且比零售商市场信息量大；有较高的直接存储交货水平，因而制造商能够有效规划运输。

4.5.5 支持犞犕犐的管理信息系统

1.系统集成

VMI系统包括客户自动补货系统和电子数据交换系统。客户自动补货系统安装在供应商（或中间服务商）一端，中间以EDI与零售商相连，交换单品销售数量、库存数据和订单等信息。具体业务流程是：零售商把当天结业的单品销售量和库存数据用EDI发送给供应商；供应商用自动补货软件产生订单，可发给零售商确认，或零售商可以根据自己的促销等修改订货数量；供应商订单处理和发货；零售商收货和付款。

客户自动补货系统包括客户订单自动产生（以补货预测公式为基础）、人工修正（考虑促销、新品等因素）和订单的整合（最小订单量、经济批量、满载等）。

客户订货预测一般使用库存控制目标（ICO）模型，考虑到不同零售客户对预测的各种影响参数，如订单间隔、到货天数、平均销售量、安全库存等，然后建议合理的订单。此外，客户自动补货系统还包括零售商商品代码、订单格式的自动转化等功能。

系统的一些具体的目的在于：为零售商的客户购买供应商的产品提供最好的机会；帮助零售商更有效地管理它们的库存；帮助供应商制定生产计划。

图4.4 VMI系统的集成结构

2.电子数据交换（EDI）与电子收款机系统（point of sales，POS）

VMI的实现需要强大的技术支持。通过电子数据交换将销售点信息和配送信息分别传送给供应商和零售商，对减少数据传送时间和登录错误是必不可少的。EDI将商贸业务中贸易、金融、海关和保险等相关业务信息，用国际公认的标准形式，通过计算机网络，按照协议在贸易合作者的计算机之间快速传递，完成业务过程。对于EDI来说，通信标准和信息标准是非常重要的。通信标准和信息标准是电子数据交换最本质的东西。通信标准用于明确技术特性，使计算机硬件能够正确地及时交换。通信标准确定字符设置、传输优先权和速度。信息标准规定传输文件的结构和内容，特别是明确文件的类型以及当一份文件被传输时的数据顺序。为此，行业组织开发和提炼了两种一般标准，以及许多行业的具体标准，努力使通信传输和信息交换标准化。

专栏4.2

在国外VMI的应用过程中，最普遍接受的通信标准是ASCX.12（America Standard Committee X.12），即美国标准委员会X.12和UN/EDIFACT（United Data Interchange for Administration Commerce and Transport），即联合国/商业和运输电子数据交换管理。两者中，X.12被升格为美国标准，而联合国使用的EDIFACT更多地被视为全球标准。每一个组织都明确规定了在供给链的伙伴之间交换共享数据类型的结构。专家指出，最有可能的发展趋向是EDIFACT标准。在EDI执行过程中，有一系列的信息标准，信息标准是通过各种交易设置来执行的。交易设置是一套描述电子文件的代码。交易设置对每个行业明确地规定了可以进行传输的文件类型，其中有关的文件被用于普通的物流活动，例如订货、仓库作业，以及运输等。交易代码用于显示电子通信究竟是仓库的货运订单（Code940）还是仓库存货状态报告（Code941）。除了交易代码外，仓库交易还包含仓库编号、品目编号，以及数量。

虽然各种应用正在向普通标准转移，但是依然存在着有关终极目标的冲突。尽管一个单一的普通标准在任何行业和任何国家里都有助于商业伙伴之间的信息交换，但是任何厂商都认为只有拥有专有的EDI能力才能取得其战略优势。专有的EDI能力能使厂商提供客户定制化的交易，高效率地满足信息需求。虽然标准的EDI交易设置的基本优点是低成本和高度灵活性，但却存在着两大缺点。首先，因为标准的交易设置必须调节到能满足所有类型的用户需要，而使其变得更加复杂。由于不同的用户需要用不同的特点交易，而标准的交易设置必须全部予以适应，因此导致了复杂性。例如，食品杂货行业需要5位数的UPC，而供电业却需要20位数的品目编码，而标准化的物流EDI对两者都必须适应。

其次，标准的EDI交易并不提供竞争优势，因为它们随时可以被其竞争对手仿效。很多厂商通过使用增值网（value-added network，VAN）来解决这种进退两难的窘境。增值网是发送和接收系统之间的共同界面，它是通过管理交易、翻译通信标准和减少通信联结数目来实现增值的。交易管理包括向供应商、承运人或顾客的用户电话机传播信息，并用不同的通信标准接收来自顾客的信息。

利用条形码和扫描来确保数据的准确性也是十分必要的，同时POS系统的应用是必不可少的。POS系统是基于计算机网络的商业企业管理信息系统，它将柜台上用于收款结算的商业收款机与计算机系统联成网络，对商品交易提供实时的综合信息管理和服务。商业收款机本身是一种专用计算机，具有商品信息存储、商品交易处理和销售单据打印等功能，既可以单独在商业销售点上使用，也可以作为网络工作站在网络上运行。POS系统将商业场所的所有收款机与商场的信息系统主机互联，实现对商场的进、销、存业务进行全面管理，并可以与银行的业务网通信，支持客户用信用卡直接结算。POS系统不仅能够使商场的进、销、存业务管理系统化，提高服务质量和管理水平，并且能够与整个企业的其他各项业务管理相结合，为企业的全面、综合管理提供信息基础，并对经营和分析决策提供支持。此外，库存、产品控制和计划系统都必须是在线的、准确的，并结合起来利用有效的附带信息。

3.软件支持

IT的应用催生了一系列新型库存管理方法，包括物料需求计划、制造资源计划（MRPⅡ）、企业资源计划等。对于供应商管理库存有专门的VMI软件，它们能够指明现在、未来某时材料、零部件、产成品的库存水平，体现了良好的基于顾客细分化、产品要求、运输一体化、时间要求以及竞争表现的存货管理政策。对于VMI方式，IT技术通过以下流程解决库存管理问题。

流程包括：从供应商那里接收发运通知；接受物料，放到“特殊库存”的寄售仓库；从供应商仓库将物料发给生产订单或维护订单；从供应商库存转储为普通的公司库存；物料发出时供应商自动发票处理过程开始；最后与相关模块集成。

VMI的管理理念正是通过相应的管理软件来实施的，如宝洁公司就采用了KARS软件＋EDI。应用VMI相关软件相对于传统人工管理模式的好处集中起来有：数据收集功能增加；由于有了较为准确的数据资料，对于销售和订单的预测作用加强了；产生订单即时迅速；对于订单的履行有很好的控制作用。