库存业务管理

第三节　库存业务管理

库存业务是指对库存物资的进、出、存所开展的业务活动。库存业务是企业经营业务的重要组成部分，是企业保持正常经营的重要基础。对库存业务进行管理，首要的是理清库存物资的品种数量，这是最基本的库存管理工作。如果对自己库存物资的品种、类别、规格、性能、数量都弄不清楚，就不知道库存管理的对象是什么，也就更无法得知怎样进行管理。鉴于库存品种数量管理的重要基础作用，本节首先介绍物资编码、ABC分类法及CVA分析法三种库存品种数量管理方法。

一、库存品种数量管理方法

（一）物资编码

物资编码是物流信息化的基础，是库存业务能够顺利进行的重要依据。所谓物资编码，就是在对库存物资的品种、类别、规格、性能等基本情况进行实际调查，经过统计整理后，形成物资类别品种体系，并采用系统化的统一编码标志其基本属性和特殊属性的工作。物资编码具有唯一性和统一性。每一件库存物资应有且只有一个与之对应的物资编码。对于整个库存管理工作来说，物资编码的标准应统一设立。

最基本的物资编码是组合序列码，用0，1，2，…，9共10个数字，有必要的话，还可加上A，B，C，…，Z等26个英文字母来表示。利用这些数字和字母首先表示库存物资的大类、小类、品种、规格等层次结构，然后每一层次按照顺序序列依次对该层次内的每件物资进行编号，这样形成最终的物资编码。这种编码方法的优点是简单方便，具有可扩充性，比较适合一般的计算机管理信息系统进行查询和统计。其缺点是编码并不具有特定的含义，因此不方便记忆，只能通过计算机存储记忆，最终形成完整的库存物资品种类别体系。管理人员可使用计算机查询、显示出相应的库存物资属性。

另外一种物资编码是条形码。条形码实际上仍然是一种组合序列码，它由不同宽度的线条组合而成。一般来说，要将按照一定规则编译出来的条形码转换成有意义的信息，需要经历扫描和译码两个过程。不能用肉眼识别的线条宽度，用专门的光电条码扫描器就能很方便地识别。光电条形码扫描器先将扫描到的信号转换成相应的电信号，再送到整形电路将模拟信号转换成数字信号，然后译码器通过测量脉冲数字电信号0、1的数目来判别条和空的数目；通过测量0、1信号持续的时间来判别条和空的宽度。此时所得到的数据仍然是杂乱无章的，要知道条形码所包含的信息，还需根据对应的编码规则，将条形符号换成相应的数字、字符信息。最后，由计算机系统进行数据处理与管理，物品的详细信息就能够被方便地识别出来。这种物资编码方法节省了大量人工输入的工作，现在被广泛使用。

（二）ABC分类法

ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创的。1879年，帕累托在研究个人收入的分布状态时，发现少数人的收入占全部人收入的大部分，而多数人的收入却只占一小部分，他将这一关系用图表示出来，就是著名的帕累托图。该分析方法的核心思想是，在决定一个事物的众多因素中分清主次，识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较小的次要因素。后来，帕累托法被不断应用于管理的各个方面。1951年，管理学家戴克（H．F．Dickie）将其应用于库存管理，命名为ABC分类法。

在企业的生产过程中，库存资源的种类繁多，且数量庞大，但是其价值和重要性不完全相等。如果对所有物资进行同等程度的管理，则需要企业支出大量的人力、物力和财力。因此，应当对物资品种进行不同程度的区分管理。ABC分类法将库存物资按照其价值大小进行区分，分为A、B、C三大类，然后按其重要程度分别对待。

一般来说，A类物资占物资总类的10%左右，销售金额占总金额的70%～75%；B类物资占物资总类的15%～25%，销售金额占总金额的20%～25%；C类物资占物资总类的65%～75%，销售金额占总金额的5%～10%。值得注意的是，ABC分类的标准是基于统计数字的，所谓20%或70%等并不是一个绝对值。企业在实施ABC分析法时，如何确定这个划分界线，就需要结合自身的情况，依据适当原则选择自己的标准。

ABC分类法的具体步骤描述如下。

（1）确定统计期。对库存情况的统计调查，应该有一个时间区间，叫统计期。该期间应该能反映当前和今后一段时间的供应、销售和储存形势，对于生产、经营情况较稳定的企业，可采用稍长的统计期，如一个季度、一年；对于变动幅度较大、频率较高的企业，尤其是零售业，可采用较短的统计期，如十天、一个月，并可针对部分销售情况较稳定的商品来进行统计分析。

（2）统计出该期中每种存货的供应、销售、库存数量，单价和金额，出入库频度和平均库存时间等。在条件允许的情况下，可以结合原来的库存卡片，对每一种存货制作一张ABC分析卡，如表3-1所示。把卡填好，但存货顺序号可暂不填写。

表3-1　ABC分析卡

（3）将每种存货的ABC分析卡，按金额大小顺序排列，并将顺序号作为物料编号填在分析卡上。

（4）制作各种存货的ABC综合分析表，如表3-2所示。

表3-2　库存物品ABC分析表

（5）绘制ABC分析图。首先以品种数累计百分比为横坐标，以资金占用额累计百分比为纵坐标，按ABC分析表中的数据填在坐标图上取点，并连接成曲线，绘制成ABC曲线图，如图3-1所示。再按照企业自身规定的ABC分类比例把曲线分成三段。按每段中包括哪些品目来确定各种存货的分类归属，填入表3-2中的分类结果栏。

图3-1　ABC分类图

通过以上的一系列步骤就可以将库存物品较合理地分为A、B、C三类或重点与非重点品类。这里要说明的是，把库存分成几类并不重要，关键是要便于今后的库存分类管理。

（三）CVA分析法

ABC分类法固然有其科学合理之处，也为许多企业所应用，但是它也有缺陷。有些公司发现，ABC分类法中的C类物资往往得不到应有的重视。例如，从事服装生产的企业会把纽扣、拉链等列入C类物资，但是如果纽扣或拉链短缺将会影响到服装的生产。因此，有些企业采用关键因素分析法（简称CVA分析法）以弥补ABC分类法的不足。

CVA分析法最早应用于军事后勤管理中。该方法的基本思想是把库存物资按照其关键性分为最高优先级、较高优先级、中等优先级和较低优先级等四个级别，按照不同的级别分别制订不同的库存管理策略。

处于最高优先级的库存物资是企业经营的关键性物资，不允许缺货情况发生，否则将导致企业经营停顿或中止。

处于较高优先级的库存物资是指生产经营活动中的基础物资，该等级物资允许偶尔缺货。

处于中等优先级的库存物资多属于生产经营中比较重要的物资，允许其在合理范围内缺货。

处于较低优先级的库存物资是指经营中需要用到但可替代性高的物资，这部分物资允许缺货。

由此可见，CVA分析法比ABC分类法有更强的目的性。

二、库存经营管理

（一）库存经营过程

一个完整的物资库存经营过程包括以下四个过程。

1．订货过程

订货过程是指企业根据生产计划，制订物料需求计划及订货单，发送订货单给供应商完成订货交易的过程。它实际上是一个根据计划与供货商达成订货意向，签订相关合同，支付货款获取所需物资的所有权和使用权的一个商务流过程。经过订货过程后，在理论上企业的库存量应增加。

2．进货过程

进货过程是指订货和供货交易双方在达成订货意向、签订订货合同后，供方将物资从己方运送到需方指定地点，由订货方验收入库的过程。它是一个物流过程。通过进货过程，订货企业的实际库存量会实实在在地增加。

3．保管过程

保管过程是指经过订货企业的验收将物资入库后，到该物资出库应用于生产或销售的时间段中的存储保管过程。它也是一个物流过程。如果不考虑折旧率、自然损耗等库存损失，保管过程一般不会使企业实际库存量发生变化。

4．出库过程

出库过程是指由于企业生产或销售的需要，库存物资经专门人员清点后出库发运的过程。它既是一个商务流过程，也是一个物流过程。通过出库过程，物资库存量无论在理论上还是在实际上都会减少。

总体来说，以上四个过程构成了物资的进、出、存过程。订货、进货过程使库存量增加，出库过程使库存量减少，保管过程保持库存量不变。所以要对库存量进行控制，既可以对出库过程进行控制，也可以对订货、进货过程实施控制。一般来说，企业会选择根据需求控制订货、进货过程，来达到对库存量实行控制的目的。

（二）库存经营方式

根据库存控制理论，可以将经营者的经营方式分为以下三种类型。

1．不允许缺货型

企业所有的物资需求都应该能够被现有库存所满足，不能发生缺货的现象，即企业的库存量不能等于或小于零，现有库存能满足供应。生产企业一般属于这种情况，缺货会造成企业停产，无法保证企业生产的连续性和稳定性。

2．可以缺货型

允许库存不满足对需求者的现货供应。需方所需物资，库存有货就供应，没有货就不供应，不进行补货供应。可以缺货，意味着库存量可以等于零。

3．可以缺货但要进行补货型

如果当需求者要购买货物时，企业库存没有现货可供应，但可通过需求者预订、企业补充库存的方式进行销售。这种情况意味着企业库存量可以等于或小于零，无论库存有无现货都保证供应的一种经营方式。一些企业往往乐于采用这种灵活的经营方式。

面对这三种经营方式，企业可以采取以下两种进货方式。

1．即时到货方式

采用即时到货方式时，将一次所订货物一次性全部到货来补充库存，其进货过程不需要花费时间或所花费时间较少可以忽略，也就是即订即到，且是一次性到货。这里的“不需要花费时间”不是真正意义上的不花费时间，而是指不会花一个单位以上的时间，只要是在一个单位时间内到货，都称做即时到货。这里所谓的“单位时间”是相对的概念，是指在整个问题计划中需求量所采用的时间单位。如果问题是以日需求量进行考虑的话，则时间单位就是天；如果需求量是以月为单位考虑的话，则时间单位就是月。

2．持时到货方式

持时到货是指将一次所订货物按一定的进货速率逐渐进货，整个订货进货过程需要持续一段时间，最起码要花费一个以上单位时间。一般路途比较远的进货需要一个以上的单位时间，则都可算是持时到货。

虽然经营方式可以有所不同，但是库存的经营过程基本上都是相同的，一般都具有订货、进货、保管和出库四个过程。由于企业可以选择不同的经营方式，在具体处理这四个库存过程上所采取的策略有所不同，具体的库存控制管理操作也不同。