系统理论在信息资源建设中的应用

一、系统理论在信息资源建设中的应用

信息资源建设是一项庞大的社会工程，它不仅本身有一系列复杂的组织管理问题，而且与社会政治、经济、科学、教育、文化环境有极为密切的关系。对这项规模庞大、联系复杂的社会工程，不借助现代科学理论与方法，是难以取得成效的，而系统理论与方法，对解决这类复杂问题，有其独特的作用。

(一)系统方法与信息资源建设

系统方法是随着系统科学的崛起而形成的一种科学方法。“所谓系统方法，就是把对象放在系统形式中加以考察的一种方法。具体地说，就是从系统的观点出发，始终着重从整体与部分(要素)之间、整体与外部环境的相互联系、相互作用、相互制约的关系中综合地、精确地考察对象，以达到最佳地处理问题的一种方法。”^[1]系统方法具有传统科学方法所不具备的一些新特点、新功能。它立足整体、统筹全局，把整体和部分辩证地统一起来，把确定目标和实现目标两种认识功能有机地结合起来，把定性分析和定量描述科学地联系起来，在科学研究和社会实践中发挥了重要作用。美国从事系统分析的专家R.F.迈尔斯说：“系统方法只不过是平常的常识，每个概念、每个步骤在常识中都是合理可行的。系统方法的价值就在于它使你能够把所有这些常识性的思想汇集起来，协调一致，集中解决复杂环境中的复杂问题。……系统方法所做的是许可你以一种合乎逻辑的合理方法着手解决问题。”^[2]系统方法广泛运用于自然科学、社会科学和思维科学各领域，在解决复杂的科学、技术、经济和社会问题方面显示出强大的生命力。

系统方法既然有如此“神奇”的作用，那么，它是否能够为信息资源建设提供一些思路和启示呢?回答是肯定的。

现代系统论认为，客观世界的一切物质都存在于一定的系统之中。所谓系统，是“由相互联系、相互依赖的若干组成部分结合而成的具有特定功能的有机整体，而这个‘系统’本身又是它所从属的更大系统的组成部分”。^[3]一个国家的信息资源也是这样一个系统，它具有普通系统所具有的基本性质：

第一，它是由若干要素和子系统按一定方式组合而成的。各种信息生产部门、图书馆、情报机构、档案机构及其他信息机构的信息资源，都是构成这个系统的要素，各要素按一定的方式组成若干层次的子系统，然后由这些子系统组成全国信息资源整体系统，同时信息资源系统又是整个社会大系统的一个组成部分。

第二，信息资源系统内的各要素、各子系统间相互依存、相互制约，这种依存和制约关系是通过大系统这个整体相联系的。

第三，整体的信息资源系统具有一定的特性和功能，这些特性和功能并非各要素、各子系统特性和功能的简单叠加，合理建立起来的信息资源系统，其整体功能应该大于各子系统功能的算术和。

第四，信息资源系统存在于社会环境之中，并与环境进行物质、能量和信息交换。一方面，信息资源系统受到社会经济、政治、科学、文化、教育各种因素的影响和制约，另一方面，它又向社会提供信息资源，以其特有的作用促进社会的发展。信息资源系统的客观存在及其特征，正是我们运用系统理论和方法认识和解决信息资源建设问题的基础。

(二)运用系统理论和方法，研究信息资源建设

1.系统的整体性原则是信息资源共建共享基本的方法论基础

从系统论观点来看，信息资源共建共享的目的就在于充分发挥信息资源系统功能的放大作用，使大系统的功能大于子系统功能之和，这是系统的整体性原则决定的。

整体性原则是系统科学方法论的首要原则。系统的整体性有一个显著的特征，即系统在整体水平上的性质和功能不等于其组成部分孤立状态时性质和功能的叠加。这种效应，就是系统的整体效应。整体效应是一切系统所普遍具有的，如计算器是由继电器开关组成的，却显示出与继电器开关截然不同的计算功能；细胞是由生物化学分子组成的，却具有根本不同于生物化学分子的生命本质。同样，一个国家信息资源整体系统的功能，并不等于各信息资源子系统功能的简单叠加。这是不难理解的。因为系统各个部分(子系统)有自己的功能，这些功能是整个系统功能的基础，但系统通过自身广义的内聚力即各个组成部分的相互作用，作为整体所显示的功能又大于各子系统功能之和。对于这种系统的整体性效应，马克思曾有过论述。他说，许多人协作、许多力量融合为一个总的力量，造成一个“新的力量”，“这种力量和它的一个个力量的总和有本质的区别”^[4]。

怎样才能充分发挥信息资源系统的整体效应呢?我们知道，系统之所以区别于各孤立部分之和，在于系统内部的各要素存在联系，而孤立部分是没有联系的。事物之间的联系，从本质上看，就是物质、能量和信息的交流。大系统中各子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着有利的方向发展，便促使系统的属性和功能的增加。因此，要充分发挥信息资源整体系统的功能，关键在于物质、能量、信息的合理流动，也就是各子系统即各级各类信息机构要统筹兼顾、密切联系、分工协调、资源共享，向整体化方向发展。这就是系统的整体性原则为信息资源建设所提供的方法论依据。它的具体要求是：

第一，必须建立信息资源保障体系。一个国家的信息资源建设涉及各类型信息机构，必须将这些机构组织起来，使之相互联系，建立信息资源保障体系，以充分发挥这个系统“整体大于部分之和”的效应。着眼于整体效应，对我国信息资源建设具有特别重要的意义。长期以来，我国各类型信息部门——出版、发行、图书馆、信息中心、档案机构、政府信息部门、信息公司等——分别隶属于不同的行政主管部门，即使是同一类型的文献机构，如图书馆，也分属于不同的系统。各类信息机构各自为政、孤立规划、分散发展，彼此间缺乏合作与协调，致使我国信息资源体系整体功能不强，满足社会信息需求能力低。因此，运用系统理论来认识和解决信息资源建设问题的首要目标是建立一个具有信息生产、供应、采集、整序、存储、传递等基本功能的国家系统。组成这个系统的各信息机构，要密切联系、分工合作、协调发展，共同研究解决信息产品的生产、供应渠道存在的问题，制定国家信息资源建设计划，建立国内书目报道体系、信息检索系统和馆际互借网络，并采用现代技术，实现管理自动化。合理建立起来的信息资源保障体系，其整体功能将大于各子系统功能之和，产生良好的整体效应。

第二，信息资源保障体系必须有明确的系统目标，并能保证系统总体的最优化。我国信息资源保障体系的整体目标，就是尽可能完整地收集国内外文献资料，能够方便快捷地获取分布在全球的信息资源，最大限度地满足整个社会的信息需求。显然，在当今信息量激增、需求复杂的情况下，任何单个的信息机构都不可能实现这一目标。因此，必须对这一总目标进行分解，将比较复杂的整体大系统目标分解成若干相对简单的子系统目标，也就是说，要从整体目标出发，对全国信息资源建设进行统筹安排、科学规划。各信息机构要根据整体目标的要求与本部门的特点，承担相应的信息资源共建任务，然后通过各单位在不同层次上的协调与合作，开展广泛的信息资源共享活动，使信息资源系统整体及各子系统，都能充分地发挥它们的功能，达到最佳的整体效应。

信息资源保障体系所追求的目标是系统整体的优化。因此，强调局部效应服从整体效应的原则是十分必要的。系统的整体效应与局部效应往往并不一致。有时局部效应较优，整体效应也较优，有时局部效应较优，整体效应却不一定优，有时局部效应不优，整体效应却可能优。这种情形，在信息资源建设中显然也是存在的。比如片面追求各子系统的“最优”，搞“大而全”、“小而全”，对某个信息机构来说，可能有局部的好处，然而，由此造成的各单位信息资源的平行重复，却影响了信息资源保障体系的整体功能。因此，在信息资源建设中，必须特别强调系统的整体优化，强调局部效应服从整体效应的原则。

第三，信息资源保障体系的运行必须与社会环境相适应。系统与环境相适应，并保持一种良性的循环关系，是系统生存和发展的必要条件。信息资源保障体系是在社会大系统中运行的，因此，必然受到社会政治、经济、科学、教育、文化等环境因素的影响和制约。如何从我国国情出发，确定我国信息资源保障体系的模式及实现途径，是关系到信息资源保障体系能否达到预期目标的关键。

2.系统的联系性原则为信息资源体系结构研究提供了理论依据

系统的联系性原则是指系统要素之间、系统和环境之间存在着相互联系、相互作用的关系。联系性原则和整体性原则密不可分，它要求我们在考察任何对象时，都要从整体出发，把重点放在系统要素的各种联系上，从各种联系中综合考察事物，从而从整体上正确揭示事物的性质和发展规律。

系统整体中各个部分的组成状况及其相互联系，就是系统的结构。任何系统，不管是高一级层次的复杂系统，还是低一级层次的简单系统，都具有一定的结构。系统的结构是系统保持整体性并具有一定功能的内在依据。图书馆信息资源是一个系统，无论是微观的信息资源系统还是宏观的信息资源系统，都是具有一定结构的。所谓信息资源系统结构，就是信息资源系统的各组成要素的构成状况及其相互关系，它所要研究的是如何根据特定功能的需要，将各种不同学科、不同文种、不同水平深度、不同出版形式、不同载体形态的信息载体，按照一定的比例和方式结合起来，形成相互联系、相互作用的信息资源体系。

为什么要研究信息资源系统的结构呢?系统的结构与功能原理告诉我们，系统的结构与功能有密切的联系，系统的结构决定系统的功能。什么是信息资源系统的功能呢?我们把信息资源系统内部各要素相互联系与作用的方式称为信息资源系统的结构，与此相对应，我们则把信息资源系统与外部环境相互联系和作用的能力称为信息资源系统的功能。具体地说，信息资源系统的功能就是选择、采集、组织、存取各种媒介的信息，为满足社会信息需求提供保障条件。这一功能的实现，有赖于科学、合理的信息资源结构。当然，组成系统结构的要素是决定一个系统功能状况的基本条件，要提高信息资源系统的功能，就必须提高组成信息资源系统结构的要素的素质。也就是说，必须提高信息资源本身的质量，选择和采集具有科学价值、现实价值和参考价值的文献信息资源。但是，只注重单个要素的素质是不够的。因为，决定系统功能的条件，除了组成要素外，系统中各要素的联系、组合状况，同样能影响系统的功能。信息资源系统功能的发挥，不仅取决于各种成分信息资源的质量，而且取决于这些信息资源的构成、组合状况，即信息资源系统结构。从单个的图书馆信息资源来看，尽管许多图书馆所收藏的文献或其他信息载体不乏精品，但由于资源结构不合理(如各学科或各种载体的资源比例失调、资源的搜求深度与需求脱节等)，信息资源系统的整体功能并不强。从宏观的信息资源体系来看也是如此。国家信息资源保障系统是由许多子系统——各类型的信息机构的信息资源系统组成的，但决不是各子系统最佳化的简单总和。比如，我们常说我国信息资源还比较贫乏，其实，这里的“贫乏”固然有“数量不够”的含义，但更主要的还是信息资源系统的宏观结构不合理。即使对于一个具体的信息机构来说，信息资源的结构、功能可能是比较好的，但由于各单位孤立地决定本单位的信息资源结构，缺乏相互之间的协调，结果互相重复。而相同内容的信息载体的增加，并不意味着信息量的增加。这才是我国信息资源贫乏、信息资源系统整体功能较差更重要的原因。所以，无论是宏观的信息资源体系，还是微观的信息资源体系，如果结构合理，就能赋予系统内部各个要素以新的特征，使该要素在信息资源系统对外作用时，发挥单个独立要素所不能起的作用。如果结构不合理，信息资源整体系统的要素就不具备整体系统结构所赋予的特征，因而，也就不能发挥出它存在于系统结构中的那种功能。可见，要发挥信息资源体系的功能，不能仅仅停留在提高单个要素的素质上面，而要在一定要素的基础上，致力于改进信息资源系统的结构。这就是我们研究信息资源系统结构的理论依据。

3.系统的有序性原则对信息资源组织的理论指导意义

有序性原则是指组成系统的各要素之间相互联系和制约的关系是有规律、有秩序的。系统的有序性，是系统有机联系的反映。系统中稳定的联系，构成系统的结构。系统的有序性越高，系统结构越严密，系统的功能就越强。反之，系统的有序性越低，系统结构越松散，其功能也越差。

系统的有序性原则对信息资源组织具有理论指导意义。信息资源建设的实质就是对处于无序状态的信息进行选择、组织、开发，使之形成有序的信息资源系统。系统的有序性要求图书馆对采集的文献信息资源要依据一定的技术方法和规范，进行加工、整序。经过程序化的处理过程，使之成为馆藏信息资源体系中组织化、序列化的组成部分。有序性原则还要求图书馆建立完善的信息检索系统，如书目、索引、文摘等传统的文献信息检索工具和联机书目数据库、光盘数据库、网络数据库等现代信息检索系统。要使图书馆以及整个信息资源保障体系所拥有的和可存取的所有信息资源的内容都能够通过这些检索工具和检索系统全面系统地加以体现，使信息用户可以从多角度、多途径了解信息资源的内容，从而有效地利用这些资源。

4.系统的动态性原则要求信息资源系统建设必须适应社会信息需求的变化

系统是一个“活”的机体。在要素之间、要素与系统之间、系统与环境之间都存在着物质、能量、信息的流动。因此，系统的平衡和稳定是一种动态的平衡和稳定。系统的变化，根源于系统内部的矛盾运动，即根源于系统组成要素及其相互关系的变化。同时，来自周围环境对系统及结构的影响也会使系统产生适应性变异。

系统的动态性原则给信息资源建设的启示是，在信息资源建设的过程中，要研究信息资源系统在时间上发展变化的趋势和规律，自觉地调整信息资源系统内部结构及其与外部环境的关系。信息资源系统发展变化的内因在于信息资源与用户信息需求之间的矛盾运动。日益广泛、复杂和多元化的社会信息需求要求信息资源系统建设必须与之相适应。发展变化的外因在于随着科学技术的进步和社会的发展变迁，信息资源的内容和载体都会逐渐陈旧、老化而失去利用价值。因此，信息资源建设是一个不断扩充、发展新的资源，不断淘汰老化、失效的资源的动态过程。只有及时调整和更新信息资源结构，才能建立起一个充满生机与活力的信息资源系统。