秘书的礼仪素养

第二节　秘书的礼仪素养

一、秘书涉外礼仪素养

我国加入世贸组织后，跨国经贸合作越来越多。在这些涉外活动中，秘书人员多了解一些涉外礼仪的基本常识是十分必要的。

(一)尊重各国礼仪

(1)亚洲与太平洋地区亚洲人很注重礼貌，忌一落座就开始谈生意。在这些地区，英语是商业用语，因而你的名片须一面印英文，另一面印母语。澳大利亚人喜欢热情握手，并直呼其名，时间观念极强。日本人注意穿着仪表，见面一般不握手，只是互相鞠躬;日本人很重视名片，名片上最好印有日文;他们时间观念也很强。新加坡人很注重清洁卫生，谈话应避免涉及宗教与政治，安排洽谈要准点到达。韩国人不喜欢大声说话或大笑，妇女们通常不握手，不喜谈政治问题。泰国人一般也不握手，忌踩门槛，忌摸小孩的头，另外他们特别喜爱鲜花。

(2)欧洲人较保守，注重礼仪，握手是他们基本的问候形式，注重互换名片，喜欢准时守约，喜爱鲜花，特别厌恶他人在饭桌上抽烟。英国人特别重视礼节，约见时切不可提前到，尽量准点;交谈中也切忌谈有关宗教及君主制问题。法国人也喜欢守时赴约，一般不愿谈及个人、政治或钱等话题;另外法国人较浪漫，会见时不妨赠送一些高雅且带有浓郁民族特色的小礼品。德国人同样守时，喜爱鲜花，值得注意的是，他们习惯于互称头衔，千万不要直呼其名。

(3)美国人热情好客且不拘礼节，自由平等观念较强，没有论资排辈的习惯，喜欢直呼对方名字。洽谈时，美国人喜欢直截了当、直奔主题。这里应引起注意的是，美国企业均是五天工作制，周六及周日休息，一般不进行商务交际活动，在圣诞节前后两周也不进行业务洽谈。且会晤时间应事先约定，业务洽谈多在午餐时进行，参加人员应穿正规西服。

(二)尊重各国习俗禁忌

(1)交谈禁忌。东西方交际习惯有许多不同之处。西方人不愿他人问及年龄、婚否、收入、住址、经历及信仰。西方男性一般不参与妇女圈内的议论，更不可面对妇女说长论短;交谈时，一般不喜欢他人上前旁听，更不可随意打断他人的谈话。如跟英国人交谈，忌两膝张得太宽，更不可架二郎腿，不可背手或手插入口袋，不可耳语，更忌拍打肩背。美国人最忌询问私人财产及收入。

(2)行为禁忌。与我国习惯不同的是，欧美上年纪的人在上楼梯或爬山时，别人千万不能扶他们。印度、缅甸等国忌用左手传递东西。巴基斯坦人忌拍打后背，也忌以手帕为礼物。美国人忌穿睡衣迎客。泰国人忌用脚指东西给人看或用脚踢东西给人。在西方国家，双方握手时，千万不要越过另两个人拉着的手去与第三个人握手;抽烟时不可一次给第三个人点烟，据说如此会招致不幸。

(3)数字禁忌。欧美国家普遍忌讳“13”这个数字，商贸接待中切记不能安排13号房间，不坐13号桌子，不设13次航班。另外他们也忌周三和周五，认为这两天不吉利，因而在安排涉外交往活动时应避开。在东方一些国家则忌讳“4”这个数字。如接待韩国客人，住处别安排在4楼，也不要安排带4字的房间;日本人忌2月和8月，认为这两个月是淡季，会影响生意，因而，与日本人做生意，不要选择2月和8月。

(4)颜色禁忌。欧美一些国家忌黑色。巴西、埃及、埃塞俄比亚等忌黄色，认为它是凶色、丧色。日本人忌绿色，认为其为不祥之色。泰国人死后姓名用红色书写，故忌红色。比利时人认为碰到蓝色会遭不幸，所以忌蓝色。蒙古人厌恶黑色，认为黑色象征贫穷、不幸、背叛及暴虐。白色不为摩洛哥人所接受，认为白色为贫穷色。乌拉圭人则忌青色，认为它预示黑暗的来临，会带来不幸。

(5)饮食禁忌。美国人和加拿大人忌食动物内脏。在饮食方式上，如未铺桌布，波兰人是不会入席的;用筷子进食的国家忌将筷子插在饭碗中间，日本人还不许用舌头舔筷子，更忌用筷子掏菜吃。

(6)花卉禁忌。法国人忌黄色花。日本人和印度人忌荷花。英国人忌黄玫瑰。德国人忌郁金香。意大利人忌菊花。南美国家的人忌紫色花。另外各国普遍忌纸花和塑料花。

礼乐治邦，古已有之，数千年文明的衍展、传承、积淀、完善，礼仪已成为当今外交中的必备修养。它是一种人格心理需求，是伦理道德需求，也是人类社会文明的标志;同时，它更是国格赖以维护的必要保证，是国与国间摒弃霸权主义，建立平等友好关系的前提和基础。因而，秘书工作人员须学一点外交礼仪。

二、礼仪素养的文化意蕴

秘书加强礼仪修养，不仅是对其具体规范的把握，更重要的是对其文化底蕴的把握。因为社会交往活动是极其复杂的，其中礼仪规范的运用存在极大的灵活变通，但是“万变不离其宗”，这“宗”就是礼仪的文化底蕴。只有领悟到礼仪的文化底蕴中所包含的精神实质以及礼仪意境，才能达到礼仪运用的更高境界。为此，本文试图在中西礼仪的比较中对礼仪进行文化解读，以期使秘书人员更好地掌握礼仪的精髓，提高礼仪修养。

(一)礼仪的文化原形

人格结构是礼仪的文化原形，礼仪所展现出来的各种特定形态，正是由特定的人格结构摹写放大而成的。因此，人格结构应该成为礼仪文化解读的核心环节。东西方人的人格结构有着极大的差异。西方人的人格是以内在自我为核心的，在西方人看来，一个人要成为什么样的人，不是由任何其他人决定的，而是由自己的内在自我决定的。中国人则是以人际自我为核心来铸造自己的人格的。中国人在决定自己将要成为一个什么样的人时，主要不是从自己的内在自我，而是从他人对自己的要求出发进行自我设计的。中西方人两种人格的差异，使得他们在社会交往中展现出各自特定的礼仪形态和行为规范。

1.礼仪原则

西方人因为重视自我，以自我为核心，在社会交往中更强调独立、个性、自尊与尊重的原则。西方有许多名言，如“我不同意你的观点，但我尊重你发表自己看法的权利!”“走自己的路，让别人说去吧!”等等，就是这些交往原则的反映。中国人因为重视人际关系，以人际自我为核心，在社会交往中更强调认同、关怀、厚道和善解人意。

2.私人空间

私人空间意识强弱反映出不同的人格特性。西方人注重私人空间。有事来访要求预约，不欢迎不速之客;有事交谈一般不随便请到家里，而是请到咖啡厅等公共场合交谈。中国人私人空间意识较弱，为表示关系近，一般说有事可以随时到家找我，没事也可以经常来家里坐坐。在西方家庭，居室格局较严密，房间与房间的距离，门锁、窗帘等的安装都注意考虑到维护私人空间。家长十分注意培养孩子的独立性，在孩子很小时便让他们在单独的房间活动和睡觉，父母进孩子的房间得先敲门，让他做好打开私人空间的准备。这在中国家庭是不可想象的，中国人的家庭居室中各个房间经常没有门，有门往往也形同虚设，门一般情况下是不关的，更不会上锁，尤其是小孩房间，更不会允许他动不动把门关上，因为这样就无法了解孩子的活动。另外，中国人居室生活也缺乏窗帘意识，或者是有窗帘而不用，或者干脆不安装窗帘。曾经发生过这样一件事情：成都一所高校新建一幢留学生楼，设备、条件都很不错，但它的首批客人一住进去就提出抗议，因为整个楼都没有窗帘。西方留学生对此敏感的原因是认为没有窗帘，本该是私人空间的公寓就不成其为私人空间，而校方忽略此事的原因是认为是否有窗帘并不是重要的事情。

3.私人时间

私人时间是指个人独处的时间，它是私人状态的另一面。西方人对私人时间极为注意，努力为自己留有相当的私人时间，再好的朋友，再亲密的恋人，都十分注意为自己也为对方保留一定的私人时间。而这对于中国人来说则是多余的。中国人形容朋友之间、恋人之间的关系达到极致时所常用的一个词是“形影不离”。在中国人看来，既然是好朋友，那么，无论到哪、干啥，只要有可能，自然应该在一块。这样，所谓“私人时间”就无从谈起了。

4.隐私

在西方语言中，“私”是一个中性词。“私利”就是个人利益，“隐私”就是个人秘密。这些都是受到法律保护和社会尊重的。无论是私人时间、私人空间，还是私人权利等等，都是正当而合法的。比如经济收入，即使在夫妻之间往往也是分得很清楚的;夫妻之间的个人隐私也是受到对方尊重的。而在中国语言中，“私”则往往是贬义的。一般说来，中国人很少有真正的私人秘密。你可能在单位当中有某些私人秘密，但这些秘密在你的朋友中就不成为秘密了;在朋友中存在的私人秘密，到家人中又不成为秘密了;而在家人中成为秘密的，在夫妻、情侣间又不成为秘密了。在中国人的意识里，夫妻、至友之间是不应该有所保留的，即不应该留有秘密的，即使有，也少得可怜。

行为模式：礼仪文化基质的外显通道;人格结构作为礼仪文化的原形形式是一种内在的、隐形的模式，人格一旦形成，就将其外现为相应的行为模式。所以行为模式自然也应该成为礼仪文化解读的重要内容。行为模式可以形象地表述为一点模式、两点模式、三点模式。西方人的行为模式是两点模式，即强调事物之间的差异性、对立性和斗争性，在竞争和斗争中以一方压倒另一方的方式推动事物的发展。

中国人的行为模式是三点模式，即在对立双方之间寻求一个平衡点，这个平衡点就是在双方之间找到某些共识之处，起到缓和对抗的作用，使事物的发展能够保持其连续性。在社会交往活动中，依据不同的行为模式行事，必然勾画出不同的礼仪形态和行为规范。

(二)礼仪的中外差异

1.对待自己

西方人的行为模式是强调事物之间的差异性，那么，他们在社会交往活动中自然倾向于将自己同他人区别开来，突出自己的个性与独特性，强调同他人相异的一面。这种倾向，我们称之为“立异”心理和“极化”倾向。中国人的行为模式是强调事物的平衡性，故而在社会交往活动中倾向于淡化自己的个性与特异性，突出自己与别人的一致性。这种倾向，我们称之为“求同”心理和“取中”倾向。

2.对出名的态度

在西方人看来，人生来就是要出名的，要显得比别人强，要与众不同，因而在社会交往活动中常常要突出自己的长处，作为自己的尊严和价值的支撑。这正是西方人的“立异”心理和“极化”倾向的体现。中国人则相反，尽管心里也希望自己能够出名，比别人强，能够与众不同;但同时又伴随着“求同”心理和“取中”倾向所产生的相反的力量，抑制了这种想出头的愿望，牵制了自己的行为。因而在社会交往中往往表现得比较谦虚，不张扬，“夹着尾巴做人”。中国有许多谚语，如“人怕出名猪怕壮”，“出头的椽子先烂”，“枪打出头鸟”等，表达的正是这种“求同”心理和“取中”倾向。

3.对穿着的态度

我们知道，中西方人都注意流行和时尚，但他们之间的内涵却不完全相同。西方之所谓流行与时尚，是指流行与时尚的前兆或先锋，是指将要流行、将要变成时尚。待到真正普及之时，反而不成为流行和时尚了。而在中国人看来，只有在大街上到处都可以看到它的时候，才能称为流行和时尚。这种时尚内涵的差异正是中西方人不同行为特性的反映。

4.对待他人

在对待自己时表现出“立异”与“求同”的差异，在对待他人时必然会表现出“分界”与“和合”的差异。西方人重在“分界”，中国人重在“和合”，这就是二者对待他人的区别。西方人对自己的立异，其目的就是要分清彼此的界线，以保证每一个个体的自主性和独立性。所以，在西方人那里，无论关系如何亲密，一旦遇到原则问题，则分得很清楚，两者不能混为一谈。如金钱，即使是好朋友，甚至夫妻之间，经济账也是算得清清楚楚的。中国人对自己的求同，则决定其对他人必然要搞和合。求同的目的就在于要消除你我界线，更好地去搞和合，亦即努力在你我关系中达到你中有我、我中有你、你我不分的“互渗”状态。如果你我界线太清楚，就无法做到“互渗”，也就谈不上“和合”。

5.对他人个性的态度

西方人对个性极为尊重，对他人因个性而表现出的任何形态都能够理解和接受，从不因他人个性与众不同而加以指责，在社会交往中独特的个性往往还能获得别人的好感。这正是西方人重“立异”重“界限”的必然反应。中国人则相反，不太能够接受那些个性较为突出的人，在考察、评价一个人时，个性强的人往往不受欢迎和重用。这也正是中国人重“求同”重“和合”的必然反应。

6.为人处世的方式

在人际交往中，西方人倾向于界限性，中国人倾向于平衡性，二者为人处世的方式有较大的差异。假如两个朋友上街买东西，甲向乙借了一元钱，对于这件事的处理方式中西方人往往不一样。中国人认为我借了你一元钱，欠了你的情，我要还，但还的方式可以多样化，可以还钱，也可以请吃饭等。西方人也认为借钱要还，但用请吃饭作为还钱的方式不能认同，因为你请我吃饭与你借我钱是两码事。

二、秘书的一般礼仪素养

(一)方位礼仪

礼仪泛指人们在社会交往活动中形成并共同遵守的行为规范和准则，它是用于维护单位或个人的形象，对交往对象表示尊重与友好的行为规范和惯例。方位礼仪是礼仪的一个重要部分，方位的前后、左右、中间与两侧，均体现出主次关系、礼宾次序。秘书在安排接待、会务、餐饮等工作时，不可忽略方位礼仪。

随着我国改革开放的逐渐深入，我国在经济、文化等领域与国际惯例不断接轨，方位礼仪在秘书工作中的重要性也越来越明显。现代秘书在工作中，应该掌握哪些方位礼仪呢?下面就从左右、前后、中间与两侧礼仪三个方面进行介绍。

1.左右礼仪

国际通行的礼节是“以右为尊”。即右为上，左为下。为了表示尊敬，一般请上级、客人、长辈、女士等居右，下级、主人、晚辈、男士等居左。这一观念具体表现在如下场合：

(1)行走

在需要并排行走时，让身份高的人、客人等走在身份低的人、主人等的右侧。例如，秘书和他的上司一起走，就要让上司走在秘书的右侧;主人与客人一起行走，要让客人走在右侧。

(2)一般的座次

在许多人并排而坐的时候，主人应该请客人坐在他的右边。我们看电视，经常看到我国领导人接见外国来宾的镜头，座位安排就是让外宾坐在东道主的右侧。除此之外，男女两性交往时，为了表示对女性的尊重，男性应让女性坐在右侧;年轻人与年长者谈话时，应让年长者坐于右侧;未婚者让已婚者坐于右侧。

(3)谈判座次

举行谈判时，座次的安排也遵循这一原则。有两种不同的方法：一是谈判桌顺着门摆放，即把桌子的一头对着门，假设有一人进门，面对室内而站，那么他的右手一边的座位为上座，是客人的，他的左手一边的座位就是主人一方的。如果谈判桌是横放于室内的，那么正对门的一侧是上座，是客人的，背对门一侧是主人的。谈判双方安排自己一方的座次时，依然遵循“以右为尊”的礼节，即主谈人右侧的位置比左侧的高。

(4)主席台座次

在举行国际会议时，主席台上的座次排列也讲求“以右为尊”。主席坐于中间，其右侧的座位高于左侧的座位，发言人所用的讲台也位于主席台的右侧。

(5)宴请座次

在排列宴请的桌次、座次时，也是“以右为尊”。宴会厅里如果有两张圆桌，面对正门，右边的一桌为主桌。在排列具体的座次时，以面对正门的座位为主位，由主人坐。主宾一般坐在主人的右侧，其他位次以距离主人越近越高，同等距离右侧高于左侧。

2.行动礼仪

一般而言，“前为上，后为下”。晚辈、下级为了表示对长辈、上级的尊敬，一般不并肩而行，先请长辈、上级前行，自己后半步随行;即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也礼貌地请客人先行。但并不是所有情况下在前面就是受尊重的，还要视具体情况而定。

(1)行走

走在前面的人往往是职位高、年长者，特别是在各种典礼、仪式上。如果遇到人多拥挤之处，随从人员就要走在前面开路。秘书或接待人员在引领客人时，走在客人的左前方，约一步半的距离。

(2)上下楼梯

上楼时要让客人、尊长、上司、女性走在前面，下楼梯时，要让他们走在后面，这样方便照顾位尊者。

(3)乘坐电梯

有电梯工操作的，则让客人、尊长、上司、女性先上先下。如果是自动升降电梯，主人、年轻人、下级、男性应先上，按住开门钮;下电梯时，主人等应按住开门钮或以手挡住门边，请客人等先下。

(4)进出房门

一般来说应该请客人、尊长等先进先出，必要时应该为他们推开或拉开房间的门，并关门。如果进出房门时，遇到与自己进出方向相反者，应当礼让，一般是欲进门者让欲出门者，即先出后入。如果看到对方是客人、尊长、女士，则让对方先行，可不遵前例。

3.中间和两侧礼仪

在中间和两侧位置方面，“中间为上，两侧为下”;两侧又以右为上，左为下。三人行走或就座，就应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。两人行走或就座，为了表示对长辈、上级的尊敬和自己的谦恭，也不应并行和平坐。行走应让尊长前行半步;就座应请尊长坐在中间，自己陪坐一侧。

(1)行走

如果三人以上(最好不要超过三人，特别是在街道或狭窄的地方，以免妨碍他人)行走，应让位尊者走在中间，以表示尊重，同时使位尊者更有安全感。

(2)座位排列

一般来说，越靠中间的座位越好。如果请客人观看演出，就要请主宾和主人坐在中间，而把最靠两边的座位留给主人一方。另外，在商务活动中，乘车座位的位次高低，是考虑安全、方便、舒适等诸因素后而定的。秘书陪同坐车时要特别注意：

小轿车，如果是由专职司机驾车，座位的位次由高到低依次排列为：后右、后左、后中、副驾驶;如果小轿车由主人亲自驾驶，座位的位次由高到低依次排列为：副驾驶、后右、后左、后中。后排座位比前排好是因为后排比较安全，并且在汽车靠右行驶的国家，从右边上下车是最方便的。所以人们认为后排右座为最尊位置。同理，在汽车靠左行驶的地方，后排左座才是最尊之位。

多排客车：以司机为第一排，从第二排开始，越靠前靠右越好，依次为：第二排右座、中座、左座、第三排右座、中座、左座。

综上所述，国际通行的方位礼仪是遵循“以右为尊”、“以前为尊”、“中间为尊”的基本原则。后两者与我国传统与现行的方位礼仪是一致的。而第一种“以右为尊”与我国传统上遵循的“以左为尊”的方位礼仪是不同的。即便是现在，有些单位在安排座次或行车时，仍按照以左为尊的原则处理。这一礼节最为明显地保留在我国主席台的座次排列上，即职位最高者坐于正中，职位其次者坐于其左侧，职位再次者坐于其右侧，依此类推。针对上述问题，很多礼仪专家建议，秘书在工作时可根据到会人员灵活处理。如果现场人员全是中方人员，按“以左为尊”或“以右为尊”的方位礼仪安排均可，主席台座位安排可按“以左为尊”的原则安排。如果现场人员有外方人员，则务必按国际惯例，即“以右为尊”的原则安排。

(二)接待礼仪

1.接待礼仪原则

(1)热情周到，平等待人。在接待中，秘书人员要有热情的态度，要有细致的工作作风，细心体贴照顾来访者。秘书人员举止要大方得体，接待客人时，不要做与接待无关的事情。对待不同的来访者，秘书要一视同仁，不要有亲疏、远近之别。要时刻考虑客人感受，坚持原则，灵活变动。

(2)讲究礼貌。当来访者到达时，秘书要主动向前打招呼，让来宾感到受欢迎，用一些礼貌用语，如“辛苦了”，“欢迎来我们公司”等等。秘书看见有客人来时，应该放下手上的工作招呼客人。

(3)精简务实。接待工作不仅要重视程序和礼仪，还要务实，把解决实际问题、促进相互之间的友好合作为接待指导思想。

(4)讲究信誉，遵时守约。守信是待人处事的基本原则，在接待活动中，秘书人员许下的诺言不可轻易违背。若特殊情况不能守时约，应提前通知或事后解释，以真诚的态度道歉。

(5)注重仪表。着装是一种无声的语言，在接待中，秘书人员的着装直接影响到客人对你的第一印象，关系到个人形象和公司的形象。秘书要注意自己的面部表情，接待客人时面带微笑。平常要注重自己的仪容，学会化妆，使自己的妆容得体。

(6)热情送客。送客时，要等客人伸出手时，秘书方可相握，不能先伸手。秘书先伸手会让客人感觉有厌客之嫌。秘书在送客时一定要诚恳、有礼貌、热情，让来访者感到温暖，也会给客人留下美好的印象。

2.接待技巧

在接待工作中有很多技巧，接待工作圆满成功与否直接影响来访者对公司的评价，秘书在日常接待中应该尽量做到最好，让来访者无可挑剔。

(1)要处处为客人着想

秘书要有强烈的时间观念，千万不要让客人等待。在约定好的时间，秘书要做好相关接待工作，要是客人到来之后没见接待人员，不仅是秘书人员的失职，也会使接待活动失败。

不能让来宾等待过久，要放下手头上的事情热情迎接。如果来宾拜访时，因为秘书人员的疏忽，而让其吃闭门羹，被抛到一边，无疑是来宾感到受伤，这样会造成恶劣的影响，严重降低了公司的社会形象。

(2)当客人要找其他同事不在时，本着团结合作精神，礼貌地告诉其接待人员去哪了，何时回公司，让客人留下联系方式以便同事回来及时联系。

(3)客人到来时由于特殊情况不能马上接待，秘书人员要向客人说明原因并询问是否愿意等，若客人愿意等待，应该为客人提供饮料、杂志。

(4)引导技巧

①客厅的引导。秘书人员看见客人走进客厅时，用手示意让客人坐下，才能行点头礼离开，然后准备茶水。一般秘书请客人坐离门远的位子，靠门近的一般为下座。

②在走廊的引导。秘书在客人二三步之前，配合客人的步调，让客人靠内侧走。

③在楼梯的引导。上楼梯时，客人走在前面，秘书人员走在后面，把选择权让给客人。下楼梯时，秘书人员走在前面，客人走在后面。特别注意的是当秘书人员接待的是一位着短裙女士时，上楼梯要走在客人前面。上下楼梯时，秘书人员要保证客人的安全。

④在电梯的引导。引导客人乘坐电梯时，秘书先进入电梯，等客人进入后关闭电梯。抵达时，秘书按“开”按钮，让客人先走出电梯。

(5)应答技巧

①秘书人员在与客人交谈过程中，没有听清对方的话语时，要礼貌地说：“对不起，我刚才没有听清您的话，麻烦您再说一遍”，这样才会使得交流顺畅，不易产生误解。

②来宾表示感谢时，秘书人员应说：“不用谢，这是应该的。”等客气回语。

③对于来宾的提问一时间没法回答的，秘书应先致歉后查询，“对不起，这事我不清楚，待我问明白了在告诉您。”如果在没有弄清楚就胡乱回答，会给来宾带来疑惑和不解。

④对于来宾的称赞，秘书人员要发自内心地表示感谢。

⑤对于不同来宾，秘书人员要平等相待。秘书接待的来宾可能身份地位不同，不论在任何人面前，交谈的态度都应该是坦然平等的。秘书人员要做到不卑不亢，面对身份高的来宾，不能唯唯诺诺、手足无措，对身份比自己低的客人，不能颐指气使、盛气凌人。

3.接待注意事项

(1)“出迎三步，身送七步”是迎送客人最基本的礼仪。秘书见有客人来访，应积极主动向前搭话，热情询问来意。一般来客都会或多或少会有点拘束，有时候也会不知道说什么，显得局促不安，这时候秘书要礼貌与之交谈，使之不感到紧张。秘书请来客就坐，奉上茶水。客人走时，秘书可以说一些挽留的话语，欢迎他下次的光临。

(2)接待有三声。“来有迎声，问有答声，去有留声”。在见到客人时，秘书首先要问候“一路辛苦了”，“欢迎您来我们公司”等等。之后可以向对方作自我介绍，对方询问的问题，秘书人员要诚实地回答，但需要注意的是要维护本公司的形象和利益。来访者离开时，秘书人员必须热情的说：“欢迎来我们公司视察，一路走好”等。

(3)秘书在接待客人时要注意自己的着装打扮，穿不正式的服装会客是不礼貌的，肢体语言要得当、自然、动作不要过大。秘书的站姿和坐姿要合乎规范，让客人感到舒适自然。

(4)注意布置会客室。会客室应当庄重大方，主要的装潢、陈设的色彩不宜过多，最好不要超过三种。色彩过多会使客人眼花缭乱，无所适从。同时，不要选过于沉闷的白色、灰色、黑色，也不要选浓烈的红色、黄色，也不要选给人以轻浮之感的粉色、金色、银色，以蓝色、草绿为宜。

(5)3S动作迎客法——“Stand，Stare，Smile”。“Stand”的意思是站起来，当看到有客来访时应马上起立，快步迎上去，并送上亲切的问候，比如“您好”“请问您有什么事”等;“Stare”的意思的是“注视”，和来访者交谈的时候一定要注视着对方，如果随便的东张西望，会让来访者觉得你不尊重他。“Smile”的意思是“微笑”。微笑表现出充满自信。面带微笑，表明对自己的能力有充分的信心，以不卑不亢的态度与人交往，使人产生信任感，容易被别人真正地接受，另外微笑表现出真诚友善。微笑反映自己心底坦荡，善良友好，待人真心实意，而非虚情假意，使人在与其交往中自然放松，不知不觉地缩短了与来访者的心理距离。微笑为深入的沟通与交往创造和谐、温馨的良好氛围。笑的时候，应当做到表里如一，令笑容与自己的举止、谈吐相辅相成，锦上添花。

(6)以静制怒，以柔克刚。秘书人员碰到脾气暴躁的来宾，要冷静对待和处理，始终面带微笑，热情为其倒茶、让座。之后慢慢安抚对方情绪，“以情动人，以理服人”。妥善解决问题，维护公司形象。

(7)秘书要记住来访者的名字。人际关系专家戴尔·卡耐基说过：“一种极简单但又最主要的获得好感的方法，就是牢记别人的名字。”因为人们对自己的名字总是相当敏感，相当重视的。记住一个人的名字并把他叫出来，就等于给予此人一个微妙却很有效的赞扬，但是忘记或叫错了别人的名字，就会使你处于不利的境地。熟记来访者的名字是一种礼貌，也是一种感情投资，轻松的叫出来访者的名字，会让来访者觉得自己受到重视和关注，马上就拉近了彼此的距离。

(9)对于要直接见领导的客人，秘书人员在引进领导办公室之前，要先轻轻敲门，得到允许方可进入，切不要贸然闯入。秘书进入房间后，把客人介绍给领导，介绍不要用手指指向客人，这是不礼貌的行为。

(10)注意送客礼貌。送客时需热情挽留：在一般情况之下，不论宾主双方会晤的具体时间的长度有无约定，客人的告辞均须由对方首先提出。主人首先提出来送客，或是以自己的动作、表情暗示厌客之意，都是极其不礼貌的。当来宾提出告辞时，主人通常应对其加以热情挽留，告之对方自己“不忙”，或是请对方“再坐一会儿”。若来宾执意离去，主人可在对方率先起身后起身相送。