秘书的公关礼仪

握手礼

1．握手的社交意义

握手，它是交际一个部分。握手的力量，姿势与时间的长短往往能够表达出握手对对方的不同礼遇与态度，显露自己的个性，给人留下不同印象，也可通过握手了解对方的个性，从而赢得交际的主动。美国著名盲聋女作家海伦·凯勒曾写道：我接触的手有些能拒人千里之外；也有些人的手充满阳光，你会感到很温暖……事实也确实如此，因为握手是一种语言，是一种无声的动作语言。

1971年7月，基辛格博士履行他的秘密中国之行，特别注意握手言和之礼仪。他在《白宫岁月》一书中写道：“9日下午4时，周恩来来到，我在宾馆门口迎接他，特意把手伸出去。周恩来即微笑和我握手。这是将旧情嫌隙抛到脑后的第一步。”

当尼克松首次访华走下飞机时也是首先把手伸向了周恩来。他们为什么对普通的握手礼仪给予如此的重视呢？这充分说明了握手在社交生活中的重要意义。

今天，握手在许多国家已成为一种习以为常的礼节。通常，与人初次见面，熟人久别重逢，告辞或送行均以握手表示自己的善意。这是最常见的一种见面礼，告别礼。有时一些特殊场合，如向人表示祝贺、感谢或慰问时；双方交谈中出现了令人满意的共同点时；或双方原先的矛盾出现了某种良好地转机或彻底和解时，习惯上也以握手为礼。握手是在相见、离别、恭贺、或致谢时相互表示情谊、致意的一种礼节，双方往往是先打招呼，后握手致意。

2．怎样握手

（1）握手的顺序。主人、长辈、领导、女士主动伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。

（2）一定要用右手握手，单手握是最普通的一种握手方式。即会面时双方各伸出右手，四指并拢，拇指张开，肘关节微屈，上身稍前倾，并且目视对方。

（3）有的时候用双手也是可以的。这表示一种特别的热情或者友谊。双手握是表示对对方加倍的亲切和尊敬。但只适用于年轻者对年长者，身份低者对身份高者。但男子对女子一般不用这种礼节。

（4）要紧握双方的手，时间一般以3秒为宜。如果要表示自己的真诚和热烈，也可较长时间握手，并上下摇晃几下。

年轻者、职务低者被介绍给年长者、职务高者时，应根据年长者、职务高者的反应行事，即当年长者、职务高者用点头致意代替握手时，年轻者、职务低者也应随之点头致意。和年轻女性或异国女性握手，一般男士不要先伸手。长辈与晚辈之间，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握，上下级之间，上级伸手后，下级才能接握；主人与客人之间，主人宜主动伸手；男女之间，女方伸手后，男方才能伸手相握；当然，如果男方为长者，则遵照前面所说的方法。

（5）握手时，年轻者对年长者、职务低者对职务高者都应稍稍欠身相迎。有时为表示特别尊敬，可用双手迎握。男士与女士握手时，一般只宜轻轻捏女士手指部位。男士握手时应脱帽，切忌戴手套握手。

（6）握手时双目应注视对方，微笑致意或问好，多人同时握手时应按顺序进行，切忌交叉握手。

（7）在任何情况拒绝对方主动要求握手的举动都是无礼的，但手上有水或不干净时，应谢绝握手，同时必须解释并致敬。

（8）交际时如果人数较多，可只握相近几个人的手，向其他人点头示意，或微微鞠躬。为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应想一想自己是否受对方欢迎，如果已察觉对方无握手之意，也可点头致意或微鞠躬，以免失礼。

（9）除了关系亲近的人可以长久地把手握在一起外，一般都是捏一下即可。不可太用力，但漫不经心地用手指尖去点一下也是无礼的。

名片礼

初次相识，往往要互呈名片。呈名片可在交流前或交流结束、临别之际，可视具体情况而定。递接名片时最好用双手，名片的正面应朝着对方，接过对方的名片后应致谢。一般不要伸手向别人讨名片，必须讨名片时应以请求的口气，如“您方便的话，请给我一张名片，以便日后联系。”

1．怎样交换名片

（1）把名片放在易于拿到的地方，如：上衣口袋或公文包内，免得半天还摸不出一张名片。

（2）递送名片时，眼睛看着对方，用双手郑重地递送，并将名片正面向上，名字向着对方。

（3）从对方手中接过名片时，态度要恭敬，用双手接过来，注意地看一遍，然后放入口袋或名片夹。千万不能看也不看，随便往什么地方一扔。

（4）使用名片交际，要掌握适当的时机。两人见面相互介绍时，可以出示名片；谈得比较融洽后，再出示名片，显得更有诚意；道别时出示名片，表示希望和对方再次见画；当对方递给你名片，而你也有意结识对方时，可以立即回赠名片；如果你无意结识对方，只需道谢后取下对方的名片。

2．西方人的名片

西方人在使用名片时通常写有几个法文单词的首字母，它们分别代表如下不同含义：

（1）P．P．（pour presentation）：意即介绍。通常用来把一个朋友介绍给另一个朋友。当你收到一个朋友送来左下角写有“P·P”字样的名片和一个陌生人的名片时，便是为你介绍了一个新朋友，应立即给新朋友送张名片或打个电话。

（2）P．f．（pour felicitation）：意即敬贺。用于节日或其他固定纪念日。

（3）P．c．（pour condoleance）：即谨唁。在重要人物逝世时，表示慰问。

（4）P．r．（pour remerciement）：意即谨谢。在收到礼物、祝贺信或受到款待后表示感谢。它是对收到“P．”或“P．c．”名片的回复。

（5）P．P．c．（pourprendreconge）：意即辞行。在分手时用。

（6）P．f．n．a（pourfelierlenouevelan）：意即恭贺新禧。

（7）N．b．（notabene）：意即请注意。提醒对方注意名片上的附言。按照西方社交礼仪，递送名片应注意到，一个男子去访问一个家庭时，若想送名片，应分别给男、女主人各一张，再给这个家庭中超过18岁的妇女一张，但决不在同一个地方留下三张以上名片。一个女子去别人家作客，若想送名片，应给这个家庭中超过18岁的妇女每人一张，但不应给男子名片。

如果拜访人事先未约会，也不想受到会见，只想表示一下敬意，可以把名片递给任何来开门的人，请他转交主人。若主人亲自开门并邀请进去，也只应稍坐片刻。名片应放在桌上，不可直接递到女主人手里。

脱帽礼

见面时男士应摘下帽子或举一举帽子，并向对方致意或问好；若与同一人在同一场合前后多次相遇，则不必反复脱帽。进入主人房间时，客人必须脱帽。在庄重、正规的场合应自觉脱帽。

拥抱礼

拥抱礼流行于欧美，多用于官方、民间的迎送宾客或祝贺致谢等社交场合。两人相对而立，上身稍稍前倾，各自右臂偏上，左臂偏下，右手环拥对方左肩部位，左手环拥对方右腰部位，彼此头部及上身向右相互拥抱，最后再向左拥抱一次。

亲吻礼

也同样流行于欧美国家。行亲吻礼时，往往伴有一定程度的拥抱，不同关系、不同身份的人，相互亲吻的部位不尽相同。在公共场合和社交场合，关系亲近的女子之间可以吻脸，男子之间是拥肩相抱，男女之间一般是贴面颊；晚辈对尊长是吻额头；男子对尊贵的女宾可以吻手指或手背。在许多国家的迎宾场合，宾主往往以握手、拥抱、左右吻脸、贴面颊的连续动作，表示最真诚的热情和敬意。

社交场合的自我介绍与介绍

现代人要生存、发展，就需要与他人进行必要的沟通，以寻求理解、帮助和支持。介绍是人际交往中与他人进行沟通、增进了解、建立联系的一种最基本、最常规的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。在社交场合，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，而且有助于自我展示、自我宣传，在交往中消除误会，减少麻烦。介绍是一切社交活动的开始，是社交中重要的一环。在社交场合，一定会遇到陌生人，要想互相认识，必须通过介绍。介绍时，可视当时场合、人员的不同情况，分为自我介绍、为他人介绍，对其做法也有相应的规定。介绍的场合和气氛应该是自然的、轻松愉快的。掌握正式场合下的介绍规矩，可让你举止高雅，以免因为你的无知或粗心而使气氛尴尬。

自我介绍礼仪

自我介绍是指在社交活动中，如欲结识某些人或某个人，而又无人引见，如有可能，即可向对方自报家门，自己将自己介绍给对方。如果有介绍人在场，自我介绍则被视为不礼貌的。自我介绍的应用范围很广，包括应聘求职时，应试求学时。我们在这里介绍的主要是社交时候的自我介绍，也就不包括后两种自我介绍了。

1．自我介绍的时机

自我介绍应当选择恰当的时机。什么时候比较恰当呢？如在社交场合，与不相识者相处时；在社交场合，有不相识者表现出对自己感兴趣时；在社交场合，有不相识者要求自己作自我介绍时；在公共聚会上，与身边的陌生人组成的交际圈时；在公共聚会上，打算介入陌生人组成的交际圈时；交往对象因为健忘而记不清自己，或担心这种情况可能出现时；有求于人，而对方对自己不甚了解，或一无所知时；拜访熟人遇到不相识者挡驾，或是对方不在，而需要请不相识者代为转告时；前往陌生单位，进行业务联系时；在出差、旅行途中，与他人不期而遇，并且有必要与之建立临时接触时；因业务需要，在公共场合进行业务推广时；初次利用大众传媒向社会公众进行自我推荐、自我宣传时。

2．怎样自我介绍

自我介绍时应先向对方点头致意，得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份、单位等。自我介绍的具体形式：

（1）工作式。适用于工作场合，它包括本人姓名、供职单位及其部门、职务或从事的具体工作等。比如：

“您好，我叫李晓阳，是大宏公司的经理秘书。”

“您好，我叫陈娅，我是京东公司的业务代理。”

（2）应酬式。适用于某些公共场合和一般性的社交场合，这种自我介绍最为简洁，可以只包括姓名一项，但是一般依据不同的社交场合，会有所变化。比如在参加校友会的时候：

“你好，我叫李晓阳，是82级文秘专业的。”

“你好，我是陈娅，是84级经济系的。”

（3）交流式。适用于社交活动中，希望与交往对象进一步交流与沟通。它大体应包括介绍者的姓名、工作、籍贯、学历、兴趣及与交往对象的某些熟人的关系。比如：“你好，我叫李晓阳，我在大宏公司上班。我是方树的老乡，都是山东人。”

“你好，我叫钱波，是陈娅的同事，也在京东公司，我和你是同行，也是做秘书工作的。”

（4）礼仪式。适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等一些正规而隆重的场合。包括姓名、单位、职务等，同时还应加入一些适当的谦辞、敬辞。比如：“尊敬的各位来宾，大家好！欢迎你们来到本公司参观，我叫李晓阳，是大宏公司的经理秘书。我代表本公司热烈欢迎大家的到来，在参观过程中，大家有什么问题，尽管找我，我愿意竭诚为您服务。”

（5）问答式。适用于应试、应聘和公务交往。问答式的自我介绍，应该是有问必答，问什么就答什么。

“您好！您是大宏公司派过来的吧？请问您怎么称呼？”

“请问您贵姓？”

“先生您好！我叫李晓阳。”

3．自我介绍的注意事项

（1）注意时机。要抓住时机，在适当的场合进行自我介绍，对方有空闲，而且情绪较好，又有兴趣时，这样就不会打扰对方。自我介绍时还要简洁，尽可能地节省时间，以半分钟左右为佳。为了节省时间，作自我介绍时，还可利用名片、介绍信加以辅助。

（2）讲究态度。进行自我介绍，态度一定要自然、友善、亲切、随和。应落落大方，彬彬有礼。要注意不卑不亢。

（3）真实诚恳。进行自我介绍要实事求是，真实可信，不可自吹自擂，夸大其辞。

他人介绍礼仪

他人介绍，是经第三者为彼此不相识的双方引见、介绍的一种介绍方式。他人介绍通常是双向的，即将被介绍者双方各自均作一番介绍。

1．他人介绍的时机

遇到下列情况，有必要进行他人介绍。

（1）与人外出，路遇不相识的同事或朋友。

（2）本人的接待对象遇见了其不相识的人士，而对方又跟自己打了招呼。

（3）在家中或办公地点，接待彼此不相识的客人或来访者。

（4）打算推介某人加入某一方面的交际圈。

（5）受到为他人作介绍的邀请。

（6）陪同领导、长者、来宾时，遇见了其不相识者，而对方又跟自己打了招呼。

（7）陪同亲友前去拜访亲友不相识者。

2．怎样进行他人介绍

为他人作介绍时必须遵守“尊者优先”的规则。把年轻者介绍给年长者；把职务低者介绍给职务高者；如果双方年龄、职务相当，则把男士介绍给女士；把家人介绍给同事、朋友；把未婚者介绍给已婚者；把后来者介绍给先到者。对介绍的顺序也有例外的时候，如果你介绍一男一女相识，女的20岁，男的70岁，则应将她介绍给这位先生，以示尊敬长者之意。介绍时先向双方打招呼是必要的，不要上来就直呼其名，比如：“请允许我来介绍一下”或“李局，让我来介绍一下”，“来，和冯经理见个面”，“王小姐，我来给你介绍一位朋友”。在介绍的过程中，先提到某人的名字是对他的一种尊重。

3．他人介绍的注意事项

（1）在较为正式的场合，为他人介绍时，作为介绍人，你的仪态应从容大方，表情略带微笑，语言清晰、得当。

（2）介绍者为被介绍者介绍之前，一定要征求一下被介绍双方的意见，切勿上去开口即讲，显得很唐突，让被介绍者感到措手不及。应该说，能否让我替您介绍一下？或者说，我可以把您介绍给某某吗？他是谁谁，他说过久仰您的大名，很想认识您。

（3）被介绍者在介绍者询问自己是否有意认识某人时，一般不应拒绝，而应欣然应允。实在不愿意时，则应说明理由，而且应当注意语气委婉，留有余地，比如可以这样说，我也很想认识他，但是很抱歉，我赶时间，不得不离开了，下次有机会，我一定请您介绍我认识他。

（4）介绍人和被介绍人都应起立，以示尊重和礼貌；待介绍人介绍完毕后，被介绍双方应微笑点头示意或握手致意。

（5）在宴会、会议桌、谈判桌上，视情况介绍人和被介绍人可不必起立，被介绍双方可点头微笑致意；如果被介绍双方相隔较远，中间又有障碍物，可举起右手致意，点头微笑致意。

（6）完毕后，被介绍者双方应依照合乎礼仪的顺序握手，并且彼此问候对方。问候语有“你好、很高兴认识你、久仰大名、幸会幸会”，必要时还可以进一步作自我介绍。

（7）为别人介绍时，你的语言忌冗长，除姓名、身份外可简单说明双方相见的目的。介绍时，不应把不必要的情况也介绍出来，以炫耀自己对别人的了解，这对双方都是不礼貌的。在我们日常生活中，介绍男女青年互相认识，作为介绍人，介绍了双方的名字和工作单位后，不要马上离开，要把他们的特殊兴趣爱好向对方讲清，以引导双方进行交谈后，方可借故离开。

（8）当介绍人向你介绍对方时，一定要设法记住对方的姓名，至少要记住姓。当你再见到他时，称出他的名字来，对方一定很高兴；当你忘了对方的姓名时，切忌再去询问本人，而应侧面了解一下。

如何进行交际谈话

说话是一门艺术。俗话说：“会说话的令人笑，不会说话的令人跳。”秘书工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，如果说话不讲究艺术，有时会带来不良或严重后果。所以在交际过程中秘书一定要掌握好说话的艺术。

三个不会讲话的秘书

在我们开始谈如何进行有效的交谈之前，先让我们来看看几个反面例子，从中领会秘书善于交谈的重要性。

事例一　一字不当，险失合作良机

一外地客商到某地公司商谈投资合作事宜。公司上下非常重视。早早做出了各种安排。公司经理拿出专门的时间，在会客室专候，并准备了烟茶水果。还派自己的秘书提前在公司门口等候。客商进公司大门后，迎候在门厅的公司经理秘书马上上去和客商握手，可能是知道事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们经理在里边（指会客室），他叫你过去。”客商一听，当即非常生气说：“他叫我去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们现在就是这样对待合作者的？那以后还了得？合作应当是关系平等的。”于是这位客商转身，说：“贵公司如有合作诚意，叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。如果那位秘书不说“叫”，而说“请”，情况又会如何呢？

事例二　一言不当，令其他部门不悦

“喂，财会室吗？我是总经理办公室。今年全年的工资统计表你们做出来了吗？”这是某公司经理办公室的秘书在给公司的财会室打电话。财会室回答说：统计出来了。这位秘书又说：“我正在给领导写年终总结，急等着要这个表。你给送来吧。”财会室的人听了这话，有些不高兴了，说：“我们也正忙着，你自己来抄好了。”叭，电话断了。如果那位秘书换一种语气，请求对方给予支持协助，情况又会如何呢？

事例三　一语不慎，加深领导嫌隙

某公司两位领导本来关系就有些紧张，因为工作上的不同意见，也因为涉及到自己领导前途的一些斗争。但是这种矛盾还是很隐蔽的，表面上两个领导的关系也还过得去。但是不久，正巧上级来了一个工作检查组，在陪同问题上，a领导认为两个领导中有一人陪同就行了，不必两人都去。于是让秘书去传达一下自己的看法。不料秘书在向领导b转达领导a的意思时，却把话说成：“a领导说啦，你去他就不去。”b听了，心里思忖：我去他就不去，这是什么意思？虽然勉强去了，但是心理越发不是个滋味。后来在一次会议上，这种长久潜伏下来的不快终于爆发了，弄得会议不欢而散，两个领导的矛盾一下子成了公司人尽皆知的秘密。事情越闹越大，还是上级领导出面才解决了。

由此观之，秘书说话关系甚大，所以秘书一定要学会怎样说话。便失去了兴趣甚至躲着这样的谈话者了。这种谈话者可能有些潜在的自恋情结。

2．有关隐私的话题。如夫妻关系、家庭成员之间的矛盾、不愿谈及的疾病，等等。如有的人不愿意别人打听自己的经济来源或经济状况等。所以这些话题最好不要触及，除非对方主动提及。

3．空泛话题，假话题。是指那些无法继续下去的话题，如果你总是用“今天天气很好”来开始谈话，对方便没有什么话来回应。如果您发现周围的人不愿意与您交谈，那您就要检查一下您在选择话题方面是不是存在问题。

学会挖掘话题

学会挖掘话题一是靠你平时的积累，到生活和书籍中去挖掘交谈的内容。二是靠你对对方的了解。如果你了解对方的兴趣、爱好、目前关心的重点，你就可以依据这些线索来挖掘话题了。

与人进行谈话之前，必须要有心理准备，并预备一些知识性的话题，是相当重要的事。话题的准备不妨以自己身边的见闻，经历或体验作为素材，或者收集些你感到“满不错的”资料。将其经常记在脑海里，再视谈话的时机或气氛如何，适当地运用这些话题。然而，好故事的题材并不是处处都有，它与个人的日常生活态度息息相关。平日多花些心思关注你身边的事物，才能增长见识，丰富谈话内容。

因此，一但你希望成为一个“人”或一个具有“涵养”的人，即使对与己无关的事物，也应有相当的关注、了解才是。

按照一定的顺序交谈

人们的交谈是按照一定的顺序进行的，不是想说什么就说什么，想什么时候说就什么时候说。交谈时读者和听者双方互相配合才能使谈话顺利进行下去。我们来看看专家对此是如何描述的，假设有A、B、C三个人在一起谈话，理想的交谈方式如下：

1．A先开始讲话，他选择一个题目，围绕着它讲几句话。

2．A通过某些方法使B继续谈下去。

3．B接过话茬，顺着A选的题目讲几句话。在这过程中B可能转移话题。

4．B选择C作为下一个谈话者，选择的方式可以通过暗示完成。

5．C接过B的话茬，顺着话题讲几句话。

6．A可能在倾听的过程中适当的插话，让说话主动权回到他处。

7．这个过程一直进行下去直到大家感到这个题目已无话可说或者时间用完了。在这个过程中每个人都有大致相等的机会和时间来谈话，并且当一个人讲话时其他人只能听。

8．最后一个人总结A选择的话题，如果没有引出新的话题，那么谈话就结束了。

正是靠着这种读者和听者互换位置的规则，交谈才能够平稳地进行下去。这种规则好像交通规则一样，即便没有警察指挥，大家也都会遵守着红灯停绿灯行的规则，否则便会造成交通堵塞。交谈的规则虽然没有交通规则那样明显，但也是被严格遵守着。依据这些规则，参加谈话的人才能根据自己的需要决定加入交谈或者回避交谈。如果您想加入谈话，您必须等待说话的人讲完以后停顿时接过话茬。如果在这中间打断别人，就会被认为不礼貌。而如果您想把话题交给下一个人，就要出现停顿，暗示您已经讲完。

让说话具有说服力

1．使用简单的词汇和简短的句子。最简洁的文章总是最好地文章，其原因就是它最容易理解，关于讲话和对话也可以说是同样的道理。

2．避免使用不必要的词汇和说一些没有用的事。

3．说话要直截了当而且中肯。如果你想在你所说的各种事情上都取得驾御人的卓越能力，一个最基本的要求是：集中一点，不要分散火力。相信你肯定会击中靶心。

4．不要夸口。不但永远不要夸口或者言过其实，而且在陈述你的情况时还要动脑筋为自己留有余地，这样你就不必担心会遇到什么责难。

5．对待听众不可盛气凌人。即使你可能是你要讲的这个专题的权威人士，你也没有任何理由可以盛气凌人地对待听众。

6．要为你的交谈对象提出最好地建议，不要为你自己提出最好地建议。如果你能做到这一点，那谁都没有办法从你的脚下抢走一块地盘，你也就永远立于不败之地。

7，要坦率而开诚布公地回答所有问题。如果你在某个问题上真的不会，你就坦诚地说出来，不可以装懂。

纠正不好地交谈习惯

有许多的交谈习惯是不好地，你应当自己注意，并且纠正。

1．交谈时左顾右盼，显得注意力不集中。

2．对交谈另一方的话语不能很好地回应，人家会以为你对话题不感兴趣或者对他本人不够尊重，使话题难以有效地进行下去。

3．边想边说，在句子中间出现了不应有的停顿，使听话的人无法判断您是否已讲完。

4．不停地讲，不出现任何停顿，这时人们便不得不打断您的话。

5．一边听一边想或演习该自己讲话时怎么说。一边听一边想谈话者多么糟糕，换一个人（或者自己）来谈就会好得多。

6．在交谈中抢话，没有做到谈话所必需的你来我往的沟通效果。

7．拼命写下谈话者所说的每一句话。其实，可以用别的方法来提高自己的听力。为了提高自己的“听力”，可以利用电视机来练习。选择一个谈话节目，坐下来注意地听，不要记笔记。

做一个成功的交谈者的原则

或许有人会说，难道还有人不会交谈吗？在现实生活中确实有人轻车熟路，很善于交谈，而有的人却处于无人可谈、无话可谈的难堪境地。那么在交谈时应该注意哪些事情呢？美国研究语言交际的专家埃尔金博士认为以下三个方面对于成功的交谈十分重要，掌握有关的技巧就可以提高人们交谈的能力，取得良好地交流效果。

1．注意秘书形象

在对外交往中，人们普遍对交往对象的个人形象备加关注，并且都十分重视遵照规范的、得体的方式塑造、维护自己的个人形象。个人形象在交往中之所以深受人们的重视，主要是基于下列五个方面的原因。

首先，每一个人的个人形象，都真实地体现着他的个人教养和品位。

其次，每一个人的个人形象，都客观地反映了他个人的精神风貌与生活态度。

第三，每一个人的个人形象，都如实地展现了他对待交往对象所重视的程度。

第四，每一个人的个人形象。都是其所在单位的整体形象的有机组成部分。当人们不知道某一个人的归属时，他个人形象方面所存在的缺陷，顶多会被视为个人方面存在着某些问题。但是，当人们确知他属于某一单位，甚至代表着某一单位时，则往往将其个人形象与所在单位的形象等量齐观。

所以，在交往中，每个人都必须时时刻刻注意维护自身形象，特别是要注意维护自己在正式场合留给初次见面的外国友人的第一印象。

个人形象在构成上主要包括六个方面。它们亦称个人形象六要素。

第一是仪容。仪容，是指一个人个人形体的基本外观。

第二是表情。表情，通常主要是一个人的面部表情。

第三是举止。举止，指的是人们的肢体动作。

第四是服饰。服饰，是对人们穿着的服装和佩戴的首饰的统称。

第五是谈吐。谈吐，即一个人的言谈话语。

第六是待人接物。所谓待人接物，具体是指与他人相处时的表现，亦即为人处世的态度。

2．态度不卑不亢

不卑不亢，是礼仪的一项基本原则。它的主要要求是：每一个秘书在参与交往时，都必须意识到自己在别人的眼里，代表着自己所在的单位。因此，其言行应当从容得体，堂堂正正。在别的单位或者企业人员的面前既不应该表现得畏惧自卑，低三下四，也不应该表现得自大狂傲，放肆嚣张。

3．求同存异

人和人之间由于性格、所接受的教育、成长的环境不同，所以必然在价值、观点等方面有所不同。同时，每个单位或者企业的文化不同，因此其行事方式也会有所不同。秘书肩负着对外交往、协调的工作，就必须习惯于这种不同，尊重对方的不同，努力做到求同存异，只有这样，才可能有效地进行沟通协调工作。在对外的交往协调工作中，秘书应当充分地考虑到：

（1）应当如何对待不同企业、单位的礼仪与习俗的差异性？尤其是在与国外企业打交道的过程中。

（2）在交往中，到底应当遵守何种礼仪为好？尤其是在与国外企业打交道的时候。假设你的单位是与欧洲的一家企业做生意，现在他们要前来考察，作为秘书，负责接待工作；你就不得不考虑，是遵守他们的礼仪还是按照中国的礼仪来呢？我们的建议是，你最好与对方公司的秘书协商一下，看看他们的意见，这时候就要注意求同存异了。

关于这一点外交上的做法主要有以下三种，可以提供给作为秘书的你参考：

（1）“以我为主”。所谓“以我为主”即在涉外交往中，基本上采用本国礼仪。

（2）“兼及他方”。所谓“兼及他方”，即在涉外交往中基本上采用本国礼仪的同时，适当地采用一些交往对象所在国现行的礼仪。

（3）“求同存异”。所谓“求同存异”是指在涉外交往中为了减少麻烦，避免误会，最为可行的做法，是既对交往对象所在国的礼仪与习俗有所了解并予以尊重，更要对于国际上所通行的礼仪惯例认真地加以遵守。

如何在公共场合成功演讲

演讲的一般规则

1．一上台就要给人自信的感觉。你要知道演讲时候的登台亮相和京剧表演的登台亮相都一样，很重要。

2．调整好语调，根据演讲内容和你的演讲风格确定演讲的语调高低。

3．调整好嘴与麦克风的距离，以便坐在后面的人能听到，保证没有刺耳的杂音。可以正常说话，再问问后面的人能否听到。

4．确定麦克风的高度正好，以便您能自然站立或者保持良好地坐姿，这样的小细节会使你在后面的演讲过程中更好地集中精力。

5．演讲要说到要点上。要有逻辑，语言要简练幽默。

6．在讲台上，您可以抓住台子的边角，或做几个手势，或翻翻纸。但不要把口袋里的东西弄出响声，不要让手在面前发抖，不要把纸弄出声响，注意使手保持静止。为表示强调，手势很重要，但到处晃动胳膊会起分散作用，听众也会分散注意力。

7．如果您感到要打喷嚏或咳嗽，只管打，但不要对麦克风。如果连续地咳嗽，要道歉。暂停，喝口水，清一清嗓子。应该带着手绢以备用。

8．如果时间到了或已经讲完了，总结性的讲话会给听众一个准备。如果您在他们开始坐立不安之前和他们希望您能讲得更多的时候结束演讲，您的听众会认为您是个出色的演讲者。

演讲时如何回答问题

通常演讲之后要有提问。应当重视演讲后的回答问题，这是你与听众沟通的良好时机，因为提问的内容五花八门，因此这比准备好讲稿的演讲更具挑战性，同时也是更充分地展示你个人魅力的时候。现在我们来谈谈回答提问的一般规则：

l．招呼屋子里所有的人，不要让他们不经点名就说话。请他们起立，也可以让他们传纸条提问，因为这样更节省时间。如果合适，在他们提问之前要说出自己的名字和单位，重复他们的问题以便所有的人都能听到。

2．如果有人是在描述而不是在问问题，您可插入讲话并礼貌地说：“请问您的问题是什么？”

3．如果有人问了您不能回答的问题，您不必因为承认不能回答而感到为难。您可建议“也许这个屋子里有人比我知道得多，可能更适合回答您的问题。”

4．如果有人问了不友好地问题，您可以避免回答，指出这里不是争论的地方。可以将回答延迟，建议与他私下会谈。

5．如果有人一个接一个地问，不顾别人，您可建议会后私下谈，并说：“我很欣赏您的兴趣，但其他人也有机会提问才公平。”

怎样作客

1．作客前最好电话通知一下主人，以确定时间是否恰当，也避免自己空跑一趟。

2．当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间，递上你的名片以便助理能通知对方。如果助理没有主动帮你脱下外套，你可以问一下放在哪里。

3．在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。尽管你已经等了20分钟，也不要不耐烦地总看手表，你可以问助理，他的领导什么时候有时间。如果你等不及那个时间，可以向助理解释一下并另约一个时间。不管你对助理的领导有多么不满，也一定要对他有礼貌。

4．入室内之前应敲门。未请入，不可闯入；未请坐，不可坐下；雨伞等物，应留于室外或主人指定处。

5．进屋后发现主人有事很忙，应当及时告退。

6．如果拜访时未见主人，可以留下便条说明拜会原因，或者下次走访的时间。

7．旧客去时，新客应起立相送。

8．室中珍贵之物，未经主人允许，勿要拿起耍弄。不要在房内东张西望。

9．坐应讲究姿势，注意适当和自然，如坐得笔挺，不敢动弹，未免拘束，主人也尴尬；坐没坐相，翘腿乱抖，就放肆了，主人会难堪。

10．作客时要选择恰当的话题与主人进行交流，既不可以海阔天空的胡吹乱侃，也不要过于拘谨沉默。一般情况下对方都很忙，你要尽可能快地将谈话进入正题。清楚直接地表达你要说的事情，不要讲无关紧要的事情。说完后，让对方发表意见，并要认真地听，不要辩解或不停地打断对方讲话。你有其他意见的话，可以在他讲完之后再说。

11．不要时常看手表，或做出心烦意乱的样子。

12．初访，不宜久坐。

13．探望病人，应注意安静，要尊重医护人员的意见。

14．亲友、同事、同学、老师生病，应去探望，但不宜久谈。

15．说了告辞，应立即起身。

如何赠送礼物

礼物触动着我们的情绪，不论我们对受礼有多么的厌烦或热衷。不论是商业礼物或个人礼物，都能巩固个人的友谊；不过，当你用它们来当做报答、贿赂或为已犯下的错误做赔罪的礼物，这类礼物可能会扼杀掉友谊。

送什么礼物

1．特别选择受礼者想要的东西才是最好地礼物。附卡可以写：“朋友，你老是抱怨没有像我一样用迷你电脑处理议事日程，现在你总算有了吧！”

2．最好地礼物是意外的。附卡可以写：“我知道你很喜欢交响乐——跟我一样。我在一个义演会上获得两张这样的票，下个星期带给你，我们可以一块分享快乐！”

3．最好地礼物是一个忠实的友谊表示，如：“有人告诉我，你一直在收集古老的钱币。去年的秋天，我在马来西亚看到了这个，马上想到你，所以决定在圣诞节时将它送给你。”

4．最好地礼物表示出一种幽默感，如：“虽然你和我看来对彼此的香水品味一直有微词，我还是决定在你生日的时候送给你这瓶香水，我要证明给你看，我的品味还是比你的高！”

5．最好地礼物可以流露出高贵的考究和思想，如：“你的秘书告诉我，你在收集欧洲国家的啤酒标志，但是唯独缺少丹麦的，于是我要我的助手去寻找，而且终于找到。我希望它能让你的收藏更完备。”

6，最好地礼物就是不会超过你的预算的东西。如果花费超过你薪水或者购买人的总额，那可是很不适合的。不管你正在物色一种公司要寄给3000个客户的赠品，或都给正在辞职的执行委员会主席的，你一定得多费点心思去找，你一定会发现价钱合理又适合的礼物的。

什么时候送礼物

1．节日。在各种节日中送上礼物，联系情感，是恰当的也是合适的。尤其是当你想和某个朋友或者有业务往来的单位加深一下情感，选择节日是最好地，因为这样不需要你再去找更多的借口，可以很自然，不是吗？

2．感谢一个同事把你介绍给一个他或她认识的人。

3．感谢某人为祝贺你而请你吃午饭或晚饭。

4．感谢一对夫妇在他们家请你用餐。当亲密的同事结婚，生小孩子，重病初愈或刚动过手术，庆祝一个重要的结婚周年时向他们表示祝福。

5．感谢某人提供你获得生意的资讯。

6．感谢某人不计利益地在工作上帮助你。

7．恭喜某人高升。或者赞赏某人刚获奖品、纪念奖或晋升高职。

8．鼓励你的朋友，因为他刚克服生命中的一个大障碍（克服结巴、减肥成功）。鼓励某个患重病或刚动过手术的人。探病大多是赠鲜花，有时也赠盆景。芬芳的花朵给人带来春天的气息，使病人获得精神上的安慰。在习惯上，如果亲自去慰问，通常送插瓶的鲜花，不必附名片；如果请花店直接送去，就须附名片。

9．送朋友远行时，也常赠礼品。礼物通常是鲜花、点心、水果或书籍杂志等。礼品上也附有名片，祝他一路平安。

如何送礼给中国人

1．礼轻情意重

中国一直以来就有一句话：“千里送鹅毛，礼轻情意重”。这句话表明中国对情意的重视，在送礼的时候一定要充分考虑到这个问题。一定要在礼物上反映出你的情意来。这一点我们在前面送什么样的礼物中，已经详细地说过了，你要是不记得了，不妨回过头去看看。同时，要做到礼轻情意重可以注意一下礼物的附加值，比如对于结婚周年的夫妇，你可以送两人野餐用的食品篮、一瓶葡萄酒，再加一本诗集。对于少男少女，你可以送只皮夹，内装有他们喜欢的摇滚乐、体育比赛或芭蕾舞入场券。对于乐于做东的人，你可以送考究的托盘配以镶边的餐巾。对于一对辛勤工作的夫妇，你可以送去一本新台历及一张宴会请柬。对刚退休的人，你可以送一只帆布躺椅和一份娱乐或旅游杂志的定单。对于行动不便的年迈者或者病人，你可送一台新收音机或电视遥控器，配以当地教育电视台和电台的会员证以便每月可收到节目单；或送去一本配以自动翻书器和轻型放大镜。这些小小的细节都会让人感到你的情意。

另外，增加礼物的感情含量也是一种表现情意的方法。在本地的公园、或学校种植一棵挂有你朋友姓名牌子的树。为某人写一首诗、作一个曲子或是编一个故事。请家里的长辈谈谈他们的童年，他们对自己父母的回忆或其他差不多忘却的家庭趣事，录下来送给家庭其他成员。新年前给对方送年历时，在年历上标出所有家庭成员和朋友的生日、结婚周年纪念日和其他特殊节日。

2．把握送礼的时机与方式

礼物一般应当面赠送。但有时参加婚礼，也可事先送去。庆贺节日、赠送年礼，可派人送上门或邮寄。这时应随礼品附上送礼人的名片，也可手写贺词，装在大小相当的信封中，信封上注明受礼人的姓名，贴在礼品包装皮的上方。

通常情况下，当众只给一群人中的某一个人赠礼是不合适的。因为受礼人会有受贿和受愚弄之感，而且会使没有受礼的人有受冷落和受轻视之感。

给关系密切的人送礼也不宜在公开场合进行，以避免给公众留下你们关系密切完全是靠物质的东西支撑的感觉。只有礼轻情意重的特殊礼物，表达特殊情感的礼物，才适宜在大庭广众面前赠送。因为这时公众已变成你们真挚友情的见证人，如一份特别的纪念品等。

3．态度友善，言辞勿失

送礼时要注意态度、动作和语言表达。平和友善、落落大方的动作并伴有礼节性的语言表达，才是受礼方乐于接受的。那种做贼似的悄悄地将礼品置于桌下或房中某个角落的做法，不仅达不到馈赠的目的，甚至会适得其反。在我国一般习惯上，送礼时自己总会谦虚地说：“薄礼！薄礼”“只有一点小意思”或“很对不起……”这样也是可以的。

4．顾及习俗礼俗

因人因事因地施礼，是社交礼仪的规范之一，对于礼品的选择，也应符合这一规范要求。礼品的选择，要针对不同的受礼对象区别对待。一般说来，对家贫者，以实惠为佳；对富裕者，以精巧为佳；对恋人、爱人、情人、以纪念性为佳；对朋友，以趣味性为佳；对老人，以实用为佳；对孩子，以启智新颖为佳；对外宾，以特色为佳。

另外送礼一定要掌握避免禁忌的原则：

例如，中国普遍有“好事成双”的说法，因而凡是大贺大喜之事，所送之礼，均好双忌单，但广东人则忌讳“4”这个偶数，因为在广东话中，“4”听起来就像是“死”，是不吉利的。再如，白色虽有纯洁无瑕之意，但中国人比较忌讳，因为在中国，白色常是大悲之色和贫穷之色。同样，黑色也被视为不吉利，是凶灾之色，哀丧之色。而红色，则是喜庆、祥和、欢庆的象征，受到人们的普遍喜爱。另外，我国人民还常常讲究给老人不能送钟表，给夫妻或情人不能送梨，因我国“送钟”与“送终”，“梨”与“离”谐音，是不吉利的。还有，如不能为健康人送药品，不能为异性朋友送贴身的用品等。

如何送礼给外国人

由于国与国习俗不同，在国际间赠送礼物事先弄清楚是很明智的，如果赠送礼物合适，请记住在出国之前买礼物比在当地买更合适。

如果你的公司提供带有自己公司徽标的礼物，徽标要清楚、大小适中。

从北美著名的书店、商店、邮局购买的礼物，如罐头食品、球迷喜爱的代表美国体育运动的东西都很受欢迎。如果你将要拜访主人的家，除了鲜花和巧克力，送给他或他的子女礼物很合适。送白酒不一定合适。在为主人选一束鲜花之前弄清楚某种鲜花代表什么很重要。例如，在远东白色的花代表哀悼，在秘鲁、墨西哥和伊朗黄色的花代表消极的含义，即您恨他，要把带有死亡和葬礼的东西送给他。如果可能，提前让商家将鲜花送给主人，以便他有时间安排。

总之，礼物是私下赠送的，是在所有的业务结束之后，避免贿赂的嫌疑，但在有的国家，一下飞机就私下尽可能多地送礼物。不要给第一次见面的人和陌生人送礼物。在到达之前，与曾去过这个国家进行过业务的人谈谈，了解一下送礼物的习惯，或看看有关这个国家和业务的习惯的书籍等，会是个很好地办法。也可以给这个国家的使馆人员或文化参赞打电话咨询一下。

赠送礼物时避免违反礼节和忌讳是很重要的。例如，在印度不能送牛制品，因为牛在那里是神圣的东西，在日本不能随便送鲜花，因为鲜花只能在求婚、生病或死亡时用。在中东国家和日本，您不能先送礼物，这会使人误会您成为主人，很尴尬，但您应准备好立即回敬。在俄国送礼要在吃晚饭的时候，而不是在办公室或会议室里。

此外，西方人认为单数是吉利的，有时只送三个梨也不感到菲薄，这一点不同于中国人讲究成双成对。西方人收到礼物，一定要马上打开，当着送礼人的面欣赏或品尝礼物，并立即向送礼者道谢。礼物包装讲究，外表富丽堂皇，里面却不一定是太贵重的东西。有时打开里三层外三层的精美包装，露出来的只是几颗巧克力而已。

如何接听电话

善于接听电话的重要性

以下是从亚平的一篇文章《闲聊电话》中节选出来的几小段，初做秘书的你可从中认识到善于接听电话的重要性：

与友人闲谈，评价某人对自己单位的价值，她用了一个挺有意思的“眼光儿”：“他会接电话”。通过他接电话，可以吸引对方再来电话，以打开工作局面和扩展生意。就因为会接电话，那人的饭碗得以长期牢捧在手。

何止接电话，作为主方打电话也是德才、语言、心理素质的展现。同事唤我去接电话，一脸恼怒：“这人怎么这么没礼貌！张嘴就是‘张亚平在吗？’给谁下命令呢！”我放下电话赶紧给同事道歉：“她原是工厂工人，在车间嚷嚷惯了，并无恶意。”其实，有没有礼貌，可不按职业分。您去过我们图书馆吧？门卫的张蕊芳和晋忠贤二位老师傅的工作就足以让人明白什么叫礼貌，什么叫谦和。而另一位朋友给我讲述的一所大学组织部同志接电话时可就是另一种面目了。朋友是民主人士，电话打到统战部无人接，又打到组合织部，问一下统战部部长是不是在那里开会呢？电话另一端的回答是，统战部部长在哪儿我怎么知道！朋友愣了一下，放下了电话。

一次我见到一本光明日报出版社的书，很想买一本，于是给光明日报出版社打电话，询问那书在哪里可以买到。接电话者仔细地告诉我出版社的地址和乘车路线，又问“您在哪儿住？”我说“红庙”。他说“那太好了，红庙附近的甜水园书市有我们的门市部，房号是230……”这种如沐春风的通电话过程，整个地树起了接电话者身后那个单位的文化形象。怎么样，体会到接听电话的重要性了吧，那就好好看看如何接听电话的原则吧！当然了，原则是死的，最重要的是接听电话的你有一颗善于替别人考虑的心。

接听电话的原则

1．在接听电话时你所代表的是公司而不是个人，所以不仅要言语文明、音调适中，更要让对方能感受到你的微笑。同时也不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录，包括来电话的时间、来电话的公司及联系人、通话内容等，这样才能为将来开展业务奠定良好地基础。

2．留意时差。打电话前要搞清地区时差以及各国工作时间的差异，不要在休息日打电话谈生意，以免影响他人休息。即使客户已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要往家中打电话。

3．通话时声音不宜太大。让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。用清晰而愉快的语调接电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳、柔和、安详，这时如能面带微笑地与对方交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。

4．接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

5．接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时要为指定受话人提供便利。

6．不要在打电话的同时与房间里的人保持谈话。应当作出选择你准备和谁谈。如果当时你需要把注意力集中在房间里的谈话中，可以请通话的另一方等上一会儿，或者问他你可不可以过一会儿再打电话给他。如果你的电话不能中断，你可以告诉房间里的人，能否等你一会儿。

7．打电话前做好必要的准备。把可能用到的文件、资料置桌上，确定好谈话的目的、内容、顺序。养成摘记的习惯。

8．当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。在诸如管理者很忙不能接听电话这种场合，助手礼貌得体的风度能够起到更大作用。因为粗率无礼的“他不在。”只能疏远别人。助手应当首先解释：“张先生正在参加一个会议，现在不能打扰。”然后助手应当进一步提出解决办法，“我能帮助你吗？或者您还可以和其他什么人通话吗？”如果对上述两个问题的答案都是否定的，她还可以说：“我会转告张先生，他一有空儿就打电话给您。但由于他全天都安排了会议，所以可能最早也要到明天了。”用这种方式传递所有相关信息，接听电话的人有责任记下完整的口信，确保传到。这其中应当包括：通话人姓名，他（她）的电话号码，打电话的日期和时间，需要传达的口信，而且如果合适，还有回电话的最好地时间。

9．当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话的对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，如果因为电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。在和客户谈话时，即使电话铃响了两声，也仍以眼前的顾客为优先，不管哪一方在发言，都应等事情说了一个段落后，才可以向对方致歉，再去接电话。这种情况下的对话，应尽可能简短，避免让客人久等。此外，当自己身为客户与他人商洽而电话铃响时，也应机警地适时中断话题，让对方能尽快接听。

10．在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。

11．如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问领导的去向，此时应客气而礼貌地询问：“对不起，请问您是哪位？”

12．要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。

13．如果碰到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应该礼貌告知对方拨错了电话。相反如果是你拨错了电话，应该马上向对方表示道歉。

14．当你打错了号码。不要问：“你的电话号码是多少？”而应该问：“你的号码是7779—3036吗？”这样一来你可以查看正确的电话号码，在下次拨的时候更加认真。

15．如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。

16．挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。

17．如果必须挂断电话，不要猛地一下子把电话听筒扣掉。通话的另一方可能正把耳朵贴近听筒，突然而来的尖锐的“砰”的一声可能会使他震耳欲聋。

18．我们通常都有被啰嗦的通话者缠上的经历，他也许是一名执着的推销员，也许是一位喜欢长篇大论的朋友。当你想尽办法中断通话，但所有的努力都失败时，你可以采取更为积极的措施。首先是停顿，甚至有必要采用打断的办法，例如说：“我非常对不起，但是我必须挂断电话。经理找我有事情。”或者“小王正等着用电话。”或者说“哇！现在有一个约会要迟到了，我必须走了”这类话。另外一种必须迅速结束通话的场合是突然有客人来访，或者在家，或者是在办公室。当你有客人来访时，仍然长时间聊天是非常不妥的。当你知道这个电话不可能很快就结束时，你应当暂时推一推，在其后更合适的时间再打。你可说：“现在我有一个客户，如果你能留下你的号码，我一会儿有时间时会给你打过去的。”另一方面，如果你知道通话会需要一段较长时间时，或者你想中止愉快的闲聊时，一个好办法是，在你开始谈话时，对你的朋友说：“现在打电话合适吗？”或“你有时间聊吗？”

19．如果是为了对方的事情才打电话找他，他不在时，就可以请对方回电话。但若是自己有事相托，而打电话几次对方都不在，则要探知对方回来的时间，自己再找时间重打。

如何参加和安排宴会

宴会是什么

在举办或者参加宴会的时候，你一定要明白宴会的目的不是吃吃喝喝。宴会的含义被定为“有目的的进餐”。会议计划者的职责是提供可以达到这个目的的气氛。

当你准备或者参加宴会时，尽管食物和酒非常重要，但实际上它们都是一种陪衬，而宴会的核心是谈话，因为，谈话能使各方面因素融为一体，结出友谊的硕果。所以，良好地餐桌礼仪，意味着既掌握吃喝技巧，又精于交谈，从而使宴会达到预期的结果。

无论是赴宴或出席招待会，人们通常把联系工作、拉家常、谈古论今、结识新友看得比吃饭本身更重要。

成功安排宴会的十条标准

1．选择一个有吸引力的、通风良好地房间或宴会厅，要有足够的空间。拥挤会破坏最精心设计的场合。

2．如宴会前举行鸡尾酒会，要肯定对酒会的掌握和截止时间均有明确的规定（如果招待会后是正餐，则以45分钟到一个小时最为相宜；业务性的鸡尾酒会通常最多两小时）。

3．富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加费用。

4．尽可能使用最舒适的座位，安排的最好方式要把背对讲台的人减少到最低限度。

5．准时开宴。假如75％的客人已入席，就不要等晚来的人和散漫的人。

6．要肯定菜肴吃起来和看上去一样好（热茶一定要热上，而不是半温不热的）。

7．亲切地介绍主宾和宣布事项，但耗用时间要有限度。

8．介绍来宾发言人或文娱节目应在宾客对过于疲劳而无力欣赏以前，要确定节目单上的那些发言人知道应在什么时候停止（发言人应懂得20～30分钟的时间限制）。

9．安排节目应使宾客最多坐两个小时。

10．按照宣告的时间结束宴会。

如何安排宴请座次

宴请座次的安排有一定原则，首先要把以前相识并有共同话题的人安排在一起，最为尊贵的客人应坐在主人的身边或与主人相对的位置。准备好座位卡，事先放在桌上，使客人看见后知道坐在哪里。座位卡既可以斜靠在桌子中央的大盘子上，也可以靠在餐桌上造成一种友好、情趣盎然的气氛，主办者不仅应该按照职务高低、年龄大小，而且应该按照客人的性格和气质的特点安排座位，如将爱倾听他人谈话的来宾安排在长于说笑的人身边等。然而不论个人的性格特点如何，每一个出席宴会的人都有义务不使谈话中断。特别是应与你的左邻右舍交谈。

赴宴进餐礼仪

1．宴会比一般的家宴和朋友聚餐，多了些郑重、隆重的意味。宴请者会在宴会的前半个月或一个星期内发出请柬。收到请柬的人不论是否参加宴会，都应先通知主人，以便主人安排。这是对主人邀请的礼貌回复。

2．赴宴时，应仪表整洁。着装应大方得体，男士应穿西服打领带，女士应着套装。若是十分隆重的大场合，女性可以穿传统的旗袍并化淡妆。有一点应该强调，女性参加宴会，不宜穿裤子，也不宜穿短裙，以过膝的裙子为好。

3．出席宴请，抵达时间早晚、逗留时间长短，在一定程度上反映出对主人的尊重与否。迟到或逗留时间短，则常被视为有意冷落他人或是失礼的表现。赴宴不宜过早、过迟，如果迟到，要进行解释道歉，方好入席。入席时要向客人点头示意或相互问候，不管是认识的还是不认识的都要一视同仁。

4．到达宴请地点，先到衣帽间脱下大衣和帽子，然后前往主人迎宾处，向主人问好，如带有礼品，应及时交给主人。

5．入席时，应根据请柬上注明的桌号和座位就坐。如非大型宴会，请柬上一般无此说明。在这种情况下，应自己找适当的座位坐下。请注意，正对门口的座位是上座，背对门口的是下座，如同桌中有老者，应待老者坐下后再就坐。就坐时，切勿拖拉座椅，而应轻轻挪动，以免地板发出声响。入座后，脚不宜伸向两边，以免碰到邻座。不要将臂肘放在桌上，也不要用手托肘或两手交叉在脑后。这时可与同桌者交谈，但不宜谈及过于敏感的问题，可让话题围绕此次宴请。

6．用餐前不要用餐巾纸擦拭餐具，那样做表明你认为此处餐具不干净。当主人示意用餐后，不要急于下箸，应待桌首开始才可以动筷或刀叉。

7．菜上来后，一般主人会起立敬酒，客人应起立回敬。如果自己不善饮酒，可用饮料代之。

8．祝酒时不要交叉碰杯。在主人和主宾致辞、祝酒时，其他人应暂停进食，停止交谈并注意倾听。碰杯时，目光要正对对方以表诚意。

9．进餐时，使用筷子不能交叉。夹菜应先拣离自己最近的菜下箸，夹菜时不要在碗碟里乱翻找，较远的莱应等主人或同座客人表示请用后再下箸。端碗时，不要大把托着。

10．进食时，一定要吃得文雅，应小口进食闭起嘴咀嚼，不要发出声响来。挟菜、舀汤时，动作要轻，如汤过热，可先盛入碗内待稍凉后再喝，不要对着汤碗吹气，也不要吸着喝。吐出来的碎骨应放在自己面前的小盘中，不要直接吐到台布上。宴会中，一般餐桌上都备有牙签，但尽量不要用。

11．无论主人还是客人，都应积极参与同桌人的交谈，特别是左右邻座。不能仅同熟人或只同一两人交谈。邻座如不相识，可先作自我介绍。席上谈话不应含着食物。饮屑四射是极不文明的。汤和食物如果太热，不可轻轻用嘴吹。席中不要酗酒。

12．客人不得中途退席，如确有急事，要向主人说明原因，表示歉意，同时要向其他客人示意，方可离席。

13．客人餐毕，一般不要离席，应等其他客人吃完。

14．散席时，客人要向主人等致谢意，然后握手告别。并与其他客人告别。如何礼貌斟酒、敬酒时，主人和主宾要先敬，也可同时举杯互相示意，而不必逐一碰杯。此时，要注意不能交叉碰杯。当主人和主宾前来敬酒时，被敬者要起立举杯，双眼注视对方并与之碰杯，互相问候。

向长辈敬酒，敬辞要先说，并站起双手端杯，等长者端杯后，先干为敬。然后，等长者饮毕放杯后，再放下杯子。在敬酒过程中，不要斗酒、拼酒，或强劝别人喝酒。应尽量体谅别人，以求得大家随意和高兴。此外，不要猜拳行令，大声喧哗。最后，要注意斟酒的方法。斟酒一般先从长者、女士开始，主人在斟酒时要右手拿酒瓶，左手从下面托着瓶底。客人要右手拿酒杯，左手托着杯底接受对方斟酒。斟酒量小酒杯为八分，大酒杯为二三分。客人在通常情况下，接受头一杯酒为礼节，而客气地谢绝第二杯酒却不算失礼。

如果你到国外出差

如果你到欧洲由于欧亚大陆的文化差距大，一般的社会活动与交往的方式也就大不相同。

1．在公共场合的礼节

在欧洲饭店里，在欧洲从二楼开始算做一层楼，电梯的表示为“G”，在法国表示为“R”，在德国表示为“E”。除了在房间里，不可穿着拖鞋或睡衣在饭店里来回走，不可大声喧哗，早晨遇见任何人都要问早安。

在公共场所，不可剔牙垢，不可在别人面前摸皮带、提裤子，不可用手指着他人，不要把手放在他人肩膀上，不要摸小孩子的头，身体稍微碰到别人，或不管谁碰到谁，双方都必须道歉，公共场所不可随地乱吐，在他人面前不可脱鞋。

任何公共场所要记住女性优先，抽烟前请问一下在座都是否允许，握手须注视对方的眼睛，切不可把另一只手放在口袋里。初次结识，男士不可要求与女性握手，被邀请赴宴勿忘带礼物，礼物可以是鲜花或酒，购置鲜花时千万注意在法国不要送康乃馨，因康乃馨在法国表示不幸，在德国蔷薇是爱情的象征。在收到别人的礼物时，最好当面打开并致谢。

在欧洲，人们见面打招呼非常简单，如果是在上午，见面时就说：“早上好。”下午呢，说声“下午好”。当然还有“晚上好”等等，或者也可以说“怎么样”？“您近来可好”等问候语。在我国则不尽然，朋友、熟人之间打招呼时，一般都比较具体，如“您上班去呀？”“吃饭了吗？”这些问候语，在欧洲国家的人听来，颇感惊讶，不理解为什么中国人对别人的私事那么感兴趣。

2．用餐礼节

随主人进入一流餐馆一定要随领座引导入座，不要擅自闯入就座；就座姿势“正襟危坐”，不要东歪西扭；用餐、喝饮料时不要发出声音，不要翘二郎腿，千万不可靠在椅背上进餐；如果用刀叉，不可舞动刀叉说话，不可用刀将食物送入口中；碰到鱼刺骨头不可放置桌上，而且放在用餐盘子的外侧。总而言之，要保持桌面的干净。

3．小费问题

在欧洲小费没有一定标准，它是因事而宜，诸如在下列情况下须给服务人员小费：搬运行李者，随团旅游的导游、司机，替叫计程车的饭店门口服务生，计程车的司机，剧场的女服务生，餐馆、酒吧的女服务生，客房卫生清洁员等等；

如果你到美国

1．宴会礼节

美国人喜欢举行各种宴会，宴会形式有餐会、野餐、户外烤肉。如果参与餐会务必携带食物去，以表示参与的诚意，如果不带，会很失礼（如果不知道带什么食物合适，可以事先征询主办人的意见）。参加宴会的服装视宴会形式而定，至少需整洁大方，但有正式场合且场地在高级饭厅者则不宜太随便，牛仔裤、球鞋的穿着是很不礼貌的，但有时穿西装，打领带又显得太过突兀。如果受邀而不确定该穿什么才合适，可大方请教邀请者，他们会很乐意回答的。收到附有RSVP字样的邀请卡，应尽速回复参加与否，不可弃之不理，那将会造成主人很大的不便。美国人很重视时间观念，答应参加时应准时赴宴，有事耽误，也应事先告知主人，以免失礼。用餐时勿狼吞虎咽，更忌讳打嗝，美国人认为这是很不礼貌的行为。宴会后则应寄出谢卡或以电话向主人表示谢意，并感谢其安排如此一顿愉快的宴会。

2．小费问题

举凡搭计程车、到餐厅吃饭、服务生或机场人员代提行李，都须给小费。小费虽然是自由的行为，但有约定俗成的习惯，最好能入境问俗，以免出丑。

一般而言，到餐厅吃饭，付小费约为百分之十至十五左右。而在自助餐厅吃饭一般不需给小费，但若有人倒茶水，并殷勤询问需求，则可依人数配给小费。晚间用餐小费需比白天多一些。

小费是对服务品质的一种评估，有些服务生为了多赚小费会表现特别热心，不时殷勤询问。这时不必管服务生的眼色，你可依自己对该餐厅及该服务生的满意程度付小费，多给或少给没有人会干涉。

但切记千万不要以零钱付小费，当零钱丢在桌上，尽管你付小费很多，很可能会被服务生误解为不满其服务，是一种羞辱的举止。因此，除非服务实在是太差了，否则绝不可在小费中放置任何零钱，当然若你以信用卡付账，而将小费与用餐金额凑整，则不在此例中。

如果你到日本

1．见面礼节

传统的日本见面礼节是鞠躬，这是表示尊重的姿势。但是，大多数日本人希望和西方人握手。许多日本人握手后还鞠上一躬。你的动作将根据日本人对你的行为而定。鞠躬时要把手掌放在腿上，双膝并拢。鞠躬的程度和时间长短和别人一样，但腰不能弯得更低（这意味着卑下）。每当你遇见一位熟人，不论是在街上还是在家里，都要鞠躬。对领导的鞠躬尤其要当心。如果你在街上或过道里碰见一位熟人，点点头也就作为一次简单的鞠躬了。日本人见面时不喜欢握住手臂、接吻、拍背或任何别的身体接触。握手已是他们所能做的最大努力了。一般说来，日本人不喜欢自我介绍。当你作介绍时，先介绍地位低的人后介绍地位高的人，别忘了介绍每个人与你关系以及他们的头衔和所在公司。当你被介绍时，介绍人要说出你的姓名，并表示为与你相识而感到荣幸。姓名和头衔：在日本，人们姓名中的头一个是姓，第二个是名。当日本人用英语写姓名时，他们却把自己的姓名变成与西方传统相一致，即把名放在前，姓放在后。日本人即使相识多年也互不用名称呼（妇女尤其如此）。惟一的例外是青年人，在非正式场合，他们在好朋友之间有时使用名来称呼。当你与地位高的人谈话时，请使用不带姓的头衔。

2．交谈礼仪

好的交谈话题是，你对日本及其日本文化的印象、棒球（在日本很普及）、高尔夫球、食品和旅游。日本的畅销书中有些是外国人所撰写的关于日本人的书。日本人认为自己的文化十分独特，喜欢通过外国人来巩固这种想法。忌讳的话题：家庭（个人的事）、贸易摩擦、第二次世界大战、财产的价值和政治。大多数日本人不信教，因此可绕开这个话题。

如果你到韩国。在韩国简简单单的一句“谢谢”，却是待人接物中极为重要的礼节，在表示感谢时一定要稍微低一下头。低头的动作一般是下辈对年长者行的礼节。初次相见的陌生人在互致礼时一般不作夸张的动作，而多半是互相握手。但很快就会发现韩国人待人接物是非常亲切的。第一次到韩国的外国人当看到青年男子肩搭肩、女孩子手拉手地走在街上的情景也许会惊讶，但这不过是他们之间亲密无间的表现，这是韩国人生活中很自然的现象。

同西欧人坐在椅子上吃饭的习俗不同，韩国人自古以来就坐在炕上，吃住亦在炕上。因此，当一个外国人访问韩国家庭时，进屋前要脱掉鞋子，光着脚进屋是对年长者的失礼的行为，所以最好穿着袜子或者长统丝袜。在吃饭的时候大声说话或说过多的话是失礼的。

秘书与领导坐车时候的位次

秘书在正式的场合，与其他人一同乘坐轿车时，难免会碰上轿车的座次问题。轿车上的位次。排定轿车具体位次时，一般讲究不同数量座位的轿车，在排座时做法各异。而在同一种轿车上，驾车者的实际身份也对排座构成明显的影响。

一辆双排五座轿车，当主人驾驶此种轿车时，其排座位自高而低依次应为：副驾驶座，后排右座、后排左座、后排中座。当专职司机驾驶此种轿车时，其排座自高而低依次则应为：后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。秘书与领导坐车时候上下车的顺序一是尊者应当先上后下。上下轿车时，倘若具体条件允许，一般均应请与自己乘坐同一辆轿车的尊长首先上车，最后下车。请对方首先上车，是为了请其优先选择自己所钟意的座位。请其最后下车，则主要是为了在下车之际，有可能得到已下车者的适当的照料。

有时，尊者首先下车，亦是许可的。当尊者首先上车后，自己在随后登上同一辆轿车时，宜从车后绕行至另外一侧的车门上车。下车时，亦须如此，不要在上下车时，有意无意妨碍对方。二是应兼顾当时的条件，在与尊者同一轿车时，遵守符合礼仪的先后顺序自然理所应当。不过在具体招待这一规则时，切勿不顾当时的实际条件。在任何时候，讲究上下轿车时先后顺序，都不宜忽略上下车时的方便与否的问题。

车有五个座位，除驾驶员之外还有四个，一般而言，中国人都是以右为尊，但这不是说在驾驶员的右边就为尊了，而是在后座的右边为尊位。所以领导就坐在这个位置，而秘书人员就应当坐在副驾驶座上。

为什么要这样说呢，不仅是秘书是为领导服务，同时也要对领导进行必要的保护，虽然说在车上比较安全的位置是驾驶员的后座，但是，秘书人员坐在这种位置上就被认为是害怕的表现，而副驾驶座被认为是保护领导的，而且以中国的车而言，秘书在副驾驶座上也方便为领导开车门，除非秘书是驾驶员。另外也要看领导而言，有些领导喜欢与秘书坐在一起，这就另当别论。