项目管理中的控制论

1 控制论简介

（1）关于控制

在控制论中，“控制”的定义是：为了改善某个或某些受控对象的功能或发展，需要获得并使用信息，以这种信息为基础而选出的、并加于该受控对象上的作用，就是控制。[12]

控制的基础是信息，一切信息传递都是为了控制，进而任何控制又都有赖于信息反馈来实现。信息反馈是控制论的一个极其重要的概念。通俗地说，信息反馈就是指由控制系统把信息输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到制约的作用，以达到预定的目的。

在中国，“控制”定义为：“掌握住使不越出范围；操纵。”作为控制论的基本概念：“指有组织的系统根据内外部的变化而进行调整，使自身保持某种特定状态的活动。控制有一定的方向和目标。其作用在于使事物之间、系统之间、部门之间相互作用，相互制约，克服随机因素。”[13]控制是主动地对某一对象施加一定影响，使之达到预期的目标状态的过程。

在管理工作中，“控制”是作为一种重要的管理职能被提出来的。

（2）关于控制论

控制论（Control theory）是研究系统的状态、功能、行为方式及变动趋势，控制系统的稳定，揭示不同系统的共同控制规律，使系统按预定目标运行的科学方法论。

控制论的提出是源于研究各类系统的调节和控制规律，特别是具体化于研究机器、生命社会中控制和通讯的一般规律的科学，是研究动态系统在变化的环境条件下如何保持平衡状态或稳定状态的科学（见1948 年诺伯特·维纳发表了著名的《控制论——关于在动物和机器中控制和通讯的科学》一书）。“控制论”一词最初来源希腊文“mberuhhtz”，原意为“操舵术”，就是掌舵的方法和技术的意思。在柏拉图（古希腊哲学家）的著作中，经常用它来表示管理人的艺术。

控制论的控制图如图4-1所示。

图4-1 控制示意图

目前，控制论的思想和方法已经渗透到了几乎所有的自然科学和社会科学领域。

从控制系统的主要特征出发来考察管理系统（包括项目管理系统），可以得出这样的结论：管理系统是一种典型的控制系统。管理系统中的控制过程在本质上与工程的、生物的系统是一样的，都是通过信息反馈来揭示成效与标准之间的偏差，并采取纠正措施，使系统稳定在预定的目标状态上的。因此，从理论说，适合于工程的、生物的控制论的理论与方法，也适合于分析和说明管理控制问题——管理是控制论应用的一个重要领域。用控制论的概念和方法分析管理控制过程，更便于揭示和描述管理的内在机理。

也有人研究认为，人们对控制论原理最早的认识和最初的运用是在管理方面的。从这个意义上说，控制论之于管理恰似青出于蓝。

（3）项目管理的控制论

项目管理的控制论是控制论在项目管理中的具体应用。

项目管理的控制论特指：为了确保项目的目标得以实现，各级项目管理人员在项目执行过程中，根据事先确定的标准、计划，对本级及下级的实际工作进行测量和评价，在出现偏差时及时纠正；或者根据项目内外环境的变化和项目利益相关方需求的变更，对原计划进行修订或制订新的计划，调控项目管理工作的过程。

项目管理中控制论应用的控制图，如图4-2所示。

图4-2 项目管理中控制论应用的控制图

项目管理活动中的控制工作，是一完整的复杂过程，也可以说是管理活动这一大系统中的关键子系统，是项目管理工作中重要的一环。

项目管理中的控制其实质和控制论中的“控制”一样，也是信息反馈及调制。从管理控制工作的反馈过程可见，管理活动中的控制工作与控制论中的“控制”基本上是一致的，但也有一些不同。

一致性：

1）二者的基本活动过程相同：①确立标准；②衡量成效；③纠正偏差。

2）管理控制系统实质上也是一个信息反馈系统。通过信息反馈，揭示管理活动中不足之处，促进系统进行不断的调节和改革，以逐渐趋于稳定、完善，直达到优化的状态。

3）管理控制系统和控制论中的控制系统一样，也是一个有组织的系统。它根据系统内的变化而进行相应的调整，不断克服系统的不肯定性，而使系统保持在某稳定状态。

差异性：

1）控制论中的“控制”，实质是一个简单的信息反馈，它的纠正措施往往是即刻就可付诸实施的。而且，若在自动控制系统中，一旦给定程序，那么衡量成效和纠正偏差就往往都是自动进行的，而管理工作中的控制活动远比上述的更为复杂和实际。管理人员需要衡量实际的成效，并将它与标准相比较以及明确地分析出现的偏差和原因。为了随之做出必要的

纠正，管理人员必须为此花费一定的人力、物力和财力去纠正偏差以达到预期的成效。

2）简单反馈中的“信息”往往是比较单纯的，是物质、能量、信息及其属性的标识。而对于管理控制工作中的“信息”来说，它所包含的信息种类繁多数量巨大，常常是经过了分析整理后的信息流或信息集，这种管理信息（包括管理控制工作中的信息）和管理系统结合一起，就形成了一个系统——管理信息系统。这种系统，由于既要反映产品的生产过程，又要适应管理决策的需要，使信息系统能起到为各级管理服务作用，需要较多的功能，如：

●处理信息及时、准确；

●控制计划和相关管理职能，使之处于最佳状态；

●便于进行方案比较和择优；

●有助于进行预测工作等。

2 在项目管理中控制论的体现与运用

在项目管理中没有控制是不可想象的。控制，在项目管理中占有重要位置，如果我们用PM表示项目管理，PP表示项目计划，PE表示项目执行，PC表示项目控制，那么项目管理的公式就可以这样来表示：PM≈ PP+PE +PC 。

在风险管理、进度管理、费用管理、质量管理、采购管理、人力资源管理等诸多项目管理知识领域中，无一不包括控制的内容。

在经典的项目管理理论书籍和标准中，项目管理的每一个知识领域中的表达方式的精髓都是控制论的体现 [14][15]：

输入——工具和方法——输出；或者依据——处理——结果。可归纳如图4-3所示。

图4-3 项目管理控制论示意图

在项目管理中十分强调管理过程，项目管理有五大管理过程组：启动过程组，计划过程组，执行过程组，监控过程组和收尾过程组。监控过程在其中占有核心和关键的地位。如图4-4所示。

图4-4 项目管理中控制论的应用示意图

在项目的实施中特别强调监督、控制，项目管理的“挣得值法”（也称赢得值方法、获得值方法）是项目管理控制论中的最有效的方法之一。

国际项目管理协会（IPMA）在国际项目管理专业资质认证标准（ICB3.0）中有许多对项目经理人能力要素的要求，都与掌握和运用控制论相关。如：自我控制；风险与机会管理；解决问题；时间和项目阶段控制；冲突与危机管理；变更控制；控制与报告能力等等。

3 项目管理中的“老三论”

系统论、信息论和控制论被称为系统科学的“老三论”。其核心是系统论，其间的关系如表4-1所示。

表4-1 系统论、信息论和控制论比较