高校图书馆研修室服务模式与管理系统建设

孙婷婷　秦鸿

（电子科技大学图书馆　四川成都　611731）

【摘　要】　本文阐述了当前电子科技大学图书馆研修室管理系统的建设情况，包括其服务模式、功能设计、架构设计、主要流程和平台效果等，并对未来的“无障碍式”服务模式进行了探索。

【关键词】　高校图书馆；研修室；服务模式；管理系统

1　高校图书馆研修室管理现状

近年来，随着智慧图书馆概念的兴起，全国各大高校图书馆纷纷向开放式、智能化、多元化图书馆转变。独立研修室也作为自主创新学习空间广泛存在于各大高校图书馆，供科研团队或学生个人进行自主学习，受到同学们的一致欢迎。目前，大部分图书馆对研修室的管理仍旧处于人工管理服务模式［1］，即需要借用研修室的同学需要到图书馆流通服务台借阅研修室门卡后方可使用。该模式下易出现在期末复习期间众多同学起早排队借阅的情况，为同学们的学习生活带来诸多不便，同时也对图书馆的管理造成麻烦。为解决此类问题，部分高校图书馆通过信息技术实现对研修室的集中管理。其中，清华大学、中国人民大学、上海交通大学、香港大学、厦门大学等多所大学图书馆采用了网络预约模式［2］，学生利用研修室预约系统通过网上提交预约申请，实现研修室的自主预约。使用时学生可通过预约凭据在图书馆流通服务台确认预约并领取研修室门卡或直接凭一卡通在约定时间到约定房间刷卡开门。此类服务模式使学生足不出户便可完成相关研修室的使用预约，方便快捷，更好地迎合了学生的使用需求。同时，该模式下图书馆管理人员可以实时查看研修室的借用情况，方便管理。

2　电子科技大学图书馆研修室服务模式

2009年电子科技大学新校区图书馆落成并投入使用，本着智慧图书馆的建馆理念，新馆在每层楼建设了多个供单个学生自主学习使用的研修室。前期的研修室管理，电子科技大学采用人工管理模式，读者凭借一卡通与学生证在图书馆流通服务台处办理借阅手续，通过抵押学生证的方式，领取研修室门禁卡。在离开时，学生归还门禁卡拿回学生证完成一次研修室的借阅使用。该模式经常导致大量同学清早排队“抢”研修室，因此，电子科技大学图书馆转变服务模式，通过网上预约与现场借用两种并行模式，实现对研修室的智能化管理。图书馆于使用的前一天13∶00—23∶59开放研修室次日的使用预约权限。读者可以利用网上预约系统，通过个人账户自主选择所需预约的研修室。预约过程无须管理员审核，自动通过。使用当天，读者可在7∶00—10∶00期间，通过放置于图书馆大厅处的研修室管理终端设备确认预约并打印预约凭据，并在8∶30之后依据凭证与学生证去流通服务台领取研修室门禁卡。借用成功后，读者具有该研修室一天的使用权限，读者在闭馆前归还门禁卡并在研修室管理终端上释放研修室使用权限，完成一次借用。如果该读者并未在前一天预约研修室，可在研修室管理终端上实时查看所有研修室的空闲情况，并借用空闲的研修室。在该模式下，读者可以在寝室或实验室完成次日的研修室预约，无须早起；同时，通过实时的研修室空闲情况展示，读者可以快速了解图书馆的研修室使用情况，在使用高峰时选择其他自修方式。系统化、可视化的管理方式，可使管理人员清晰地看到研修室的使用情况与使用率，为智慧图书馆的建设提供更好的数据支持。

3　电子科技大学图书馆研修室管理系统设计

3.1　系统功能设计

在电子科技大学图书馆研修室智能化服务模式的指导下，研修室管理系统设计的目标可归纳为：①为电子科技大学学生开放研修室管理系统使用权限；②为读者提供研修室网上预约功能；③为读者提供现场查看研修室使用情况，并提供现场借用功能；④为管理工作人员提供研修室使用情况管理功能。系统设计在满足用户需求、图书馆服务模式的基础上，应具有良好的稳定性、易用性及扩展性［3］。具体功能如图1所示。其中研修室管理系统分为三个子系统，网上预约子系统主要功能是为同学提供网上预约功能，及相关记录的查询。研修室终端管理子系统主要功能是确认打印或撤销网上预约、现场预约及使用结束后的用户离开设置。后台管理子系统主要功能是为管理人员提供对研修室信息的配置与管理，查看研修室使用情况及统计分析。其中，统计分析作为系统的扩展功能，能可视化的查看研修室各段时间的使用情况，通过数据分析可以为研修室服务模式的改进提供有效的决策支持。

3.2　系统架构设计

研修室系统的建设主要是面向电子科技大学的全校学生，因此，研修室的使用用户仅限于本校学生。为此，研修室管理系统将单方向从学校一卡通系统中下载用户白名单作为系统的使用用户，通过定时下载、定时导入实现对用户权限的管理。研修室网上预约系统采用B/S架构，研修室管理终端系统采用C/S架构。研修室管理系统数据库存储所有用户信息及研修室数据信息。具体系统结构如图2所示。

图1　研修室管理系统功能图

图2　研修室管理系统结构

（1）研修室管理服务器通过一卡通下载程序单方向从一卡通服务器上下载电子科技大学用户白名单。研修室管理系统通过数据转换工具将白名单文本录入研修室管理系统数据库，作为系统的合法用户。

（2）研修室网上预约系统采用B/S架构［4］。用户通过网络在网上预约系统中依据个人账户进行网上预约，实现对研修室信息、用户信息及操作数据向服务器的数据传输，并对服务器返回的目标数据进行显示处理。服务器端负责系统的业务逻辑的实现，负责对浏览器端传输的数据进行响应、处理，并返回数据，同时负责将预约信息输入数据库。

（3）研修室终端管理系统采用C/S架构。用户在终端管理系统中实现研修室借用操作，在需要对研修室数据库中数据操作时，终端机自动寻找服务器程序，向其发送请求，服务器程序依据预定的规则做出响应，返回结果给终端机，完成使用操作。

4　电子科技大学图书馆研修室管理系统实现

4.1　研修室管理系统主要流程

4.1.1　网上预约系统主程序流程

网上预约系统主程序流程为：用户使用账号名、密码登录系统，系统验证用户的身份合法性。如果身份合法，进入系统；如果身份不合法，则会话结束。进入系统后，用户可以选择所要预约研修室所在的校区和楼层对研修室的预约情况进行查看。如果存在可预约的研修室，用户可以预约研修室后退出系统结束一次预约；如果没有可以预约的研修室，则用户退出系统，结束会话。具体流程如图3所示。

图3　网上预约系统主程序流程图

4.1.2　终端机系统主程序流程

终端机系统主程序流程主要为：用户在终端机上使用一卡通刷卡进入系统，系统对用户身份进行验证。如果是合法用户，则进入系统。如果身份不合法，则结束会话。进入系统后，用户可通过终端界面选择所需的楼层，进入查看研修室当前的使用情况。如果有空闲研修室，则用户可选择相应研修室进行借用，系统自动打印借用凭条，用户获取凭条后退出系统结束会话。如果不存在空闲的研修室，则用户直接退出系统结束会话。具体流程如图4所示。

4.2　研修室管理系统平台

考虑平台建设的安全性、易用性、稳定性等相关因素，研修室管理系统采用Windows操作系统，数据库采用Microsoft SQL Server。网上预约系统搭建采用Asp.net技术。终端机管理系统采用C＃语言编写。具体实现效果如图5～7所示。其中图5为用户查看网上研修室预约情况效果图。图6为终端机上用户查看研修室空闲情况效果图。图7为后台管理员查看研修室使用情况效果图。图8为后台系统对研修室使用情况的统计显示。

图5　网上研修室预约情况效果图

图6　终端机研修室使用情况效果图

图7　后台研修室使用效果图

图8　后台研修室使用情况统计效果图

5　未来电子科技大学研修室服务模式探索

在研修室管理系统开通运行的几个月期间，同学们可以快速、灵活地预约研修室，系统获得广大学生好评。但由于研修室管理系统并未与现有研修室门禁系统对接，学生无法实现一卡通刷卡的全自助服务模式。学生离开研修室时，需要在终端机上刷卡释放研修室，因此，存在学生忘记刷卡，研修室被占用一天的资源浪费情况。因此，如何将研修室管理系统与当前图书馆门禁系统、研修室门禁系统对接，将学生进出图书馆数据信息、研修室使用信息联合管理，实现一卡通在图书馆研修室的无障碍使用，学生在离开图书馆一段时间后，系统自动释放研修室，减少资源浪费，提升学生的体验效果，加速智慧图书馆的建设［5］。同时，通过将研修室使用信息嵌入到移动图书馆中，实时为同学显示当前研修室使用情况，帮助同学更好地规划自己的学习时间与地点。因此，在未来的工作中，我们将着重加强对学生用户的需求调研，注重系统与系统间的对接，整合用户数据信息，打造“无障碍式”服务模式。

参考文献

［1］陆璇，刘敬芹.关于高校图书馆研修间系统管理与服务的探索：以中国人民大学图书馆为例［J］.现代情报，2012（11）：141-143.

［2］刘盈盈.高校图书馆研修室与讨论室现状及管理研究［J］.图书馆论坛，2010（1）：148-150，126.

［3］孟晓青.刍议高职高专图书馆教师电子研修室的运行状况［J］.中国科教创新导刊，2009（4）：256.

［4］孙发，吴代莉，曾为众.图书馆自习室管理系统的设计与实现［J］.现代图书情报技术，2010（5）：93-98.

［5］唐芳，吴金平.高校图书馆自助服务模式的现状评价研究［J］.科技情报开发与经济，2011（4）：44-46.

【注释】

[1]本文系2014年学术年会论文。