高校进口物资外贸代理风险分析及防范

高校进口物资外贸代理风险分析及防范

钟永泉　余乐俊　曾文冰　付裕贵

（华中农业大学国资设备管理处，湖北武汉430070）

摘　要：作为进口物资采购过程的重要组成环节，高校进口物资外贸代理面临着许多的风险，通过分析这些风险及其形成的原因，提出有效的防范措施，才能加强外贸代理过程中的风险控制，切实降低潜在风险的发生。

关键词：高校　进口物资　外贸代理　风险　防范措施

国内高水平大学，尤其是研究型或正在向研究型发展的大学，其人才培养和科学研究均呈现出国际一体化趋势，即追求国际先进或国际领先水平，因而客观上需要先进和强大的仪器设备等技术物资支撑条件。但是，从总体上讲，我国在教学科研精密仪器设备等技术物资的研发、设计、制造、配套等领域，目前与世界先进水平尚存在明显差距，高水平大学人才培养和科技创新工作在相当程度上不得不依赖于进口发达国家的精密仪器设备和试剂耗材。国家近年来对教育和科技经费予以优先和保障投入（教育经费投入占GDP 4%，科技经费多年来持续大幅度增长），高校办学经费得到明显增长，这将有效助推国内一批高校向国际一流大学迈进的步伐，导致高校进口物资量明显增加。我国高校一般都不具备物资进出口资格，进口教学科研物资多采取外贸代理方式，防止管理缺陷、运作不当以及外部突发事件等不确定性因素导致物资进口失败或造成损失，对保证高校教学、科研的顺利进行至关重要。

1　高校进口物资外贸代理中的风险及分析

一般情况下，风险是指在某一特定环境下，在某一特定时间段内，某种损失发生的可能性。高校外贸代理业务主体多（包括高校的用户和管理部门、代理商、外商及其代理公司、银行、海关、出入境检疫部门等），业务流程繁杂（包含选择代理商、签订代理合同、签订外贸合同、办理免税与机电产品许可手续、开具信用证、银行付汇、报关清关、到货验收、纠纷解决等），每个主体或环节出现失误会导致整个进口业务的风险，如政策理解失误、进口周期延误、合同上条款不严谨、资金及结算风险等。

1.1　进口及免税政策风险

政策风险是指因国家宏观政策（如进口政策、免税政策等）发生变化，导致进口业务发生变化而产生的风险。高校外贸代理业务是一项政策性很强的工作，涉及许多法律法规和政策文件，如《中华人民共和国海关进出口货物商品归类管理规定》、《科技开发用品免征进口税收暂行规定》和《科学研究和教学用品免征进口税收规定》等。

根据《科学研究和教学用品免征进口税收规定》第二条规定：“科学研究机构和学校，以科学研究和教学为目的，在合理数量范围内进口国内不能生产或者性能不能满足需要的科学研究和教学用品，免征进口关税和进口环节增值税、消费税。”高校用于教学科研的进口物资依法免征进口关税和进口环节增值税、消费税。但海关对免税的条件、范围和用途及物资的分类有明确的规定，不但列出了16款可以免征进口税的科学研究和教学用品清单，而且规定国内已经引进国外技术并且能够大量生产、能够满足国内需要的仪器设备，或者国家已经正在大量投资，需要适当保护使其得到正常发展的仪器设备，以及进口征税率已基本合理的货物，国家均取消减免税。

因此，高校进口业务管理人员须熟悉教学科研物资进口及免税政策，精通外贸业务知识，了解涉及本校的相关学科知识，防止因政策原因导致诸如无法进口、不能免税、时间延误等不可控风险。

1.2　外贸代理商与外商的诚信风险

外贸代理商诚信风险是交易一方不履行责任而导致的风险，即交易方缺乏诚信无法履行合约的风险，包括代理商和外商的诚信风险。

由于代理商要全权代表学校与外商签订外贸合同，负责与银行联系申请开立信用证和付汇，负责货物报关提货，并运到学校。在这个过程中，学校不直接接触银行，进口代理商往往要求学校将全额开证金额提前支付给代理商，一旦代理商存在诚信风险，学校将蒙受巨大损失。此外，进口货物采用的大部分都是即期L/C付款方式，凭单付款，与货物无关，如果选择的外商在诚信方面有问题，提供的单据与货物质量不符，学校也将承担很大的风险。

1.3　进口周期延误风险

外贸代理时间延误风险是指因某一不确定原因，造成实际操作所用时间比预期长，造成无法按时报关、到货、验收、索赔等风险。外贸合同供货和免税申报周期很长，进口过程时间跨度大（一般为3～6个月），因此，在物资进口过程中，由于某一条件不满足或某一环节不及时，可能造成整个进口业务在时间上的延误。

造成进口周期延误的主要原因是缺少制度控制，无法通过制度控制各个环节来实现控制时间。主要表现在以下几个方面。

一是代理模式不清、责权不明。外贸代理模式一般分为部分包干模式和全包干模式。在部分包干模式中，代理商负责部分业务，权利与义务往往未明确规定。在全包干模式中，代理商负责全部业务，但具体操作中，由于许多业务需要学校的职能部门和最终用户密切配合，涉及款项支付、免税函草拟、到货验收等责任无法落实。

二是合同管理不到位，授权不明。高校物资外贸代理涉及的合同比较多，包括高校与外商的代理人签订的《供货协议》、高校与代理商签订的《代理合同》、代理商与外商签订的《外贸合同》。加之合同涉及内容比较复杂，合同管理难以规范，业务授权无法严格执行。

三是过程控制不严，监督不到位。高校物资外贸进口流程环节多，手续复杂，代理商无法做到事事“请示”，学校也无法做到事事“过问”，学校对整个过程无法进行有效控制。

1.4　合同的权利与义务不对等风险

权力与义务的不对等往往导致代理商与学校间屡屡发生纠纷，且找不到适当的解决办法。高校没有参与代理商对外签订外贸合同的过程，外贸合同在物资技术参数上是否准确、全面，在付款方式、到货时间、售后服务等商务条款是否存在漏洞，外商是否履行或延迟履行合同，直接受损失的是学校，而学校只能通过代理商向外商协调和索赔，如果代理商协调不力，学校的损失就得不到相应的补偿。反之，如果学校未能履行或延迟履行合同，由此给外商造成的损失，须由代理商去承担，无法直接向学校请求损害赔偿。此外，如果代理商违约未能履行合同，代理商收取的手续费不足以支付违约赔偿金，学校与外商的损失得不到相应的补偿。

因此，高校与代理商签订委托代理协议时，由于双方权利和义务不明确或不对等，在委托内容、代理事项、时间要求、违约责任、索赔方式上存在不确定性，增加了风险发生的可能性。

1.5　资金及结算风险

资金及结算风险是指在进口业务中，由于支付方式选择不当等的原因造成资金、费用或汇率的损失。高校进口物资的付款方式通常为即期信用证（L/C）、电汇（T/T）等方式，常用的做法是高校将全额或部分资金付给代理商的银行，代理商根据外贸合同的付款方式开具信用证、电汇付款、报关清关、提货送货、进出口检疫及后续解决纠纷等工作。

作为购买方的高校在交易中处于“第三方”的角色，必须通过代理商与外商、银行、海关、进出口检疫局、保险公司进行联系，但造成学校与代理商、外商信息不对称。代理商与外商可以利用信息优势地位，隐瞒自身失误、擅自违约或变相继续“执行合同”等行为。高校在物资进口业务中属于信息不对称中的“弱者”，无法全程监控代理商的业务，面临预付给代理商的资金存在挪用风险，开具信用证时条款不严密而产生的信用证风险，因对外商发货单据审核不严格而产生的票据及付汇风险，因汇率发生变化而产生的汇率风险等。

2　高校物资进口业务的风险防范

2.1　加强市场调查、遴选优质代理商与外商

高校进口业务合作主体为外商和外贸代理商，优选诚信可靠的外商与外贸代理商是物资顺利进口的保证。在选择外商时，学校应做到以下三个方面。一是充分调研外商的商业信誉。在国际结算中有一句名言：“没有安全的结算方式，只有安全的客户”。因此，应选择国际知名度大的生产厂商，防止通过制作假单据等手段进行资金诈骗或提供质量低劣产品的现象。二是优先选择国内有办事机构的外商，尽可能避免国内代理公司，减少合同纠纷的发生。三是优先选择本地有售后服务人员的外商。

由于外贸代理业务均需要通过代理商来进行，面对资金和货物的双重风险，学校选择诚信的外贸代理商至关重要。在选择外贸代理商时，学校应做到：一是选择信誉好、规模大的、服务能力强的外贸代理商，必要时要求其提供相关的银行资信证明；二是优先选择在海关口碑好、精通报关流程和国际贸易业务的代理商；三是选择办公地点靠近学校的2～3家本地代理商合作，合作周期最好为1～2年，即有利于保持与代理商稳定的联系与协调，代理商之间也存在一定的竞争。

2.2　明确权利与义务，建立控制制度

外贸代理业务要进行有效的制度控制，首先必须制定一整套包括权利与义务等为主要内容的控制制度和程序性规范，对流程中各个环节进行有效规范和监督，并书面化、文件化、合同化。

其次，明确全包干的代理模式。明确代理商负责全部业务，包括签订外贸合同、草拟免税函、办理免税与机电产品许可手续、开具信用证、银行付汇、报关清关、到货送货、开箱验收、报请商检、纠纷解决、退货索赔等所有对外业务。学校仅负责提供货物清单、出具免税申请函、设备调试验收，并协助代理商解决外贸合同纠纷、对外索赔、办理商检及换货、退货、补货、维修等事宜。

再次，建立外贸代理业务授权批准控制。授权批准控制是在明确权利与义务的基础上，代理商在签订外贸合同等其职责范围和业务处理权限以内，可以根据授权直接处理业务，而职责范围和业务处理权限以外的业务（如改变付款方式与发货时间等）必须经过学校批准才能办理。

最后，对流程中的要点环节进行监控。签订外贸合同、办理免税手续、开具信用证、银行付汇、开箱验收是外贸代理业务中的重要环节，学校必须进行监控，保证外贸代理业务顺利进行。

2.3　加强学习培训，提高管理人员的业务水平

高校外贸代理业务管理知识要求非常全面，外贸代理管理人员应加强以下三方面的学习培训。

（1）加强外贸业务知识的学习与培训，熟悉国际贸易知识及国际贸易业务的相关法律、法规，对避免外贸代理业务潜在风险极为重要。

（2）加强合同法的学习与培训。外贸代理业务要通过合同的形式来实施，合同条款是否全面、准确，是物资顺利进口的关键，也是解决争议的主要依据。因此学习培训《合同法》，特别是熟悉《涉外经济合同法》有关规定对外贸代理业务管理人员非常重要。

（3）熟悉市场新产品和新技术。当今社会，新产品和新技术层出不穷，只有在实践中不断学习，通过专家培训、经验交流等多种形式提高相关学科、实验内容、进口物资基本原理与用途等知识面，才能做到与时俱进，满足相关专业知识的需求。

2.4　开发外贸代理业务管理系统，加强信息共享

高校外贸代理业务涉及环节多，合同信息复杂，所有业务环节与合同信息都需学校、代理商、外商，以及学校内部用户与管理部门之间相互配合，保持信息及时传递十分必要，因此，学校可以利用互联网技术，开发运用外贸代理业务管理系统，通过网络及时传递信息，提高工作效率。外贸代理业务管理系统应实现以下功能：一是网络化办公，明确学校管理人员与最终用户、代理商、外商需办理的事项与时间要求；二是记录每一单业务的信息和业务进度，便于相关人员查询，及时安排下一环节的业务和工作；三是对进度滞后的业务进行标记，提示相关人员及时发现问题、分析问题，并加以解决；四是对代理商和外商进行考核，学校管理人员与用户、外商可以对代理商服务质量进行评价，学校对业务进度滞后或服务质量较差的公司可以中止或终止其代理资格和供货资格，对业务进度提前或服务质量好的公司可以通过增加其业务量进行激励。

综上所述，风险贯穿于高校外贸代理业务全过程，但通过分析其形成的原因，大部分风险可以通过完善风险控制体系、遴选优质代理商、规范合同管理、加强信息沟通、强化业务授权与控制，加以防范和规避。

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