基于利用需求视角的高校学籍档案管理问题与对策

基于利用需求视角的高校学籍档案管理问题与对策

朱　宁

（金华职业技术学院）

摘　要：随着信息社会的来临和学生就业方式的转变，原有的高校学籍档案管理工作方式已无法适应新形势的要求。本文从利用需求的视角分析了高校学籍档案管理存在的问题，提出了改进管理的对策措施。

关键词：高校档案　学籍档案　利用需求　对策研究

学籍档案是学生在校学习、实践活动中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。一份真实准确、完整规范的学籍档案，是毕业生步入社会上岗后定岗定职、晋级、出国深造等方面的重要凭证，同时也是用人单位招聘人才及各级组织选拔、任用、考核人员的重要依据。从利用需求的视角审视，随着信息社会的来临和学生就业方式的转变，高校学籍档案管理工作原有管理方式已无法适应新形势的要求，需要不断探讨新的工作理念，不断地改进工作方法，在管理思想和管理方法上都要有所创新。

一、从利用需求视角看高校学籍档案管理存在的问题

（一）归档范围已不能满足利用需要

学籍档案是用人单位选拔任用人才的重要依据，而一直以来，高校学籍档案的归档范围是多年不变的老面孔，如本科毕业生学籍档案包括：高中学籍档案材料、高校招生录取材料、新生入学登记表、毕业生登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到存根、体检表等，它仅仅集中反映了学生平时考核和毕业鉴定两个方面的情况，没能随着时代的发展而改进，特别是没能真正把反映学生成长的轨迹与社会对人才的衡量指标及关注的侧重点结合起来，并且大部分内容平淡空洞、形式雷同。随着学生就业制度的改革，学籍档案越来越不能满足用人单位选拔人才的需求，也没有很好地体现当代学生素质的全貌。特别是近年来，很多高校在专业课程设置、教师配备、学生的素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都作了很大的改进，与之相适应，出现了一些新的档案材料，如学生职业能力培训考核、计算机等级考试和英语水平能力测试、心理测试成绩等，这些更能反映当代学生社会实践能力、科技创新能力和心理健康状况的有关内容。但这些都未能在档案中准确完整地体现，而这些材料在很大程度上反映了学生的素质和能力水平，对用人单位选拔人才具有十分重要的参考价值。

（二）管理手段不能满足利用需要

目前，大多数高校学籍档案管理手段仍是手工操作，随着招生规模的不断扩大，学生档案数量大增，呈现质量要求趋高、流动速度加快、存放时间短、就业方式多元化、投寄单位多等特点，传统的手工管理方式远不能满足使用者的要求。即使辅以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务，未能充分发挥计算机管理效能，未能形成无纸化电子档案图像、声音、文字三位一体的立体化档案，更谈不上建立档案信息管理系统，故未能从根本上改变档案管理和利用效率低、信息涵盖不全等问题，这些都严重制约着学生档案管理的发展。

（三）开发利用方式不能满足利用需要

学籍档案的开发利用不够，缺乏后续管理。大多数高校学籍档案的管理仅仅停留在简单的收集、整理、归档，然后便束之高阁，等学生毕业再发往用人单位或相关部门托管。没有真正对档案信息进行深加工，并从中提炼出有规律性、结论性的数据材料，更好地为教学管理、领导决策、学生就业服务。另外，由于受到学籍档案保密性的制约，档案的利用局限在一个较小的范围内，如：查询人必须是特定人员、查询手续繁琐、查询面较窄、查询方法落后等，严重影响了学籍档案的利用效益。

二、改进高校学籍档案管理的思路与对策

（一）创新方法，建立学生基本信息档案

建立学生基本信息档案，可以从招生库里将部分学生资料导入基本信息库，再由学生填写学籍表，管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用，不但可以简化这项工作的步骤，而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外，还可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统，查看、校对并按要求补齐自己的基本信息，确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库（只能提交一次），即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法，在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下，对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。另外，新生基本信息档案建立后还可以在电脑上打印出新生的学籍表、学生证、考试证等，摒弃原手工填写的做法，使新生入学后的学籍档案建立、各种证书的制作等管理工作的程序得到简化，大大提高工作效率。

（二）着眼需求，拓宽归档范围

学生档案是用人单位招聘人才及各级组织选拔、任用、考核人员的重要依据。然而，现有学生档案提供的归档信息，既不能涵盖学生全貌，也不能满足多元化的用人市场需求，因此必须紧密结合新世纪高校人才培养模式和用人单位的运用，围绕学生个性开发、素质提高和顺利就业这个中心，努力拓宽学生档案的收集内容，构建特色性的学生档案副本——学生心理健康档案、学生就业档案、学生社会实践档案、学生诚信教育档案、学生能力技能档案等，以体现和涵盖当今大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能、适应岗位等方面的全貌，通过丰富学生档案内容的收集，促进高等院校注重学生在校期间综合素质的培养。这样，既有利于毕业生就业，也有利于他们今后的发展。

（三）紧跟时代，加快推进信息化

学籍档案信息化可以理解为是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。在这一新的环境下，档案管理人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管，更多的还要了解用人单位的需求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向用人单位展示毕业生资源，树立学校良好的形象，建立起一套科学、高效的学生学籍档案管理体系。随着网络技术的发展，人事档案管理制度改革的不断深入，传统的手工管理方式显然已经不能满足信息时代的要求，纸质档案的主导地位将完全有可能让位于电子档案。学籍档案管理应尽快实施两条腿走路：一个是纸质个人档案，一个是电子档案。学校应该在新生入学时就建立一个有着个人详细材料的电子档案库，随着档案材料内容的增加而增加。以电子档案库为基础，档案信息管理体系的建立才成为可能。高校学生档案管理信息化是档案管理工作适应社会信息化发展的必然趋势，也是全面提升档案管理工作为社会服务能力不可缺少的手段。运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料计算机管理学籍档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，可以及时了解学生的学习情况，使不同校区、二级学院、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。

（四）开发利用，提高学籍档案社会效益

在当今社会，学生档案信息资源的开发与利用越来越受到各方面的关注。加大学生档案信息资源的开发利用，不仅有利于提高学生档案工作的管理水平，而且能为高校适时调整人才培养模式、创新人才培养途径提供直接的参考价值。因此，档案管理者必须在提高档案管理的社会效益上下功夫，积极探索新形势下学生档案工作的立足点和着眼点，以学生档案为载体，架起学校—学生—社会之间的桥梁。档案工作人员必须有效地解决传统档案管理使用的弊端，积极从档案资料的利用分类入手，创建完善齐备的档案管理系统；积极从档案信息的整理分析入手，提炼开发出多种潜在的档案应用信息；积极从人才市场和学生个体对档案信息的需求入手，加大档案信息的调研与开发；积极从为学生、为社会提供便利、捷径的方式入手，提高档案信息利用的时效性和可操作性，努力为社会提供最有效、最可信的功能效益，消除社会对大学生就业诚信的质疑，促进人才的开发利用和社会的和谐稳定。