从民办高校视角谈教学档案管理

从民办高校视角谈教学档案管理

高　强

（浙江树人大学）

摘　要：随着民办高校规模的扩大，专业课程的增多，教学活动日趋多样化，教学管理的职能也将随之扩大。本文从教学档案的特点、作用、现状、问题等方面作了分析，提出了改进和提高教学档案管理的几点建议。

关键词：民办高校　教学档案　档案管理

《高等学校档案管理办法》的颁布实施，有力地促进了高校档案工作的规范化建设。但因体制、经费、观念上的差异，民办高校档案工作与公办高校相比存在着不均衡现象，特别是民办高校的教学档案管理尤为薄弱。

民办高校是国家教育事业的组成部分，民办高校的档案记载着民办高校发展的历史，是民办高校发展的缩影，也是民办高校的宝贵资源和财富。在教学、教研以及其他各项教学活动中形成的教学档案，对反映教学运行、教学管理和教学建设具有重要作用。因此，教学档案管理是民办高校档案工作的重中之重，本文从加强民办高校教学档案管理的视角谈一点粗浅认识。

一、教学档案的特点

教学档案是民办高校档案的重要组成部分，它记载着各专业教学工作的内容、方法、效果等，是学校教学运行与实践教学活动的真实记录，是进行教学研究、教学实践以及提高教学质量和管理水平不可缺少的依据。民办高校教学档案的特点如下：

（一）时间划分的特殊性

一般教学档案按教学年度划分，如教学计划、授课计划、学籍表、成绩登记表等，而在教学管理部门形成的材料则是按年度划分，如教学工作岗位责任制、教师工作量计算、学生的学籍管理工作条例等材料。这两种年限划分的交叉性是教学档案一个比较明显的特点。

（二）教学材料的周期性、延续性、重复性

学生从入学到毕业为一个教学周期，教学活动的周期性决定教学材料也具有周期性，每个周期有固定的起止时间，在不同周期的教学活动中，虽然学生在校时间不同，但所接受的教育内容和专业知识基本上是一致的，所以不同周期的教材、讲义、实验等内容，具有延续性和反复性。

（三）教学材料的内部性

大部分的教学档案资料不是经过收发渠道获得，而是在学校内部的教学管理部门之间产生、传递，因此对教学档案的资料不能坐等送上门，而要主动收集，要充分利用教学多媒体数据库，做好教学数据的采集和档案建设工作。

（四）教学材料的丰富性

教学档案涵盖教、学、管等方面，内容丰富，有教学改革、教学会议、教学计划、课程设置、招生、分配等方面的计划、指示、规定、办法、制度、总结，还有关于本校教学方面的请示、批示、批复，教学（室）研究活动、各种教学教研活动会议记录等。

（五）教学材料的专业性

教学档案具有明显的专业性，特别是教学计划、大纲、教材、实验报告、毕业设计等更为明显，专业性与分类和保管有着密切的联系，也为查阅利用提供了便捷。

二、民办高校教学档案管理的现状及问题

民办高校管理，强调精简高效，管理机构力求精简，一职多能，管理成本较低。与公办高校相比，往往对教学档案管理工作重要性缺乏认识，认为教学与档案工作无关，把学校档案等同于人事和行政文书档案，忽视教学档案文件材料的形成和管理，教学档案收集与整理的随意性大，从而影响到教学档案作为学校历史凭证的完整性和真实性。综观民办高校教学档案管理工作，主要存在以下几个方面的问题：

（一）归档意识薄弱，缺乏规范管理

长期以来，从校领导到二级学院负责人，引申到教学岗位上教职员工，始终把教学工作放在首位，并忙于具体的教学事务，而仅仅将形成的各种载体的文件材料视为教学管理的附属工作，对完事后教学档案有些不愿及时归档，也不习惯到档案馆（室）查阅利用档案。认为教学档案收集、整理、立卷要花费很多时间，太麻烦，归档后查找利用不方便，留在个人手边随时可以利用，使教学档案处于一种分散保管状态。如因制度规定不得不归档时，就草率应付归档，教学归档材料的内容不完整、不准确或教学部门的领导把关审核不仔细、不积极，导致文件材料上交不齐全，严重影响教学档案的保存价值和有效利用。

（二）职责划分不清，缺乏明确制度

民办高校大多没有配备专人管理教学档案，教学档案往往由教学秘书或内勤人员兼任，由于日常事务繁忙，在教学管理中形成的教学档案材料，平时不注意收集。加上这些兼职人员因流动、工作交接不完善，新人不熟悉。教学部门或二级学院缺乏相关的归档制度及规范标准的要求，导致有的教学档案材料保存仅用夹子夹住放进抽屉或用绳子捆绑撂在一边，用时要去翻找的现象；导致了因人员定位与责任不清，致使有些教学档案材料流失、残缺不全现象时有发生或相互推诿、各自为政的现象，直接影响到学校层面的档案工作整理、归档、利用和原始凭证的作用。

（三）信息化程度偏低，缺乏管理基础

由于民办本信息化建设起步较晚，信息化程度较低的问题也逐渐显现出来，教学管理部门在分级管理方面基础较弱，教学档案建设还处于相对较低水平，缺少亮点与信息化衔接点，以手工纸质的传统管理方式为主，在管理方式上缺乏档案信息处理、信息存储、信息采集实时化，缺乏不同载体教学档案的规范化、标准化建设，等等。

另外，兼职档案员缺少档案专业的培训。许多兼职档案员对《档案法》等相关法律、法规知之甚少，对归档内容、范围及保管期限也不甚了解，因而造成有关教学文件材料收集不齐、不全、整理不符合规范，以及不能把计算机技术有效运用于教学档案管理之中。对《高等学校档案管理办法》，在教学档案的收集、整理、保管、利用等方面宣传不够，未能引起人们的普遍关注和重视。

三、加强民办高校教学档案管理工作的有效途径

民办高校教学档案的形成、收集、整理、归档工作贯穿于教学活动和教学管理的始终，完整、系统、准确地收集、保管和有效地利用教学档案，是衡量学校教育质量、办学水平及管理水平的一个重要指标。笔者认为，改进和提高民办高校教学档案管理工作，应着重从以下几个方面入手：

（一）学习、贯彻《高等学校档案管理办法》，增强档案管理意识

明确教学档案工作具体由校（院）、部门一名副职领导全面负责，建立分级管理责任体系，兼职档案人员责任到位。制定和健全有关教学管理制度，教学部门、二级学院形成的归档文件材料，体现在谁办理谁留存，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，纳入教学业务人员、管理人员的职责和考核范围，注重教学档案工作各个环节的有效管理。加强学校与学院档案部门之间的联系，学校档案馆要切实做到业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。此外，积极开展各类教学档案会议，增加在日常教学活动中存入、查阅教学档案的主动性，充分利用宣传媒体宣传教学档案的价值，提高学校教职工对教学档案重要性的认识。

（二）要勇于担当，转变以往“教学档案与我无关”的观念

学院、部门的兼职档案人员应熟悉教学活动中形成的各种材料之间的有机联系，做到不漏不重。拟订教学档案的管理方法，明确归档范围，落实人员分工，定时主动地把教学归档纸质材料和电子档案录入档案馆（室）。掌握教学档案的特点，注重抓好每个学期末的收集时机，积极主动地与教学承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料，及时归入卷盒（袋）；对有电子版本的文件材料及时通过系统上传；对于已经归卷的文件，应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整；保证教学档案材料的齐全完整。还要注意在管理人员变更时，做好工作交接，防止因人员变动而导致档案丢失等现象。

（三）提高二级学院教学档案管理的独立性

利用现代化信息技术，借助互联网、校园网及网络版档案管理软件，建立教学档案信息平台，实现教学档案的形成与档案存储的无缝连接，完成教学档案信息的上传下达，及时收集、整理、存储、利用教学档案。建立开放式的教学档案资源信息库，提高档案信息利用的实效性，变静态管理为动态管理，使二级学院教学档案管理逐步实现“四化”，即教学档案资源收集信息化、教学档案资源管理信息化、教学档案资源利用信息化、教学档案资源共享信息化，使二级学院教学档案管理工作向纵深发展“独立”过渡，形成高效、安全、智能化的教学档案网络模式。

（四）掌握教学档案的形成特点和规律，及时做好归档工作

根据学校的教学档案范围广、类别多、规格不一、来源分散的特点，二级学院、教学部门应根据教学档案形成的特点和规律进行科学、规范的整理、立卷，以便管理和查找利用。如：每学年结束后，以年级学生为对象，由责任部门迅速将有关教学文件材料收集齐全、鉴别整理、组成案卷，待本届学生毕业后，及时向学校档案管理部门移交。反则，时过境迁，材料散失，不利于档案材料的完整性。

（五）加强兼职档案员队伍建设，推进教学档案管理工作

学校档案馆（室）要结合工作业务要求，对兼职档案员进行定期培训和业务指导，使二级学院、教学部门相关员工更多地了解相关档案法规和专门知识，掌握操作技能，提高学院、教学部门档案管理水平。同时，要明确教学档案工作与年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩，激发兼职档案管理人员的工作积极性和责任性。加强兼职档案员网络队伍建设，将档案网络队伍建设有效管理与学校档案馆（室）四“同步”，即同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。通过四“同步”更好地促进教学档案管理工作，更好地发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用。

综上所述，教学档案管理已成为办好民办高校的重要基础性工作之一，加强民办高校教学档案管理工作，理清教学档案管理的工作思路，不断提高其管理水平和技术方法，才能不断提高教学档案质量，为民办高校整体发展作出应有的贡献。