高职学籍管理的现状与对策

高职学籍管理的现状与对策

李懋洲^[1]

（四川交通职业技术学院　四川 成都　611130）

摘　要：学籍管理是国家高校学生管理的核心环节，也是高校学生、教学管理的基础，随着近年来国家对深入开展学籍管理的信息化、规范化，追求过程管理、全程监控，作为高职院校如何来适应这一改革，建立一套规范且适合学校学籍管理的操作规程，成了一个难点。本文从操作层面对如何解决这一问题进行了探讨。

关键词：学籍管理；电子注册

学籍管理工作是学校学生管理、教学管理顺利开展的基础，是学校运行的最底层环节，管理、调度着学生的基本数据。此项工作政策性非常强，教育部对高校的其他管理权限几乎都下放至学校一级，但对学籍学历管理却越来越严格和细致。

随着教育部对高校学生学籍学历管理的进一步制度化与细化，各高校须依据相关政策文件，并结合各自学校的实际，制定出适合学校学生学籍管理的相关规定，摸索出一套科学化的管理规程。

在这里，我结合本校学籍管理工作的实际情况，谈谈高职院校学籍管理的相关问题。

一、新生入学工作管理

当学校招办将录取数据最终确定后，就开始进行分班工作了。部分院校是采用在教务系统里面由系统自动进行分班。但采用此种方式，班级学生只能随机构成，大部分系统还不能根据男女比例、籍贯、录取分数等特定标准进行分班。所以我校是采用手工分班，然后再导入系统。在分班的时候，应从学生管理和教学管理角度思考，注意协调男女比例和录取分数，籍贯问题一般不纳入考虑范围。在操作中其实只需要添加一列班级代码就够了，其他的信息项可以在数据库里面进行批量更新就行，当然前提是需要在班级代码中包含专业信息、系信息才行。

分班后把数据导入系统，然后就准备新生报到注册了。新生报到注册的流程设计很重要，否则将会引起工作的混乱。总体思想是集中办公，有条件的最好推行一站式办理。除了学生缴费这个环节需要另外排队进行以外，建议以系为单位组织新生报到工作，在一个单位内，应配置比较完善的功能模块，并进行流水作业。尽量减少到处排队，并设法提高工作效率，使学生能轻轻松松入学。

新生入学身份信息校对是非常重要的一环。特别是去年出现“罗彩霞事件”以后，教育部三令五申，要求做好新生身份信息认证工作。各校在接待新生的第一个环节，就应严格验证学生身份证上面的照片、姓名、身份证号码是否与录取通知书上面的相关信息一致，照片是否为学生本人。只有做好了这一点，才能杜绝冒名顶替现象的出现，为后期的学籍、学年、学历电子注册打好基础。

对于新生入学注册，有的学校是采用学生缴费后，凭缴费单在教务系统上注册，采用这种方式，容易出现较大误差，而且时效性也很差。所以建议有条件的学校，最好实现与财务处的联网，当财务处录入学生缴费数据后，在计算机后台自动更新教务系统中学生注册状态。当然，解决了技术问题，还需要设定各种缴费类型，如缓交、免交等，符合注册条件的才予以注册。在注册时间截止后，为了确保数据的完整性，还需要让各系打印注册学生名单，发至辅导员处与班级实际人数进行校对，以免疏漏。

新生入学后，高职院校的新生也许在进一步对相关专业进行了解后，会有不少新生提出调整专业的申请，当然，这需要学校领导结合办学需要、办学条件、专业平衡各方面制定相关注册。然后结合各班级实际报到人数，进行分班合班处理，结合教学与学生管理需要，对班级人数规模进行确定。建议人数不宜太多，应控制在40人以内。

教育部学生司为了规范和管理全国高校学生学籍学历，开发了学信平台，所有学生的信息都须上网。从最初学历电子注册，到学籍电子注册，从2008年开始又须进行学年注册，完成了从新生入学、在校、毕业整个过程的管理。

各高校须注意的是如何让支撑学校运行的教务系统学生数据平台与学信平台链接起来，保持数据的实时统一，这成了难点。在这里建议除了在操作上须同时在两个平台上进行以外，还应建立一个中间数据库，定期对两个平台上的学生数据进行比对，确保数据的完整性和准确性。

在基本确定了新生信息后，按照教育部相关规定，新生入校后，须进行学籍电子注册，才能成为国家认可的高校学生，所以接下来进行学籍电子注册。进行学籍电子注册，务必注意只注册已入学新生，有些学校图简单，直接从学信平台上把招生数据下载下来，将字段做调整后，就直接进行学籍电子注册了，结果导致没有入学的学生也被注册，甚至会出现在一所学校注册又被另一所学校录取并去报到的情况。这种情况在后期处理起来非常复杂，责任也大。所以建议各高校一定须把从学信平台下载的招生数据，与教务系统中的注册数据用考生号或者身份证号作为关键字，进行批量更新，确定哪些学生是实际在校的。为了确保数据的准确性，还可以直接用下载的招生数据为依据，将学号、系、专业、班级信息更新后，再上传进行学籍电子注册，这样做理论上是不会出任何问题的，能够实现最准确、便捷的学籍电子注册。

二、对老生进行注册管理

有的学校每学年都会在教务系统上对老生进行注册，这种方式动的数据越多、误差就越大，要将数据最终确定，需要的周期比较长。建议采用排除法，默认所有老生已注册，然后让各系进行学籍清理，将未完成注册手续或者没有来报到的学生，形成资料进行上报。要取消学生的学籍，对学生来说是最重大的事情，以往也有不少的高校因为这些事情吃官司，所以请各高校务必谨慎行事。建议经校长办公会研究同意清退后，在学校张贴告示并用拍照留存，在学校校园网上要公示，若有条件，可进行登报公示，然后再对清退学生形成一份文件报送省级教育行政部门的电子注册办公室进行退学处理。虽然事情很繁琐，但有备无患。在学信平台上进行学年电子注册的时候，建议全部进行学年电子注册，否则若进行大量的暂缓注册，到时候动的数据大，出现误差的可能性也大。在学校内部除了进行学籍清理以外，对于部分恶意欠费的学生，还可以直接在教务系统中限制相应学生选课、查询成绩，当然，具体是否清退这部分学生，学校须谨慎行事，结合学校实际作出决定。

三、毕业生管理工作

毕业生管理主要涉及毕业生信息校对、学历电子注册、学历证书制作、学历图像采集几个方面。

建议各高校将学信平台中在校生的数据下载下来，为了确保数据准确性，制作成以班级为单位的核对表，要求学生本人核对后签名，对于需要进行身份信息更正的，务必严格审批学生提供的材料，因为这是清查高考舞弊现象的最后一关。

然后根据核对情况，对提供了合格材料的学生信息进行逐一改动，并同步在学信平台上提交修改信息，最后将相关资料报送至教育厅进行审批。学历数据确定好后，就可以进行学历电子注册了，如此做理论上是不会出现任何问题的。但毕业、结业结论的提交，各高校还应根据实际情况进行确定。此外进行毕业证书编码的时候，务必要随机编排，切勿按照学号或者姓名等有规律的字段进行编排，否则可能会被学生推算出来，后果大家可以想象。

最后制作毕业证书。为了确保其准确性，建议以班级为单位进行打印，便于清理和纠错，也便于照片粘贴及发放。在进行图像采集的时候，很多学校弄得比较混乱。建议在组织学生参加图像采集时，要求学生同时签字，并登记序号，这样能非常有效地进行照片的管理，有条件的则可以采用射频条码技术，这样效率会大大提高。 现在可以采用两种方式采集学生照片的身份信息，一种是直接提供数据给新华社，另一种是学生填机读卡，建议采用第一种，但需要做好采集费用的收取工作，也可以采用后一种，这种可以把机读卡作为学生参加采集的凭证，缴费后发放，能有效控制收取费用，但缺点是繁琐、误差也大。此外还应要求学生在网上校对照片信息，有问题即时更正。

当然，学籍管理的责任重大，要求数据完全准确，否则对学生将会产生很大的影响。需要相关工作人员务必认真仔细，以高度的责任心投入学籍管理工作中，争取把工作干好。

【注释】

[1] 作者简介：李懋洲（1982—），男，毕业于西南大学，硕士研究生在读。于2008年开始在四川交通职业技术学院从事学籍管理工作，具有多年的学籍管理及电子注册工作经验，对学籍管理与电子注册工作有较深入的理论研究及操作经验