基建工程档案管理的实践与思考

基建工程档案管理的实践与思考

贺　晖

（浙江浙能镇海发电有限责任公司）

摘　要:基建工程档案是建设工程的真实记录，它记载了基建工程的全过程，做好基建档案工作对工程管理、运行、维护和改建具有重要的作用。本文结合工作实际，从健全制度、强化监督、加强宣传、提升素质和创新方法等方面进行了论述。

关键词:基建工程　档案　管理

基建工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，也是加强工程质量控制、追究工程质量责任，以及工程维修、改建的重要依据，具有重大的科技、经济、管理和历史研究价值。但是由于基建工程涉及的单位众多、时间跨度长、文件数量多，给档案收集工作带来困难，从而影响了基建工程文件材料的质量。笔者根据实际工作的经验，认为要做好基建工程档案工作，应从以下几方面抓起。

一、依法管理，建立行之有效的制度

规章制度建设是基建工程档案建设的一项重要内容，只有建立起一套完整科学的工作制度，才能使工程档案工作有据可依、有章可循。业主单位要将基建工程项目档案管理列入考核目标，建立一套行之有效的考核制度，明确档案资料的归档管理要求和工程档案检查验收标准。同时，各建设单位要把各项制度真正落到实处，要像抓安全生产一样抓好档案工作，使档案管理纳入规范化管理轨道。

二、强化监督，实行同步跟踪管理

档案资料是否齐全，直接影响工程档案的质量。为了保证工程档案齐全、完整、准确，业主单位从项目立项开始就应将工程档案列入归档计划，业主单位的档案部门要对工程项目的每一个环节进行跟踪监督指导。主要包括:要收集、监督工程规划设计书、地质材料、招投标等前期档案情况；要随时深入建设现场，了解工程进度及现场施工文件材料形成积累的情况，监督指导建设单位、施工单位、监理单位按归档内容编制和收集工程档案，定期检查，发现问题及时协调解决；要参与重要设备的开箱工作，填写“开箱验收单”，作为竣工验收凭证；要参与竣工验收前审理工作，与建设单位共同对档案进行鉴定，完成一项，审理一项；工程竣工后要继续跟踪督查，以确保建设单位在有效期内全部移交工程档案资料。

三、加强宣传，树立及时归档意识

由于各种原因，一些工程技术人员档案法治意识不强，不重视文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为己有，拒不移交，导致档案严重不全。为了杜绝此类情况的发生，要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大建设者的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任。

在基建工作整个建设过程中，所有参建方都应自觉树立及时归档的意识，不论对自身归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档、移交工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的质量。

四、提升素质，加强档案人员队伍建设

事业成败关键在于人。要做好工程档案工作，首先必须提高档案人员的自身素质。档案工作人员要坚持和加强思想政治教育与文化业务，努力学习，不断提高自身的思想政治和文化水平，不但要掌握档案专业知识，还要熟悉土建专业技术。同时，要强化服务意识，深入基层第一线，多与建设单位档案人员交流，真正了解施工技术档案形成的原始面貌，确保工程档案完整、准确、系统。

五、创新方法，实现档案工作网络化管理

加强档案信息网络化建设和档案工作网络化管理，是档案工作应对科学技术迅猛发展和尽快适应现代化企业管理要求的必然选择。将传统封闭式的、孤立的、单一的档案管理工作的方式，转变为各单位档案部门网上互动开放的、主管部门相对集中管理的网络化工作方式，疏通各单位与档案部门的信息渠道，同时利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，更加有效地发挥基建档案的服务功能。

参考文献:

［1］范大为.对项目档案全过程管理的探讨［J］.中国档案，2012（1）.

［2］王蓓华.浅谈电子档案信息化管理［J］.档案天地，2011（1）.

［3］李晓玲.重点工程档案管理存在的问题与对策［J］.档案与建设，2009（5）.

［4］徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用［J］.工海煤气，2004（5）.