高校图书馆文献资源建设的经济风险和规范控制

高校图书馆文献资源建设的经济风险和规范控制

李铁钢　岳　蓓

风险是一个经济学概念，其含义是“由于未来不确定因素带来损失的可能性”^［1］。目前，在本科院校面临评估的形势下，各高校图书馆图书购置经费迅速上升，管好和用好这笔经费事关馆藏文献资源的科学性、客观性，针对性。健全的财务制度能够推动组织内部的健康运行，规避经济风险，最大限度地发挥文献购置经费的使用效益。我馆自2004～2006年订购中外文图书55万余册（其中特价书约26万册），虽然工作量大，但财务管理和过程控制规范，财产账清晰，各个环节交验手续完备，井然有序。根据我们的实践和思考，这是以图书采购为杠杆，运用市场机制和竞争策略，挖掘产品附加值和增值服务，加强内部财务控制和监督，实现购书经费使用效益最大化的结果。

一、问题的提出

市场经济的发展和完善，孕育了一个较为健全的文献发行体系，多元化、多层次的供应渠道为图书馆文献采购提供了更多的选择途径；《招标法》和《政府采购法》的颁布和实施，使采购的交易环境和交易主体行为日趋规范化、契约化、法制化，这些都为图书馆文献招标采购提供了良好的外部条件。招标采购有利于图书馆规范文献采购经费的使用，降低采购成本，提高资金使用效率，在保证文献质量的基础上获得更多的配套服务，同时通过招标也可最大限度地避免在采购中的腐败现象产生，有利于规范市场竞争行为。基于以上的优点，近两年图书馆界文献招标采购持续升温，越来越多的图书馆开始采用招标来取代传统的文献采购方式。但不容忽视的是，在招标采购的实践活动中，图书馆常常为一些供应商的以劣充优，滥竽充数的行为所困扰。究其原因，是因为在图书馆与供应商之问存在着信息的不对称。

信息经济学认为，现实世界中信息是不完全的，或者是不对称的，即当事人一方比另一方掌握的信息多。信息优势的一方为代理人（Agent），另一方为委托人（Principal）。简单地讲，知情者是代理人，不知情者是委托人。委托人——代理人模型背后隐含的假定是，知情者的私人信息（行动或知识）影响不知情者的利益。^[2]

由于信息的不对称造成两种结果：一类是“外出非对称信息”，又称“逆向选择”，对方故意隐瞒资质、规模、信誉、债务情况和产品可能具有的瑕疵等；另一类是“内生非对称信息”，叫做隐藏行为，又称“道德风险”，也就是说在当事人双方订立合约时信息是对称的，但在执行合约时，由于一方无法对另一方的行为进行监督和制约，以及组织内部人员的执行力不强导致信息不对称。

图书文献购置归根到底是一种经济活动，遵循非对称信息经济学的规律，在这种经济活动里，市场信息的不对称主要表现在图书供应商与图书馆之间。据此，委托人与代理人的不对称信息诱发了代理人的“机会主义”倾向，进而产生了逆向选择行为。文献供应商的逆向选择行为即是指在图书馆不了解供应商的供应实力、质量状况等私有信息的情况下，供应商利用这一信息优势采取的不利于图书馆的行为。在现实的文献采购活动中，供应商的逆向选择行为通常表现为提供虚假资信证明来以劣充优、做出空头承诺以获取投标等。这些行为严重干扰了图书馆文献采购活动的正常运行和规范发展，导致了“劣质供应商将优质供应商驱逐出文献采购市场”的现象，制约了文献采购效益的提高。在此情况下，图书馆如何以有效的对策来防范和治理供应商的逆向选择行为呢？本文将探讨这方面的问题。

二、精心搞好招投标和契约设计，规避“逆向选择”风险

在现实的图书文献市场上，作为供应商，对自身内部经营活动及内在价值拥有充分、完全的信息，使其在与图书馆的博弈中占优势地位。而图书馆缺乏这些内部信息，只能通过供书商输送来的信息间接地评价市场价值，从而形成信息的外部不对称，以及图书馆和书商双方在订立契约后，在履约过程中馆方未能掌握足够的信息以监督另一方供书商的行为，进而由于组织内人员未尽勤勉造成不能践约，而形成内部信息不对称。

在当前的图书供应市场上“逆向选择”风险主要表现在：盗版图书、以次充好、图书错装、倒装、损坏、图书供应率不足、订到率不足、订到周期过长、不按合同规定的图书供应结构履约等。

面对错综复杂的图书供应市场，选择图书供应商的方法是规避“逆向选择”风险的关键。工作实践中，我们以招投标和契约设计为切入点做好图书供应商的遴选：

1．积极寻求学院纪检审部门领导的指导与支持，谋求招投标方式和契约设计的规范化，标准化，符合国家法律法规的要求。

2．做好对报名参加投标供书商资质的评定、界定、筛选，例如对注册资金、供书代理级别、业绩证明、出版社授权证明、纳税证明作出规定，从而基本剔除图书供应率不足的供书商。正式招标前从多种渠道采取多种有效方式多方面多角度地对应标单位进行考察和调研，既要直接到该公司进行参观考察，直接与供书商进行面谈，了解该公司情况；又要向其他与该供书商有合作经历的兄弟院校图书馆进行交流和了解等

3．由学院主管领导主持由院办、教务、计财等部门领导参加的招标会，按法定程序进行投标、陈述、议标、投票来决定供书商。

4．进行详细的合同设计，内容包括：界定合同双方的权利义务；履约保证金条款；规定事后付款；经济责任与赔偿条款；知识产权责任与赔偿条款^[3]；我方的免责条款如规定供书商必须严格按我方所发的订单提供图书资料，超出订单外的图书资料，我方有权拒收，由此产生的经济损失，我方概不负责等以强化约束和监督合同履行过程中，对方的经济行为和服务标准。

三、强化工作机制建设与财务控制，规避“道德选择”风险

好的契约要靠负责任的人去履行，而只要是人去做，就存在“道德选择”的风险。^[4]这种风险的规避要靠强化外部和内部工作机制与财务控制，形成闭合式内控型的工作流程来解决。

（一）外部工作机制：完善供应商准入制度，确保高质量供应商入围

供应商准入制度是图书馆对文献供应商进入招标采购市场实施有效管理的制度保证，通过对供应商严格的资格和资质审查，确保高质量、高能力的供应商进入到文献招标采购市场参与竞争，从而可以降低采购的交易成本和采购风险，规避“道德选择”风险。

在完善文献供应商准入制度上应重点把握以下几个问题：（1）设立科学合理的资格标准。在现实招标采购中，制定科学合理的资格标准则是实现供应商准入的基本前提，因此在确立资格标准时要充分认证，广泛调查，首先明确进入文献招标采购市场的供应商的基本条件，如注册资本、法人资格等，在此基础上，对于评价供应商核心能力的指标（如到书率、折扣率、到书周期率等）应标准化，并参照相关行业标准来制定。（2）实行动态分级管理。对进入招标采购市场的供应商实施动态分级管理是优胜劣汰法则在供应商准入制度中的体现，实施动态分级管理，首先要针对不同类别供应商制定不同的资格标准，对同类供应商按其基本条件分为上、中、下三级，每一级制定最高可获取的合同金额，各级标准的制定应当随行业技术的发展而发展，同类供应商中实施资格预警制，下级供应商在规定期限内无明显改进者将被淘汰，同级供应商中供应绩效突出的可以进入上一等级。（3）利用外部资源，加强与第三方认证机构的合作。当前文献市场的发行途径比较多样化，文献来源渠道多，图书馆不可能去逐个了解，因此图书馆必须加强与其他图书馆或文献行业协会等的密切合作，相互之间共享信息，由出版机构和其他图书馆等向招标图书馆推荐供应商，招标图书馆也可将合作供应商的表现及时反馈给行业协会或其他图书馆，这也是模型分析中提到的第三方认证加强信号传递可信度在实践中的运用。

（二）内部工作机制：闭合式内控型的财务流程，最大限度弱化“道德选择”风险因素

健全的财务制度是规避工作人员“道德选择”风险的重要举措，在工作实践中，我馆强化了以下财务制度：（1）“收支两条线”制度。图书馆采编部负责合理馆藏结构的制定与把握，以及如何按照合理馆藏的要求来购置文献，所购文献经验收、编目、加工完成后形成财产账，由图书馆办公室到学院计财处报账支出款项，然后馆办把报账的依据返回采编部，并存档一份，且做好财产明细表。做到书、款分离，收、支两条线，管账的不管钱，管钱的不管账，相互监督制约保证文献购置工作按合同履约。（2）“回避”制度。对易造成“道德选择”风险的工作程序，敏感部门或岗位实行回避的制度。例如每年图书招标进程中文献资源部对招标具体工作进行回避，只负责与图书馆办公室进行购书合同的草拟修订。待入围书商确定后，再与入围供书商见面对他们提出具体的工作要求。在工作岗位安排上，部室负责人不直接做采访工作，而是负责对订单进行业务审核，以及文献购置的过程管理和质量控制。馆领导负责文献资源费用总控和单册书百元以上订单的审查。（3）《文献资源流程与流向工作单》和《图书质量控制单》制度。把图书购置及加工的过程细化，从采访、验收、编目、典藏、一直到文献最终流进的部室，每一个作业环节的具体操作人都要完成该环节工作后在工作单上签名，这样确保责任落实，交接明晰亦便于日后工作问责；《图书质量控制单》即是对图书的内容和加工要求进行界定，内容上拒收网络小说、高职高专教材、动漫画册、中小学教材和儿童读物等；加工方面对盖馆藏章和日期章的数量、位置，磁条数量、品牌和是否为可充消磁条，贴条码和还书期限表的位置，随书光盘处理方法等均做了非常详细的要求。通过《文献资源流程与流向工作单》和《图书质量控制单》制度，促进文献资源建设管理机制权责清晰，从制度上有力地规避了“道德风险”。

（三）建立以“学科采访制”和“专家选书制”为重点的，以读者需求为导向的动态采访模式，消除文献资源购进的个人观因素

积极推进“学科采访制”和“专家选书制”，增强文献资源采购的针对性。所谓“学科采访制”是指按学科门类进行专业化分工，针对学科专业进行采访。采访人员针对某一学科范围或某几个特定的学科范围，有组织地搜集，整理印刷型文献和数字化文献的信息，购买文献资源的所有权或使用权。“专家选书制”是指由各系推荐本学科领域里专家教授作为选书顾问，他们具有关注文献建设的热情，有学术专长且能够总体把握本学科领域的研究动态。

图书馆采访工作人员应收集尽可能多的书目信息，按各系提供的学科主题词进行整理归类，定期传送给各系专家教授，或由各系专家教授推荐其专业学科所需的图书信息给采访人员。采访人员根据反馈信息制定购书计划。采用这种采访模式，可调动各系专家教授选书的积极性，将采购工作由被动转为主动，由于针对性、专业性增强从而提高各类图书的利用程度。从而减少了采访人员购书的盲目性和个人主观因素，避免了被供书商的推销游说所左右。

四、结束语

以上阐释了高校图书馆文献资源建设中“逆向选择”和“道德选择”风险概念及其产生机理，并从一般意义上讨论了逆向选择与道德风险的规避策略，但是应指出的是，信息不对称是永恒的，不对称信息的存在使得工作机制不能达到最优状态，面对风险多样化，我们必须意识到不对称信息影响方式将日趋复杂。因此，不断地对制度加以完善，修正是一项长期任务，但最终目的是建立激励和约束相结合，监督工作和保护干部相结合的文献资源建设购置制度模式，实现科学理财，管好用好这笔经费，使经费发挥最大的效益。

参考文献

[1]　FLUETC，PANNEQUIN F.Insurance Contracts Under Adverse Selection with Random Loss Severity，Working Paper，University of Quebec at Montreal，1997.

[2]　王则可．对付欺诈的学问——信息经济学平话．北京：中信出版社，2001

[3]　中国内审协会编译．国际注册内部审计师准则

[4]　徐新，邱苑华．道德风险与基于委托——代理理论的最优保险契约模型[J]．系统工程理论与实践，2001，（3）：26―30.

[5]　同时参阅：成都信息工程学院图书馆相关的制度规范