展会招展函的组成与写法

四、展会招展函的组成与写法

1.封面

一般来说，展会招展函的封面会显示此商务函的性质。它可以根据发送对象的不同分门别类地撰写与制作。普通的函件封面会以本次会展活动的名称、主题、主办方名称、会展时间、会展地点等内容为核心；而特殊类别的函件则在封面上只注明会展组织者或项目的名称、受函机构或人员的有关信息，并加注“通知”“函”等字样即可。

2.标题

标题由会展活动名称和专属词如“邀请书（或函、信）”等组成。大致来说，会展活动名称可以分成三部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成会展名称的主体。如第十届中国家电产品博览会邀请信（函），所遵循的就是这样的构成方式。

3.称呼

称呼是指邀请信（函）所要投递发送的对象，主要可以分成三种形式：

（1）发送到对方单位的邀请函。这时需要写明单位名称，而且为表尊重起见，单位名称的写法需要做到完整、规范，一般不宜用泛称、简称。

（2）邀请信是发给具体个人的。那么就需要写清楚对方姓名（同样需要用全称），并且前面冠以“尊敬的”之类敬语套词，后面缀以“先生”“女士”等称谓。

（3）通过网络或其他大众媒体公开刊布的邀请函。由于对象无明确指向，这时可以省略称呼，或者以“敬启者”“敬告各有关单位”等统称泛指。

4.正文

正文部分按照会展布置，逐项写清具体内容。在撰写这一部分时，要尽量简单明确，言简意赅，把展会的基本情况和该展会特色及出彩之处说明清楚即可。概而言之，可以从以下几个方面入手：

（1）背景说明。举办此次展会的背景和目的。

（2）组织说明。展会活动的组织结构，包括展会的主办者、协办者和承办者等。

（3）时间地点等要件。展会的举办日期、时长、结束日期，展会的举办地等做一概要介绍。

（4）展会特色。此次展会的出彩之处。

5.落款

展会邀请函的落款，一般来说就是展会活动的组织机构名称。不过需要注意的是，此处通常需要加盖相关的印章，以示正式，证明邀请函的合法性与真实有效性。如果是多家机构联合主办或承办，则需这些机构联名签章，同时落款处还要标注出邀请函的发布时间。

6.附件部分

这一部分通常包括展会的具体内容介绍（补充前面主体部分）、回执单、管理规定及合同等。

文本范例

2012中国（杭州）国际休闲运动产业博览会

China Leisure Sports Expo（Hangzhou）招展函

2012年11月1日至4日·杭州和平国际会展中心

2012中国（杭州）国际休闲运动产业博览会将于11月1日至4日在杭州和平国际会展中心隆重举行，展会展出面积8000平方米，标准展位300余个，预计参观人数近2万人次。本届展会在休博会的品牌基础上，分三大主题馆：草根足球馆、国际馆和户外运动馆，精彩呈现。 旨在专业化和国际化水平上得到较大的提升。

展会同期活动丰富：国际户外运动产业高峰论坛、城市自行车赛、中国国家杯足球比赛、足球巨星私人签名物品秀、街头足球表演赛、国际足球研讨会等，通过丰富的资讯、多彩的活动向公众推广休闲运动的新观念，为杭州乃至全国各地民众做一次休闲运动观念的洗礼，为展商和观众构建交流合作之平台，让喜欢运动的人尽享运动狂欢之盛宴！

上届展会共有来自美国、德国、波兰、南非、巴西、阿根廷、韩国、日本、中国等12个国家和地区的115个展商参展，展会总展出面积达8000余平方米。

展会名称：2012中国（杭州）国际运动休闲产业博览会

展会时间：2012年11月1日至4日

展会地点：杭州和平国际会展中心

组织机构：

批准单位：中国国际贸易促进委员会

主办单位：杭州市人民政府

承办单位：中国国际贸易促进委员会杭州市分会杭州市西湖博览会组委会办公室

杭州市旅游委员会杭州市体育局

协办单位：杭州市户外运动协会杭州市休闲运动协会杭州市自行车运动协会

执行单位：中国国际商会杭州商会事业发展中心 杭州思诺博会展服务有限公司

展会背景

休闲运动产业近几年得到了飞速的发展，尤其在浙江杭州，因为杭州拥有坚实的群众消费基础 ，2010年，杭州全市实现生产总值5945.82亿元，人均GDP达到10103美元，被评选为“中国十大最奢侈城市”。2010年，杭州获得了首批“中国（大陆）国际形象最佳城市”称号，并再次荣获“中国十大最具幸福感城市”。浙江的户外运动俱乐部总体约有90多家，其中杭州有50多家，较大规模的有20多家。杭州的户外俱乐部发展至今已经有4～5年，俱乐部涉及多个户外运动项目，登山、徒步、攀岩、钓鱼、自行车、自驾等。从经营角度看，杭州的俱乐部发展较为成熟，规模效应显现。杭州的人民群众对于休闲运动类展会的呼声日渐增强，2012中国（杭州）国际休闲运动产业博览会应运而生。

中国·杭州——休闲运动盛行的城市

杭州——东方休闲之都，品质生活之城；

展会依托杭州庞大的休闲运动市场；

中国休闲体育用品市场成长迅速；

奥运会的群众热情依旧燃烧；

展会同期丰富多彩的活动，为展商提供有力的营销平台；

与专业的协会组织合作，深刻洞悉市场需求；

各大休闲用品及大众传媒为展商提供推广和宣传的机会，有效增加曝光率。

展品范围

※户外用品类：

1.摩托车、越野车等整车及配件；滑板车、滑轮、滑板等用品及装备。

2.野营用品、摄影器材、帐篷、便携/休闲桌椅、充气床/垫、登山攀岩、渔具等户外用品。

3.水上运动用品：皮划艇、冲浪板、帆船、救生衣；泳衣、蛙镜等游泳用品及装备。

※时尚自行车：山地、公路自行车、死飞自行车等整车及配件；手套、帽子等骑行装备。

※足球装备类：足球鞋、运动服、护腿板、手套、球门/门网、草皮维护等装备设施。

※高尔夫球类：高尔夫球杆、高尔夫球鞋、手套等用品及装备。

※健身器材类：跑步机、全功能运转机、立式/卧式健身车等健身器材及相关俱乐部。

※食品饮料类：运动相关的保健食品或饮品。

※电子竞技类：运动类虚拟电子竞技游戏产品。

同期活动：

活动一：中国（杭州）国际户外运动产业高峰论坛

地点：和平国际会展中心会议室

形式：来自国内外上百个户外运动协会共同参与交流合作的专业平台，通过论坛及展会展示创新理念及特色服务

活动二：足球巨星私人签名物品秀

地点：和平国际会展中心

形式：AC米兰巨星签名的数件物品，及其他足球巨星私人珍贵物品展示

活动三：街头足球表演

地点：和平广场

形式：由赛搏足球俱乐部组织的街头足球队伍进行表演，将街头文化与足球技术相结合，充分体现专业体育与休闲运动相结合的特点，贴近百姓生活，激发民众热情。

活动四：城市自行车赛

起终点：和平广场

形式：趣味性城市定点打卡自行车赛

活动五：中国国家杯

地点：下城区体育中心

形式：面向杭州大市范围及周边地区，在华国际友人以国家为单位组成队伍，与本地自发组织的足球队伍进行七人制的足球赛，单循环淘汰制，最后决出冠军球队。

参展费用：

※ 2012年9月15日前报名参展的企业将享受8折优惠！

※预订展位面积较大的展商将享受梯形优惠政策。

2012中国（杭州）国际休闲运动产业博览会

真诚期待您的参与！

参展咨询：

杭州思诺博会展服务有限公司国内组展部

杭州市体育场路229号粮油大厦××室

电话：0571-8577××× × 8577 × × × ×

传真：0571-8577 × × × ×

邮箱：outdoor@sinobal.com

联系人：肖 × 陈××