展会招展进度管理

8.2.2　展会招展进度管理

对展会的招展进度进行有效的监控，是展会招展时间管理中最为重要和最为复杂的工作，它直接关系到展会招展工作的成败。

所谓招展进度，是指展会在招展工作启动前为展会招展工作所制订的工作计划，它通过科学的客户信息分析，规划好在什么时段将进行什么样的招展工作，到什么时段将要完成什么样的招展任务。展会招展工作启动以后，招展进度计划就成为招展工作的指南针和参照系。

由于市场情况在不断变化，客户信息在不断更新，展会的招展工作一般很难如当初计划的那样一帆风顺，因此，对展会的招展进度进行有效监控和及时调整就非常必要，否则，展会的招展工作就可能失去控制，招展任务就可能难以完成。

对展会招展进度进行有效监控的方法很多，有些比较简单，只需要按日期列明招展工作和注明招展效果，然后定期与招展进度计划进行对比即可；有些比较复杂，不仅要按日期列明招展工作及其效果，还要注明各工作的负责人和工作顺序等，办展单位可以根据自己的实际情况，制定一个合适的招展进度监控流程。

在实际操作中，一般有三种最为流行的监控方法：一是按目标参展商招展效果进行监控，二是按展位划出数量进行监控，三是将上述两者结合起来进行监控。

1.按目标参展商招展效果进行监控

这种方法是以目标参展商是否已经参展为主要监控对象，招展人员将有关目标参展商的名单一一列举成表，将每次与各目标参展商的联系及对方的信息反馈情况记录在案，再结合展会的宣传推广等营销活动，定期或不定期地将招展效果与招展进度计划进行对比，分析招展任务完成的情况，并对暂时还没有参展的客户进行原因分析以采取进一步的招展措施吸引他们参展。

按目标参展商招展效果进行监控的优点在于能直观地了解哪些客户已经参展，哪些客户还没有参展，能够直接了解客户对招展的反馈意见，便于针对有关客户进一步采取有针对性的措施招展。这种办法的不足之处在于，难以对所有的目标参展商进行列表监控，列入监控表内的往往是一些大的目标参展商，对小客户的兼顾常常不够，并且，这种办法对展馆展位的划出情况难以确切把握，不利于对后续招展的展位分配。

2.按展位划出数量进行监控

这种方法是以展馆展位是否已经划出为主要监控对象，招展人员将展馆所有展位绘成“展位分布平面图”，将已经被有关参展商租用的展位用不同的颜色标出，并注明租用该展位的参展商名称。随着展会招展工作的进展，监控人员能很清楚地了解到招展任务已经完成了多少，还有多少没有完成。

按展位划出数量进行监控的优点在于能及时了解展会招展任务已经完成的比例，了解哪些展位已经划出，哪些展位还没有划出，并能根据目前展位划出的情况合理安排后续招展的展位分配。但这种监控办法也有缺点：它难以直接掌握具体目标参展商对展会的意见反馈，不能了解哪些目标参展商已经参展，哪些还没有参展，不利于针对不同的目标参展商采取进一步的招展措施。

3.同时按参展商招展效果和展位划出数量进行监控

这种办法是将上述两种监控办法结合起来对展会招展进度进行监控，它既将目标参展商名单一一列表监控，也绘制“展位分布平面图”对展位划出情况进行监控，同时掌握目标参展商是否已经参展的情况和展位已经划出的情况，再根据这两种情况制定进一步的招展策略，争取获得更好的招展效果。

同时按参展商招展效果和展位划出数量进行招展进度监控，能够充分发挥“按参展商招展效果监控”和“按展位划出数量监控”两种监控方式的优点，尽量避免它们的缺点，同时了解目标参展商参展情况和展位划出情况，有利于同时结合展位划出情况和目标参展商参展情况来调整下一步的招展策略，对促进展会招展十分有利。

上述三种监控方法在展览业的招展实践中使用得十分广泛，其中，尤以第三种办法最为实用，监控效果最好，在实践中最为流行。