会展招展函的内容

为了能使目标参展商对展会有足够的了解，并对展会做出基本的判断，招展函介绍展会的内容必须准确而全面。一般来说，招展函主要包括以下几方面的内容：

1.展会的基本内容

展会的基本内容主要包括：展会名称和LOGO、展会的举办时间和地点、办展机构名单、办展起因和办展目标、展会特色、展品范围和价格等。

（1）展会名称和LOGO。展会的名称和LOGO一般被放在展会招展函封面最醒目的位置，展会的名称一般用较大的字体。如果展会是国际性的，展会的名称还包括其英文名称。

（2）展会的举办时间和地点。一般被放在招展函的封面，其中举办时间也会放在招展函的内页，只不过封面的举办时间通常是展会的正式展览时间，而内页的举办时间往往还包括展会的布展、撤展和对专业及普通观众的开放时间等。

（3）办展机构。包括展会的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等，有时候还包括展会的批准机构。它们一般被放在展会招展函的封面。

（4）办展起因和办展目标。简要说明为什么要举办该展会以及计划将该展会办成什么样的一个展会，对于连续举办多次的展会，对往届展会回顾也是一项必不可少的内容。

（5）展会特色。常常使用非常简洁的言语来高度概括展会的特色，如展会的宣传口号、展会的主题等，要易记易懂，易于传播。

（6）展品范围。详细地列明展会的展品范围，有时候还包括展会的展区划分，供参展商作出参展决策时参考。

（7）价格。列明展会的各种价格，包括空地价格、标准展位价格、室外场地价格等。

2.市场状况介绍。主要包括行业状况和地区的市场状况等。

（1）行业状况。结合展位的定位，对展会展览题材所在行业的状况作简要介绍，如行业生产、销售、进出口及发展趋势等。

（2）地区市场状况。简要介绍办展所在地区的市场状况，如果展会是国际展，那么介绍中的地区范围就不仅仅是展会所在的城市和省份，它可能还包括整个国家及其周边国家。至于地区范围究竟该包括哪些地区，主要取决于展会的定位和市场辐射范围的大小。

3.展会招商及宣传和推广计划。主要包括：展会招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、展会服务项目等。

（1）展会招商计划。简要介绍展会，计划邀请专业观众的办法、范围和渠道。

（2）宣传推广计划。简要介绍展会宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及展会计划扩大其影响的措施。展会宣传推广计划是参展商比较关注的项目，需要详细列明。

（3）相关活动计划。简要介绍展会期间将要举办哪些相关活动，各种活动的举办时间和地点以及参展商参加活动的联系办法等。

（4）展会服务项目。招展函还要告诉目标参展商，如果参展，将能从展会获得怎样的服务，这些服务包括展会提供的各种有偿服务和免费服务等。

4.参展办法。主要包括如何办理参展手续、付款方式、参展申请表和办展机构的联系办法等。

（1）如何办理参展手续。告诉目标参展商，如果要参展，将怎样办理参展手续。

（2）付款方式。列明展会的开户银行、开户名称和账号、收款单位名称、参展商参展的付款办法、应付定金的数额和付款时间等。

（3）参展申请表。预留参展商参展申请表，一旦目标参展商计划参展，就可以填写该表并传真给办展机构预订展位。

（4）联系办法。列明办展机构的联系地址、电话、传真、网址和E-mail等，供目标参展商联系之用。特别要指出的是，随着各种社交媒体的兴盛，展会的官方微博、微信公众账号等都应予以重点和突出介绍。这些既能有效地与参展商进行实时互动，又能经济地配合做市场推广。

（5）各种图片或图案。除以上内容外，招展函还会有一些图片和其他图案，如展馆图、展馆周边地区交通图、往届展会现场图片等。如果有需要，有些招展函还对展馆作一些简要介绍。这些图片既可以对展会相关情况做进一步的说明，也可以起到美化招展函的作用。