招展函的主要内容

5.4.1　招展函的主要内容

在很多时候，目标参展商对展会的第一印象可能就是来自展会招展函，招展函是目标参展商用来了解展会的第一份正式文件。为能使目标参展商对展会有足够的了解并对展会作出基本的判断，招展函一般要包括以下五个方面的内容：

1.展会的基本内容

展会的基本内容主要包括：

（1）展会名称和LOGO。展会名称和LOGO一般被放在招展函封面最醒目的位置，展会名称一般用较大的字体。如果展会是国际性的，展会名称还包括其英文名称。另外，为了使用方便，展会名称常常有一个简称，如“中国出口商品交易会”的中文简称为“广交会”，英文简称是“CECF”。

（2）展会的举办时间和地点。一般被放在展会招展函的封面。其中，举办时间也会放在招展函的内页，只不过封面的“举办时间”通常是展会的正式展览时间；内页的“举办时间”往往还包括展会的布展、撤展和对专业及普通观众的开放时间等。

（3）办展单位。包括展会的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等，有时候还包括展会的批准机构。它们一般被放在展会招展函的封面。

（4）办展起因和办展目标。简要说明为什么要举办该展会以及计划将该展会办成什么样的一个展会，如展会计划有多大规模，预计有多少观众等。如果是已经连续举办多次的展会，那么对往届展会的回顾也是一项必不可少的内容。

（5）展会特色。常常是用非常简洁的言语来高度概括展会的特色，如展会的宣传口号、展会的主题等，要易记易懂，易于传播。

（6）展品范围。详细地列明展会的展品范围，有时候还包括展会的展区划分，供参展商作参展决策时参考。

（7）价格。列明展会的各种价格，包括空地价格、标准展位价格、室外场地价格等。对于标准展位，一般还要对其基本配置作出详细说明。

2.市场状况介绍

市场状况介绍主要包括：

（1）行业状况。结合展位的定位，对展会展览题材所在行业的状况作简要介绍，如行业生产、销售、进出口及发展趋势等。

（2）地区的市场状况。简要介绍办展所在地区的市场状况，如果展会是国际展，那么介绍的“地区”范围就不仅仅是展会所在的城市和省份，它可能还包括整个国家及其周边国家。上述介绍的“地区”范围究竟该包括哪些地区，主要取决于展会的定位和市场辐射范围的大小。

3.展会招商和宣传推广计划

展会招商和宣传推广计划主要包括：

（1）招商计划。简要介绍展会计划邀请专业观众的办法、范围和渠道。如果展会是已经连续多次举办的展会，那么，对往届展会到会观众的回顾分析将是十分有用的资料。

（2）宣传推广计划。简要介绍展会宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及展会计划如何扩大其影响的措施等。展会宣传推广计划是参展商较关注的项目，需要详细列明。

（3）相关活动。简要介绍展会期间将要举办哪些相关活动、各种活动的举办时间和地点以及参展商参加活动的联系办法等。展会相关活动的作用是双重的，它既有对展会的宣传和辅助作用，也有对参展商的宣传和展示作用，有些参展商因此也乐意参加。

（4）服务项目。搞好服务是展会提高竞争力和吸引力的重要手段之一。招展函要告诉目标参展商，如果他们参展，他们将能从展会获得怎样的服务，这些服务包括展会为他们提供的各种有偿服务和免费服务。

4.参展办法

参展办法主要包括：

（1）如何办理参展手续。告诉目标参展商，如果他们计划参展，他们将怎样办理参展手续。

（2）付款方式。列明展会的开户银行、开户名称和账号、收款单位名称、参展商参展的付款办法、应付定金的数量和付款时间等。

（3）参展申请表。预留参展商参展申请表，一旦目标参展商计划参展，他们就可以填写该表并传真回办展单位预订展位，如表5‐1所示。

表5‐1　参展申请表样张

（4）联系办法。列明办展单位的联系地址、电话、传真、网址和E‐mail等，供目标参展商参展联系之用。

5.各种图案

为美观或示例，招展函还会有一些图片和其他图案，如展馆图、展馆周边地区交通图、往届展会现场的图片等。如果有需要，有些招展函还对展馆做一些简要介绍。这些图片既可以对展会相关情况作进一步的说明，也可以起到美化招展函的作用。