邀请函的基本内容

从内容上考察，邀请函大致由以下几个部分组成：

（1）展会的基本内容。这些基本内容就包括展会的名称、举办地和时间、办展的负责机构、展会的LOGO、此次展会的特点及优势等基本情况的简单介绍。

（2）展会招展情况。展会的招展情况主要涉及展会要展出的主要展品、参加展出的新产品（新技术、新服务等）和展会招展情况。根据需要还可以将参展的行业内知名企业做重点突出呈现。

（3）展会期间将举办的相关活动。这部分就主要涉及展会期间举办的相关活动的时间、地点和主题。公布这些细节主要是方便观众提前安排时间和做好准备。

（4）参观回执表。参观回执表要求标明参观申请的联系方式和主要联系人，这样做主要是为了让观众能便利地预先登记。

从上面对邀请函内容的罗列可以看出，观众邀请函的内容相对而言更简洁和集中，这是由其使命所决定的。因为对于展会来说，专业观众的到会不仅能使得展会办得有声有色，最重要的是能突出其准确的定位，所以，如何在邀请函中突出展会的特点、优势及介绍展品和参展企业就成了最为核心的问题。

从作用上来看，观众邀请函也是展会扩大营销效果的利器。这一点也很好理解，因为观众邀请函在向外投递的过程中，同时也是在为展会做必要的宣传活动，间接地促进了展会的招展工作。惟其如此，观众邀请函也被用作展会推广的方式之一。

案例分析

专业观众邀请函

尊敬的广告行业人士：

您好！

由中国商务广告协会、中国广告协会霓虹灯广告分会、中国同源有限公司、上海秀博展览有限公司等单位联合组织的中国知名的ADEXPO2011第十二届中国（上海）广告四新展览会将于2011年3月29日至31日在上海光大会展中心（徐汇区漕宝路88号）隆重上演。我们在此期待您的光临，共享全球发展盛事。一年一度的“上海广告四新展”（广告新技术、新设备、新材料、新媒体展览会）自1999年创办以来，每年固定在中国上海举办。在各级政府的大力支持、组织单位的精心打造下，经过11年来的发展，ADEXPO已成为业界知名的专业品牌展会之一。许多企业已视“上海广告四新展”为他们重要展示及交流的平台。综合性与专业性、区域性与国际性的完美结合已使它成为中国规模最大、参加人数最多、国际化程度最高的品牌展会之一，真正成为广告企业展示自己的首选平台，是每年广告大型国际供应商和全球采购商云集的贸易盛会，是广告行业人士济济一堂的最佳场所。

为进一步提高入场观众的质量，减少现场排队等候时间，营造更好的洽谈氛围，如果您是业内人士，请在2011年3月25日前登陆http://www.expoad.com注册观众登记，或填写以下回执表E-mail或传真到021-5171 × × ××，成功以后免收门票费用，更可获得以下超值回报：获赠价值50元的大会会刊一本。

展前收到主办方寄出的参观指南，使您的参观之行事半功倍；可受邀参加会期的部分研讨会、经验交流会和实地考察活动；入住大会指定酒店，可享受5～6折优惠。

大买家全程贵宾服务，2天免费酒店住宿（大买家指的是采购金额大、采购数量多、品种广的政府采购团和各行业龙头企业，须通过主办单位书面确认）。

7.敬请与我们联系，获取更多展会信息

承办方：上海秀博展览有限公司电话：021-6432×××× 6432××××QQ：4956××××

Website:http:// www.expo-ad.com E-mail:adexpo-sh@163.com

请您认真填写以上信息并将回执E-mail或传真至021-51714528，收到您的回执后我们将及时为您发送确认信及相关展览信息，请注意查收。（登记截止日期：2011年3月25日）

预登记观众现场凭预登记回执及名片，直接进入观众预登记通道换取“入场胸牌”。

以上预登记信息必须真实有效，且只对专业人士开放，否则主办方将拒绝给予确认。

分析提要

就上面的例文可以明显确证，观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的，其目的是用来吸引观众参加的宣传性和指导性文案。这一文案专门针对展会的目标观众群体，尤其是那些专业观众发放的。观众邀请函是展会主办方进行招商时的主要文案之一，在编写过程中一定要做到简明扼要、表述清晰准确，使目标受众一看便知。

三、观众邀请函的结构和写法

观众邀请函在结构上主要由四个细部组成，分别是：

（1）标题。邀请函的标题一般是以展会名称加上“观众邀请函”的形式组成。

（2）称呼。称呼的要求是写清楚拟邀请对象的单位全称或个人姓名，若是个人姓名，前面一般要加上敬谓语。

（3）正文。正文部分可以有两种不同的写法：一种是先以一段文字介绍本次展会的基本情况，然后用“现将有关事项告知如下”等类似过渡语引出主体部分。主体部分一般采用分项以小标题（或者序号）的形式加以区分。另一种写法则是全篇以自然段落展开，完全以语句间的起承转合作为过渡与衔接，这种写法就不需要标出小标题（或者序号）。

（4）落款和发文日期。邀请函的落款要写明主办单位或组委会的全称（必要时加盖公章），同时注明发文日期。

四、观众邀请函的写作要求

观众邀请函的内容一般会比展会通讯更为集中、简洁精练，这是由其目的是要吸引观众到会而决定的。在设计制作上，要考虑保持整体一致的风格，除了字体、色调等运用特别有讲究，要注意避免视觉疲劳之外，还需要能成为展会直接营销的助力。

目前，由于互联网的迅猛发展，观众回执也正逐步演变为专业观众登记表的形式并通过网络进行。这一做法在有效降低成本的同时，还存在着是否能实现登记的有效性和广度等问题，这也是需要注意的地方。