行政经费控制管理

1．下达行政经费年度预算计划。

行政部于年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门。

2．分解行政经费控制目标。

行政部根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标，制定目标管理体系中的具体指标。

3．各部门提出行政经费申请。

各部门根据实际业务开展情况，提出行政经费申请；各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据。

4．按控制目标按级审核。

各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核；行政部审核各项费用是否按预算计划的项目、内容、额度开支，并签署相关意见对于预算外的费用，需报总经理审批；对于未得到批准的费用，原路返回，由发生费用部门承担。

5．到财务部办理报销。

对于预算范围内的费用，经行政部经理审核后，可到财务部办理报销；对于预算外且经总经理审核后批准的费用，交财务部办理报销。

6．编制行政经费台账。

行政部在财务部的指导下，分门别类建立行政经费相关台账，以便于考核期内统计各部门经费使用情况。

7．经费控制情况纳入部门考核。

行政部汇总考核期内各部门行政经费开支情况，根据目标管理体系中的具体指标，对各部门行政经费预算达成情况实施考核。

8．考核结果反馈。

行政部将考核结果反馈给相关领导和责任部门，并拟出相应的奖惩措施，报领导批准后予以实施。

第一章　总则

第一条　为了加强行政经费管理，使开支符合科学、合理、规范、节约的原则，本着精打细算、勤俭节约、有利于工作的原则，根据本公司实际情况，特制定细则。

第二条　适用范围：本制度适用于公司几个部门所有行政经费的管理。

第二章　制定行政经费开支计划

第三条　公司各部门、下属企业必须在每月底根据下月工作计划制定本单位费用开支计划，由行政部汇总、审核，并呈交公司办公会议讨论审批或总经理直接审批，即为公司下月费用开支计划，并下达各单位经费开支指标。

第四条　公司同时授予副总经理、部门经理对计划内行政经费审批权限。

第五条　公司行政经费开支计划要留有弹性，并要根据其实施情况调整或变更。

第三章　审批权限及程序

第六条　公司行政经费开支计划内费用审批程序：

1．经费当事人申请；

2．部门经理审查，确认；

3．行政部门审核；

4．授权分管副总或总经理审批；

5．财务部报销。

第七条　公司行政经费计划外开支，一律最后报总经理审批。

第四章　各项行政经费管理

第八条　办公费用管理

1．办公用品（纸张笔、墨水、复印、打印等）费用按部门定编10元/人·月核定；单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部长批准；单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准；购买后，提交发票实物，经行政部未查验后，进行入账报销；

2．行政部根据计划统一采购、验收、入库，并根据发票、入库单报销；

3．办公用品由行政办公室主任统一管理登记造册，各部门根据办公计划和工作需要登记领取，费用实行年度累计考核，每月汇总结算并予以公布，超出标准部分由各部门自行承担；

4．行政办管理人员原则上只配电脑，不配置打印机，打印工作由行政办公室统筹安排在商务中心进行打印、复印；

5．打字耗材在行政办公室主任处登记领取；

6．复印、打印费用由商务中心打字员进行统一登记，部门承办人员签字，每月汇总一次并予以公布；

7．文件材料复印、打印必须经行政办兼职人员登签发表格，由行政办主任批准；

8．行政办原则上不承担各部门的打字、复印业务，各部门如需打字、复印必须到商务中心进行。

第九条　业务招待费管理

1．公司因工作需要进行业务招待，实行公司总经理一支笔审批制度，由行政办公室统一安排；

2．公司所有宴请必须提前填报审批单，报公司部经理批准后交由行政办公室负责安排。就餐完毕后由宴请领导在结账单上写明宴请人数并签名，由行政办公室统一结账，无就餐申请单的公司一律不予以结账；

3．严格控制陪客人数，作陪人数最多不能超过宴请人数，无关人员禁止陪餐，严禁私人宴请，一经查出，加倍处罚；

4．公司工作人员因公加班（节假日或晚上），经部门主管领导申请、行政办主任批准发放就餐单，按每餐10元/人标准可在公司快餐一、二楼就餐；

5．公司行政办会同财务部每月将公司招待费明细情况在公司总经理办公会上通报一次，务求严肃认真。

第十条　会议费管理

1．召开公司会议所需经费，需经公司总经理批准，公司行政办公室承办并负责费用把关；

2．召开各类业务性会议，由主办部门写出书面报告，报公司主管领导审批，行政办负责安排实施。

第十一条　车辆使用费用管理

1．车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴；

2．行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况的基础上，制定当月汽车费用开支计划；

3．油费报销须由行政部根据派车记录进行审核，经行政部长签字审批；

4．路桥费、洗车费有驾驶员每月汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政部长签字验核；

5．车辆维修须提前递交书面报告，说明原因和预计费用，报销时递交发票及费用清单，由行政部进行复核，经行政部长签字审批；

6．汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，需附于《派车单》后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该单位汽车费支出。

第十二条　对外宣传费用管理

1．对外宣传活动，不仅要考虑其效果，而且要综合考虑成因素，力求以最小的投入获得最大的效益。一般情况下对宣传活动的费用支出主要包括以下方面：

（1）活动费用，包括制作费、摄影费；

（2）人工费用，包括支付给报社媒体的公关费用；

（3）日常费用，包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、通信费、杂费等；

（4）印刷费；

（5）捐款。

2．对外宣传费用预算，于每年年初在董事会会议上作为经费预算的一项得以确定。

第五章　内部收费管理

第十三条　公司要不断完善分级管理、核算机制，实行内部收费核算办法，严格控制公司的成本费用。

第十四条　内部收费包括车辆使用费、领用办公用品费、文印通信费等几项费用。费用标准见费用开支标准表中的内部发生费用，并将其列入目标计划管理考核和成本效益范围。

第六章　附则

第十五条　公司行政办公室和财务部要认真执行财务管理制度，严格执行公司各项经费管理规定，加强审查把关基础工作，对全年各项费用要做出严格周密的预算，每月公布一次各项经费使用情况，各项费用支出，未经公司主管领导和总经理批准不得擅自核销，对违反财务制度而造成公司损失的将追究个人责任。

第十六条　本制度由行政部解释，补充，经总经理批准后颁布实施。

办公费用管理的归口部门是行政管理部，费用管理要坚持厉行节约、精打细算的原则。

一、费用开支计划

1．行政办公费用由行政管理部于年初拟定预算，由财务部汇总、审核，经总经理审批通过后执行；

2．企业同时授予副总经理、部门经理对计划内费用开支的审批权限；

3．企业费用开支计划留有弹性，并根据实施情况做出调整；

4．原则上，各项费用开支不得超出年初预算的额度。

二、审批权限及程序

（一）凡企业费用开支计划内的审批程序如下。

1．费用当事人申请；

2．部门经理审查确认；

3．行政管理部审核；

4．财务部门审核；

5．授权分管副总或总经理审批。

（二）凡企业计划外开支，一律报总经理审批。

三、日常办公用品费控制

（一）办公用品购买实行季度申报制

每个部门将所需的日常办公用品于每季初_____日前填写《办公用品购买申报单》交行政管理部，由行政管理部汇总，报财务部、总经理审核批准后统一购买，发放时要进行登记。

（二）特殊办公用品购买

各部门急需或特殊的办公用品，经批准，可自行购买。

1．单价在_____元以下，或总价在_____元以下，由行政管理部经理批准；

2．单价在_____元以上，或总价在_____元以上，由分管副总批准。

（三）凡添置的办公用品属固定资产核算范围内的，由财务部及时登记固定资产明细账，并注明保管人员姓名，各部门要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况，照价赔偿。工作人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。

（四）费用报销

办公费用一律凭完备的《办公用品购买申报单》及其他相关手续办理。凡未归口行政管理部，又未报相关领导同意，擅自购买办公用品和业务书籍的，企业不予报销。

四、印刷费用控制

1．印刷费用单笔在_____元及以上的支出，由行政管理部经理审批；

2．印刷费用单笔在_____元以下的支出，由部门经理审批。

五、图书资料费用控制

1．图书资料费用单笔在_____元及以上的支出，由行政管理部经理审批；

2．图书资料费用单笔在_____元以下的支出，由部门经理审批。

六、维修费用控制

1．各部门设备出现质量问题时，报行政管理部处理；

2．对于在保修期内的设备，由行政管理部直接联系厂家进行维修，超过保质期的设备，行政管理部接到报修后，与维修厂家进行联系，商定修理费用；

3．维修费用单笔在元及以上的支出，由行政管理部经理审批；

4．维修费用单笔在元以下的支出，由部门经理审批。

七、其他行政经费管理控制（略）

第一章　总则

第一条　为促进总公司各项工作的顺利开展，明确费用报销的标准、程序和办法，特制定本规定。

第二章　费用报销审批

第二条　总公司管理费用包括工资、办公费、差旅费、招待费、会议费、车辆使用费。通讯费、房屋租赁费。咨询顾问费、低值易耗品购置费、工会经费、福利费和职工培训费等支出。

第三条　总公司各部门（不含综合业务部，下同）应于年初根据业务需要制定本部门年度费用预算并报财务本部。财务本部审查平衡后报总公司总经理批准下达费用预算定额。年度费用预算执行过程中，财务本部将视情况对费用预算做适当调整。

第四条　开支各项管理费用时，属各部门预算内的正常支出，由各部门正职签字，报财务本部直接审批报销。属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的部门开支，必须提前向财务本部申请，由财务本部根据审批权限审批或报批。

第五条　各部门报销有签字权的为部门正职。部门正职离京时，可以授权部门副职签字，并书面通知财务本部。如一个部门仅设正职单岗或副职单岗而离京的，报销暂缓；确需急办的，报请总公司分管领导签批。

第六条　总公司部门正职本人业务报销须经总公司分管领导签批；总公司副总经理和助理总经理本人业务报销须经总公司总经理签批。

第三章　差旅费开支

第七条　总公司差旅费包括交通费、住宿费。出差补助和邮电通讯等其他费用。

第八条　总公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同，采取实报实销与定额补助相结合的办法。

第九条　总公司职工出差，须先行确定地点、任务，天数、人数及费用预算，以保证差旅费在年度预算定额内节约使用。出差天数在一星期以内的，由部门正职批准，超过此期限的，报公司分管领导批准。

第十条　出差地区划分为一般地区与特殊地区（特殊地区指深圳、珠海、厦门、广州、汕头、上海、海南等），出差天数按自然天数计算（出发、返回当日均算）。

第十一条　总公司职工出差到外地，按乘坐车、船，飞机标准（见附表1）乘坐，特殊情况、不宜执行上述标准时，应由总公司分管领导签批。

第十二条　出差人员夜间（晚7：00至次日凌晨7：00）乘坐火车超过6小时，或白天连续乘车超过10小时的，可购买同席卧铺票；未乘卧铺者，可按所购票价的60％给予补贴。（乘坐特快列车的，按特快票价的50％补贴；购买软座票者不给补贴）。

第十三条　总公司出差人员按规定乘坐车、船、飞机，凭车、船、机票据实报销。每次出差的机场。火车站、码头往返费用，凭相应张数票据在100元以内据实报销。

第十四条　总公司总经理副总经理出差，各项费用实报实销。其他人员出差，住宿费在规定标准以内部分，按住宿发票实报实销，超过标准的部分由本人自负：部门副职及其以下人员，同性别两人以上出差，须合并住宿。此外，助理总经理及其以下人员出差每人每天给予出差补助100／130元（一般地区/特殊地区），出差补助包括在外地的市内交通费和伙食费。职工每次出差如在同一地点驻留二十日以上者，自第二十一日起比照规定标准的80％给予报销。经批准开车出差，当日往返者，按每天出差补助的一半给予补助。

第十五条　总公司职工与总公司领导共同出差，财务本部将视具体情况确定报销标准；聘请公司以外的人员同总公司职工共同出差办事，聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准。

第十六条　职工外地出差发生的宴请费，原则上应按本规定第二十六、二十六条的规定于出差前申请，特殊情况应按审批权限事先口头请示，回单位后补办手续。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日一半的出差补助。

第十七条　职工出差发生的邮电通讯费、文印费，信用卡异地提现手续费等杂费支出按发票据实报销。

第十八条　总公司职工为所属企业出差办事，差旅费应在所属企业报销，报销标准按所属企业有关规定执行。

第十九条　总公司职工在本市内公出办事，不报销任何市内交通费用。

第二十条　出差人员预借差旅费，应填写“出差借款预算单”；若申请出差宴请费的，还应同时附上“招待费审批单”，经出差人员所属部门正职审核签字后，送财务本部审批。审批后办理借款手续。

第二十一条　出差人员返京后，应在七日内到财务本部办理报销手续。

第四章　招待费支出

第二十二条　业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品和礼品等费用。

第二十三条　总公司用于接待来访客人的茶叶、水果。饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制，不得突破财务本部下达的费用预算限额。

第二十四条　以总公司名义制作的纪念品，礼品，统一由办公室负责定做和管理，各部门需领用时，按办公室有关规定办理领用手续。

第二十五条　总公司年末举行对外联谊活动所需费用，或公司举办大型活动的费用由办公室和财务本部集中管理。联合控制。

第二十六条　总公司各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次支出在300元以下的，由各部门正职在财务本部下达的费用预算内严格掌握，不得超支。

第二十七条　总公司各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。

1．提倡勤俭节约，反对铺张浪费，年度招待费用总额不得突破财务本部下达预算；

2．限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数；

3．严格执行总公司制定的宴请标准；

4．必须事先填写招待费审批单，并经批准；

5．凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，财务本部有权拒绝报销并向公司总经理反映。

第二十八条　总公司各部门全年各项管理费用预算执行情况，由财务本部定期审核公布。

第五章　附则

第二十九条　本规定由行政部、财务本部门负责解释和修订。各专业公司（不包括有独立人事管理权的专业公司）可参照执行，亦可在不高于本规定标准的前提下另行制订管理办法，报总公司批准后执行。

第三十条　本规定自总公司颁布之日起生效，原《费用报销管理规定》同时废止。

第一条　为便于掌握开支，根据有关规定，结合本公司实际情况，特制订出本开支标准。

第二条　差旅费

（一）公司职工出差乘坐车、船、飞机和住宿、伙食、市内交通费，按下表规定执行（详见附表）。各部门负责人应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差日期。对因公外出人员均对号入座按标准办理应报销费用。如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的40％计发给个人；如不足标准住宿的，按节约额的50％计发给个人；如超标准住宿的，超支部分一律由个人自己负担。

（二）工作人员出差的交通费一律按附表标准套用。具体对下列情况均以有关规定执行如下：

1．乘坐火车，从晚上20时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可购软席卧铺票；

2．乘坐火车符合1条规定而不买卧铺票的，节省下的卧铺票费，发给个人，但为了计算方便，规定按本人实际乘坐的火车硬座票价折算成一定比例发给。（1）乘坐火车慢车和直快列车的，按特快列车硬席票价的50％发给。（2）符合乘坐火车软席卧铺条件的，如果改乘硬座，也按规定的硬座票价比例发给；但改乘硬卧的，不执行本条（1）款的规定，也不发给软卧和硬卧票价的差额；

3．工作人员趁出差或调动工作之便，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费（按出差人应享受标准），多开支的部分由个人自理。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车船票价按实支报，不发绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿和交通费；

4．出差期间乘坐直达特别快车暂按乘坐一般特别快车不坐卧铺补助的规定执行，即按硬座票价的45％计发补助费，因使用空调设备而另外加收的费用不计入票价之内；

5．工作人员调动工作，核发差旅费以其调入地区执行标准计发。调入人员的交通、住宿、伙食补助除照公司规定执行外，其他开支参照有关规定执行；

6．出差人员在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助费，不发交通费和住宿费。住院超过一个月的停发伙食补助费；

7．公司工作人员参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具的食宿费自理的证明，可回公司按出差标准领取伙食费补助；住宿费凭住宿处发票按公司规定标准执行外，其余情况一概不领发有关费用；

8．员工赴外地学习培训超过30天以上的部分，按职位标准的50％发给。

第四条　加班、夜班、值班和误餐费的规定

（一）加班费规定：

1．法定节日因工作需要加班，按下列公式计发加班费：

（本人月工资-浮动工资/25.5×200％）×加班天数

2．法定假日以外平时因工作需要加班，按下列公式计发加班费：

（本人月工资-浮动工资/25.5×150％）×加班天数

3．员工加班要从严控制，事前报部门经理批准。加班只限于工程抢修、节假日值班和完成其他紧急生产任务等，但月累计不得超过48小时，超过48小时报总经理批准；

4．员工加班后，可以补休而不领加班费，但须办理补休的登记手续；

5．员工出差期间，如遇法定节假日和超过工作不计加班费；

6．加班费经人事部审核后，由财务部发放。

（二）夜班费规定，员工在每日22时至次日6时之间上班工作，不能睡觉，夜班费每人每夜8元。

（三）值班费，市内员工到特区范围内工作（或反向途径）、不能在公司或家里吃午餐者，由各成本中心负责人签字报误餐费8元。报告列明时间、地点、工作内容，由人事部审核，财务部发放。

第五条　外勤津贴规定

（一）生产人员从事露天、井下、高空施工作业按出勤天数，每人每天津贴2元。当天出工在2小时至4小时者，按半天计发，不足2小时者不发津贴。

（二）管理人员和工程技术人员跟班作业，可以按生产人员标准领取外勤津贴。

（三）工程管理的基建办及业务部室外勘察人员，基建办RSU安装人员、基建管理人员、财务部市内采购员、报关员、行政部食堂采购员等，即按实际天数每人每天津贴1元（有勘察设计、安装提成奖领取者则停发该项津贴）。

（四）汽车司机的各类补贴另见专题发文。

第六条　其他福利待遇

（一）员工医疗费用报销按有关规定执行。但每单200元以上必须由财务部经理审核。

（二）室主任、各类师以上人员自用石油气罐，凭据由行政部审签到财务部报销。

（三）本公司工作人员（含合同制职工），每人每月发放洗理费25元、书刊费20元、水电补贴35元、物价补贴73元、粮价补贴20元、煤气补贴45元。

第七条　清凉饮料费规定（发放时间每年5~10月）

1．发放范围原则上按第六条第三项；

2．发放标准由人事部和行政部按批准预算确定，人数由人事部提供，具体由行政部安排报销。

第八条　员工计划生育按最新印发的有关规定执行

第九条　员工服装补贴和发放，参照深圳涉外企业服装补贴和发放办法，凡是公司正式员工（含合同制职工）每两年发放夏装、冬装各一套。此外管理人员每年发领带一条；生产人员按劳动保护规定时限发放劳动防护用品。

第十条　对于临时去港人员费用开支标准和管理办法按深府（1986）298号文的规定执行。对于临时出国人员费用开支标准和管理办法按（84）财外字第610号文的规定执行。

第十一条　由于中央及外省国家机关、事业单位出差人员的住宿费、市内交通费、伙食补助费，实行“分项计算，总额包干，调剂使用，节约归己，超支不补”的办法，我公司接待内地来公司出差的，要根据各类人员出差住宿费标准适当安排，不得以任何名义免收住宿费或只象征性收费，公司公关办公室统一掌握，对于特殊情况者可从公司管理费——交际应酬费项下列支。

第十二条　本规定解释权在公司行政部、财务部。