当今文档一体化的发展趋势

当今文档一体化的发展趋势

当今文档一体化的发展趋势

在全球信息化浪潮冲击下，我国信息化的进程大大加速，文书、文献、档案相分离的现状与信息社会的要求相距甚远，文档一体化已成为文档事业发展的迫切要求和必然趋势。回顾历史，把握现状，展望未来，文档事业何去何从，需要我们深思和探索。

在我国有文字记载的漫长岁月中，文书和档案是融为一体的。从出土的商代甲骨文看，有祭祀、占卜、记注、天文、地理等内容;开创了“史官文化”的史官，既是文书的撰写者，又是档案的保管者。春秋时期，简牍取代了甲骨，著书立说者渐多，学术思想空前活跃。曾任东周守藏史的老子，以其丰富的学识撰写了惊世奇书《道德经》。自谓“述而不作”的孔子，对档案的积累编研倾注了毕生心血。他编撰了六经书，从流传至今的“五经”(《诗》、《书》、《易》、《礼》、《春秋》)看，有诗歌总集、典籍荟萃、占卜哲理、礼仪规范和列国纪事等，是档案编研的丰硕成果。其后，“诸子百家”纷呈，文档合流的历史沉积焕发出灿烂的光彩。西汉司马迁坚持“读万卷书，行万里路”的治学原则，博览群书与实地考察并重，成就了享誉中外的历史巨著《史记》，填补了远古至西汉的文史空白。

然而，在文档一体的格局下，也出现了导致文档分离的因素，主要有二：一是文档数量与日俱增。这既是政事日繁所致，也与文档载体演变(如以纸替代简牍)有关。二是公文类别日益庞杂。南北朝时期刘勰在《文心雕龙》中对诏策、檄移、封禅、章表、奏启、议对、书记等公文的源流和写作方法作了分篇论述，《书记》与文书工作者关系最为密切，其中列举了谱、籍、簿、录、方、述、占、式、律、令、法、制、符、契、券、疏、关、刺、解、牒、状、列、辞、谚等25种类型，强调书记是“政事之先务”，“庶务纷论，因书乃察”。各类公文都有一定原则、程式和方法，须有丰富的专业知识的官吏才能应付裕如。

所谓文档分流，并不是完全截断了三者同源一体的固有联系，也不那么泾渭分明，由于这是一个渐进的过程，很难判断分流的确切年代。从历史记载看宋代文档的界限就比较清楚了。由科举选拔的翰林学士和中书舍人为掌管文书的高级官员;中央和地方机构负责日常文书事务的，是大批无官品的吏员。明清另设有“架阁库”这样的档案机构，还创始了“千金架阁法”的档案管理方式，为后代王朝乃至民国时期所沿袭。

以发展的观点看，文档分流是不可避免的，这对档案事业的发展曾起过促进作用，但这种管理体制和方式却远远落后于当今信息社会的发展要求，文档一体化已成为顺应潮流的必然趋势。

20世纪50年代以来，我国档案事业蓬勃发展，初步形成了综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企事业档案馆等组成的档案馆体系，县以上档案馆达3500多个，连乡镇、村也有了自己的档案室。但文档分离的状况不但没有多大改变，而且更加明晰了，主要表现在部门分管的管理体制、相互脱节的业务流程和各自为政的人员配备等方面。十多年前我国档案管理就提出了文档一体化问题，但由于受技术、体制等的制约，进展缓慢。当前，我国正加快档案信息化步伐，为文档一体化不仅提供了可能性，而且带来了必然性。

档案信息化是以计算机、网络及当代高新信息技术为手段，以档案资源为对象，按照国家和社会行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发利用的现代化管理过程。档案信息化的发展，带动了档案管理观念、机制、方法的变革，其内涵包括档案资源共享化、档案馆藏数字化、档案管理智能化、档案传输网络化和档案服务社会化等方面的内容。这是一项宏伟的系统工程，既不可能一蹴而就，也并非遥遥无期。我国档案事业的发展要求加快档案信息化建设。继建设第一个数字图书馆之后，深圳市建设第一个数字档案馆。北京大学与科怡、柯达公司合作，共同推出“高校档案数字化管理系统”。目前，我国部分中心城市已建设了一批示范性数字档案馆。形势喜人，形势逼人，实现文档一体化刻不容缓。

文档一体化主要指文件材料从起草、修改、制作、分发到归档保存、提供利用，完全在计算机及网络中完成，最终实现无纸化办公，实现文档的一体化管理。电子文件能为计算机系统识别、处理，按一定格式存储于磁带、磁盘或光盘等介质，并可在网上传送数字代码序列。它同纸质文件的记录形式一样，也包括极广的范围，凡政府、机关、社会团体、企事业单位和个人在经济社会活动中为处理事务、交流信息而采用的文字、图表、音像等记录材料，都可形成电子文件。按传统的管理方式，文书和档案存在难以逾越的界线，从文件转化为档案“归档”环节往往存在这样那样的梗阻。而电子文件的管理，按照国外学者认同的“前端控制”思想，可以把归档环节提前到文件形成阶段，从而弥合了文档工作的鸿沟，使档案管理可以控制电子文件形成、积累、整理、鉴定、归档、储存、利用的全过程。近年来，随着计算机技术的普及和办公自动化的扩展，电子文件逐渐增多，出现了电子档案与实物档案并存的情况，给档案管理带来某些麻烦和困难，对传统管理体制、观念和方法形成一股强大的冲击波，促使档案管理向文档一体化进行全方位改革。

文档一体化并非“分久必合，合久必分”的历史重演，它和古代文书档案不分有着质的差异，主要表现在：一是管理手段不同，当代的智能化管理与古代原始的手工操作有着天壤之别;二是管理对象不同，从古代甲骨、简牍、帛纸等实物档案到当代电子文件形成的信息档案实现了质的飞跃;三是管理方式不同，古代文档不分的粗放式管理与当代以高新信息技术沟通文档的集约化管理不可同日而语;四是服务范围不同，从为王朝服务的封闭型管理到为社会服务的开放型管理，将大大提高档案的利用价值。总之，文档一体化将为档案事业的发展开辟一片新的天地。