文档管理制度的变迁

文档管理制度的变迁

“架阁法”：文档管理制度的变迁

中国古代历来重视文档管理，随着文档数量的不断增多，管理制度和方法也不断改进。回顾文档管理制度的发展历程，有利于从中汲取有益的借鉴。

早在奴隶社会的殷商时期，对既是文书又是档案的甲骨文就有了相应的管理制度。从河南安阳出土的甲骨看，最迟在盘庚迁殷后就有了初步的整理、归档、保管制度，还从摆放甲骨的灰坑中发现了一具骸骨。甲骨文中就有“册”字，说明甲骨档案当时就已经造册保存了。

西周时期，文档渐多，建立了保证安全的管理制度：一是建立副本，分别存放于不同处所，以免遭受灾害或意外造成难以弥补的损失;二是选择保管地点，对重要档案大多保存于寺庙这类安静神圣的地方，据《周论》记载，还有名为“天府”的专门管理机构;三是特制保管箱柜，多采用防水火的金属柜，称之为“金柜”。

秦汉时期，封建统治者认识到档案与政权的密切关系，进一步加强了文档管理。秦代把文档保管地称为“书府”，派遣专职官吏日夜看守，还有严禁烟火的严格规定。汉代进一步把文档管理定入汉律，对文书档案人员资格有严格考核的规定。东汉时还设政府部门御史台——兰台，专门管理文书档案。

唐代是封建社会的鼎盛时期，政府的各级官署都拥有大量的文书档案，三年鉴定一次，清除无价值档案，叫做“拣除”，评定档案价值，按不同等级确定保存期限;对档案文件的晾晒、修补、查阅等细节，都有比较明确的规定。唐代还建立了最早的人事档案库——甲库。

宋代沿袭唐代档案管理制度，鉴定制度不称“拣除”而称为“简检”，意义更加明确，不侧重于剔除。从北宋起，就开始采用“架阁”法，设立专管文档的“架阁库”，制度更加严密。由于档案由平列式、卷轴式发展为折叠式，规定整理时置册分门编录，按进库日期以千字文顺序排列;注明封题、张数、事目，称为“印缝”;登记簿上注明字号、库名，类似于“索引”。为了分类保管日益增多的档案，先后建立被称为“阁”的皇家档案馆，有保存御制、御用文档的龙图阁，保管经史子集文书的经典阁和文集阁，保存天文资料的天文阁，汇聚奇珍异宝的瑞总阁，收藏皇帝个人档案的天章阁、宝文阁、显谟阁、徽猷阁等。民间广为传唱、家喻户晓的“包青天”，除刚正不阿的个人品格外，他办案主要凭借的是文书档案。包拯(999—1062)，字希仁，安徽合肥人。在北宋时期为官四十年，曾任监察御史、知谏院、枢密副史等可接触档案的职务，还曾在天章阁、龙图阁等皇家档案部门任职，从而毫不畏惧地与皇亲权贵作斗争。不说众多的民间传说，据《宋史·包拯传》载：一次开封城漫街大水灾，经查是豪门纷纷在惠民河上修建楼台亭阁堵塞河道所致，不是天灾而是人祸。权贵以“地契”为证抗拒查办，包公以档案为凭打击了肆意侵占公地的不法行为，强行拆除了非法建筑，疏通了河道。南宋时期沿袭北宋制度，增设档案馆，有收藏徽宗档案的敷文阁，收藏诗、文、碑、记、手札的焕音阁，收藏孝宗档案的华文阁，收藏光宗档案的宝章阁。北宋的“五阁”加上南宋的“六阁”，档案馆达十一处之多，仁宗帝还曾带领文武百官参观龙图阁、天章阁，瞻仰前几代皇帝的手迹。

明代对档案极为重视，尤其是对记录全国土地、户口、税收、徭役的经济档案有一套更加严格的制度。由于这种档案以黄色为封面，通称“黄册”，黄册保管采用架阁法，按年、按地区排列、贮藏，贮册架阁的宽窄高低尺寸都有规格，制作材料也有严格要求，造册原则、内容、格式以及转移归档等都有严格的规定。凡此通称为“禁例”，犯禁者量刑治罪，擅自涂改黄册者处以极刑。中央的黄册库设在南京后湖中央的名为旧州、新州、常州、东州、西州的五个孤岛上，湖及周边土地严禁耕种渔牧，派兵看守，被称为“禁湖”和“禁地”。库存黄册不断增多;据史载，景泰七年(1456)40多万本，弘治三年(1490)77万多本，万历二十年(1592)就达150多万本了。档案工作人员平时约200余人，最多时曾达4400多人。从洪武十四年(1381)至明亡(1648)的260多年中，黄册库的档案工作一直不间断地运转。

清代的档案制度渐趋完善，全部采用架阁法管理，更侧重于档案资源的利用，作为巩固政权的重要工具。雍正年间(1723—1735)，世宗胤祯为整顿吏治，大力改革档案管理制度：一是严格副本制度，从上到下所有文书档案都另设副本存档，堵塞官吏擅改的弊端;二是改进人事制度，实行书吏轮换，避免文吏长期控制文档，舞文作弊。胤祯执政虽仅短短的13年就病故了，但他对文档事业的贡献不可磨灭。

前代的文档制度虽不断有所改进，但未从根本上改变“重藏轻用”的传统，清代采用了比较先进的“千金架阁法”，主要在“三大转变”上有所突破。

一是由注重保存向便于检索转变。以往对档案管理多着眼于文档的安全性，在防火、防水、防盗上下功夫;清代的架阁在便于查阅上做文章，按《千字文》序号逐类归档，并设有目录备查，使架阁文档一目了然，易于查寻。

二是由束之高阁向架阁开放转变。历来保存文档的处所称为“阁”，往往设在楼台亭阁高处，束之高阁给人以神秘感;清代的文阁从京城辐射到全国各大城市，特别是经济繁荣地区就有“江浙三阁”，还开了架阁对平民开放的先例。清代查阅资料并不困难，除保密档案外，无论官修或私修史书都可查到相关资料，“实录”、“汇编”之类的文献大量涌现，如《清实录》、《皇朝文献通考》、《台湾府志》、《广州府志》、《雍正朱批谕旨》等等。

三是由内向专用向外向利用转变。架阁法的采用促进了文档管理的改革，管理吏员不仅要考虑统治阶层的专用问题，也要考虑文档资料更广泛的用途，因此内部管理开始从内向型向外向型转变。例如，历代王朝的军事档案视为机密而不予公开，清代军事频繁，康熙大帝就重视储存军事档案，雍正八年设军机处，乾隆十四年设方略馆，有关诏命、密旨、征剿、塘报、探报等文书难以数计，清自康熙起就利用丰富的档案汇编军事文件，有《平定三逆方略》、《平定朔漠方略》、《开国方略》、《临清纪略》等近二十部，不仅对清代军事活动有指导意义，而且对后代研究清军事史也有重要的参考价值。

以上几方面的转变是一个渐变的过程，尽管这些转变还未能从根本上改变档案为统治者服务的格局，但却是迈向近代文档科学管理的开端。