记账凭证的审核与修改

第二节　记账凭证的审核与修改

一、记账凭证的审核

(一)计算机会计中的凭证审核

会计凭证的审核工作是会计工作中非常重要且不可跨越的工作环节，在会计制度中有明确的规定和要求。在计算机会计信息系统中，由于编制记账凭证是唯一直接由人工进行的操作，记账等工作是自动进行的，无法在记账过程中再次确认和计量，所以对会计凭证的审核就更加重要了。审核凭证是审核人员按照财会制度，对制单人员填制的会计凭证进行检查核对。在手工会计中，凭证的审核主要包括对原始凭证的审核和对记账凭证的审核;在计算机会计信息系统中，由于记账凭证分为手工凭证和机内凭证，所以对记账凭证的审核又分为对手工凭证的审核和对机内凭证的审核。由于机内凭证是整个系统数据的基础，又是计算机会计信息系统中所特有的，所以下面主要说明对机内凭证的审核方法。

审核机内记账凭证，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确，经审核签字后方可记账。审查认为错误或有异议的凭证，应交于填制人员修改。在手工会计中，对制单人填制的会计凭证必须由另一个人进行审核，只有审核无误的会计凭证方可作为记账的依据。在计算机会计信息系统中，审核人和制单人同样不能是同一个人。凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以。

具体审核操作可以有两种方法，一种是直接在屏幕上核对;另一种是打印出来核对。采用直接在屏幕上核对时，通过菜单进入凭证审核功能后，系统提示输入要求审核的凭证时间，屏幕显示所录入的第一张凭证，审核人员经过认真审核无误后，系统再次自动进行平衡校验，如果借贷平衡，系统则在“审核”栏填进审核人员的名字作为标记，表示凭证已审核通过，可以记账。如果凭证有错误，系统将显示错误内容。但在此不能修改，须在“凭证制单与修改”功能中进行修改。

采用打印出来核对时，先将未审核的机内记账凭证打印输出，由审核人员审核书面的记账凭证。对审核无误的记账凭证在书面签章;对有差错的凭证也在书面指出并通知编制和录入人员修改，直到修改正确再签章。对一批凭证全部审核通过并签章后，最后统一签署机内凭证。

采用前一种方法流程比较简单，易于组织。但审核人员较疲劳(因为是面对屏幕工作)，且不容易留下审核依据。后一种方法操作环节较多，但每个环节操作简单，所有审核依据都可存档备查。本书认为后一种方法较好。大家可以根据本单位的具体情况酌情选择。

特别需要说明的是，进行审核操作的人员须获得专门的授权。获得授权的审核员有权审核除自己以外其他人录入或修改的凭证，但不得审核自己录入或修改的凭证。这种牵制关系实质上与在手工会计中一样。但在计算机会计信息系统中，由于操作方式发生了较大的改变，这个重要的问题往往就被忽视了。

(二)记账凭证审核流程

输入的凭证必须经过审核并确认签章后方可在计算机中记账和编制会计报表。

按照制度规定，审核凭证和输入凭证的操作员不能相同。但为了简化操作，我们在这里暂时让虚拟操作员“1”既担任输入员，又担任审核员。为此，我们需要通过菜单进入“核算单位参数设置”窗口进行相应的设置。设置结果如图6-5所示。

图6-5　设置凭证输入与审核的牵制关系

完成上述设置后，通过菜单打开凭证审核窗口，首先选择审核凭证的范围:全选。选择出凭证后屏幕会显示这些凭证，对选择出的凭证可以进行如图6-6所示的操作。

图6-6　对审核的凭证可以进行的操作

1.对当前显示的凭证进行签章

按键Alt+S，确认本张凭证正确并将审核人员的名字附在该张凭证上。已签章的凭证不能重复签章。签完章的凭证不能直接修改。

2.取消当前显示凭证的签章

按键Alt+C，从已签章的凭证上抹去审核人员的姓名，使该张凭证成为未签章的凭证。抹去后该张凭证可以被修改。只能由原审核员取消签章，不能由其他人员取消。即审核人员只能取消自己的签章。

3.对本次所选的所有凭证签章

按键ALT+Q，本次所选的凭证中，只要是未签章的都签章，即都附上审核人员的名字。这是一种快速签章法。签完章的凭证可以被记账。

4.将本次所选凭证中所有的签章都取消

按键ALT+Y，凡是已签章的凭证，只要签章者的姓名和本次审核人员的姓名相同，在按完ALT+Y后都将取消签章。取消签章的凭证可以被修改。这是一种成批快速取消签章法。

5.发现有误凭证时，加标记

按F8键，单击“确定”，可以将在审核过程中发现的有错凭证加设标志(参见图6-7)。此时该凭证的右上角显示［错误］字样。错误标记有两个作用:一是到“凭证输入修改”功能对该凭证进行修改操作时，可以很方便地找到需要修改的错误凭证;二是有错误标志的凭证不能被审核签章。凭证中的错误被更正后，还必须去掉错误标志才能审核签章。除错误标志仍在“审核凭证”功能中按F8键，只是现在应单击“取消”。可反复按F8键，注意观察效果。

图6-7　在凭证审核窗口中按F8键加错误标志

二、记账凭证的修改

(一)错误记账凭证的更正

错误记账凭证的更正是个经常可能遇到的问题。在手工会计中通常叫做“错账更正”，其中包括大家都很熟悉的三种更正方法及其适用范围。但在计算机会计核算中，却有必要重新讨论这个问题。因为两者在许多方面存在差异。下面从错误发生的环节、发现的环节、更正的方法和效果四个方面说明。

1.错误发生的环节

在手工会计中，错误发生的环节有两个:凭证编制错误和账簿登记错误。

在计算机会计实务中，错误发生的环节只有一个:凭证编制错误。因为计算机记账是全自动进行的，理论上不可能发生差错。

2.错误发现的环节

在(手工)会计原理教科书中，实际上有个默认假定:错账是通过试算平衡表的编制被发现的，即在账簿登记以后。其他环节发现的错误则被忽略。

而我们现在要对会计核算的全过程考察，所以错误发现的环节包括:凭证审核前、凭证审核中、凭证审核后(记账前)、记账后、结账后等。

由于我们现在讨论的是会计核算的全过程各个环节上发现的错误，

3.错误更正的方法

在手工会计中，大家都很熟悉三种错账更正方法及其适用范围。这里不再赘述。

由于我们现在讨论的是会计核算的全过程各个环节上发现的错误，因此在更正方法上不能直接与手工会计中的更正方法对比。只能与对相同环节上发现的错误所采用的更正方法进行对比。

凭证输入后，输入者本人或其他人在审核签章前(通过查询、汇总、试记账、审核等)发现的错误，可由输入者本人直接更正。

审核签章以后记账以前发现的错误，可由审核人取消签章再通知输入者更正。

在以上两个环节发现的差错，可以进行不留痕迹的更正。

记账以后结账以前发现的差错，只能采用红字冲正法或补充登记法更正。在计算机会计实务工作中，推荐采用红字冲正法。这是因为:(1)数据比较完整，便于使用;(2)会计核算软件通常都有会计编制红字凭证的功能，效率较手工高。

结账以后发现的差错，只好在下一个会计期间更正。但本期编制会计报表可能受影响，需要注意。

总之，对于错账，预防为主仍是原则。已经发生的错账，越早发现越好。上面四种更正方法，越往后，操作越复杂，“预后”越不好。

4.更正的效果

如上所述，前两种更正方法，可以做到不留痕迹。第三种方法，可以做到不影响本期会计报表的编制。第四种方法，则要在编制本期会计报表时采取补救措施。

(二)记账凭证修改

1.直接更正

在凭证输入修改功能中，通过输入旧的凭证号调出需要更正的错误凭证直接进行修改即可。只有未加审核签章的凭证才能直接更正。

2.审核中发现差错后的更正

审核员对审核发现的错误凭证加错误标志，由输入员修改后，再由审核员取消错误标志，重新审核。

3.审核后发现差错的更正

此时需先由审核员取消审核签章，再按审核中发现差错后的更正程序进行更正。

4.记账后发现差错的更正

记账后发现差错，通常采用红字冲销法。操作过程与手工会计相同:先编一张红字凭证冲销错误凭证，再编一张正确的凭证。

编制红字冲销凭证可自动进行，方法如下:

在输入“凭证类型”的时候按F8或单击“其他”选其中的“红字冲销”，屏幕出现如图6-8所示的窗口，在此窗口中，输入待冲销的凭证所在的会计月度和凭证号，则系统自动编制一张红字冲销凭证，编制方法为:

图6-8　“自动冲销已记账凭证”对话窗口

(1)将所有摘要填为“冲销某月某日某号凭证”。

(2)将所有金额(包括外币、数量)改为负数，大小不变。

(3)冲销凭证的编号为本会计期同类凭证最后一张，日期为当天日期。

(4)其他内容不变。

红字冲销凭证可以修改，也必须在审核后才能记账。

5.结账后发现错误的更正

万一结账以后才发现错误，就只能在下个月进行更正了。通常也采用红字更正法。此时需注意调整会计报表中的有关数据。