各种明细账活页式

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【摘要】：第二节　账簿的设置和登记一、账簿的设置(一)账簿的设置原则任何单位都应当根据本单位经济业务的特点和经济管理的要求，设置相应的账簿。月末，结出多栏式现金日记账的对应账户栏以及现金收入和付出的总额，作为登记总账的依据。银行存款日记账由出纳员负责登记和保管，其登记方法与现金日记账登记方法基本相同。

第二节　账簿的设置和登记

一、账簿的设置

(一)账簿的设置原则

任何单位都应当根据本单位经济业务的特点和经济管理的要求，设置相应的账簿。一般情况下，设置账簿应遵循以下基本原则：

(1)全面性。账簿设置应能保证全面地反映和监督经济活动情况，既要能为经济管理提供总括的数量信息资料，又要能提供一些详细具体的数据信息资料，满足企业管理部门和各方面信息使用者对各类经济技术指标的需求。

(2)清晰性。应结合各单位的经济活动特点，按所记录的经济业务内容和所提供的核算指标的要求设置账簿，明确账簿的种类，账页的格式、内容及登记方法；明确账簿体系中不同账户的特定经济内容，明确账簿的登记责任。

(3)系统性。账簿设置必须做到组织严密、层次分明、账簿之间保持内在联系和勾稽关系，起到相互制约的作用，有关账簿应能科学地联系点在一起、共同构成一个完整的账簿体系，全面、系统地反映生产经营活动，为经济管理提供全面系统、各种各样的经济活动信息，还应防止过分复杂或简化。

(二)账簿的基本内容

各种账簿所记录的经济业务不同，账簿的格式可以多种多样，但各种账簿主要应具备以下基本内容。

1.封皮

封皮包括封面、封底和封脊。每本账簿除了应在它的封面上标明账簿名称和记账单位名称外，还应在封脊上写明账簿名称。

2.扉页

扉页主要列明账簿启用及交接表(或经管账簿人员一览表)和账户目录。其一般格式分别见表7-6、表7-7。

表7-6　账簿启用及交接表

表7-7　账户目录(科目索引)

3.账页

账页是构成账簿的主要组成部分，账页根据其反映的经济业务不同具有多种格式，但基本内容应包括：①账户名称(或称会计科目、二级科目等)；②登记日期栏；③凭证种类和号数栏；④摘要栏；⑤借贷方金额及余额的方向、金额栏；⑥总页次和分户页次。

二、账簿的登记

(一)日记账的登记

1.普通日记账的登记

普通日记账，又称分录簿，是序时地登记全部经济业务的日记账。它是根据日常发生的经济业务所取得的原始凭证直接作会计分录，作为登记分类账依据的账簿，所以这种日记账起了记账凭证的作用。

普通日记账是根据原始凭证逐日逐笔顺序登记的，把每一笔经济业务转化为会计分录登记在账上，然后再转记列入分类账中。因其只有两个金额栏，因此，这种格式又称为“两栏式”。其账页通用格式见表7-－1所示。

普通日记账的登记方法如下：

(1)日期栏，按照经济业务发生时间的先后顺序逐项登记，并指明会计分录日期。

(2)凭证号数栏，登记收付凭证的种类和编号。

(3)摘要栏，简明扼要地写明每一项经济业务的内容。

(4)账户名称栏，写应借、应贷总分类账户的名称。

(5)分类账页数栏，对于已记入普通日记账的记录，应在月终编制报表之前登记有关总分类账簿，并在此栏内注明各有关总分类账户的页数，以备查。

(6)借方、贷方金额栏，登记借方、贷方实际发生的金额。

其具体登记如表7-8所示。

表7-8　普通日记账

采用普通日记账，可以逐日反映，全部经济业务的发生和完成情况。但由于只有一本日记账，不便分工记账，也不能反映各类经济业务的发生或完成情况。由于要逐笔记账，记账工作量比较繁重。因此，目前我国企业很少采用普通日记账。

2.特种日记账的登记

为了逐日反映现金、银行存款的收入、支出及结余情况，加强对企业资金的管理与监督，各单位一般应设置现金日记账和银行存款日记账，有条件的企业还可以设置转账日记账。

(1)现金日记账。现金日记账是记录和反映现金收付业务的一种特种日记账，一般采用订本账簿，其格式有两种，一种是三栏式，另一种是多栏式。

三栏式现金日记账，现金的收入和付出同在一张账页上，相应的对方科目不设专栏反映，其账页格式见表7-9所示。

为了便于反映每笔收支的来源和用途，以便分析和汇总对应科目的金额，也可以采用多栏式日记账，即把收入栏和付出栏分别按照对方科目设专栏进行了登记，多栏式日记账账页格式见表7-10所示。

表7-9　库存现金日记账(三栏式)

表7-10　现金日记账(多栏式)

如果会计科目较多，现金日记账的账页宽幅过长，这样既不便于记账，又容易发生过账的错误，可将上述格式一分为二，即将现金的收入和付出分别反映在两本账簿中，称为“现金收入日记账”和“现金支出日记账”，并按现金收入和付出的对应账户设置专栏进行登记。在借贷记账法下，多栏式现金日记账的账页格式见表7-11、表7-12。

表7-11　现金收入日记账

表7-12　现金支出日记账

现金日记账由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证，逐日逐笔按照经济业务的时间顺序进行登记。具体方法是：

①日期栏，登记现金实际收付日期。

②凭证号数栏，登记收付凭证的种类和编号。

③摘要栏，登记经济业务的简要说明。

④对方科目栏，登记现金收入的来源科目或付出的用途科目。

⑤收入、付出栏，登记现金实际收付金额。

⑥结余栏，登记现金结余金额。每日终了，应分别计算出现金收入和付出的合计数，结出余额并与库存现金核对，即通常说的“日清”。如果账款不符，应查明原因。月终要计算现金收、付合计数和结余额，即通常说的“月结”。

采用收入和支出分设账本的多栏式现金日记账时，在每日终了时，还应将本日现金支出日记账中的支出合计，转记到现金收入日记账中的支出合计栏内，以便结出当日余额，再与库存现金余额核对。月末，结出多栏式现金日记账的对应账户栏以及现金收入和付出的总额，作为登记总账的依据。这样，就可以减少登记总账的工作量。但对应账户中的“银行存款”账户栏的本月发生额，因已同时记入多栏式银行存款日记账，故不需过入总账。

(2)银行存款日记账。银行存款日记账，是记录和反映银行存款收付业务的一种特种日记账。它应按存款种类分别设置，其账页格式见表7-13、表7-14、表7-15、表7-16所示。

银行存款日记账由出纳员负责登记和保管，其登记方法与现金日记账登记方法基本相同。每日终了，结出本日银行存款的收入、支出合计和本日余额，以便定期与银行转来的银行存款对账单逐笔核对。

表7-13　银行存款日记账(三栏式)

表7-14　银行存款日记账(多栏式)

表7-15　银行存款收入日记账

表7-16　银行存款支出日记账

(3)转账日记账。除设置现金、银行存款日记账外，一般企业不再设其他日记账。有的企业因管理的需要还设转账日记账，用来登记现金日记账和银行存款日记账所不能包括的其他经济业务。转账日记账相对现金、银行存款日记账来说，可认为是企业的普通日记账。不过此时的转账日记账与最早出现的普通日记账是不同的：其一，它是根据有关转账凭证登记的，因此，在账页中要增设“转账凭证号数”栏；其二，它不再作为登记有关总分类账的依据，因此，账页中不再设“过账”栏。转账日记账账页格式如表7-17所示。

表7-17　转账日记账

转账日记账是根据转账凭证逐日逐笔顺序登记的。设置转账日记账的主要目的是将每日发生的转账业务集中反映出来；同时，利用转账日记账的记录，可以检查转账凭证有无丢失，保证账证相符。

(二)总分类账的登记

为了总括、全面地反映经济活动和财务收支情况，并为编制会计报表提供资料，每个单位必须设置总分类账。

总分类账简称总账，它是按照一级科目设置的，用来分类、连续记录和反映各种资产、负债和所有者权益等的总括情况的账簿。

总分类账一般采用借方、贷方、余额三栏式的订本账，其账页格式如表7-－2所示。

由于订本式账簿页次固定，不能随时增添账页，也不能任意抽取账页，因而在启用时应根据各科目发生业务的多少适当估计预留页数。同时根据实际需要，在总分类账中的借贷两栏内，也可增设对方科目或采用多栏式总分类账的格式。

表7-18　总分类账

多栏式总分类账是把所有的总账科目全设在一张账页上，但其具体设计又有两种方法：一是按会计科目分设专栏，所有的经济业务，根据记账凭证序时、分类别直接登记入账。这种格式的总分类账，实际上是序时账与分类账结合的账簿，因此被称为日记账，其账页格式如表7-19所示。二是按经济业务的性质分设专栏，所有经济业务，根据记账凭证定期汇总登记入账，其账页格式如表7-20所示。

表7-19　日记总账

表7-20　总分类账

综上所述，总分类账可以采用三栏式，也可以采用多栏式。不同单位可以采用不同的记账程序，所以总分类的记账程序也不完全相同，其中主要有两种形式：一种是直接根据记账凭证逐日逐笔顺序登记；另一种是间接根据记账凭证进行登记，即根据记账凭证通过一定方式(如科目汇总表，汇总记账凭证)汇总后再进行登记，也可以根据多栏日记账逐笔或定期汇总登记，但不管采用什么形式，月终都要在全部经济业务登记完了之后，结出各账户的本期发生额和期末余额。

(三)明细分类账的登记

为了提供有关经济活动的详细资料，以满足经营管理的需要，在设置总分类账的同时，还必须设置必要的明细分类账。

明细分类账简称明细账，它按照二级科目或明细科目设置，用以分类、连续记录和反映各会计要素的详细情况，为编制会计报表提供所需要的详细资料。明细分类账对于加强财产的收发和保管、资金的管理和使用、收入的取得和分配、往来款项清算以及费用的开支等方面的监督起着重要的作用。因此，每一个企业都必须设置材料、产成品、固定资产、债权债务、业务收支、费用开支以及其他必要的明细账。

明细账一般采用活页式账簿，但也有少数采用卡片式账簿，如固定资产明细账。明细账的格式和登记方法主要有下列四种。

1.三栏式明细账

三栏式明细账设有借方、贷方和余额三个金额栏，用来登记只需要反映金额的经济业务，如涉及应收、应付账款等的业务，其账页格式与三栏式总账账页格式相同。

三栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。

2.数量金额式明细账

数量金额式明细账设有收入、发出和结存的数量及金额栏，用来登记既要反映金额又要反映实物数量的经济业务，如材料，产成品、库存商品、固定资产的收发结存等业务，其账页格式如表7-21所示。

表7-21　材料明细分类账

数量金额式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。

3.多栏式明细分类账

多栏式明细分类账是为了减少记账工作量和便于分析利用，根据经济业务的内容和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上，集中反映各有关明细项目的详细资料。这种格式适用于费用、成本和收入、利润等科目的明细分类核算。多栏式费用明细分类账的账页格式如表7-22所示。

多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表，按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的。对于成本费用类账户，只在借方设专栏，平时在借方登记费用、成本发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额，平时如发生贷方发生额，应用“红字”在借方有关栏内登记，表示应从借方发生额中冲减。同样，对于收入、成果类账户，只在贷方设专栏，平时在贷方登记收入的发生额，借方登记月末将贷方发生额一次转入“本年利润”的数额，若平时发生退货，应用“红字”在贷方有关栏内登记。

表7-22　生产成本明细分类账

多栏式收入明细分类账的账页格式如表7-23所示。

表7-23　主营业务收入明细分类账

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多栏式本年利润明细分类账的账页格式如表7-24所示。

表7-24　本年利润明细分类账

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4.横线登记式明细分类账

横线登记式明细分类账亦称为平行式明细账，其账页特点是在账页的同一行内，记录某一项经济业务从发生到结束的全部事项。如物资采购明细账可在一行内记录采购材料业务的购料和收料情况。其账页格式如表7-25所示。它主要适用于登记物资采购业务、应收票据和一次性备用金业务。

这种明细账借方一般在购料付款或借出备用金时按会计凭证的编号顺序逐日逐笔进行登记，其贷方则不要求按会计凭证编号逐日逐笔登记，而是在材料验收入库或备用金使用后报销和收回时，在与其借方记录的同一行内进行登记。即同一类业务的借、贷方记录应在同一行内进行登记。同一行内借、贷方有相等金额的记录时，表示该经济业务已处理完毕；若一行内只有借方记录而无贷方记录的，表示该项经济业务尚未结束。

表7-25　材料采购明细账

以上各种明细账的设置和登记方法，主要根据本单位经济业务的繁简和经营管理上的实际需要来确定。一般是根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证逐笔登记，也可以逐日或定期汇总后登记。但是，固定资产、债权债务等明细账应当逐笔登记。各种明细账在每次登记完毕之后应结算出余额。为了便于事后检查和核对账目，在明细分类账的摘要栏内必须将经济业务的简要内容填写清楚。

(四)备查账簿的登记

如前所述，备查账簿没有固定格式，各单位可根据实际工作的需要自行设计。备查账的记录不列入本单位的财务会计报告。如以“租入固定资产登记簿”为例，其账页格式如表7-26所示。

表7-26　租入固定资产登记簿

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(五)总分类账户和明细分类账户的平行登记

1.总分类账户与明细分类账户的关系

总分类账户是按照一级会计科目设置的，采用货币计量单位，分类、连续地提供各种总括核算资料的账户，简称总账。明细分类账户是根据总分类账的核算内容按二级科目或明细科目设置的，采用货币或货币和实物计量单位，分类、连续地提供各种明细核算资料的账户，简称明细账。

为了满足企业内部经营管理和外部有关方面对会计信息的不同需要，会计核算不仅要求提供总括核算指标，而且在许多情况下还要提供明细核算指标。为此，企业既要根据总分类科目开设总分类账，进行总分类核算，又要根据明细分类科目开设明细分类账，进行明细分类核算。

对于需要开设明细分类账户的总分类账户，在总分类账户和明细分类账户之间存在着不可分割的相互关系。总分类账户和明细分类账户所记录的经济业务内容是相同的，所不同的只是提供核算资料有详细程度的差别。总分类账户提供的是所属明细分类账户的总括核算资料，对所属明细账起统驭控制作用，能全面、概括地反映企业某一方面的经济活动情况；而明细分类账户提供的是详细核算资料，是对总分类账户起补充说明的作用，不仅用价值指标反映，经常还采用实物单位来计量和反映，以补充提供总分类账户所不能反映的更详尽的资料。例如设置“固定资产”总分类账户，可以提供企业全部固定资产价值的增减变动情况，可据以了解企业固定资产的投资规模、生产能力、固定资产新旧程度等情况。但由于企业固定资产种类繁多，还必须根据企业固定资产的类别、使用部门设置明细账，以详细了解各类固定资产的具体情况。

明细分类账可分为二级明细账户和三级明细账户。二级账户是指介于总分类账户和明细分类账户之间的账户，更具体、详细的明细分类账称为三级账户。

2.总分类账户与明细分类账户的平行登记

从总分类账户和明细分类账户的相互关系可以看出，总分类账和明细分类账所反映的对象和登记的依据是相同的，提供的核算资料是相互补充的。根据总分类账户与明细分类账户之间的上述关系，在会计核算中，为了便于进行账户记录的核对，保证核算资料的完整性和正确性，总分类账户及其所属明细分类账户必须采用平行登记的方法。

所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务事项，都要以会计凭证为依据，分别在总分类账户及其所属明细分类账户同时进行登记的方法。

(1)总分类账户与明细分类账账户平行登记的要点：

①同依据，即依据相同。对于需要提供详细指标的每一项经济业务，应根据会计凭证，既要登记有关总分类账户，又要登记其所属明细分类账户。

②同期间，即期间相同。对每项经济业务在记入总分类账户和明细分类账户过程中，可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。

③同方向，即方向相同。在某一总分类账户及其所属明细分类账户中登记经济业务时，方向必须相同。也就是说，总分类账户记入借方，明细分类账户也记入借方；总分类账户记入贷方，明细分类账户也记入贷方。

④等金额，即金额相等。发生的每项经济业务记入总分类账户和所属明细类账户时，其记入总分类账户的金额必须与记入各所属明细分类账户的金额之和相等。但是，这种金额相等只表明其数量关系，不一定都是借方发生额和贷方发生额相等的关系。

(2)总分类账户与明细分类账户平行登记的方法：

在平行登记时，首先设置并登记总分类账户及其所属明细分类账户的期初余额；其次根据记账凭证上列明的会计分录，在有关的总分类账户中进行总括的登记，并根据记账凭证及其所附的原始凭证在总分类账户所属的明细分类账户中进行详细登记；最后分别在总分类账户及其所属明细分类账户中结出本期发生额和期末余额，并检查它们是否相等。

平行登记的结果使总分类账户和其所属明细分类账户之间存在着特定的数量关系，这种关系用公式表示：

总分类账户本期发生额＝总分类账户所属明细分类账户本期发生额合计

总分类账户期末(初)余额＝总分类账户所属明细分类账户期末(初)余额合计

现以“原材料”、“应付账款”两个账户为例，说明总分类账户和其明细分类账户的平行登记方法。

例7-1　某企业2008年5月份的“原材料”、“应付账款”总账和明细账的期初余额如下：“原材料”账户期初余额50 000元，其中甲材料100吨，每吨200元，共计20 000元；乙材料200吨，每吨150元，共计30 000元。“应付账款”账户期初余额60 000元，其中欠驰立公司40 000元，朝宇公司20 000元。

5月6日，向驰立公司购入甲、乙材料，均已验收入库，货款未付。甲材料50吨，每吨200元，计10 000元；乙材料20吨，每吨150元，计3 000元。会计分录如下：

借：原材料———甲材料　　　　　　　　　　　　10 000

　　　　　———乙材料　　　　　　　　　　　　 3 000

　贷：应付账款———驰立公司　　　　　　　　　　　13 000

5月10日，以银行存款偿还驰立公司货款10 000元。会计分录如下：

借：应付账款———驰立公司　　　　　　　　　　10 000

　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　10 000

5月18日，向朝宇购买甲材料20吨，每吨200元，计4 000元，货款未付，材料已验收入库。会计分录如下：

借：原材料———甲材料　　　　　　　　　　　　4 000

贷：应付账款———朝宇公司　　　　　　　　　　　 4 000

5月24日，车间领用甲材料150吨，每吨200元，计30 000元；乙材料100吨，每吨150元，计15 000元。会计分录如下：

借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　45 000