第一节 会计账簿的意义和种类
一、会计账簿的意义
会计账簿是以会计凭证为依据，由具有专门格式而又相互联系的账页组成，用以连续、系统、全面地记录和反映各项经济业务的簿记。设置和登记账簿是会计核算的方法之一。
任何一个单位发生经济业务之后，必然要取得原始凭证，并且根据原始凭证填制记账凭证，从而证明该项经济业务的完成情况。但由于会计凭证数量多，格式不一，又很分散，每张凭证只能反映个别经济业务的内容，不能全面、连续、系统地反映和监督一个单位在某一类和全部经济业务增减变动情况，而且不便于查阅。因此，各单位必须在会计凭证的基础上设置和登记有关账簿，使分散的资料按照账户归类汇总，形成系统化的会计资料，从而为编制会计报表提供必要的数据资料，而且也便于日后对会计资料的保管和查阅。
在整个会计核算体系中，账簿处于中间环节，对于会计凭证和会计报表起到承前启后的作用。所以，科学的设置和登记账簿对于实现会计工作目标具有重要意义。
1.可以为经济管理提供连续、系统、全面的会计信息
登记会计账簿时，是按照经济业务发生的时间顺序，毫无遗漏地登记各账户，因此账簿能全面而系统地反映和监督各项经济业务的发生和完成情况，这样提供的会计信息就具有连续性、全面性；同时有关账户之间又是相互联系地进行登记，所以提供的会计信息具有系统性，有利于加强单位内部经济管理，有助于正确地进行经营决策。
2.有利于保护财产物资的安全完整
通过设置和登记账簿，可以全面深入地了解企业各项财产物资、货币资金负债及所有者权益等的增减变动情况，有利于保证其安全、完整和监督。借助于账簿记录，定期进行账实核对，可以监督各项财产物资的保管情况，防止损失浪费，保护财产的安全完整。
3.有利于及时结算对账，促使企业加速资金周转
通过账簿记录，有利于同有关单位及时结算对账，及时清理应收、应付往来款项，加速企业资金周转，提高企业资金使用效率。企业通过定期将银行存款日记账和银行对账单核对，以保证银行存款记录的正确性。通过应收、应付往来款项的明细核算，可以了解人欠、欠人的情况，便于及时同对方对账、结算，积极催收应收款项，按时支付应付款项，认真清理账目，促使企业加速资金的周转，减少坏账损失。
4.便于企业考核成本、费用和利润计划的完成情况
通过账簿记录，可以把经济活动过程中所发生的各种费用，按照经济内容和用途加以归集，正确地计算成本、费用以及确定最终经营成果和分配情况。通过与企业制订的计划成本、目标利润相比较，考核计划成本、目标利润的完成情况，评价企业经营成果和财务状况的好坏，有利于企业发现生产经营中存在的问题，总结经验教训，挖掘降低成本的潜力，提高经济效益。
5.可以为编制财务报告提供依据
企业定期编制的资产负债表、损益表和现金流量表等的主要依据来自账簿记录。账簿记录是否真实，决定会计报表的内容是否真实；账簿记录是否及时，决定会计报表编制是否及时；账簿记录是否完整，决定会计报表的指标是否完整。另外，企业编制财务情况说明书对生产经营情况、利润实现及分配情况、税金交纳情况等的说明也要借助于账簿记录才能完成。所以，账簿设置的科学性以及账簿记录的正确性与及时性，直接影响企业财务报告的质量。
二、会计账簿设置的原则
任何一个企业单位，不论其规模大小，为了提供经营管理所需要的信息，都应设置账簿。但企业的账簿并非千篇一律，一个企业应设置哪些账簿，要结合生产的规模、性质等具体条件加以考虑。企业规模决定设置账簿的多少；企业的生产性质决定设置账簿的格式；企业的生产经营管理水平决定账簿设置的繁简。但任何一个企业单位的账簿设置都要包括账簿的种类、内容和登记方法等，它们应遵循以下共同原则。
1.统一性原则
各单位应当按照企业会计准则规定和会计业务的需要设置账簿，设置的账簿应能够全面反映经济活动和财务收支情况，满足经营管理的需要，有利于企业记账、算账、报账和用账。
2.科学性原则
账簿组织要严密，既要避免重复设账，又要避免设账过简，防止出现重记和漏记现象。账簿之间既要有统驭的制约关系，又要有平行的有机联系。只有这样，才有利于全面、系统、正确、及时地提供会计信息，满足日常管理和经营决策的需要。
3.实用性原则
根据单位经济规模的大小、经济业务的繁简、会计人员的多少，在保证会计记录完整的前提下，账簿格式要简单明了，账册不要过多，账页不宜过长，要便于日常使用和保管。企业设置账簿应力求精简，节约人力、物力，提高工作效率。但也不能为了简便，以单代账或以表代账。
此外，在设置账簿过程中，还应考虑到能否全面、系统地核算和监督经济活动情况；能否有利于会计工作分工和加强岗位责任制；充分发挥账簿之间的牵制作用，为经营管理提供所需的各项指标。
三、会计账簿的种类
会计账簿的种类多种多样，不同的账簿其用途、形式、内容和登记方法都各不相同。为了便于了解和运用各种账簿，账簿可以按照以下不同标准分类。
1.按用途分类
账簿按用途分类可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。
（1）序时账簿
序时账簿也称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行连续登记的账簿。序时账簿有两种：一种用来登记全部经济业务，即对发生的所有经济业务都要在该账簿中确定应借、应贷账户名称及金额，并予以全面连续登记；另一种用来登记某一类经济业务，也称特种日记账，如现金日记账和银行存款日记账。
（2）分类账簿
分类账簿是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿，按照反映内容的详细情况的不同，分为总分类账和明细分类账。
总分类账（简称总账）是根据一级账户设置的，总括反映全部经济业务增减变化及其结果的账簿。明细分类账（简称明细账）是根据二级或明细账户，详细记录某一种经济业务增减变化及其结果的账簿。明细账是对总账的补充和具体化，并受总账的控制和统驭。
在实际工作中，分类账还可以和日记账结合起来，在一本账簿中既序时又分类的登记，这种账簿称为联合账簿。日记总账便是典型的联合账簿。
（3）备查账簿
备查账簿也称辅助登记簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项或记载不全的经济业务，进行补充登记的账簿。可以为某些经济业务提供必要的参考资料，如租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿等。备查账簿没有固定的格式，可由企业根据管理的需要自行设计。
企业应设置哪些账簿，设置多少账簿，主要取决于各企业的实际情况和具体条件，但企业必须设置日记账和总账以及必要的明细账。
2.按其外表形式分类
账簿按其外表形式分类，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。
（1）订本式账簿
订本式账簿也称订本账，是在未启用之前，就把编有序号的若干账页固定装订成册的账簿。应用订本账簿，最大的优点就是可以避免账页散失和防止抽换。但同一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不便于分工记账，而且订本式账簿不能根据需要进行增减，必须为每一账户预留空白账页，留页过多，会造成浪费；留页过少，不够用，会影响账户记录的连续性登记。在实际工作中，总账、现金日记账和银行存款日记账一般都采用订本式账簿。
（2）活页式账簿
活页式账簿，是在启用和使用过程中，把一定数量的账页至于活页账夹内，可根据实际需要随时加入或抽出账页，不会造成浪费，使用起来比较灵活，也便于分工记账、分类计算和汇总。但是账页容易散失和被抽换。因此，在使用时对空白账页进行编号，由有关人员在账页上盖章，也能起到防止散失或抽换的作用。年度终了时，更换新账后，应将活页式账簿装订成册。活页式账簿一般用于各种明细账的登记。
（3）卡片式账簿
卡片式账簿是有许多分散的、具有一定格式的卡片式的账页组成，存放在专设的卡片箱中保管的账簿。其优缺点和活页式账簿相同，卡片式账页也可以根据需要随时增添，便于随时查阅，但也存在账页易散失和被抽换的问题。实际工作中，卡片式账页也应连续编号，卡片箱应由专人保管。卡片式账簿可以跨年度使用，更换新账后也应装订保管。卡片式账簿一般适用于固定资产、低值易耗品等资产的明细分类账。
3.按其账页格式分类
账簿按其账页格式分类，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿等。
（1）三栏式账簿
三栏式账簿是指由设置借方、贷方和余额三个金额栏的账页组成的账簿。日记账、总账的账页格式多是三栏式。
（2）数量金额式账簿
数量金额式账簿是指在收入、发出、结存三大栏内又设置有数量、单价、金额等小栏目的账页组成账簿。存货明细账的格式多是数量金额式。
（3）多栏式账簿
多栏式账簿是指由三个以上金额栏的账页所组成的账簿。一些成本、费用账簿多采用此种形式。
四、会计账簿的基本内容
由于经济业务各不相同，账簿的格式及种类很多，但各类账簿的主要内容却是基本相同的，都应具备以下基本内容：
（1）封面：主要标明账簿名称和计账单位名称，如××企业总账、日记账等。
（2）扉页：主要填列账簿启用日期和截止日期；页数、册次；经管账簿人员一览表和签章；账户目录；会计主管人员签章等。其格式如表7-1和表7-2所示。
（3）账页：是账簿的主要内容，账页的格式因反映经济业务内容的不同而不同，但基本内容应包括：账户的名称（会计科目、二级或明细科目）；登记日期栏；凭证种类和号数栏；摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；余额的方向及金额栏（记录经济业务的增减变动）；页次等。
表7-1 账簿启用及经管人员一览表
表7-2 账户目录
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