采购供应业务处理程序的设计

第二节　采购供应业务处理程序的设计

采购供应业务主要包括物资请购、订货购买、验收入库、货款结算等一系列程序，需要企业内部采购部门、验收部门、物资保管部门和会计部门等多个部门的参与，涉及请购单、订购单、收货单、退货单等凭证的流转，如图9-1所示：

图9-1

在图9-1所示的采购供应业务处理程序中，每一个环节都需要履行一系列必要的手续，并严格贯彻企业采购供应业务内部会计控制制度的要求，各个环节彼此相互独立而又相互联系、相互制约，现分别介绍如下：

一、申请采购程序

对于企业日常生产经营活动中的正常物资需要，比如说采购生产所需的原材料、零配件等，一般按照以下程序进行请购，如图9-2所示：

图9-2　日常采购申请程序

(1)物资使用部门根据生产计划得出未来期间某一物资的预计使用量，提前通知物资保管部门;

(2)物资保管部门根据现有的该种物资库存量和物资使用部门未来期间的需要量，并且考虑必要的保险储备量，计算出物资请购量，向采购部门正式提交请购单;

(3)请购单经采购部门主管批准以后，由采购部门初步编制采购计划，提交给会计部门审核;

(4)会计部门内有专门人员，一般是会计主管人员^[1]，负责审核采购计划是否符合企业经营目标，是否在资金预算的范围之内，并对采购计划进行批准或调整。

该流程的关键控制点主要有：(1)只有当现有物资库存量少于未来一定期间生产经营需要量时，物资保管部门才能提交请购单;(2)请购单必须经过物资使用部门和物资保管部门主管的双重审核后才能提交;(3)提交后的请购单必须经过采购部门负责人和会计部门内专门人员的审核批准才能生效;(4)采购计划必须经过会计部门内专门人员的审核批准才能生效。

对于企业的临时物资需要，比如说生产计划以外的原材料、低值易耗品等物资的请购，需要遵照临时采购申请程序，如图9-3所示：

图9-3　临时采购申请程序

(1)物资使用部门根据临时需要编制请购单，提交给采购部门;

(2)采购部门负责人对请购单审核批准后，由采购部门编制临时采购计划，提交给会计部门;

(3)会计部门将临时采购计划与请购单对照，并由专人审核确定临时采购计划是否满足企业资金预算的要求。

该流程的关键控制点主要有：(1)临时物资采购的请购单必须经过采购部门的授权批准;(2)必须由专人对临时物资采购计划是否满足企业资金预算要求进行审核。

企业的申请采购程序中涉及的原始凭证主要是请购单。请购单应当至少一式三联，由请购部门、采购部门和会计部门分别留存。请购单上必须写明所请购物资的名称、规格、数量、需用日期、质量要求等，还需要有相关责任人员的签章。请购单的基本格式如表9-1所示：

表9-1　请　购　单

二、实施采购程序

采购计划经过一系列必要的审核批准以后，由采购部门对采购计划予以执行。在执行的过程中，应当注意以下环节：

(1)根据货物的来源和市场竞争程度，拟订采购方式及日程，报采购部门主管批准。除了小额零星物资采用自行购买的方式，其他所有的采购都应该由采购部门集中进行。对于经常性的一般物资采购项目，可以从以往合作的供应商中进行选择;对于新发生的或者大额、重要的采购项目，则应采取竞价的方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和采购成本的低廉。在选择供应商时，采购部门应向多家供应商发出询价单，比较不同的供应商所提供的有关货物价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间、运输费用等因素，综合对供应商信誉、生产能力等多方面的考察结果，由企业的采购部门、使用部门等多个部门共同初步确定合适的供应商。

(2)供应商初步确定以后，采购部门应组织人员与供应商进行谈判，并尽可能地与供应商签订采购合同。采购合同要详细明确、文字表述清晰完整，必须涵盖货物的名称、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、货物包装与运输办法、质量检验手续、违约责任及纠纷解决方式等内容。采购合同应当预先编号，经过企业内部专门人员的审核后才能签订。签订的采购合同正本由采购部门留存，副本传递给会计部门、保管部门和请购部门。

(3)企业在与供应商达成一致后，有时并不签订采购合同，而是直接向供应商发出订购单，或者在签订采购合同的同时也发出订购单。订购单中应明确所订购货物的名称、规格、数量、质量、价格等基本要素，如果有采购合同，应与合同内容保持一致。订购单应当预先编号，在发出前由专人对其进行检查，以确保订单经过授权批准且内容无误。订购单也应一式多联，由采购部门、会计部门、保管部门和请购部门分别留存。

该流程的关键控制点主要有：①询价在物资采购中非常重要，不能随意跳过这一流程;②确定供应商的职能应由采购部门、使用部门等多个部门共同承担;③合同的谈判和签订都需要由经过授权批准的采购人员进行，但是不能由相同的人员同时负责这两项工作;④采购合同签订之前、订单发出之前都应该经过专人审查以确保无误;⑤会计部门应参与采购合同的签订，并监督其执行。

三、验货付款程序

货物验收入库的基本程序和手续，视货物交接方式的不同而有所差异。货物的交接方式主要有送货制——供货单位直接将货物送抵采购单位、提货制——采购单位直接到供货单位仓库或其他指定地点提取货物、发货制——供货单位将货物交由运输机构发送给采购单位。下面选取最常见、处理程序也最为复杂的发货制货物交换形式，对采购业务的验货付款程序予以说明，如图9-4所示：

图9-4　材料采购验货付款程序

(1)供货单位在将货物发运以后，将发票、货物运单、提货单经银行寄往采购单位会计部门;

(2)采购单位会计部门将收到的单据送至采购部门，后者将此单据与采购合同核对以后据以编制收货单，通知货物保管部门准备收货，并将提货单交给单位内运输部门到指定地点提货;

(3)货物到达购货单位后，由专门的验收人员协同货物保管部门对货物进行验收^[2]，并登记保管卡，同时将签收的收货单交至采购部门;

(4)采购部门将收货单和采购合同再次进行对照审核，确定无误后将供货单位的发票、代垫运费运单及收货单一并送交会计部门;

(5)会计部门主管对照采购合同副本进行审核，如正确无误，则授权出纳办理结算，出纳在付款后在发票上加盖“付讫”及日期戳记，与订购单副本一并归档。

此流程的关键控制点主要有：①货物的入库验收、记账与付款分别由不同的人员担任;②加强收货单与采购合同的核对，保证材料名称、规格、数量和金额的正确;③材料验收入库后才能支付货款;④付款审批和付款执行分别由不同的人员担任;⑤定期进行账账、账卡、账实核对。

货物验收入库程序中涉及的主要内部核算凭证是收货单。在货物到达企业以后，一般会有专门的验收人员协同货物保管部门(一般是仓库)负责对货物进行验收。验收过程中首先要核对所收货物与订购单或采购合同上的要求是否相符，然后再查看货物有无损坏。在质量检验方面要有专人进行，必要时利用专家的工作或仪器设备的检验;在数量核查方面要根据货物的具体情况，采取点数、过磅、量度等方法，正确计算数量，然后按照实收数量填制收货单。企业的收货单应当预先编号，至少一式四联，一联由采购部门登记采购合同备查簿，一联由货物保管部门接收验收完成的货物后签章，留存登记货物保管账簿，一联连同供货单位的发票、运单等送交企业会计部门办理付款结算，一联也交由会计部门登记材料汇总表和明细账。收货单的基本格式如表9-2所示：

表9-2　收　货　单

四、采购业务记账程序

采购业务的核算方式与其结算方式有关，主要有验单付款和验货付款两种。不论采用哪种方法，记账程序均要考虑货物和单据不能同时到达的情况。

1.应付账款明细账全部登记法

全部登记法的做法是：全部采购业务在发生时均作为应付账款处理，并通过购货日记账进行登记;月底将购货日记账的金额栏加总，如“材料采购”总分类账的借方和“应付账款”总分类账户的贷方，并把每年的购货业务按供货单位记入明细账明细栏。

全部登记法的优点是提供的资料完整，对所有购买支付均可以进行监督;缺点是工作量大，甚至有重复劳动。

2.材料采购明细账横行登记法

横行登记法的做法是：材料采购明细账按材料类别如原材料、辅助材料、燃料、包装物、低值易耗品等分设账页;根据收料单、付款凭证、发票账单等按横行登记法逐笔登记，用以计算每一批购货的实际成本和计划成本及成本差异;根据每一横行付款记录和收料记录的对比，还能了解哪些是应付账款，哪些是在途材料。

材料采购明细账横行登记法，既提供了序时的购货记录，也替代了应付账款的明细账。

3.抽单法

抽单法的做法是：采购部门向保管部门和会计部门分送收货单的收货联和付款联，保管部门验收材料后，将收货联送会计部门存放在一个箱子里;会计部门在收到供应单位的发票并送出纳付款后，将付款联存入另一个箱子;定期在按收货单编号的这两个箱子中抽单，凡抽到收货联和付款联的表示货银两讫;月末，根据付款联余额编制在途材料明细账，根据收货联余额编制应付账款明细账。

采用抽单法可以进一步简化材料采购登账工作，也能及时反映与客户的结算关系、系统反映材料采购情况。采用这个方法应该注意凭证存放的安全性。

会计部门按照企业管理的需要和会计核算的要求，根据具体情况选用合适的采购业务记账方法。记账这一流程的关键控制点主要有：①所有的原始凭证必须通过稽核人员或会计主管的专门审核才能据以记账;②应付账款总账和明细账的登记应当分别由不同的人员担任;③定期核对应付账款总账与明细账，处理挂账的预付账款;④定期与供应商对账。

五、退货处理程序

购进货物如果发现质量不合、规格不符，或其他不符合订购条件时，应及时与供应方商量退回、更换、折让等事宜。货物的退回或折让应遵循以下处理程序：

①货物保管部门在验收货物时发现货物的数量或质量不符合采购合同或订购单的要求，应根据实际情况填制验收单(没有验收单的可以填制收货单);

②验收单(或收货单)传递给采购部门后，采购部门通过与采购合同的核对，审查决定是否进行退货;

③采购部门如果决定退货，就编制至少一式四联的退货通知单，交给企业高层管理人员或其他授权人员进行审批;

④采购部门将经过审核批准的退货通知单的其中一联留存，一联交由运输部门去货物保管部门提货，货物保管部门随后留存这一联退货通知单作为货物出库的依据;

⑤企业内部运输部门将货物送抵供货单位后，由供货单位在剩余的两联退货通知单上签章，将退货通知单交回采购部门;

⑥采购部门根据供货单位签章后的退货通知单编制借项通知单，并将此退货通知单和借项通知单一并传递给会计部门;

⑦会计部门审核这些单据后作出相应的会计处理。

该流程的关键控制点主要有：①发生退货及折让时，应由双方协商解决;②退货或折让金额的确定要经过企业高层管理人员或者相关授权人员的审核批准。

如果在货物验收时，货款尚未支付以前，发现货物的品种或规格错误，就可以整批退货;一般来说，部分货物的质量问题在抽检时并不容易被发现，而是使用时才发现，这时可以针对部分有质量问题的货物进行退货。退回货物的过程中涉及的最主要的内部核算凭证是退货通知单。退货通知单是明确经济责任，向供货单位退还货物的依据。退货通知单一般一式四联，一联由采购部门留存，一联送货物保管部门作为货物出库的依据，如果已经收货登记保管卡，则可代替出库单，用红字记入保管卡的收入栏，另外两联送会计部门，一联用作向供货单位办理结算，一联用作核算退货的凭证。退货通知单的基本格式如表9-3所示：

表9-3　退货通知单