账务处理程序的设计

时间：2022-11-28 百科知识版权反馈

【摘要】：建立和设计科学的账务处理程序对企事业单位有着重要的作用。考虑到各企业单位具体情况千差万别，在目前的会计准则和会计制度中，一般没有对账务处理程序作出规定，而是由各单位自行设计和组织实施。如果采用的账务处理程序不当，可能会致使凭证传递迂回曲折，账簿记录重复或格式不统一，影响会计工作的顺利进行。

第三节　账务处理程序的设计

一、设计账务处理程序的作用和原则

(一)设计账务处理程序的作用

账务处理程序也称会计核算形式或会计核算组织程序，是指在会计核算工作中，以账簿体系为核心，将会计凭证、会计账簿、会计报表、记账程序和方法有机结合起来的技术组织方法。其中，账簿体系是指会计账簿的种类、格式以及它们之间的相互联系;记账程序和方法是指从审核、整理原始凭证开始，到填制记账凭证、登记各种账簿、编制会计报表为止的一系列工作顺序和方法。建立和设计科学的账务处理程序对企事业单位有着重要的作用。

1.有利于科学、经济地提供会计信息，保证信息质量

账务处理程序是从收集和整理会计凭证、按复式记账原理对经济业务进行分类、记账，然后汇总并编制会计报表的全过程，这个过程也就是信息的输入、加工处理和信息输出的过程，它涉及凭证、账簿和报表这三大要素的科学组织，具有较强的技术性。如果设计得不好，就无法科学、经济地提供管理所需要的有用信息。例如，一个经济业务不多，规模较小的企业单位，若采用了较复杂的账务处理程序，不仅费时费力，造成人力物力的浪费，而且还可能影响信息的质量。

2.有利于会计工作有条不紊地进行

会计工作在一个会计期间(一般为一个月)要完成一次循环，时效性较强，为及时将会计信息提供给有关各方，必须合理组织、精心设计。考虑到各企业单位具体情况千差万别，在目前的会计准则和会计制度中，一般没有对账务处理程序作出规定，而是由各单位自行设计和组织实施。如果采用的账务处理程序不当，可能会致使凭证传递迂回曲折，账簿记录重复或格式不统一，影响会计工作的顺利进行。

3.为凭证和账簿的设计提供保证

企事业单位的凭证和账簿如何设计在一定程度上取决于所采用的账务处理程序。例如，若采用日记总账账务处理程序，就应设计一本既具有日记账性质又具有总账作用的日记总账;若采用多栏式特种日记账账务处理程序，则无须设置日记总账，而应设置多栏式的现金和银行存款日记账。至于凭证，在有的账务处理程序下可以采用通用凭证，在有的账务处理程序下则必须采用收款、付款和转账三种专用凭证。可见，设计好了账务处理程序，也就为凭证和账簿的设计奠定了基础。

(二)账务处理程序设计的原则

账务处理程序设计一般应遵循以下原则：

1.与本单位实际情况相结合

每个单位的生产经营和业务工作都各有特点，具体情况各有差异。因此，在设计账务处理程序时，应在符合会计准则、会计制度要求的前提下，从实际出发，选择适合本单位实际情况的账务处理程序，使其与本单位的性质、组织规模的大小，经济业务的繁简程度，经营管理的要求和会计工作的分工特点相适应，以便提高会计工作的质量，做到既不违背统一规定，又能切合实际需要。

2.能够适应外部信息披露及内部经营管理的需要

在设计账务处理程序时，应考虑其能否准确、及时、全面地提供外部信息披露和内部经营管理所需要的各种会计信息，满足加强内部控制、经营管理和国家综合平衡工作的需要，还要考虑其他有关财务信息需求者的需要。

3.在保证会计工作质量的前提下降低核算成本

在会计核算工作中，数字计算、分类、汇总和登记的工作量大，只有环环紧扣，组织严密才能保证质量。但同时也必须注意减少不必要的计算和重复转抄，力求简化手续，节约人力和物力，节省核算费用，还应采用先进的会计核算手段，提高工作效率。

二、账务处理程序的特点分析

(一)账务处理程序的分类

目前，实际工作中采用的账务处理程序主要有：记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、日记总账账务处理程序和多栏式日记账账务处理程序等。总的看来，各种账务处理程序的区别主要在于登记总账的依据和方法不同，而这里的关键在于记账凭证是否汇总和如何汇总。有的账务处理程序对记账凭证不需汇总，直接据以登记总账，如记账凭证账务处理程序;有的则需要汇总，但汇总的方法不同，如科目汇总表和汇总记账凭证两种方式;有的是直接利用账户来汇总，而不是对记账凭证进行汇总，如多栏式日记账账务处理程序。因此现有的账务处理程序可以分为三类：即逐笔过账的账务处理程序、凭证汇总的账务处理程序和账户汇总的账务处理程序，如图4-1所示：

图4-1

1.逐笔过账的账务处理程序

逐笔过账的账务处理程序是指直接根据记账凭证登记总账而不需对记账凭证进行汇总的账务处理程序，包括记账凭证账务处理程序和日记总账账务处理程序(由于日记总账账务处理程序是利用棋盘式日记账逐笔记录经济业务，最后各栏目的汇总数即为总账，故可将其视为逐笔过账的账务处理程序，也可视为利用账户汇总的账务处理程序)。逐笔过账账务处理程序的基本模式如图4-2所示：

图4-2

2.凭证汇总的账务处理程序

凭证汇总的账务处理程序是把记账凭证先按时间(如月)、按科目进行汇总，得出各科目在一定时间内的发生额合计数，再按此合计数记入总分类账簿并据以编制会计报表的账务处理程序。由于汇总的方式不同，这种账务处理程序又分为科目汇总表账务处理程序和汇总记账凭证账务处理程序两种。凭证汇总的账务处理程序如图4-3所示：

图4-3

3.账户汇总的账务处理程序

账户汇总的账务处理程序是将记账凭证逐笔过入有关账户后，直接在账户上加计发生额合计数，再据以登记总账或直接代替总账，最后编制会计报表的账务处理程序。多栏式日记账账务处理程序和日记总账账务处理程序都有直接利用账户汇总有关科目发生额的功能，只是后者不再登记总账。账户汇总的账务处理程序如图4-4所示：

图4-4

无论何种账务处理程序，其基本的核算模式都是沿着“原始凭证→记账凭证→账簿→报表”这一程序或模式进行的^[2]，图4-5表示了各种账务处理程序的共性。

图4-5

(二)各种账务处理程序的特点分析

1.记账凭证账务处理程序分析

这种程序的特点是：直接根据记账凭证登记序时账簿、明细账簿，同时也据以逐笔登记有关总分类账簿，再根据账簿记录编制会计报表。

记账凭证处理程序的主要优点是：程序简明，方法简单，由于根据记账凭证直接登记总账，所以省去了先编制记账凭证汇总表再登记总账的工作;对于一些不经常发生经济业务的会计科目，可以不设置明细账，只需在总账的会计科目摘要栏中对经济业务加以说明即可，使总账内一些会计科目的摘要记录就能够起到明细账的作用，这样就简化了记账程序和记账工作;而且，总账记录也能够较详明地反映经济活动的情况，便于看账、用账和查账。

记账凭证处理程序缺点主要表现在：不用汇总记账核算而直接登记总账，在业务量大，同类业务重复量大的时候，会增加登记总账的工作量，降低工作效率;另外，这种处理程序还不便于会计工作的内部分工。

综合考虑，记账凭证账务处理程序适用于规模较小、经济业务比较简单的企业单位，一般大中型企业单位不适宜采用这种账务处理程序。

2.日记总账处理程序分析

日记总账处理程序是设计一种专门格式的账簿——日记总账，用以记录经济业务;逐笔记录视为日记账，汇总的合计数代替总账，并据以编制会计报表的账务处理程序。显然，日记总账兼具日记账和总账两种功能，分科目按专栏反映。因此，日记总账账簿实际上是一种联合账簿，既序时记录又分类记录。

日记总账的账页分左方和右方两个部分。左方为日记账部分，设有日期，记账凭证号数，摘要和发生额四栏;右方为总账部分，这部分是按会计科目分设借方和贷方两栏。登记时，对所发生的每笔经济业务，都要根据收款凭证、付款凭证和转账凭证逐日逐笔进行序时登记，对每一笔经济业务所涉及的各个会计科目的借方和贷方发生额，都应在同一行分别登记，并将发生额合计数记在“发生额”栏内。月末，分别结计出各栏次的合计数，计算各账户的月末借方或贷方余额，进行试算平衡并对账簿记录进行核对。全部科目本月借方发生额合计、本月贷方发生额合计应与发生额栏的本月发生额合计数相符，各科目的借方余额合计应该与贷方余额合计相符。日记总账的格式如表4-2所示：

表4-2　日记总账

日记总账处理程序的主要优点是：由于日记总账采用多栏式，将全部会计科目分专栏列在一张账页上，因而可以全面地反映各项经济业务的来龙去脉，清晰地反映会计科目之间的对应关系，便于账目的核对和审查，有利于会计分析工作;同时，由于记账凭证不需要汇总，也不需要把日记账和总账结合在一起，因此可以简便会计凭证的处理，简化记账的手续。

日记总账处理程序的主要缺点是：由于全部会计科目都集中在一张账页上，如果企业经济业务复杂，会计科目设置多，日记总账的账页就会过长，记账时容易出现串行的差错，也不便于审阅;同时，在会计人员较多时，也不便于分工记账。

综合考虑，日记总账账务处理程序适用于生产经营规模较小、业务简单、使用会计科目不多的企业单位。

3.科目汇总表账务处理程序分析

科目汇总表账务处理程序是将一定时期(如一旬、一周或一月)内发生的经济业务，按科目分借方、贷方发生额进行汇总，全部科目反映在一张表内，试算平衡后，再据以登记总账和期末编制会计报表。编制科目汇总表是这种程序的主要特征。

科目汇总表的格式，是按全部会计科目汇总，将汇总的数字填记在科目汇总表上。在实际工作中，也可以根据记账凭证分类汇总，即按现金、银行存款和转账业务分别汇总，编制三种科目汇总表。科目汇总表的格式如表4-3所示：

表4-3　科目汇总表

上列科目汇总表的另一种形式是科目日结单^[3]，这是银行中采用的汇总工具，由于银行业务量大，每天要编制日记表，所以每个科目每天都要汇总发生额，科目日结单就是用来汇总各科目当天发生额的主要工具，根据科目单的数额登记总账，再根据总账编制日记表，是银行账务处理程序的重要特点。所以，银行的账务处理程序便成为科目日结单处理程序，它本质上属于科目汇总表账务处理程序，二者的区别是：不是所有科目在一张表内，而是一个科目一张表;不是一段时间编制一次，而是按日编制。科目日结单的格式见表4-4：

表4-4　科目日结单

科目汇总表处理程序的主要优点是：由于填制科目汇总表时只要在一定时期内将各科目借贷方发生额进行合计填入表内即可，所以汇总手续简便;同时，由于总分类账按定期编制的科目汇总表登记，大大减轻了登记总账的工作量;而且，这种账务处理程序将全部科目在一定时期内的发生额反映在一张表内，一览无余，便于对当期发生额进行试算平衡。

科目汇总表账务处理程序的主要缺点是：由于科目汇总表按总账科目汇总编制，所以不能体现科目之间的对应关系所反映的经济业务实质，因此，科目汇总表只能作为登记总账和试算平衡的依据，不便于分析和检查经济业务的来龙去脉，也不便于查对账目。

综合以上情况分析，科目汇总表账务处理程序适用于经济业务量较大的大中型企业。在实际工作中，由于科目汇总表处理程序的凭证汇总手续比较简便，所以不管是手工处理还是电算化处理，工商企业和其他大型单位均较为广泛地运用这种账务处理程序。

4.汇总记账凭证账务处理程序分析

汇总记账凭证账务处理程序是把记账凭证(一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证)，按期间和科目汇总在“汇总记账凭证”上，对于收、付款凭证，按现金和银行存款科目的对应科目列示并汇总;对于转账凭证，则以各科目的贷方金额为主，汇总其对应的借方科目金额，这样可得到汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三种凭证，将其中各科目发生额记入总账再据以编制会计报表。它是对记账凭证核算形式的简化和发展。

汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证的一般格式如表4-5、表4-6、表4-7所示：

表4-5　汇总收款凭证

表4-6　汇总付款凭证

表4-7　汇总转账凭证

前述科目汇总表是一种不反映账户对应关系的汇总凭证，汇总记账凭证与科目汇总表的主要区别是：科目汇总表是把全部科目集中在一张汇总表上，而汇总记账凭证是按科目分别汇总;科目汇总表只反映每一科目的借方发生额和贷方发生额，而汇总记账凭证除了按科目反映借方发生额或贷方发生额外，还反映账户的对应关系。

汇总记账凭证处理程序的主要优点是：首先，将许多记账凭证的数据汇总起来，月末一次记入总分类账，可以大大减轻登记总账的工作量;其次，凭证的整理归类比较简便，记账数字不易发生错误;再次，汇总记账凭证处理程序在凭证和账簿上保留了科目的对应关系，能较清楚地反映所发生的经济业务内容，便于查找差错和检查经济活动的发生情况。

汇总记账凭证处理程序的主要缺点是：汇总工作量比较大，尤其是当转账凭证量多且涉及的贷方科目较多时，编制汇总转账凭证的工作量会比较大;而且，汇总转账凭证是按贷方科目设置的，不是按经济业务的性质归类汇总，不利于日常核算工作的合理分工;对于经营规模较小、业务比较零星的单位，同一贷方会计科目的转账凭证一般为数不多，如果采用此种核算形式，先编制汇总记账凭证，再据以登记总分类账，不仅不能减少登记总分类账的工作量，反而会增加凭证的汇总手续。

综合考虑，汇总记账凭证核算形式一般适用于规模较大，同类经济业务重复性较强的企业单位。

5.多栏式日记账账务处理程序分析

多栏式日记账账务处理程序是根据多栏式现金日记账、多栏式银行存款日记账和转账凭证登记总分类账的处理程序。采用这种处理程序时，凡涉及货币资金的经济业务，均先登记于所设置的多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账，期末再根据多栏式日记账登记总分类账;对于不涉及货币资金的转账业务，则根据转账凭证逐笔登记总分类账。因此，在多栏式日记账处理程序下，多栏式的现金和银行存款日记账具有科目汇总表的作用，月终就可根据这些日记账的本月收、付发生额和各对应科目的发生额直接登记总分类账。设置多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账是该种处理程序的特点，实务中也可根据需要分别设置“现金收入日记账”、“现金支出日记账”、“银行存款收入日记账”、“银行存款支出日记账”等多栏式日记账。多栏式日记账格式如表4-8所示：

表4-8　多栏式日记账

多栏式日记账处理程序的优点主要表现在：多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账具有汇总收款凭证和汇总付款凭证的作用，既能反映货币资金的收入与支出合计数，又能反映与其相对应的各个账户发生额的合计数;同时，日记账的登记工作与数据的汇总工作同时进行，减少了汇总凭证的填制，简化了总分类的登记工作量，提高了工作效率;而且，多栏式日记账将全部账户集中在一张账页上，可以反映每一项经济业务所记录的账户对应关系，为检查和分析经济业务提供了方便。

多栏式日记账处理程序的缺点表现在：当业务量较大，运用科目较多时，多栏式日记账设置的专栏势必较多，账页过长，既容易出现串行的错误，也不便于记账和保管，所以它限制了会计科目的数量，只能用于科目不多的单位;同时，在直接根据日记账登记总账的情况下，货币资金核算的总账与日记账的核对关系不存在了，不利于实行会计的内部牵制制度。

综合考虑，多栏式日记账账务处理程序一般适用于规模较大、货币资金收付业务较多且经济业务简单、使用科目较少的企、事业单位，不适用于转账业务很多的企、事业单位。

三、账务处理程序的结合运用

上述五种账务处理程序各有其优缺点，设计时究竟采用何种程序，关键是考虑企事业单位的规模大小和经济业务多少，并结合被设计单位的实际情况决定。以下通过介绍两种新的账务处理程序，来说明设计者可以在选取某些账务处理程序的优点避免其缺点的思路下，运用各种处理程序的长处设计出更适合被设计单位需要的账务处理程序。

(一)多栏式日记账兼汇总转账凭证账务处理程序

前面我们在分析多栏式日记账账务处理程序时曾指出，这种程序对收付款凭证采取了利用多栏式日记账来汇总现金和银行存款对方科目的本期发生额，从而减少了核算工作量，但对转账凭证仍然采取逐笔过账的办法既登记明细账又同时登记总账，造成转账业务的重复劳动。如果某单位收付款业务较多，转账业务也较多，这种重复劳动就更显得费时费力，因此可以采取在保留多栏式日记账处理程序优点的前提下，对转账凭证进行汇总(即吸收凭证汇总的账务处理程序的优点)，再根据汇总的各科目数字登记总账，从而达到减轻会计工作量的目的。这种处理程序的过程如图4-6所示，可将其称为多栏式日记账兼汇总转账凭证账务处理程序。

图4-6所示的账务处理步骤为：

①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证;

②根据收款凭证登记现金和银行存款的收入日记账，根据付款凭证登记其支出日记账;

③根据收款凭证、付款凭证和转账凭证并参考原始凭证及其汇总表登记明细分类账;

④根据现金、银行存款收入、支出日记账有关专栏的合计数登记总账;

⑤根据转账凭证编制汇总转账凭证，据以登记总账，同时核对总分类账和明细分类账是否相符;

⑥根据总分类账和明细分类账的资料编制会计报表。

图4-6　多栏式日记账兼汇总转账凭证账务处理程序

这种账务处理程序适用于收付款业务和转账业务都较多、规模较大的企事业单位。

(二)科目汇总表兼转账日记账账务处理程序

科目汇总表兼转账日记账账务处理程序是吸收科目汇总表手续简便，容易掌握的优点，同时吸收日记总账处理程序利用账户汇总且账户对应关系清晰的优点，结合产生而成的一种账务处理程序。在这种处理程序下，先对收付款凭证利用科目汇总表定期进行汇总，将汇总的各科目发生额记入总账;同时对转账凭证采用转账日记账进行记账和汇总(转账日记账的格式除名称不同外，其余与日记总账格式相同)，并将各科目的汇总数也记入总账。这样总账中记录了两种来源的数字，最后根据总账编制会计报表。显然这种账务处理程序适用于经济业务较多、规模较大的大中型企业。

运用这种账务处理程序时应注意以下两点：

(1)科目汇总表只汇总现金收付业务和银行存款收付业务。为反映科目对应关系，科目汇总表共有四张，即现金收入科目汇总表、现金付出科目汇总表、银行存款收入科目汇总表和银行存款付出科目汇总表。

(2)转账日记账只登记转账凭证中的业务，各科目下也与日记账各专栏一样设“借”、“贷”两小栏。记录时逐日逐笔登记，然后定期汇总其发生额。为了在时间上统一，汇总时间即加计各科目合计数的时间原则上应与上述四张科目汇总表的时间一致，若转账业务不多，也可全月作一次汇总。与日记总账处理的不同点是：①日记总账的月末合计数即总账的数额不另过入相关总账，但转账日记账的各次汇总数或全月一次汇总数要过入有关总账，从而使总账的发生额保持完整;②很显然，转账日记账中不能再登记现金业务和银行存款业务。

科目汇总表兼转账日记账账务处理程序严格地说是收付业务科目汇总表兼转账日记账账务处理程序，其程序如图4-7所示。

图4-7　科目汇总表兼转账日记账账务处理程序

☞思考题：

1.什么是会计科目?为什么要进行会计科目的设计?

2.什么是总分类科目和明细分类科目，二者的设计有何联系?

3.明细分类科目的具体设置方法是什么?

4.现有的账务处理程序有哪些?其特点和适用范围分别是什么?

5.如何进行科目汇总表账务处理程序的设计?

☞案例设计：

1.资料：某企业成立车船票、机票代售处，已办理营业执照。经调查已知：

(1)代售处与企业是承包关系，实行单独核算;

(2)开办前，企业拨给10万元周转金作为注册资本;