展会的基本程序

二、展会的基本程序

1.展前宣传策划

从选择合适的展会到制订实施一整套组织的推广活动，事前策划是取得成功的关键一步，这包括组织参加展会的方方面面:参展的主题、展台设计及布局、标志、产品布置、小奖品、宣传册等。

展会成功的关键是明白参观者的需求。人们参观展会的一个重要原因是要发现最新信息，他们热切地想知道相关的新技术、新应用以及什么东西能帮助他们省时、省力、省钱。大多数人去展会还为了自身的发展，参观者在寻找能帮他们解决工作中问题的办法，他们来到展会的目的就是希望得到帮助、指导和建议。作为一名公关人员，你的工作是努力创建一个正面的组织形象和产品或服务的品牌意识，总体说来，展会的宣传应该包括:

(1)把有希望成为你顾客的人吸引到自己的展台前来；

(2)加强人们对你的产品、服务及信息的正面记忆。

具体操作包括:列出一份全面的媒体联系表，为新闻发布会准备好有价值的新闻材料。询问展会管理人员何时安排有演示会、讨论会或现场观摩会，提前拟好发言纲要等。

此外，组织参展的预算也必须事先安排妥当，一般来说，展会款项的支出主要包含以下几块:场地费、展览设计费、展会服务费、广告宣传费、车旅交通费等。

2.展会中的公关

作为展会组织者，公关人员要做好充足的准备:展会声势浩大，观者众多，面对庞大而复杂的人群，主办者要有条不紊，真诚相迎，大方接待。

作为参展组织的公关人员，除了在展会新闻办公室储备好新闻材料，也要在展台准备新闻材料以防有媒体人员经过，还要确保展台前一直有新闻发言人在场，随时准备用一种易于理解的方式解释产品和组织各方面的信息，比如采取现场演示等方式吸引顾客。另外在会展期间也应提供一些免费的东西，参观者可到展台前来取，比如有关行业的特别报道、清单、演讲稿等。

3.展会后的跟进

举办单位须成立专门的新闻发布和接待机构，负责与新闻界联络的各项事宜和服务工作，在会后发布有关展会及行业的最新动向、统计数字、有价值的重要信息、新闻报道或展会上的订单等。这同样也是参展组织的公共关系人员需要掌握的信息。