采购供应业务内部会计控制概述

第一节　采购供应业务内部会计控制概述

一、采购业务的内部会计控制目标

采购是企业生产经营过程中的一个重要环节，它与企业的生产和销售计划紧密相关，业务发生频繁、运行环节多，容易产生管理上的漏洞。企业应当根据采购业务的上述特点，结合经营管理和会计核算的具体需求，提出对采购业务内部会计控制系统的期望和目标。只有树立起明确的目标，才能使采购业务内部会计控制制度的设计不会偏离企业的真实需求。

一般来讲，一套科学合理、系统完善的采购业务内部会计控制制度至少应当能够实现以下主要目标：

(1)保证采购与生产、销售的要求同步，满足企业正常的生产经营需要：既要避免采购不及时导致的生产经营停滞，又要防止盲目采购造成物资积压和资金周转的困难;

(2)保证应付账款的真实性与合理性，保证货款支付的严密性：确保在收到商品或劳务后才付出资产或增加负债，防止挪用企业结算资金;

(3)合理揭示企业应享有的购货折扣与折让，维护企业权益不受侵犯;

(4)防止有关人员违法乱纪、虚构交易、侵吞企业资产等不法行为的发生;

(5)及时准确地提供采购与付款业务的会计信息，为企业决策提供服务。

上述目标对于采购业务内部会计控制制度提出的具体要求主要体现在：第一，采购与付款环节岗位分工明确，机构设置和人员配备合理;第二，请购依据充分适当，审批权限和审批程序明确;第三，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、采购商品的验收等有清晰的规定，尤其是验收管理的控制措施要具体;第四，付款方式、付款程序、付款审批与客户对账办法等具体明确;第五，采购业务的会计核算及时、准确、规范。

二、采购业务的内部会计控制内容

为实现上述采购业务内部控制的目标，一套有效的采购业务内部会计控制制度应该包括的内容有：

(一)岗位分工制度

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括：请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审计;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。总之，企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。此外，企业还应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

(二)授权批准制度

企业应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限;经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务;对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。对于重要的和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

(三)采购申请制度

企业应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。对于正常生产经营所需的物资购买均作一般授权，对于资本支出和租赁合同等，只允许特定的人员提出请购。在确定一般货物的采购时，必须由货物的使用部门根据未来一定期间的需要量提前通知货物保管部门，由保管部门再根据现有货物的库存量计算出请购量后，正式提交请购单。请购单必须经过货物使用部门和货物保管部门主管的签字后才能提交，提交之后要通过采购部门和会计部门的确认后方可生效。采购部门确认的目的在于防止重复执行相同的采购业务和通过咨询市场价格对所需资金进行估算。会计部门要综合企业的经营目标、资金预算范围和企业现有资金状况进行审查后批准。货物采购的请购单由使用部门、保管部门、采购部门和会计部门签署同意执行的意见之后，再交由采购部门存档备案，并办理招标订货手续。

(四)订货控制制度

企业应当建立严格的订货控制制度，对采购方式的确定、供应商的选择等作出明确规定，确保采购过程的透明化。在采购方式的确定上，应当按照采购项目的性质、金额等要素确定是集中采购还是自行采购。企业一般只对小额零星物品或劳务的采购才使用自行购买的方式。对于集中采购项目，要按照规定的程序进行公开招标、邀请招标或竞争性谈判等，不能人为地将集中采购分拆成若干个自行采购项目。在供应商的选择上，要充分了解供应商的信誉、供货能力等，坚持“货比三家”，对于询价过程中不同的供应商所提供的货物报价单，由采购、使用等多个部门通过比较货物价格、质量标准、折扣、付款条件、供货时间等情况，选取最有利于企业生产和采购成本最低的供应商，按照企业规定的授权批准程序初步确定以后与其进行谈判。企业应当根据谈判结果尽量与供应商签订购货合同，在合同中明确双方的权利责任、业务交往中要使用的合法票据等。同时，企业要向供货方发出事先连续编号的订购单，要注意订购单发出前要有专人核对订购单是否得到授权批准、是否附带有效的请购单作为支持凭证、订单内容是否符合请购要求和合同规定等。订货控制制度的核心内容在于对选择供应商、签订合同和发出订单的控制。

(五)供应商管理控制制度

企业应建立供应商档案，并根据自身的发展、市场信息的收集和供应商的变动定期更新档案，如无特殊要求采购活动应在档案内选择供应商。企业对供应商的管理可以采用分类管理的方式，根据供应商是否与企业存在战略联盟关系和到货的及时性与质量等因素将其分为不同的等级，等级较高的供应商可以享受优先合作和付款的优惠条件。在对供应商的管理中，关键的控制要点有：定期审查供应商的基本资料，如有变动则及时更新;新增供应商时要对其产品质量和财务可行性等进行全面检查，检查的内容包括：生产设备、工艺能力、质量记录、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向等;选择某一供应商进行交易时应由多部门进行监控，提供所有供应商的报价汇总表和不选择其他竞争性供应商的理由;与供应商进行以往相同的交易，在价格、付款条件等方面有不利变化时要严格审查，并经有权限的部门或人员的批准后方可执行;与供应商进行每一次交易后都应当组织请购部门、采购部门、会计部门、保管部门等相关部门对供应商进行评价，将评价结果记入供应商档案，作为以后交易的参考。

(六)验收控制制度

企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收。验收部门首先应比较收到的货物与订单上的要求是否相符，如货物的品名、数量、到货时间、说明等，然后再盘点货物并检查是否有损坏现象。在对货物的质量检验过程中，对于某些特殊货物的检验需要较高的专业知识或者要借助专业仪器和实验的，验收部门应将其送交专家和实验室，由专门人员签署质量验收合格意见后方可。

验收完毕后，对于验收合格的货物，验收部门应该及时填制一式多联、预先编号的收货单，作为验收和检验货物的依据。验收部门将货物送交保管部门或使用部门时，应要求其在验收单上签字，以确立相关人员对所采购资产的保管责任。同时，将取得的经签章的验收单分别传递给采购部门和会计部门。验收部门对于验收过程中发现的异常情况，应当立即向有关部门报告，有关部门要查明原因，及时处理。验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确验收部门和其他相关人员的经济责任。

(七)退货和折让控制制度

企业应当建立退货和折让管理制度，对于验收或使用过程中发现的不符合订货要求的货物，决定退货或者要求供应商给予相应的折扣。退货控制制度应对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确的规定。当决定退货时，采购部门编制退货通知单，交由相关授权人员审核批准后，授权运输部门将货物运回，同时将退货通知单副本寄给供应商。运输部门在供应商收货后，将由供应商签收的退货通知单交给采购部门。采购部门据以编制借项凭证，并由独立人员进行检查后交给会计部门，作为会计部门调整应付账款或收回货款的依据。当决定请求购货折让时，需要由采购部门与供应商协商谈判解决。企业一般应规定，折让金额由授权的高级管理人员批准方可生效。当折让金额与供应商达成一致，采购部门也应编制借项凭证，通知财务部门调整应付账款或收回货款。

(八)入账与付款控制制度

企业所采购的货物收货完成以后，会计部门会取得收货单、供应商发票等表示货物已经验收入库并应支付款项或应付账款已经发生的原始凭证。会计部门应当对这些原始凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，尤其要注意必须在经过稽核人员或会计主管的专门审核后，才能在账簿中登记存货的增加、银行存款的减少或应付账款的增加。对于有预付账款的交易，应以预付金额冲抵供应商发票金额后的余额登记入账;对于享有折扣的交易，应以供应商发票金额扣去折扣金额后的净额登记入账。对于付款业务，除了要求所有的会计凭证审核无误外，还需要报请授权批准人审核同意以后才能办理，未经授权批准，不能办理所有款项的支付。此外，企业应当建立会计对账制度，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符，查明原因，及时处理。

(九)监督检查制度

企业应当建立对采购与付款内部会计控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地检查各项规定是否得到有效执行。对监督检查过程中发现的采购与付款内部会计控制的薄弱环节，企业应当采取措施，及时加以纠正和完善。

采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象;采购与付款业务授权批准制度的执行情况，重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为;应付账款和预付账款的管理，重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性等。