一、负债的概念与特点
行政单位的负债是行政单位承担的能以货币计量，需要以资产等偿还的债务。从负债的定义可以看出，负债具有以下特点：
一是负债是由过去的经济业务或事项产生的现实债务。行政单位形成的负债只有在已经发生的经济业务或事项中产生，在未来的业务活动中有可能产生的经济负担不是现实存在的债务，并不构成行政单位的负债内容。
二是负债可以用货币计量。行政单位只有通过货币计量，才能对负债进行会计核算。不可以用货币计量的现实债务，不能作为负债进行确认。同时行政单位还应当在确定承担偿债责任并能够可靠进行货币计量是对负债进行确认和核算。
三是负债需要以资产或劳务加以偿还。凡是需要行政单位承担偿还责任的负债，都应当列入单位的资产负债表。凡是承担的偿债责任需要通过未来不确定事项的发生或不发生予以证实的或有责任的负债，都只需要在报表附注中披露，不需用作为负债确认。
行政单位的负债相对于一般企业来讲比较简单，行政单位不单独发行债券、不向银行借款、没有应付利润等。行政单位就其职能和目标来说，一般不应该、也不能发生大量的债务。即使发生少量的负债，行政单位也应该严格加强管理，定期清查，及时结算，防止拖欠。
二、负债的内容
行政单位的负债按照流动性进行分类，可以分为流动负债和非流动负债。
1.流动负债
流动负债是指预计在1年内（含1年）偿还的负债，包括应缴财政款、应缴税费、应付职工薪酬、预付账款、应付政府补贴款、其他应付款等。
2.非流动负债
非流动负债是预计在1年以上偿还的负债，是流动负债以外的负债，具体包括长期应付款等。
3.受托代理负债
受托代理负债是由于有受托责任而形成的行政单位的负债。
行政单位会计设置的负债类会计科目表见表17－1
表17－1 行政单位负债类会计科目表
在1997年的旧制度中，行政单位的负债包括应缴预算款、应缴财政专户款和暂存款。新制度发生了较大的变化，删除了“应缴财政专户款”科目，设置“应缴财政款”科目统一核算行政单位取得的按规定应当上缴财政的款项；合并了工资补贴类科目，设置“应付职工薪酬”科目核算行政单位应付给职工的各种薪酬；调整了暂存款项的内容，增加了“应缴税费”“应付政府补贴款”“其他应付款”“长期应付款”“受托代理负债”等科目。
三、负债的确认与计量
（一）负债的确认
行政单位在履行行政职能的过程当中，可能会产生各种债务，要将一项债务确认为负债，应当符合负债的定义和特征。行政单位的负债项目，要在确定承担偿债责任并且能够可靠进行货币计量的时候确认，并且在行政单位的资产负债表中列示。
行政单位还有一类债务，如未决诉讼、未决仲裁、债务担保等可能产生的债务，它们都是行政单位的一项偿债责任，需要通过未来不确定事项的发生或不发生予以证实。按照制度规定或有负债不列入资产负债表，但应当在报表附注中披露。
（二）负债的计量
行政单位的负债按照承担的相关合同金额或实际发生额进行计量。行政单位对于因为签订合同而引发的负债，例如购买物资或服务发生的应付账款、取得受托管理资产之际而形成了受托代理负债、分期付款购入固定资产等发生的长期应付款等等，这类负债应该按照相关合同的金额进行计量。对于发生的相关事项引发的负债，例如取得的按规定应当上缴财政的应缴财政款、发生纳税义务而形成的应缴税费等，应当按照实际发生额进行计量。
四、负债的财务管理
负债作为财务管理的一项重要内容，行政单位应当不断加强对其的管理，不断对单位的负债进行分类管理，还要控制债务的规模，根据不同负债的特点及时对其进行清理。主要应遵循下列要求：
1.分类管理
行政单位的负债具有不同的性质，这就决定了负债的财务管理也有所区别，需要按照各类负债不同的性质、不同的种类进行管理，从而更好地为行政单位的管理服务。行政单位取得的行政事业性收费、政府性基金、罚没收入、资产出租出借和处置收入等应缴款项，应按照相关规定及时足额上缴财政，不得滞留、挪用、隐瞒。行政单位应当加强对应付及暂存款项的管理，收入和暂存款项不得互相混淆管理，及时对应付款项进行支付。
2.控制规模
行政单位履行行政职能主要依靠财政拨款，但是也会产生诸如应缴财政款、应缴税金等客观存在的债务。它们是行政单位财务活动中客观存在的经济现象，与企业的负债不同，并不是融资手段。但是若负债的规模过大，会对单位的财务状况产生不良影响。所以要严格控制负债的规模，避免影响单位的正常工作，也要防止造成单位的财务风险。
3.及时清理
行政单位对负债要按照财政财务管理的要求，及时进行清理，避免长期挂账，从而维护单位财务活动的正常运行。
除法律、行政法规另有规定外，行政单位不得举借债务，不得对外提供担保。
五、负债的内部控制
行政单位的负债尽管不像企业那样种类多、金额大，但是仍然需要加强内部控制，防范债务风险。根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》的规定，行政单位负债内部控制的主要内容包括：
（1）行政单位应当建立健全债务的内部管理制度，明确相关管理岗位的职责权限，合理安排包括应缴税金、应缴财政款、应付及暂存款项等岗位的人员配置，做到不相容职位相互分离，做好事前预防，做到相互监督、相互牵制，从源头上防止舞弊等不良行为的发生。
（2）行政单位应当定期不定期的核实债务。行政单位负债是在财务活动的过程中形成的，定期不定期的核查负债，保证负债账实相符，不虚增或虚减负债，不提前、推迟甚至不确认负债。并对核查过程中发现的差异，分析原因，提出处理意见，按照相应的程序和制度规定进行会计处理。
（3）行政单位应当做好负债的会计控制工作。行政单位负债的内部控制中，不容忽视的是会计控制，即利用记账、核对和档案管理、工作交接程序等会计控制方法，确保单位负债的会计信息真实、准确和完整，并及时进行债务清理，防范和控制财务风险。
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