建账登记和年检与会计账簿的更换和保管

三栏式明细账适用于“应收账款”、“应付账款”等只需进行金额核算的明细账。

三栏式明细账是根据记账凭证，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记的。各栏目的登记方法与三栏式总账相同。

2．数量金额式明细账

数量金额式明细账账页的基本结构为“收入”、“发出”和“结存”三栏，在这些栏内再分别设有“数量”、“单价”、“金额”等项目，以分别登记实物的数量和金额。由于在明细账中有了“甲式账”，在实际工作中将数量金额式明细账称为“乙式账”。如表6－8所示。

表6-8　数量金额式明细账

这种格式的明细账适用于既要进行金额明细核算，又要进行数量明细核算的财产物资项目。如“原材料”、“产成品”等账户的明细核算。它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料，便于开展业务和加强管理。

数量金额式明细账一般是由会计人员和业务人员(如仓库保管员)，根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。数量金额式明细账的具体登记方法如下:

(1)“凭证字、号”栏按所依据的原始凭证的字和号填写，如收料单的“收”字、领料单的“领”字、产成品入库单的“入”字和出库单的“出”字;

(2)三个“数量”栏填写实际入、出库和结存的财产物资的数量;

(3)“收入”栏中的“单价”栏和“金额”栏按照所入库材料的单位成本登记;

(4)“发出”栏和“结存”栏中的“单价”栏和“金额”栏，登记时间及登记金额取决于企业所采用的期末存货计价方法，在采用月末一次加权平均法下，“发出”栏和“结存”栏的“单价”栏和“金额”栏一个月只在月末登记一次。

3．多栏式明细账

多栏式明细账根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页上按有关子目或细目分设若干栏目，以集中反映各有关明细科目的核算资料。按照明细账所记经济业务的特点不同，多栏式明细账可以采用借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。

(1)借方多栏式明细账。

该账在账页中设置“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏，并直接在“借方”栏再按明细项目分设若干专栏，也可对“借方”栏再单独开设借方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。如表6－9所示。

表6-9　借方多栏式明细账

此类明细账适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算，如“材料采购”、“生产成本”、“管理费用”等明细账。

在实际工作中，成本费用科目的明细账，可以只按借方发生额设置专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可在借方直接用红字冲记。这类明细账也可以在借方设专栏的情况下，在贷方设一个总的金额栏，再设一个余额栏。这两种多栏式明细账的格式分别如表6－10和表6－11所示。

表6-10　管理费用明细分类账(一)

表6-11　管理费用明细分类账(二)

(2)贷方多栏式明细账。

该账在账页中设置“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏，并直接在“贷方”栏再按明细项目分设若干专栏，也可对“贷方”栏再单独开设贷方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。

此类明细账适用于贷方需设多个明细项目的收入、资本类账户的明细分类核算。如“主营业务收入”、“营业外收入”等明细账。

4.横线登记式明细账

横线登记式明细账是在账页的同一行内，逐笔逐项登记每笔经济业务的“借方”和与其相对应的“贷方”。

这种明细账适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。下面以“其他应收款”账户的备用金明细账为例来说明该类明细账的登记方法。

【例6-1】某企业某年3月发生如下有关业务:3月5日职工李明借款500元，3月7日张军借款600元，3月26日张军报销600元。上述业务记账之后，有关备用金明细账的内容如表6－12所示。

表6-12　其他应收款——备用金明细账

三、总账与明细账的平行登记

总账和明细账既有联系又有区别。

总账与明细账的联系:两者所反映的经济业务的内容相同;两者的登账依据相同。

总账与明细账的区别:提供的会计信息的详简程度不同(总账提供的是某一大类总括情况的会计信息，明细账提供的是某一小类详细情况的会计信息);作用不同(总账提供的是综合性信息，对所属明细账起统驭作用，明细账是对总账的补充，对总账起补充说明的作用)。

所谓平行登记，是指经济业务发生后，应根据有关会计凭证，一方面要登记有关的总账，另一方面要登记该总账所属的各有关明细账。

平行登记的要点包括以下方面。

(1)同时登记。对发生的每一笔经济业务，应根据同一会计凭证，在同一会计期间，既记总账又记该总账所属的明细账。

(2)方向相同。依据同一会计凭证所登记总账的借、贷方向与登记该总账所属明细账的借、贷方向必须一致。

(3)金额相等。记入总账借、贷栏的金额，必须与记入其所属的各明细账借、贷栏的金额之和相等。

按照平行登记方法登账的结果，总分类账户和明细分类账户的数量关系如下。

(1)总分类账户本期发生额的合计数与其所属各个明细分类账户本期发生额的合计数必然相等。

(2)总分类账户期末余额合计数与其所属各个明细分类账户期末余额合计数必然相等。

总分类账户和明细分类账户这种数量关系，是检查总分类账户和明细分类账户登记是否完整和准确的重要方法。

现以“原材料”和“应付账款”账户为例来说明总分类账和明细分类账的平行登记和相互核对。

【例6-2】下面是E工厂19××年1月份的会计资料。

“原材料”和“应付账款”的期初余额如下。

原材料:70000元，其中甲材料1000千克，每千克50元，计50000元，乙材料500千克，每千克40元，计20000元。

应付账款:10000元，其中F工厂6000元，D工厂4000元。

1月份发生下列经济业务。

(1)1月2日仓库发出甲材料400千克，每千克50元，计20000元;乙材料100千克，每千克40元，计4000元，合计24000元，用于生产A产品。

(2)1月5日向F工厂购入材料一批，货款36000元，材料已验收入库，但货款尚未支付。其中:甲材料600千克，每千克50元，计30000元，乙材料150千克，每千克40元，计6000元，合计36000元。

(3)1月20日以银行存款偿还前欠货款32000元。其中:F工厂30000元，D工厂2000元。

根据上述经济业务，编制如下会计分录。

根据上例有关资料，开设登记有关总分类账户及其所属明细分类账户，平行登记的结果如表6－13至表6－18所示。

表6-13　总分类账户

表6-14　明细分类账户(一)

表6-15　明细分类账户(二)

表6-16　总分类账户

表6-17　明细分类账户(一)

表6-18　明细分类账户(二)

第四节　错账的查找与更正方法

一、错账的查找方法

(一)错账查找方法的基本原理

由于在借贷复式记账法下，账簿记录的结果存在着一种自动平衡的机制，所以可以采用编制试算平衡表的方法来查找错账。如果试算表不平衡，应当复核各账户本期发生额及期末余额的计算是否正确，以及试算平衡表是否有抄错或加错的现象。如果仍然不平衡时，则可能是过账的错误，或者是记账凭证编制的错误，以及几种错误交叉影响造成。这时就应采用一些有效的方法去查找。

(二)错账查找的具体方法

在记账过程中，可能发生各种各样的差错而产生错账，如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反(反向)等，从而影响会计信息的准确性。对错账应及时查找并予以更正。错账查找的方法主要有下面几种。

1．差数法

差数法是指按照错账的差数查找错账的方法。例如，在记账过程中只登记了会计分录的借方或贷方，漏记了另一方，从而形成试算平衡中借方合计与贷方合计不等。其表现形式是:借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出;贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。

2．尾数法

尾数法是指对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。

3．除2法

除2法是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方(或相反)时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。例如，应记入“原材料——甲材料”科目借方的4000元误记入贷方，则该明细科目的期末余额将小于其总分类科目期末余额8000元，被2除的商4000元即为借贷方向反向的金额。同理，如果借方总额大于贷方600元，即应查找有无300元的贷方金额误记入借方。如非此类错误，则应另寻差错的原因。

【例6-3】某会计人员记账时将应记入“库存商品——甲商品”科目借方的5000元误记入贷方。会计人员在查找该项错账时，在下列方法中，应采用的方法是(　　)。

A．除2法

B．除9法

C．差数法

D．尾数法

正确答案为A，将应记入“库存商品——甲商品”科目借方金额错记入贷方时，出现错账的差数表现为错误的2倍，因此，应采用除2法。

4．除9法

除9法是指以差数除以9来查找错数的方法。其适用于以下三种情况。

(1)将数字写小。如将400写为40。查找的方法是:以差数除以9后得出的商即为写错的数字，商乘以10即为正确的数字。上例差数360(即400－40)除以9，商40即为错数，扩大10倍后即可得出正确的数字400。

【例6-4】某会计人员记账时将应记入“银行存款”科目借方的5100元误记为510元。会计人员在查找该项错账时，在下列方法中，应采用的方法是(　　)。

A．除2法

B．除9法

C．差数法

D．尾数法

正确答案为B，将应记入“银行存款”科目借方的5100元误记为510元，属于将数字写小，因此，应采用除9法。

(2)将数字写大。如将50写为500。查找的方法是:以差数除以9后得出的商为正确的数字，商乘以10即为错误数字。上例差数450(即500－50)除以9后，所得的商50为正确数字，50乘以10(即500)为错误数字。

(3)邻数颠倒(见表6－19)。如将78写为87，将96写为69，将36写为63等。颠倒的两个数字之差最小为1，最大为8(即9－1)。查找的方法是:将差数除以9，得出的商连续加11，直到找出颠倒的数字为止。如将78记为87，其差数为9。查找此错误的方法是:将差数除9得1，连加11后可能的结果为12、23、34、45、56、67、78、89。当发现账簿记录中出现上述数字(本例中为78)时，则有可能正是颠倒的数字。

表6-19　邻数颠倒

二、错账的更正方法

对于账簿记录中所发生的错误，应采用正确的方法予以更正。其更正的具体方法主要有划线更正法、红字更正法和补充登记法。

(一)划线更正法(又称红线更正法)

适用范围:在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时笔误或计算错误。

更正方法:应将错误的文字或数字用一条红色横线全部予以注销，在划线文字或数字的上方用蓝字填写正确的文字或数字，并由记账及相关人员在更正处盖章，以明确责任。但应注意的是，更正时不得只划销错误数字，应将全部数字划销，并保持原有数字清晰可辨，以便审查。如将3684.00元误记为6384.00元，应先在6384.00上划一条红线以示注销，然后在其上方空白处填写正确的数字，而不能只将前两位数字更正为36。

(二)红字更正法(又称红字冲销法)

它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于两种情况。

第一种情况，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。更正方法:首先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录;然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。

【例6-5】生产车间生产产品直接耗用材料一批，价值2000元。会计分录误编如下。

更正时用红字(以下分录中，□内数字表示红字)编制一张与原凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证。

然后用蓝字编制一张正确的记账凭证并记账，分录如下。

第二种情况，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。更正方法:将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记金额，求得正确的金额。

【例6-6】上例中的金额误记为20000元，所用科目正确，则更正的会计分录如下。

注意:不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。

(三)补充登记法(又称蓝字补记法)

适用范围:记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额。

更正方法:将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账，以补足少记的金额。

【例6-7】某公司购买材料20000元，款未付。编制记账凭证时，误编制下列会计分录，并已登记入账。

当发现记账错误时，按原分录用蓝字按少记金额填制一张记账凭证补充原会计凭证。

注意:对于上述错账更正时需要编制的记账凭证，其摘要内容应填写“更正某字某号记账凭证”字样，而不应再填写原内容。

第五节　会计账簿的对账和结账

一、对账

(一)对账的概念和作用

对账就是核对账目，即在经济业务入账以后，于平时或月末、季末、年末结账之前，对各种账簿记录所进行的核对。通过对账，可以及时发现和纠正记账及计算的差错，保证各种账簿记录的完整和正确，以便如实反映经济活动情况，并为会计报表的编制提供真实可靠的资料。

(二)对账的内容和方法

对账是保证账簿记录正确性的一项重要工作，对账的内容包括账证核对、账账核对和账实核对。

1．账证核对

指各种账簿的记录与记账凭证及其所附的原始凭证相核对。账簿是根据审核后的记账凭证登记的，但实际工作中仍然可能发生账证不符的情况。因此，记完账后，要将账簿记录与会计凭证进行核对，核对账簿记录与原始凭证和记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致，记录方向是否相符。会计期末，如果发现账证不符，还有必要重新进行账证核对，但这时的账证核对是通过试算平衡发现记账错误之后再按一定的线索进行。

2．账账核对

指各种账簿之间的有关数字进行核对。各个会计账簿是一个有机整体，既有分工，又有衔接，总的目的是为了全面、系统、综合地反映企事业单位的经济活动与财务收支情况。各种账簿之间的这种衔接依存关系就是常说的勾稽关系。利用这种关系可以通过账簿的相互核对发现记账工作是否有误。一旦发现错误，就应立即更正，做到账账相符。账簿之间的核对主要包括下面的内容。

(1)总账中各账户期末借方余额合计与各账户期末贷方余额合计相核对。这项核对工作通常采用编制“总分类账户本期发生额和余额试算平衡表”(简称“试算平衡表”)来完成。

(2)总账各账户本期借、贷方发生额和期末余额与其所属的各明细账的本期借、贷方发生额合计、期末余额合计进行核对。

(3)总账与日记账之间的核对。现金日记账必须每天与库存现金核对相符，银行存款日记账也必须定期与银行对账。在此基础上，还应检查现金总账期末余额与现金日记账期末余额是否相符;银行存款总账期末余额与银行存款日记账期末余额是否相符。

(4)会计部门与财产物资保管或使用部门的财产物资明细账进行核对。

3．账实核对

将各财产物资的账面余额与实有数额进行核对。主要包括:

(1)现金日记账的余额与现金实际库存数相核对，并保证日清月结;

(2)银行存款日记账的余额与银行送来的对账单相核对，每月最少一次;

(3)各种应收、应付款明细账余额与有关债务、债权单位的账目相核对;

(4)各种材料、物资、库存商品明细账的余额与其实物数额相核对。

二、结账

(一)结账及其意义

结账，是指在把一定时期(月份、季度、年度)内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，在期末按照规定的方法计算出该期账簿记录的发生额合计数和余额，并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法。结账的内容通常包括两个方面:一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润;二是结清各资产、负债和所有者权益类账户，分别结出本期发生额合计和余额。

结账的意义在于:

(1)能够全面、系统地反映企业一定时期内发生的全部经济活动所引起的会计要素等方面的增减变动情况及其结果;

(2)可以合理地确定企业在各会计期间的净收益，便于企业合理地进行利润计算和分配;

(3)有利于企业定期编制会计报表，并且结账工作的质量直接影响着会计报表的质量。

(二)结账的程序

结账有以下程序。

(1)将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。

(2)根据权责发生制的要求，调整有关账项。

应计收入和应计费用的调整。应计收入是指那些已在本期实现、因款项未收而未登记入账的收入。企业发生的应计收入，主要是本期已经发生且符合收入确认标准，但尚未收到相应款项的商品或劳务收入。对于这类调整事项，应确认为本期收入，借记“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目;待以后收妥款项时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“应收账款”等科目。应计费用是指那些已在本期发生、因款项未付而未登记入账的费用。企业发生的应计费用，本期已经受益，如应付未付的借款利息等。由于这些费用已经发生，应当在本期确认为费用，借记“管理费用”、“财务费用”等科目，贷记“应付利息”等科目;待以后支付款项时，借记“应付利息”等科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。

收入分摊和成本分摊的调整。收入分摊是指企业已经收取有关款项，但未完成或未全部完成销售商品或提供劳务，需在期末按本期已完成的比例，分摊确认本期已实现收入的金额，并调整以前预收款项时形成的负债。如企业销售商品预收定金、提供劳务预收佣金。在收到预收收入时，应借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”等科目;在以后提供商品或劳务、确认本期收入时，进行期末账项调整，借记“预收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目。成本分摊是指企业的支出已经发生，能使若干个会计期间受益，为正确计算各个会计期间的盈亏，将这些支出在其受益的会计期间进行分配。如企业已经支出，但应由本期和以后各期负担的预付账款，应借记“预付账款”等科目，贷记“银行存款”等科目;在会计期末进行账项调整时，借记“制造费用”等科目，贷记“预付账款”等科目。

(3)将损益类科目转入“本年利润”科目，编制结账分录，结平所有损益类科目。

(4)结算出资产、负债和所有者权益类科目的本期发生额和余额，并结转下期。

在结账程序中会涉及结账分录。所谓结账分录，是由于会计核算技巧的需要，在期末将有关起着积累数据作用且具有过渡性质的损益类账户的余额或差额，结转到另一个账户以便计算本期财务成果而编制的转账分录。包括:

(1)期末将损益收入(损益支出)类账户的贷方(借方)发生额反方向结转到“本年利润”账户的贷方(借方)，以结平损益类账户;

(2)年末将“本年利润”账户的贷方(或借方)差额反方向转入“未分配利润”账户的贷方(或借方)，以结平“本年利润”账户;

(3)年末将“利润分配”账户的借方发生额反方向转入“未分配利润”账户的借方，以结平“利润分配”账户;

(4)年末通过“未分配利润”账户来确定是本年度的未分配利润(贷方余额)，还是留待用以后年度利润弥补的亏损(借方余额)。

(三)结账的方法

结账的方法包括以下方面。

(1)对不需按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。

(2)库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在“摘要”栏内注明“本月合计”字样，在下面通栏划单红线。

(3)需要结计本年累计发生额的某些明细账户，如“主营业务收入”、“主营业务成本”等明细账，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在“摘要”栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。

(4)总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括地反映全年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在“摘要”栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在“摘要”栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账户的第一行“余额”栏内填写上年结转的余额，并在“摘要”栏注明“上年结转”字样。即将有余额的账户的余额直接记入新账“余额”栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额变为零。因为既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中反映，否则容易混淆有余额的账户和没有余额的账户。

(四)结账的种类

结账按其结算时期不同，主要有月结、季结和年结三种。

1．月结

月结时应考虑各账户的特点分别采用不同的方法。

(1)对不需要按月结计本期发生额而只求余额的明细账。每次记账以后，都要随时结出余额。如结算类、资本类、财产物资类账户明细账。结账标志:要在最后一笔经济业务记录行的下一行并紧靠上线通栏划单红线(称为“结账线”)，不需要再结计一次余额。划线的目的是为了突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。

(2)对需要按月结计发生额和期末余额的账户。月末结账时，要加计本月的发生额并计算出余额。如现金和银行存款日记账、采用“记账凭证核算形式”所登记的总账、成本费用类明细账、采用“账结法”下的损益类明细账等。结账标志:要在最后一笔经济业务记录行的下一行(月结行)并紧靠上线通栏划单红线，并在其行内结出本月发生额和余额;在“日期”栏内填写本月最后一天的号数，在“摘要”栏内注明“本月合计”字样，再在“月结行”的下一行并紧靠上线通栏划单红线。

(3)对需要结计本年累计发生额的账户。既要进行本月发生额的月结，又要进行年度累计发生额的月结。如“本年利润”、“利润分配”总账及所属明细账、采用“表结法”下的损益类账户。结账标志:每月结账时，先在该月最后一笔经济业务记录的下一行(月结行)并紧靠上线通栏划单红线，进行月结;然后再在“月结行”的下一行(本年累计行)，结出自年初始至本月末止的累计发生额和月末余额，在“摘要”栏内注明“本年累计”字样，并在本年累计行的下一行紧靠上线通栏划红单线。

(4)总账(除“本年利润”、“利润分配”账户和采用“记账凭证核算形式”所登记的总账)平时只需结出月末余额，即只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红单线，不需要再结计一次余额。

2．季结

一般是总账才需要季结。由于总账在年终结账时要将所有总账结出全年发生额和年末余额，以便于总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌并核对账目，而总账在各月只结余额而不结发生额，为减少年终结账的工作量而把工作做在平时，对于总账就要进行季结。即在每季度结束时，应在季末月份月结后，分别结算出本季度借方、贷方本期发生额合计数和期末余额，在“摘要”栏内注明“本季度累计”字样，并在该行下面再通栏划一条单红线。

3．年结

(1)如果年末没有余额。

如果总账年末没有余额，在总账第四季度季结“本季度累计”行下一行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样，加计1—4季度的“本季度累计”填在该行的“借方”、“贷方”栏内，并在“借或贷”栏写“平”字和“余额”栏划“－0－”符号，然后在“本年合计”行下通栏划双红线(称为“封账线”)，封账即可。

如果明细账年末没有余额，对于需结计余额的，只需在12月最后一笔经济业务记录之下通栏划双红线，封账即可;对于需要按月结计发生额和结计本年累计发生额的某些明细账，则需要在12月月末的“本月合计”或“本年累计”行下通栏划双红线，封账即可。

(2)如果年末有余额。

对于总账，应分借、贷方加计1—4季度的“本季度累计”，并将其发生额和年末余额(12月月末的余额)填在第四季度季结“本季度累计”行下一行的相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样。

对于明细账，如果是只需结计期末余额和结计本年累计发生额的，12月份的月结就是年结;而需要按月结计发生额的，还需要在12月月结的基础上分借、贷方加计全年的发生额，并将其发生额和年末余额(12月月末的余额)填在12月月结行的下一行相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样。

(3)结转下年。

要将其年末余额结转下年，即将余额记入新账第一页第一行的“余额”栏内，并在新账第一行的“摘要”栏内注明“上年结转”字样;同时，需在“本年合计”行下一行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，并将余额记入同一行的“余额”栏内，然后在“结转下年”行下通栏划双红线，封账即可。

结账按会计期末结转本年利润的方法有表结法和账结法两种。

1．表结法

表结法下，各损益类科目每月月末只需结计出本月发生额和月末累计余额，不结转到“本年利润”科目，只有在年末时才将全年累计余额结转入“本年利润”科目。但每月月末要将损益类科目的本月发生额合计数填入利润表的“本月数”栏，同时将本月末累计余额填入利润表的“本年累计数”栏，通过利润表计算反映各期的利润(或亏损)。表结法下，年终损益类科目无需结转入“本年利润”科目，从而减少了转账环节和工作量，同时并不影响利润表的编制及有关损益指标的利用。

2．账结法

账结法下，每月月末均需编制转账凭证，将在账上结计出的各损益类科目的余额结转入“本年利润”科目。结转后“本年利润”科目的本月合计数反映当月实现的利润或发生的亏损，“本年利润”科目的本年累计数反映本年累计实现的利润或发生的亏损。账结法在各月均可通过“本年利润”科目提供当月及本年累计的利润(或亏损)额，但增加了转账环节和工作量。

第六节　建账登记和年检与会计账簿的更换和保管

一、建账登记和年检

根据相关的建账监督管理办法，建账单位应当按照属地原则，向所在地建账监督机构申请建账登记和年检。

(一)建账登记

1．建账适用单位和期限

国家机关、事业单位、社会团体、企业、其他组织和应当设置账户的个体工商户都属于建账单位。建账单位应当在依法设立后30天内，向所属建账监督管理机构申请办理建账登记。

2．建账登记的内容

建账登记的内容包括:登记建账的时间、证号;建账单位的名称、地址;建账单位的法定代表人;建账单位会计负责人;建账单位的账簿名称和编号;国家规定登记的其他事项。

3．建账登记应提交的材料

建账登记应提交以下材料:

(1)建账登记申请表;

(2)批准设立建账单位的审批文件或者有关证照原件和复印件;

(3)会计机构负责人或会计主管人员的专业技术资格证书及会计证原件和复印件;

(4)经办人的单位介绍信、身份证原件和复印件;

(5)总分类账、银行存款日记账、现金日记账;

(6)经财政主管部门批准，用计算机代替手工账的建账单位，应当提交《计算机代替手工账许可证》;

(7)国家规定提交的其他材料。

提交材料符合要求的建账单位可在3日内取得《建账登记合格证》。其《建账登记合格证》不得转借、涂改、买卖或伪造。建账单位依法变更、破产、撤销、解散，应向原建账监督管理机构申请办理变更或注销登记。

(二)建账单位的年检

每年1月31日前，建账单位应向原建账监督管理机构申请办理年检，同时提交如下材料:《建账登记合格证》，上年度的总分类账、银行存款日记账、现金日记账。

二、账簿的更换和保管

(一)账簿的更换

为了清晰地反映各个年度单位的财务状况和经营成果，在每个会计年度开始时，都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。

一般情况下，总分类账、现金日记账、银行存款日记账和大部分明细账都应在年度结账完毕后，以新账代替旧账。对于在年度内业务发生量较少、账簿变动不大的部分明细账，如固定资产明细账和固定资产卡片账，可以连续使用，不必每年更换。

对于各种必须更换的账簿，在进行年终结账时，应将各账户的年末余额直接过入新账簿的有关账户中。若因会计制度变化而需要变更账户名称以及核算内容的，应在上一年度结账时，编制余额调整会计分录，按本年度会计制度规定的账户名称、核算内容，将上年度相关账户的余额进行合并或分解，结出在新账户中应列的余额，然后再过渡到新账中的各相关账户;或者在上年度结账后，通过编制余额调整工作底稿的方式，将上年度有关账户余额分解，合并为本年度相关账户的余额，然后在开设本年度新账时，将其过入相关账户的第一行，并标明余额方向，同时在“摘要”栏内标明“上年结转”或“年初余额”字样。

上年末编制的余额调整会计分录，应与上年度会计凭证一并归档保管;编制的余额调整工作底稿应与上年度的账簿一并归档保管。对于过入新账的有关账户余额的转让事项，则无需再编制转让会计分录。

(二)账簿的保管

1．会计账簿的日常管理

会计账簿的日常管理包括以下内容:

(1)分工明确，专人管理，谁负责登记，谁负责管理;

(2)非会计账簿经管人员未经允许不得翻阅查看会计账簿;

(3)会计账簿除需要与外单位核对账目外，一律不准携带外出。

2．会计账簿的归档保管

活页账簿的装订包括以下内容:①一般按账户分类装订成册，一个账户装订一册或数册，某些账户账页较少，也可以几个账户合并装订成一册;②要将账簿经管人员一览表及账户目录附在账页前面并加封面和封底;③应将装订线用纸封口并由经办、装订及会计主管人员在封口处签章;④旧账装订完毕后，交由会计档案保管人员造册归档;⑤为全部账簿按册数顺序或保管期限统一编写“会计账簿归档登记表”。

会计账簿归档保管的其他相关内容参见本书第十一章。

本章习题

复习思考题

1．什么是账簿?设置和登记账簿有何意义?

2．账簿的基本内容包括哪些?简述账簿登记的规则。

3．账簿的格式和种类有哪些?

4．更正错账的方法有哪些?各自的适用范围是什么?

5．什么是对账?对账的主要内容是什么?

综合练习题

一、单项选择题

1．能够总括反映某一经济业务增减变动的会计账簿是(　　)。

A．总分类账

B．明细分类账

C．备查账

D．序时账

2．能够序时反映某一类经济会计信息的账簿是(　　)。

A．总分类账

B．明细分类账

C．备查账

D．日记账

3．一般情况下，不需要根据记账凭证登记的账簿是(　　)。

A．总分类账

B．明细分类账

C．备查账

D．日记账

4．日记账的最大特点是(　　)。

A．按现金和银行存款分别设置账户

B．可以提供现金和银行存款的每日发生额

C．可以提供现金和银行存款的每日静态、动态资料

D．逐日逐笔顺序登记并随时结出当日余额

5．下列项目中，可以采用卡片式格式的有(　　)。

A．现金日记账

B．库存商品明细账

C．制造费用明细账

D．固定资产明细账

6．会计账簿按(　　)分类，可以分为日记账、分类账和备查账。

A．格式不同

B．用途不同

C．外形不同

D．规格不同

7．企业的结账时间应为(　　)。

A．每项业务登记以后

B．每日终了时

C．一定时期终了时

D．会计报表编制后

8．下列项目中(　　)是连接会计凭证和会计报表的中间环节。

A．复式记账

B．设置会计科目和账户

C．设置和登记账簿

D．编制会计分录

9．记账后发现记账错误是由于记账凭证中会计科目有误引起的，应采用(　　)。

A．划线更正法

B．红字更正法

C．补充登记法

D．转账更正法

10．现金日记账和银行存款日记账属于(　　)。

A．序时账

B．分类账

C．备查账

D．总账

11．总账、现金日记账和银行存款日记账应采用(　　)。

A．活页账

B．订本账

C．卡片账

D．以上均可

12．现金日记账和银行存款日记账的登记依据是(　　)。

A．审核无误的收、付款原始凭证

B．审核无误的收、付款记账凭证

C．审核无误的所有原始凭证

D．审核无误的所有记账凭证

13．(　　)明细账的基本结构为借方、贷方和余额三栏。

A．三栏式

B．多栏式

C．数量金额式

D．横线登记式

14．(　　)明细账应根据经济业务的内容和经营管理的需要，在借方或贷方分别按明细项目设若干专栏。

A．三栏式

B．多栏式

C．数量金额式

D．横线登记式

15．(　　)明细账在账页的同一行内，记录某一项经济业务从发生到结束的所有事项。

A．三栏式

B．多栏式

C．数量金额式

D．横线登记式

16．(　　)采用三栏式明细账。

A．应收账款明细账

B．原材料明细账

C．管理费用明细账

D．产成品明细账

17．在结账前，若发现记账凭证所记金额小于应记金额，并已过账，应采用(　　)更正。

A．划线更正法

B．补充登记法

C．红字更正法

D．平行登记法

18．在结账前，若发现凭证中所记金额大于应记金额，而应借应贷科目没有错误，并已过账，应采用(　　)更正。

A．补充登记法

B．红字更正法

C．划线更正法

D．以上方法均可

二、多项选择题

1．能够详细反映某一类经济业务增减变化的会计账簿是(　　)。

A．总分类账

B．明细分类账

C．备查账

D．序时账

2．下列项目中采用数量金额式格式的是(　　)。

A．银行存款日记账

B．应收账款明细分类账

C．库存商品明细分类账

D．材料明细分类账

3．下列项目中采用三栏式格式的是(　　)。

A．应收账款明细分类账

B．长期借款明细分类账

C．实收资本明细分类账

D．应付账款明细分类账

4．对账的内容有(　　)。

A．账实核对

B．账证核对

C．账账核对

D．账表核对

5．总分类账和明细分类账的平行登记要点有(　　)。

A．依据相同

B．期间相同

C．金额相同

D．方向相同

6．会计账簿的基本构成包括(　　)。

A．封面

B．扉页

C．使用说明

D．账页

7．账簿按格式分类包括(　　)账簿。

A．三栏式

B．多栏式

C．数量金额式

D．卡片式

8．明细分类账户对总分类账户起(　　)作用。

A．统驭

B．控制

C．补充

D．说明

9．关于平行登记，下列说法正确的是(　　)。

A．实际工作中，明细账和总账平行登记的时间并不绝对相同，一般是在同一月份登记明细账，然后再按一定的方法登记总账

B．记入总账的方向和记入所属明细账的方向要一致

C．一次性登记总账的金额和分散记入所属明细账的金额之和相等

D．平行登记最关键的要点是总账和明细账要划两条平行直线分别登记

三、判断题

1．现金日记账的借方是根据收款凭证登记的，贷方是根据付款凭证登记的。(　　)

2．一般情况下，总账、日记账和明细分类账应当每年更换一次。(　　)

3．在每个会计期间可多次登记账簿，但结账只有一次。(　　)

4．更换新账簿时，如有余额，则在新账簿中的第一行“摘要”栏内注明“上年结转”。(　　)

5．总分类账必须采用订本式三栏账户。(　　)