EDI应用系统的实现

EDI应用系统的实现

建立EDI系统，用户应制定一个现实可行的规划，在EDI应用软件中挑选适合自己情况的翻译软件，选择一个VAN供应商增值服务，通过系统集成的方法，行之有效地开展EDI服务。以下方法可供实施者参考。

1.系统建设的步骤

1)总体规划阶段

结合企业的总体发展目标，制定出EDI项目的总体目标。例如，以降低成本，提高效率，加强对客户的服务质量为目标等。

2)可行性分析

根据企业内部的经营状况，未来实施EDI后的状况，进行综合评价，进行成本效益分析。首先要对目前业务对EDI的需求，对EDI系统的认同，EDI系统带来的效益，EDI系统实施的成本与代价，人员的计算机应用素质，风险等多方面论述EDI系统实施的可行性。

图5-3　商业流通领域EDI业务过程

3)组织项目工作小组

EDI项目除了需要技术人员参与外，还应有主管的负责人、使用EDI部门的业务代表等参加，解决项目进行中的业务流程更改，协调项目进行过程中的各种问题，推动各项内容的开展。

4)制定项目计划

确定项目的范围，对象，定义项目实施的内容、范围、对象即合作伙伴等。分析项目的各种资源。确定项目实施过程的人选，分配任务分工、工作季度。计划的制定应做到切实可行。

5)业务流程和信息系统分析

在分析设计阶段，深入分析现行的业务与信息处理流程及程序，在考虑面临的问题及各种需求后，规划设计出新的业务流程及程序，并与相关部门进行反复的沟通与讨论，进而确定EDI后的各项业务流程。

6)对EDI系统建立的相关问题进行研究

对EDI系统建立的相关问题研究，包括制定系统实施的方案，研究标准、软件、VAN的选择等问题，软硬件集成的问题，确定项目的实施方案。

7)实施EDI系统

EDI系统的实施经过需求分析、系统设计、系统的实施几个阶段，根据技术需求、管理需求并依据先前的安排的范围、对象的条件，安排投入人员、经费等资源，制定工作进度计划，并进行项目的实施管理工作。整个EDI系统测试验收、人员培训均应按照计划的步骤进行。系统实施中大量的是技术工作，例如应用需要和EDI系统的集成中，应用系统与翻译系统软件需要有中间文件作转换，原有的信息系统也可能要根据新的工作流程和作业方式作相应的修改。

8) EDI系统的试验运行阶段

系统完成测试后，进入系统的试运行阶段，开始EDI系统针对新的作业流程程序的试运行。试运行阶段，将系统设计、实施过程中的、系统之间相互配合的问题逐一找出，加以排除解决，以此同时，制定新的业务操作流程的制度，进行新的工作的培训教育。

9)全面实施EDI阶段

EDI应用效益只在处理大宗业务时，才显现得比较明显，要加强EDI的深度及广度的应用，逐步扩大应用范围，简化业务流程，以减少整个业务流程中的人力、时间、设备等成本，以体现EDI真正的效益。

2.如何选择ED I用户系统

EDI用户系统一般为自行开发或者购买的商品化软件，大部分使用者以购买现成的软件为主，购买现成软件的优点主要是周期短、成本低、投入的技术人员少、包含多种EDI标准等，自主开发的优点是后续的维护容易，扩充性强，可易于连接应用系统。

在选择EDI软件时，要先根据单位的应用条件，弄清需求，可从以下几个方面考察:

(1)从应用系统的角度。原有信息系统中的哪些信息、业务过程和EDI的处理相关联，目前业务过程是否合理等。

(2)从传递信息的种类、数量的角度。目前预计采用EDI报文的数目与种类，将来增加EDI报文的数量、EDI报文的交换频度等。

(3)交易伙伴的要求。和多少交易伙伴进行贸易，对方的联系人是谁，对方是否有EDI经验等。对方是政府部门，还是供应商?

(4)从标准的角度。采用哪一种标准，每一种标准有多少版本，版本的差异，选择哪一年的标准等。

(5)从人才的角度。实施单位是否具有EDI人才，EDI软件对人员是否有要求，是否有计划培养该方面的人才及开展普及教育等。

(6)从系统的角度。是否已经具备计算机应用软硬件系统，对原有系统兼容性的考虑，对EDI检查跟踪系统的考虑等。

(7)从通信的角度。通过VAN或者采用PTP的通信方式，是否有通信方面人员，近时间内哪些文件上EDI，等等。

(8)从支持的角度。是否需要软件公司的支持，是否有跨部门的支持要求，是否要求上级主管部门的支持，等等。

在了解企业内部环境真正的需求之后，第二步要进行初步的筛选工作。从第一步考察过程中，可选出满足团体需求的翻译软件所须具备的一些必要特性，再根据这些必要条件筛选出满意的软件。例如，假设市售翻译软件有50家，选择的必要条件为:能产生核查跟踪报表，提供多标准与版本的能力，能提高源程序。根据这三个条件筛选出来的软件可能不到10家，只有这些软件才有资格进入下一步的综合评估。

以下列出了基本EDI翻译器的评价角度，系统集成商或开发人员应根据实施对象与环境的不同权衡，有所侧重，选择适合的软件系统。

1)软件厂商相关情况

包括企业的历史、产品上市年限、产品使用者感受与评价等。

2)界面功能

是否可以自定义屏幕输出/输入，在线呼叫与出错处理能力，是否可直接对交易文件进行编辑修改等。

3)系统功能。

是否有控制/检查的功能、是否有恢复功能、有统计/报表的能力、一致性检查能力等。

4)灵活性。

表格驱动还是命令语言驱动，系统设计是否模块化。与其他软/硬件相容的能力，可控数据范围等。

5)标准方面

提供多少交易文本标准、版本，是否提供报文参考的自定义功能，是否能容易地向该系统增加标准等。

6)报告/文件方面

是否可产生一些检查/控制的报告，是否会产生核查跟踪的报告，是否能让使用者自定义报告格式，产生的文件是否适当等。

7)通信方面

和VAN的连接能力，是否可进行PTP通信。当通信失败时，是否有自动恢复的功能等。

8)配置与维护方面

是否容易配置，日常维护是否容易，软件本身是否有测试的功能等。

9)支持/服务因素

使用说明书的质量如何，软件版本的更新计划，是否提供系统配置，是否有热线服务，是否提供软件培训等。

10)成本相关方面

产品的售价如何，是否有额外收费，是否有数量上的折扣，维护、培训是否收费等。

一种量化的评选方法是对上述评选指标打分，根据使用者的要求和环境，使每一项指标具有不同的权重，最后通过加权平均的方法比较各种软件的性能。

3.如何选择ED I增值网络

VAN可以帮助一个企业很快地开始与许多贸易对象及时进行EDI交易，利用VAN主要的忧虑是:直接连接方式不能满足应用情况的需求，例如以下情况:

收件人无法接受不同时区地域或长达数小时操作时间的传输。

双方的传输硬件不兼容，如调制解调器速率限制等。

许多送发人要同时发给同一个收件人，以至于容纳不下须排队等候。

双方的计算机操作系统不兼容。

双方使用的信息格式不相同。

还有其他一些非技术方面的因素，导致利用VAN作为EDI的传输手段，例如以下情况:

收件人不想让发件人直接进入自己的计算机系统。

要立即知道交易检查跟踪信息，避免日后滋生纠纷。

VAN可提供培训、指导、技术支持等专业化的服务。

VAN一般使用现成的通信线路(如电信局的数据网络DDN、X.25)当做骨干网，利用电话拨号线路连接最终用户，开展网络上的附加价值信息服务，提供使用者一个理想的信息传输界面。在同时存在多个VAN的情况下，评价与选择VAN可以从以下几个角度考虑。

1)顾客支持能力

在开始和后续的技术支持上，VAN的提供商负责解释运营机制，解决发生的问题，发掘问题根源以及提供技术建议。因此在评估一个VAN的时候，要衡量其技术支持人力、运营历史、专业化程度、收费状况、服务能力和反应速度。当EDI的贸易伙伴增加到一定规模时，VAN的顾客支持服务会显得越来越重要。

2)容量

并非所有VAN都有相同的处理容量，因此，要针对团体未来的处理量选择一个足够大的VAN。

3)贸易伙伴

EDI的交易对象包括客户、供应商、货运公司、银行、政府机构，等等。在选择VAN的时候必须考虑贸易伙伴的数量与地域分布。如果一个厂商的贸易伙伴多在海外，那么就应该选择一个与国际网络有良好联系的VAN。如果某个行业大多使用同一个VAN，那么与该行业交易时，最好考虑使用同一个VAN。总之，在选择VAN时要能够让尽可能多的贸易伙伴使用同一个或易于互通的VAN。选择VAN时当然最好选择已经被贸易伙伴所采用的VAN。某些具有优势的厂商甚至会指定对方要使用某家EDI VAN。虽然VAN之间可以互通，但是贸易双方使用同一个VAN具有快速与安全可靠的优点。

4)和其他VAN的互通能力

虽然选择VAN时应挑选贸易伙伴采用的VAN，但仍有一些贸易伙伴会不在这些VAN的用户名单上，EDI信息要在VAN与VAN之间传递，考察VAN的互通能力，一般要注意以下几点:

该VAN能否转接至其他的VAN?

从该VAN到另一个VAN需要多少时间?

转接服务的收费标准如何?

信息在VAN之间传输的核查跟踪如何实现?提供X.400服务的VAN易于做到这点，但有些不安全的普通邮箱方式的VAN做不到。

5)培训

包括哪些方面的内容，培训费用如何，其师资水平如何，利用VAN的培训。

6)技术接口

当一个团体的EDI贸易对象越来越多时，VAN应付各种不同通信协议和硬件能力就显得越来越重要。因此，一般利用访问服务器管理用户访问。这种方式的VAN在新增的用户会较具可扩展性。

7)系统可靠性与备份措施

VAN是否具有备份系统?当主机因故关掉时，备份系统能否自动启动?选择VAN时要了解在主系统关机的情况下，VAN的应变措施是什么。

8)检查报告与核查跟踪能力

由VAN经手所有的信息，通常会做些处理，因此VAN成为核查跟踪的一部分。了解VAN所提供的核查跟踪报表内容以及报表的储存方式非常重要，选择VAN要在先弄清自己的核查跟踪需要的情况下，筛选出满足需求的VAN。可以要求VAN提供报告样张，报告的内容包括操作流程、信息状态和交换状态等。有些VAN允许使用者自行定义核查跟踪报告格式。

9)存储转发功能

对于采用实时管理(JIT)的制造企业和要求实时市场反应的零售业者而言，存储转发功能会比传统的存储查询方式优越。其差别在于当VAN收到有“急件”的文件信息时，存储转发机制会主动拨接收件方的计算机，自动将信息送出。但不是所有方的VAN都具备存储转发的功能。

10)标准格式的支持

大多数的VAN会宣称它们可以处理所有的标准，但让VAN做格式一致性检查或其他形式的信息内容处理时，VAN不仅要配备所有的标准，还要配备每个标准的所有版本。为此，较理性的办法是询问VAN要多长时间才能更新、提供新公布的标准或版本。

11)安全性

信息存储的安全与否和信息传输的安全一样重要，因此，需要了解VAN是否提供了可靠的加密或鉴别方法存储与传输，以防第三者有意或无意地取得厂商的交易信息。

12)控制权

不同的VAN对于用户控制有不同的策略，例如:用户是否可将传送至VAN的信息回收?建立或更改贸易关系的程序是由用户控制还是由VAN介入?

13) EDI信息的有效性

为了确保送件人所发送的EDI信息都是收件者所要的形式，VAN可以提供有效性检验服务过滤收件信息。同时VAN也可以预先筛选，只有合格的贸易伙伴才可以送件到收件者的邮箱中，避免“电子垃圾邮件”产生。

14)客户定制服务

对某些使用者要求能按用户的合理要求开发用户所需求的特殊服务，即按用户的要求定制服务时，VAN系统的开发能力非常重要。例如:用户要求对信息进行额外的处理、匹配、格式转换等。不同的VAN，提供客户定制服务的能力不同。因此，对有此需要的企业团体，须预先调查各家VAN在系统设计和客户服务方面的考虑。

15)翻译软件

有些VAN提供了最终用户的EDI翻译软件，有些VAN则将翻译软件和网络服务结合在一起。提供部分计算机化程度较低的使用者。

16)与银行或其他机构的集成能力

在发展的过程中，将EDI服务与电子支付系统集成在一起变得越来越重要。具备一些银行服务经验的VAN，集成工作会更得心应手。有些VAN可能已经与政府机构，报关部门或者运输公司连接，这些因素都是扩展EDI系统所应该重视的内容。

17) EDI相关产品

这些产品包括资料处理，公司内部的电子邮箱、电子广告栏和资料库等。

18) VAN的一般财务状况

由于VAN的经营需投入大量的时间和金钱，因此，VAN财务上的困顿不仅会使得用户遭受重大的损失，更会使正常的信息流通崩溃瓦解。所以选择VAN的一个重要前提是审慎选择一个财务健全的VAN。

19)价格

VAN的计费方式十分复杂，除了装机费之外，通常每月有一个基本费，其他大部分都是每次传递EDI信息的计费了。计费通常是基于字数或报文段的数目，而且在某个数量之上或高峰时段都可享受折扣优惠。有些附加服务也要计费，例如:延长资料存储时间，特别报告，网络内部转换，与其他VAN的连接费，培训费，客户支持费，特殊的转换、人机界面设计费等。虽然VAN的费用在整个EDI项目的初期投资只占一小部分，但是从长期使用的角度出发，比较各个VAN的收费是绝对必要的。

以上列出了19项VAN的选择依据指标，据美国对VAN使用者的调查结果表明，最重要的五项评选准则分别是:

①VAN的内部安全性。

②通过VAN开始与其他交易对象进行EDI的容易程度。

③检查追踪能力。

④信息与传递速度。

⑤与其他网的连接能力。