涉外秘书女性化的内因

二、涉外秘书女性化的内因

那么，为何女性能成为涉外秘书的主体呢？分析一下，有以下原因：

1．擅长处理人际关系

涉外秘书在日常工作中，每天要接触许多各类人士，对内，要和所服务的总经理、经理或厂长接触，要和企业内各部门负责人或有关人员、一般员工接触；对外，要与有关政府部门、客户、新闻单位联络，与原材料供应、批发单位交涉，与银行、信贷、保险、广告单位联系，与外商、外国记者、经济技术专家、同行打交道。在这众多的接触中，涉外秘书必须处理好与各方面的人际关系，使企业的经营活动得以顺利运转，并为企业树立良好的形象。

研究表明，女性比男性擅长于处理这些人际关系，这是由女性的心理特点所决定的。第一，女性温和、文雅、富有同情心和宽容心，使人易产生信任感、可靠感，容易接触、沟通。第二，据心理学家比较男女沟通思想方式的异同，证明女性在交往中显露笑容的次数明显多于男性。俗话说“一笑泯恩仇”，仇怨深重的双方尚且可以用笑容来冲淡敌对情绪，一般人之间的交往，笑容更能表示友好、善意、真诚，能使人以诚相见，建立、加深友谊。难怪不少公司经理说：“我宁愿要一个常微笑的小学程度的女秘书，也不愿聘用一个老是板着脸的女博士。”第三，女性感情细腻、敏感、感知速度快。她们擅长通过细微的小节，观察对方，判断对方的特点、来意。研究表明，只有18%的男性，其感知速度相当于女性的中等水平。女性的直觉反应准确、迅速于男性，这正是涉外秘书所需要的素质。第四，女性的语言表达能力强于男性。女性善于发挥口语表达技巧，谈话方式较男性生动活泼，男性往往注重语言力量上的表达。如在日常交谈中，女性常在笑声的伴随下，用惊讶、欢乐、柔和的声调说话，比男性那种平稳冷淡的语调要吸引人，给对方良好的心理感受；女性能耐心倾听对方表述，而不随意打断或企图扭转、控制话题，使对方感受到双方之间的平等、尊重；女性比男性更倾向于使用附加疑问，这在客观上起到了鼓励交往、鼓励对方讲出自己观点的作用；女性的语言常比男性准确、规范。这一些，都有利于融洽交流双方的关系，有利于促进人际交往。

所以，营业员、话务员、空中小姐这些接触人多的职业，总选用女性担任。涉外秘书作为比这些层次更高的职业，更以女性为佳，以便充分发挥她们擅于处理人际关系的特长，以适应涉外秘书工作服务性强的特点。

2．耐心、细致、条理性强

涉外秘书工作包罗万象，事务琐碎、繁杂，如接打电话、迎来送往。

女性具有条理性强的心理特征，对于不少机械、单调的事务，她们能按照顺序、有条不紊地从事。涉外秘书工作中，有不少条理性很强的业务，如文件的收受、登记、分送、收回、分类归档等，她们干起来都得心应手。她们的这一心理特征也适应于涉外秘书工作条理性强的特点。

3．记忆力强

涉外秘书工作离不开大量的记忆，比如，上司要你查找资料，询问你某些数据，向你交代工作，口授一些需要传达的指令，你日常使用频率很高的电话号码、传真号码、电传号码、外单位的地址、负责人姓名等，这一些都需要秘书记住，所以，涉外秘书需要很强的记忆力。

具有较强的记忆力正是女性固有的心理特征，心理学家称之为是女性的第二性征。由于女性的耐心、细致，使她们对具体事情、细节、人名、地名、词汇、数字等方面的记忆比男性发达。这使她们在繁杂的事务中较少出现错漏现象，并随时可提醒领导或回答出准确的答案。这是从事涉外秘书工作的一个很有利的条件。

4．具有打字天赋

从19世纪70年代发明字母打字机后，打字成为秘书工作中最基本的业务，它既使书写速度大大提高，又使字迹规范、划一，美化了公文卷面。所以，涉外秘书必须能熟练地打字，一个不会打字的人员去应聘涉外秘书职位，就像医生不会开处方、记者不会写稿那样不可思议。如今，所有招聘涉外秘书的启事中均列有会打字的要求，各级各类秘书学校、专业中也无一例外将打字作为基本技能课。

女性由于手指灵巧、耐心仔细，对词汇、数字的记忆力强，使她们击键打字的能力远胜于男性。正是这一现象使人们最早发现女性适宜于从事秘书工作。《美国百科全书》写道：“打字机的发明，为青年女性从事办公室工作创造了一种机会和需求，因为，人们很快就发现女性特别适合于秘书工作。”从本世纪初开始，不少国家的职业培训中，就让女性专学打字，从事秘书工作，以充分发挥她们的这一天赋。

5．天性谨慎，利于保密

涉外秘书工作中有许多要求保密的内容，大到国家机密，小到经济情报、科技情报、商业情报、销售策略等。女性由于文静、谨慎，在与外人交往中很少信口开河，泄漏机密，又能严守保密纪律，不该说的不说，不该传的不传，所以，有利于保密。这正是传统的党政秘书工作中常用女秘书担任机要秘书的一大原因。涉外秘书聘用女性亦然。

6．现代知识女性择业观的体现

涉外单位、“三资”企业中在办公室工作者，借用国外的语言，被统称为“白领阶层”，而从事体力劳动者称“蓝领阶层”。涉外秘书是在办公室内从事脑力劳动的“白领阶层”，在单位、企业内部和社会上有地位。国内受过教育的知识女性的就业观决定了她们宁愿比一些“蓝领阶层”少一些收入，也乐意选择较体面的秘书这一职位。

据国外情况来分析，由于资本主义经济的发展、中产阶层急剧增加，中产阶层的女性在择业时，已不再将经济收入的高低作为唯一因素，社会地位、名声、志趣、工作环境及能否得到尊重、表现自身价值已成为择业时重要的考虑因素。她们在成家前的就业，除了获取经济收入外，相当程度上是为了观察、了解外部世界的社会体验；对婚后就业的女性而言，其一重要原因是充实生活，提高自己在家庭、社会上的地位，表现自身价值。

国内近年随着经济发展，人民生活水平的提高，一部分家庭收入较高的女性中也出现了这一倾向。她们在择业时首先考虑某一职业的社会地位，而不单纯取决于这一职业收入的多少。这样，在企业内部报酬虽不十分优厚，但有一定的社会地位、环境又较舒适的秘书职业，就自然成为知识女性向往的热点。

7．生理特点适合秘书工作

女性的体力弱于男性，不适宜从事井下挖煤、炼钢、搬运等重体力劳动。涉外秘书工作属办公室工作，较体力劳动而言，要轻松、舒适，适合于女性。

综上所述，女性的心理、生理特点，是涉外秘书女性化的客观基础，而现代知识女性择业观，则是涉外秘书女性化的主观因素。总之，涉外秘书女性化是社会的选择，是社会分工合理化的表现。

涉外秘书女性化为我国广大的知识女性，尤其是青年知识女性提供了一个展现自己才华的广阔舞台，她们能够在这个舞台上充分发挥自己的聪明才智，表现出能力，并通过勤奋学习、努力进取，不断充实自己、提高自己，在这一职位上为祖国作出贡献。